諮問庁：外務大臣
諮問日：平成３０年１２月１３日（平成３０年（行情）諮問第６０２号）
答申日：令和元年７月２９日（令和元年度（行情）答申第１４３号）
事件名：平成３０年５月から６月までの分の外務省ホームページ上に掲載されていない記者クラブ配布資料等の一部開示決定に関する件（文書の特定）
答申書
第１ 審査会の結論
別紙の１に掲げる文書（以下「本件請求文書」という。）の開示請求につき，別紙の２に掲げる２４文書（以下「本件対象文書」という。）を特定し，一部開示した決定について，諮問庁が文書２の電磁的記録を追加して特定し，開示決定等すべきとしていることについては，文書７，文書１０，文書１６及び文書２３の電磁的記録を対象として，改めて開示決定等をすべきである。
第２ 審査請求人の主張の要旨
１ 審査請求の趣旨
行政機関の保有する情報の公開に関する法律（以下「法」という。）３条の規定に基づく開示請求に対し，平成３０年８月３１日付け情報公開第０１００６号により外務大臣（以下「処分庁」又は「諮問庁」という。）が行った一部開示決定（以下「原処分」という。）について，電磁的記録についても特定を求める。
２ 審査請求の理由
国の解釈によると，「行政文書」とは，「開示請求時点において，『当該機関が保有しているもの』」（別件の損害賠償請求事件における国の主張）である。
そこで本件開示決定で特定された各文書の電磁的記録についても特定を求めるものである。
第３ 諮問庁の説明の要旨
１ 経緯
外務省は，平成３０年７月３日付けで受理した審査請求人からの開示請求「記者クラブ配布資料及び報道機関向けに提供することを目的として作成された文書のうち外務省ホームページ上に掲載していないものの全て。※対象期間２０１８年５月１日～６月末日。」に対し，法１０条２項による延長を行った後，対象文書２４件を特定し，１４文書を開示，１０文書を部分開示とする原処分を行った（平成３０年８月３１日付け情報公開第０１００６号）。
これに対し，審査請求人は，平成３０年９月２０日付けで，対象文書の電磁的記録についても特定を求める旨の審査請求を行った。
２ 本件対象文書について
本件審査請求の対象となる文書は，原処分に係る別紙の２に掲げる２４文書である。
３ 原処分について
原処分において，本件請求文書に関し，本件開示請求受付時点で，外務省主管課は本件対象文書２４件を紙媒体のみで保有していたことから，同文書をもって開示等決定を行ったものである。
４ 審査請求人の主張について
（１）審査請求人は，本件対象文書について，「情報公開法２条２項柱書きにおける『行政文書』とは，『開示請求時点において，『当該行政機関が保有しているもの』』と解すべき」との別案件の訴訟に係る国側準備書面の記述に言及した上で，本来の電磁的記録についても特定を求めている。
（２）外務省は，本件開示請求を受け，対象文書を探索したところ，以下の事情により，２４文書のいずれについても電磁的記録の保有が確認されなかったため，紙媒体の形での特定を行った。
外務省主管課は当該文書作成に際して，関係各課より紙媒体で文書（資料）の提出を受けており，作成後は行政文書ファイルにつづった上で保有・保存している。また，関係各課においても，作成した当該文書を紙媒体で主管課に提出した後，紙媒体を正本として行政文書ファイルにつづった上で保管している。
（３）本件審査請求を受け，外務省にて再度探索を行ったところ，原処分において紙媒体として特定した全２４文書のうち，文書２以外の２３文書については電磁的記録の保有を確認することができなかったが，文書２については電磁的記録を発見するに至ったところ，同文書については，電磁的記録の形態で保有されている文書として改めて特定することとする。したがって，審査請求人の主張にはもはや理由がない。
５ 結論
上記の論拠に基づき，外務省としては，上記４（３）のとおり，文書２については電磁的記録の形態で保有されている文書として改めて特定し，その余については原処分を維持することが妥当であると判断する。
第４ 調査審議の経過
当審査会は，本件諮問事件について，以下のとおり，調査審議を行った。
① 平成３０年１２月１３日諮問の受理
② 同日諮問庁から理由説明書を収受
③ 令和元年７月８日審議
④ 同月２５日審議
第５ 審査会の判断の理由
１ 本件対象文書について
本件開示請求は，本件請求文書の開示を求めるものであり，処分庁は，原処分により別紙の２に掲げる２４文書（本件対象文書）を特定し，その一部を開示する決定（原処分）を行った。
審査請求人は，本件対象文書の電磁的記録についても改めて特定するよう求めており，諮問庁は，上記第３の４（３）のとおり新たに文書２について電磁的記録を特定することとし，別紙の２に掲げるその余の文書については電磁的記録を保有していないとしていることから，以下，本件対象文書の電磁的記録の保有の有無について検討する。
なお，当審査会事務局職員をして諮問庁に確認させたところ，諮問庁から，理由説明書（上記第３の１）の「１４文書を開示，１０文書を部分開示」は「１０文書を開示，１４文書を部分開示」に修正するとの説明があった。
２ 本件対象文書の電磁的記録の保有の有無について
（１）本件対象文書の電磁的記録の保有の有無について，当審査会事務局職員をして諮問庁に確認させたところ，諮問庁から次のとおり説明があった。
ア 本件開示請求は，報道機関への対応を所管する外務省の主管課が記者クラブや報道機関向けに提供することを目的として作成・取得した文書のうち，外務省ホームページ上に掲載していない文書の開示を求めるものと解し，別紙の２に掲げる２４文書（本件対象文書）を特定した。
イ 本件対象文書のうち，文書３，文書４，文書６，文書８，文書９，文書１３，文書１５，文書１８，文書２０及び文書２１は，いずれも主管課が関係部局から受領した複数の資料を組み合わせて作成した紙媒体の文書であり，電磁的記録として作成した文書ではない。
ウ 一方，本件対象文書のうち，上記イに掲げる文書を除く文書については，その原稿を関係部局が電磁的記録として作成した上で，主管課がこれを印刷した紙媒体を正本として保存することとしたものである。なお，外務省文書管理規則（平成３０年３月３０日外務省訓令第８号。以下「規則」という。）は，別途，正本・原本が管理されている行政文書の写しについては，保存期間を１年未満とすることができるとしている（１３条６項）。
エ 上記ウの文書のうち，文書１，文書５，文書１１，文書１２，文書１４，文書１７，文書１９，文書２２及び文書２４については，改めて確認した結果，いずれも主管課が当初，関係部局からその原稿を電磁的記録として受領していたことが判明したが，決裁が終了した時点で，主管課が紙媒体に印刷したものを正本として保存することとしたため，写しに当たる電磁的記録については規則に従って廃棄しており，主管課及び関係部局のいずれにおいても電磁的記録の保有を確認することができなかった。
オ しかしながら，上記ウの文書のうち，文書２の外，文書７，文書１０，文書１６及び文書２３については，上記エに掲げる各文書と同様に作成したものであるが，改めて探索を行ったところ，主管課が正本として保存している紙媒体とは別に，関係部局においてその写しである電磁的記録を保有していることを確認した。
（２）諮問庁から，規則の提示を受けて確認したところ，その内容は諮問庁の上記（１）ウの説明のとおりであると認められ，文書１，文書３ないし文書６，文書８，文書９，文書１１ないし文書１５，文書１７ないし文書２２及び文書２４の電磁的記録の保有は確認できなかったとする上記（１）イ及びエの諮問庁の説明は不自然，不合理とまではいえず，他にその電磁的記録の存在をうかがわせる事情も認められないことから，外務省において，これらの文書の電磁的記録を保有しているとは認められない。
しかしながら，諮問庁の説明によれば，外務省は，文書２の外，文書７，文書１０，文書１６及び文書２３の電磁的記録を保有しているとのことであるから，これらの文書の電磁的記録を改めて特定すべきである。
３ 本件一部開示決定の妥当性について
以上のことから，本件請求文書の開示請求につき，本件対象文書を特定し，一部開示した決定について，諮問庁が文書２の電磁的記録を特定すべきとしていることについては，外務省において，本件対象文書及び文書２の電磁的記録の外に開示請求の対象として特定すべき文書として文書７，文書１０，文書１６及び文書２３の電磁的記録を保有していると認められるので，これらを対象として，改めて開示決定等をすべきであると判断した。
（第２部会）
委員白井玲子，委員佐藤郁美，委員中川丈久
別紙
１ 本件請求文書
記者クラブ配布資料及び報道機関向けに提供することを目的として作成された文書のうち外務省ホームページ上に掲載していないものの全て。＊対象期間２０１８年５月１日～６月末日。
２ 本件対象文書
文書１取材要領【公賓】李克強中華人民共和国国務院総理訪日
文書２外務省報道発表鉄鋼及びアルミニウムの輸入に関する米国通商拡大法第２３２条に基づく措置
文書３河野外務大臣のＧ２０ブエノスアイレス外相会合出席及び米国，中南米訪問同行記者団勉強会兼打合会《ロジ資料》，ほか
文書４【骨子】河野大臣の政策スピーチ，Ｇ２０ブエノスアイレス外相会合トロイカ共同記者会見発言資料
文書５取材要領河野外務大臣のＧ２０ブエノスアイレス外相会合出席及び米国，中南米訪問
文書６安倍総理大臣のロシア訪問同行記者団勉強会兼打合会《ロジ資料》，ほか
文書７安倍総理大臣とプーチンロシア連邦大統領による「ロシアにおける日本年」・「日本におけるロシア年」開会式への出席
文書８日仏首脳会談の意義
文書９安倍総理大臣訪露の際の政府当局間の成果文書，ほか
文書１０（貼り出し）安倍晋三内閣総理大臣の日露ビジネス対話出席，ほか
文書１１取材要領安倍総理大臣のロシア訪問
文書１２取材要領【国賓】チャン・ダイ・クアン・ベトナム社会主義共和国主席夫妻の訪日
文書１３安倍総理大臣の米国訪問及びＧ７シャルルボワ・サミット出席同行記者団勉強会兼打合会《ロジ資料》，ほか
文書１４取材要領安倍総理大臣の米国訪問及びＧ７シャルルボワ・サミット出席
文書１５日英首脳会談の意義，ほか
文書１６（貼り出し）安倍昭恵内閣総理夫人動静（６月７日（木）），ほか文書１７取材要領河野外務大臣の米国訪問
文書１８河野外務大臣の韓国訪問同行記者団勉強会兼打合会《ロジ資料》，ほか
文書１９取材要領河野外務大臣の韓国訪問
文書２０河野外務大臣の南部アジア訪問及びパレスチナ開発のための東アジア協力促進会合（ＣＥＡＰＡＤ）第３回閣僚級会合同行記者団勉強会兼打合会《ロジ資料》，ほか
文書２１（配付資料）離島開発・水産振興に係る対インドネシア支援，ほか
文書２２パレスチナ開発のための東アジア協力促進会合（ＣＥＡＰＡＤ）第３回閣僚級会合２０１８年６月２７日（於バンコク）共同声明
（和文仮訳）
文書２３（貼り出し）河野外務大臣によるブータン・パロ市内視察，ほか文書２４取材要領河野外務大臣の南部アジア訪問及びパレスチナ開発のための東アジア協力促進会合（ＣＥＡＰＡＤ）第３回閣僚級会合出席
出典：総務省ホームページ「情報公開・個人情報保護審査会 答申」（https://www.soumu.go.jp/main_sosiki/singi/jyouhou/toushin_h3100_0002_00002.html）を加工して作成（加工：TaiLexi AI）。
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