諮問庁：国立大学法人東京学芸大学
諮問日：令和元年５月２４日（令和元年（独情）諮問第１２号，同第１３号及び同第１６号）
答申日：令和元年９月４日（令和元年度（独情）答申第１９号，同第２０号及び同第２１号）
事件名：平成２７年度において附属中学校とは別組織の「特定団体事務員さん」が生徒の個人情報を取り扱える根拠となる文書の不開示決定（不存在）に関する件
平成２５年度において附属中学校とは別組織の「特定団体事務員さん」が生徒の個人情報を取り扱える根拠となる文書の不開示決定（不存在）に関する件
平成２６年度の附属中学校長と会計事務員さんとの雇用契約に付随・発生する文書の不開示決定（不存在）に関する件
答申書
第１ 審査会の結論
別紙に掲げる文書１ないし文書３（以下，併せて「本件対象文書」という。）につき，これを保有していないとして不開示とした各決定は，妥当である。
第２ 審査請求人の主張の要旨
１ 審査請求の趣旨
独立行政法人等の保有する情報の公開に関する法律（以下「法」という。）３条の規定に基づく開示請求に対し，平成２８年１０月１８日付け東学芸広第２－１１号，平成２８年１１月３０日付け東学芸広第２－２７号及び平成２９年２月１４日付け東学芸広第２－３４号により，国立大学法人東京学芸大学（以下「東京学芸大学」，「処分庁」又は「諮問庁」という。）が行った各不開示決定（以下「原処分」という。）について，再調査・再審査を求める。
２ 審査請求の理由
審査請求人が主張する審査請求の理由は，各審査請求書及び意見書の記載によると，おおむね以下のとおりである。
（１）審査請求書
ア 令和元年（独情）諮問第１２号
開示請求書提出に当たって，平成２６年度分と平成２７年度分をそれぞれの開示請求書を提出しました。平成２６年度分については，「学校長と事務員さんの雇用契約書」を開示いただき，大学の個人情報保護規程に抵触していない事を確認できました。
一方，平成２７年度については，「特定中学校に不存在」とのことで，「不開示」の決定でした。とすると，平成２７年度については，「特定中学校は，個人情報保護規程を順守していなかった」との理解で良いのでしょうか。特定中学校が「順守していた」というのであれば，根拠となる文書の開示をお願いします。特定中学校が「順守できていなかった」という事であれば，文書の不存在も有り得ることですので，当不服申し立ては取り下げます。
イ 令和元年（独情）諮問第１３号
（ア）申立ての要旨
労働基準法で保存義務のある「雇用契約書」を廃棄済みとの事で驚いています。
開示請求の目的は，「特定団体の事務員さん」と「特定中学校」の関係を確認するためです。
学校長との雇用契約があったのであれば，通常は別紙（略）のとおりの書類が作成・保存されているはずです。「雇用契約書」の廃棄は残念ですが，学校長との雇用関係を確認可能な，別の文書を開示くださるようお願いします。
（イ）申立ての詳細
ａ 開示請求に至った経緯
（略）
ｂ 開示いただきたい文書の具体例
（ａ）適切な廃棄だった場合
平成２５年度分の雇用契約書が，前副校長により破棄されたとのことです。
この雇用契約書は，「本学の職員が職務上作成し，又は取得した文書や図画及び録音テ－プ，ビデオテ－プ等の電磁器的記録など職員が組織的に用いるもの」に該当し，法人管理文書になるかと思います。
そして，東京学芸大学の文書管理規定からすると，５年もしくは１０年の保存文書です。
しかし今回はこの保存期間の終了前に廃棄が行われたという事になります。
今回の保存期間終了前の廃棄が適切だったのであれば，法人文書管理規定の７条７項を根拠とするものでしょうか。であれば，８条４項による文書が作成されているはずと思いますので，そちらを代替文書として開示いただく事はできないでしょうか。再調査・再審査をお願いします。
（ｂ）不適切な廃棄だった場合
万が一，前副校長による不適切な廃棄だった場合については以下の書類の開示をお願いしたいと思います。
学校長と会計事務員さんの雇用契約があり，かつ法令順守がなされていれば，労働諸法，税務諸法の関係で下記の文書が作成されたはずです。
かつ，それらは法定保存期間や東京学芸大学の文書保存期間基準から見てまだ保管されていなければならないもののようです。
それらの文書を開示いただく事はできないでしょうか。もちろん金額や個人名は開示不要です。
再調査・再審査をお顕いします。
（労働諸法によるもの）
・労働者名簿
・賃金台帳
・労働条件通知書
・労災保険料納付書の控えなど
（税務諸法によるもの）
・源泉徴収票の控え
・給与所得者の扶養控除等申請書（甲欄摘要の場合）
・市区町村への給与支払い報告書の控えなど
ウ 令和元年（独情）諮問第１６号
（ア）請求した法人文書
平成２６年度の特定中学校長と会計事務員さんとの雇用契約に付随・発生する文書
（イ）請求文書において，３つ（（ａ）税務諸法の順守を確認できる文書，（ｂ）労働諸法の順守を確認できる文書，（ｃ）ＰＴＡとの経費のやりとりを確認できる文書）のお願いをしました。
平成２６年度の雇用契約については，校長先生が雇用者のようですが，その賃金はＰＴＡと教育後援会が半分ずつ負担していたとの事です。従って，「学校とＰＴＡ」および『学校と教育後援会』のそれぞれ間で経費のやりとりをする伝票類もしくは経費負担に関する文書が存在するはずです。審査請求人が今回，開示を求めているのは，「学校とＰＴＡ」の間での経費のやりとりをする伝票類もしくは経費負担に関する文書です。
不開示決定の通知書には，「諸法の手続きがなされておらず」とのコメントをいただきましたが，これは（ａ）と（ｂ）に関するもので，（ｃ）の「ＰＴＡとの経費のやりとりを確認できる文書」については不開示の理由が示されていないようです。開示対象となる文書が存在するのではないでしょうか。
（ウ）特定副校長先生から，「事務員報酬に対する源泉徴収処理は平成２７年１月から対応済み」と説明いただいています。審査請求人の方で開示請求書に「存在しないかも知れない」と記述したのは，平成２６年度のうちの平成２６年４月から１２月の９ヶ月分です。平成２７年１月から３月の３ヶ月分は特定副校長先生の話し通りであれば存在するはずです。
ただ，もしかしたら，平成２７年１月から３月の分は平成２７年度つまり平成２７年４月以降になってから，過年度分を遡って修正申告処理をしたのかもしれませんので文書管理上は平成２７年度の文書ファイルに保存されている事はあるかもしれません。いずれにしろ，特定副校長先生の言葉によれば，平成２７年１月から３月の３ヶ月分は源泉徴収票の控えや源泉徴収簿等が存在するはずです。
（２）意見書
ア 令和元年（独情）諮問第１２号
私が開示を希望しているのは，「平成２７年度において，特定中学校とは別組織の「特定団体事務員さん」が，生徒の個人情報を取り扱える根拠となる資料。」です。
諮問庁からの「理由説明書」（下記第３の１）において，・学外組織への個人情報提供があったこと。
・提供に際しては，学則に定められた書面の取り交わしは行わず，口頭連絡をしたこと。
・口頭連絡だったために，学則に定める文書は作成していないため存在しないこと。
がわかりました。
中学校では文書の作成は行われなかったようですが，ルールの側に「根拠となる資料」が存在するのではないでしょうか。
例えば，学則の例外規定や運用細則として「口頭連絡で代替できる」あるいは「教育後援会に対しては生徒情報を提供できる。」といったことが規程されているのであれば，その規定文書が「平成２７年度において，特定中学校とは別組織の「特定団体事務員さん」が，生徒の個人情報を取り扱える根拠となる資料。」に該当する文書かと思います。
文書の特定と開示をお願いします。
ただ，特定中学校が「学内ルールを順守できていなかった」という事であれば，文書の不存在も有り得ることですので，当不服申し立ては取り下げます。
その場合には，審査会への諮問の終了をお願いします。
イ 令和元年（独情）諮問第１３号
上記（１）イで述べた対応にて，校長先生と「特定団体事務員さん」の雇用関係を確認可能な文書の特定と開示をお願いします。それから，校長先生との雇用契約書は副校長先生が廃棄済とのことですが，
・副校長先生のパソコンに電子データとして残っている。・中学校の事務室に控えもしくは電子データが残っている。・校長先生が控えもしくは電子データを持っている。
・リーガル・チェックで大学に提出したものが，大学事務室に保管されている。
といった事もあるのではないでしょうか。
ウ 令和元年（独情）諮問第１６号
審査請求人が「開示請求書」でお願いしたのは，平成２６年度の（ａ）税務諸法の順守を確認できる文書，（ｂ）労働諸法の順守を確認できる文書，（ｃ）ＰＴＡとの経費のやりとりを確認できる文書です。
今回，諮問庁より提出された「理由説明書」（下記第３の３）によると，実質の雇い主は，「別の組織」とのことで，上述の（ａ）および（ｂ）については作成を行っていないとのことです。しかし，例えば「労働条件通知書の作成・交付・保管」や「労働者名簿の作成と据え置き」といったものは，形式的であるにしろ労働契約の締結とともに行わなければならない手続きと思いますので，校長先生の名義で作成と保管が行われたのではないでしょうか。また，税務についても副校長先生より「事務員報酬に対する源泉徴収処理は平成２７年１月から対応済み」との説明をいただいていますので，そのタイミングで校長先生を徴収義務者とした「給与所得源泉税納付書」の写しが存在すると思われます。
文書の特定と開示をお願いします。
それから，諮問庁から提出された「理由説明書」には不正確な記述があるようです。
平成２６年度には，会計事務員さんに対する謝金の支払いは「ＰＴＡ」と「特定団体」それぞれが同額の○円弱を負担しています。「理由説明書」において，「特定団体」のことにだけ触れ，「ＰＴＡ」について触れていないのは，正確な審査の妨げになりかねないように思います。
さて，（ｃ）については，存在しないとのことですが，該当する文書があるように思います。
上述したように，謝金は「ＰＴＡ」と「特定団体」から同額が支払われています。
そして，審査請求人が副校長先生から聞いた話では，会計事務員さんの勤怠管理（勤務日・出勤時刻・退勤時刻など）は，副校長先生が行っていたそうです。雇用契約書によると謝金は時間給制になっているようですので，毎月の稼働時間は副校長先生が確認・承認した上で，「ＰＴＡ」と「特定団体」が支出額を確定させているのではないでしょうか。であれば，副校長先生から，「ＰＴＡ」や「特定団体」に稼働時間の連絡が行われているように思いますし，連絡がない場合でも勤務簿自体が連絡文書となっており，それが，審査請求人が開示を請求している「ＰＴＡとの経費のやりとりを確認できる文書」に該当するように思います。
これは一例であり，他にも開示対象文書が存在するかもしれません。文書の特定と開示をお願いします。
第３ 諮問庁の説明の要旨
１ 令和元年（独情）諮問第１２号
（１）「特定団体」は，東京学芸大学附属特定中学校に在籍する生徒の保護者を正会員とし，附属特定中学校の教育活動や教育研究活動に関する後援及び附属特定中学校の教育環境の整備，充実に関する後援を主な事業としており，国立大学法人東京学芸大学とは別組織であることを確認している。
（２）平成２７年度において，附属特定中学校から「特定団体事務員さん」に対して，年度始め及び生徒の転出・転入があった際に，生徒の名簿（クラス・出席番号・氏名）を提供していた。
（３）その際，附属特定中学校は，特定団体と大学個人情報保護規程第４０条に基づく「提供先における利用目的，利用する業務の根拠法令，利用する記録範囲及び記録項目，利用形態等についての書面」を取り交わしておらず，口頭により同趣旨の内容を「特定団体事務員さん」に連絡している。
（４）よって，「平成２７年度において，特定中学校とは別組織の「特定団体事務員さん」が，生徒の個人情報を取り扱える根拠となる資料。「大学個人情報保護規程の４０条，４１条２項などを附属特定中学校が順守している事がわかるもの。例えば，校長先生と，特定団体あるいは会計事務員さんとの契約書など。」は本学には存在しておらず，不開示決定とした。
２ 令和元年（独情）諮問第１３号
（１）上記１（１）と同じ
（２）平成２５年度においては，大学とは別組織であるが，附属特定中学校校長名で雇用契約書を作成している。ただし，本契約書については，廃棄したため不存在。
（３）平成２５年度において，附属特定中学校から「特定団体事務員さん」に対して，年度始め及び生徒の転出・転入があった際に，生徒の名簿（クラス・出席番号・氏名）を提供していた。
（４）上記１（３）と同じ
（５）よって，「平成２５年度において，特定中学校とは別組織の「特定団体事務員さん」が，生徒の個人情報を取り扱える根拠となる資料。「大学個人情報保護規程の４０条，４１条２項などを附属特定中学校が順守している事がわかるもの。例えば，校長先生と，特定団体あるいは会計事務員さんとの契約書など。」は本学には存在しておらず，不開示決定とした。
３ 令和元年（独情）諮問第１６号
（１）上記１（１）と同じ
（２）平成２６年度においては，大学とは別組織であるが，附属特定中学校校長名で雇用契約書を作成している。
（３）しかし，本雇用契約書に基づく謝金の支払いは「特定団体」で行っており，附属特定中学校は行っていない。
つまり，実質の雇い主は「特定団体」であったため，本雇用契約書に基づく諸法の手続きを附属特定中学校においては行っていない。よって，「平成２６年度の附属特定中学校長と会計事務員さんとの雇用契約に付随・発生する文書（（ａ）税務諸法の順守を確認できる文書，（ｂ）労働諸方の順守を確認できる文書，（ｃ）ＰＴＡとの経費のやりとりを確認できる文書）は存在しておらず，不開示決定とした。
（４）なお，「（ｃ）ＰＴＡとの経費のやりとりを確認できる文書」についても，存在しておらず，不開示決定とした。
第４ 調査審議の経過
当審査会は，本件諮問事件について，以下のとおり，併合し，調査審議を行った。
① 令和元年５月２４日諮問の受理（令和元年（独情）諮問第１２号，同第１３号及び同１６号）
② 同日諮問庁から理由説明書を収受（同上）
③ 同年６月２４日審査請求人から意見書を収受（同上）
④ 同年７月２９日審議（同上）
⑤ 同年９月２日令和元年（独情）諮問第１２号，同第１３
号及び同１６号の併合並びに審議
第５ 審査会の判断の理由
１ 本件各開示請求について
本件各開示請求は，別紙に掲げる文書１ないし文書３（本件対象文書）の開示を求めるものであり，処分庁は，これらを保有していないとして不開示とする各決定（原処分）を行った。
これに対して，審査請求人は，原処分の再調査及び再審査を求めているが，諮問庁は，原処分を妥当としていることから，以下，本件対象文書の保有の有無について検討する。
２ 本件対象文書の保有の有無について
（１）本件各開示請求は，平成２７年度及び平成２５年度において，特定団体の事務員が東京学芸大学附属特定中学校（以下「特定中学校」という。）の生徒の個人情報を取り扱える根拠となる資料（文書１及び文書２）及び平成２６年度の特定中学校校長と会計事務員との雇用契約に付随・発生する文書（文書３）の開示を求めるものである。
そこで，当審査会事務局職員をして諮問庁に対し，特定中学校と特定団体事務員との関係，本件対象文書の保有の有無等について改めて確認させたところ，諮問庁は，以下のとおり説明する。
ア 特定団体は，特定中学校に在籍する生徒の保護者等を構成員とし，特定中学校における教育活動や教育環境の整備，充実等について協力及び後援をする教育後援会であり，東京学芸大学とは別組織である。
イ 特定中学校においては，平成２５年度から平成２７年度までの間，特定団体が雇用する事務員に特定中学校の事務である学年費及び生徒会費の会計事務を処理してもらっていたが，そのことにつき特定団体との間で取り決め等は全く行っていない。平成２５年度及び平成２６年度については，特定中学校の当時の校長が特定団体からの依頼を受けて,同事務員との雇用契約書に署名し，私印を押しているが，同雇用契約書は形だけのものであって，特定中学校が実際に同事務員を雇用したものではなく，給与等の支払は一切行っていない。同事務員を雇用していたのは特定団体であり，特定中学校の事務の一部を処理してもらったのは，事実上の協力を得ていたものである。その際，同事務員に対し，特定中学校が保有する個人情報である生徒の名簿を提供していたが，特定中学校と同事務員との間に雇用関係はなく，大学個人情報保護規定４０条等に定める書面等は何ら作成していない。
ウ 上記イのとおり，平成２５年度から平成２７年度までの間，特定中学校は，雇用関係にない特定団体の事務員に特定中学校の事務の一部を処理させ，大学個人情報規定が定める必要な措置を講じないまま生徒の個人情報を取り扱わせるという不適切な事務処理を行っていたが，平成２８年度からは，従前の取扱いを改め，特定中学校と特定団体との間で正式な委託契約を締結している。
エ 文書１は，平成２７年度において，特定団体事務員が特定中学校の生徒の個人情報を取り扱える根拠となる資料の開示を求めるものであるところ，上記イ及びウのとおり，特定中学校と特定団体事務員との間に雇用関係はなく，大学個人情報保護規定４０条等に定める書面等は何ら作成していないため，東京学芸大学において文書１を保有していない。
オ 文書２は，平成２５年度において，特定団体事務員が特定中学校の生徒の個人情報を取り扱える根拠となる資料の開示を求めるものであるところ，上記イのとおり，平成２５年度は特定中学校校長と同事務員との雇用契約書を作成していたが，既に廃棄しており，それ以外に大学個人情報保護規定４０条等に定める書面等は何ら作成していないため，東京学芸大学において文書２を保有していない。なお，上記雇用契約書は形だけのものであって，特定中学校が実際に同事務員を雇用したものではないから，そもそも同事務員が生徒の個人情報を取り扱える根拠となる資料には該当しないものであった。
カ 文書３は，平成２６年度の特定中学校校長と会計事務員との雇用契約に付随・発生する文書の開示を求めるものである。平成２６年度も特定中学校校長と同事務員との雇用契約書を作成していたが，上記イのとおり，形だけのものであって，特定中学校が実際に同事務員を雇用したものではなく，給与等の支払も一切行っていない。したがって，特定中学校において，審査請求人が例示する税務諸法の遵守を確認できる文書，労働諸法の遵守を確認できる文書及びＰＴＡとの経費のやり取りを確認できる文書を作成，取得しておらず，東京学芸大学において文書３を保有していない。
キ 本件各審査請求を受け，念のため，改めて東京学芸大学及び特定中学校において，本件対象文書に関係する法人文書ファイル管理簿の検索を行うともに，執務室及び書庫等を探索したが，該当する文書の存在は確認できなかった。
（２）上記諮問庁の説明を踏まえ，検討する。
平成２５年度から平成２７年度までの間，特定中学校は雇用関係にない特定団体の事務員に特定中学校の事務の一部を処理させ，大学個人情報保護規定４０条等が定める書面等は何ら作成しないまま生徒の個人情報を取り扱わせていたため，本件対象文書を保有していないとする上記諮問庁の説明は，特定中学校の不適切な事務処理の実情をありのまま述べたものであって，これを覆すに足りる事情は認められない。したがって，東京学芸大学において，本件対象文書を保有しているとは認められない。
３ 審査請求人のその他の主張について
審査請求人は，その他種々主張するが，いずれも当審査会の上記判断を左右するものではない。
４ 本件各不開示決定の妥当性について
以上のことから，本件対象文書につき，これを保有していないとして不開示とした各決定については，東京学芸大学において本件対象文書を保有しているとは認められず，妥当であると判断した。
（第５部会）
委員南野聡，委員泉本小夜子，委員山本隆司
別紙
本件対象文書
文書１平成２７年度において，特定中学校とは別組織の「特定団体事務員さん」が，生徒の個人情報を取り扱える根拠となる資料。「国立大学法人東京学芸大学の保有する個人情報の保護に関する規程」（以下「大学個人情報保護規程」という。）の４０条及び４１条２項などを附属特定中学校が順守している事がわかるもの，例えば，校長先生と，特定団体あるいは会計事務員さんとの契約書など（令和元年（独情）諮問第１２号）
文書２平成２５年度において，特定中学校とは別組織の「特定団体事務員さん」が，生徒の個人情報を取り扱える根拠となる資料。大学個人情報保護規程の４０条及び４１条２項などを附属特定中学校が順守している事がわかるもの。例えば，校長先生と，特定団体あるいは会計事務員さんとの契約書など（令和元年（独情）諮問第１３号）
文書３平成２６年度の附属特定中学校長と会計事務員さんとの雇用契約に付随・発生する文書（税務諸法の順守を確認できる文書，労働諸法の順守を確認できる文書，ＰＴＡとの経費のやりとりを確認できる文書）（令和元年（独情）諮問第１６号）
出典：総務省ホームページ「情報公開・個人情報保護審査会 答申」（https://www.soumu.go.jp/main_sosiki/singi/jyouhou/toushin_h31d01_00003.html）を加工して作成（加工：TaiLexi AI）。
本文は公表資料（PDF 等）から機械的に抽出・整形したもので、改行や記号に誤りを含むことがあります。正確な文言は原本でご確認ください。