諮問庁：外務大臣
諮問日：平成３１年３月８日（平成３１年（行情）諮問第２００号）
答申日：令和元年９月１８日（令和元年度（行情）答申第２００号）
事件名：平成３０年９月から１０月までの分の外務省ホームページ上に掲載されていない記者クラブ配布資料等の一部開示決定に関する件（文書の特定）
答申書
第１ 審査会の結論
別紙の１に掲げる文書（以下「本件請求文書」という。）の開示請求につき，別紙の２に掲げる２７文書（以下「本件対象文書」という。）を特定し，一部開示した決定については，文書１９及び文書２２の電磁的記録を対象として，改めて開示決定等をすべきである。
第２ 審査請求人の主張の要旨
１ 審査請求の趣旨
行政機関の保有する情報の公開に関する法律（以下「法」という。）３条の規定に基づく開示請求に対し，平成３１年２月１２日付け情報公開第０２０９４号により外務大臣（以下「処分庁」又は「諮問庁」という。）が行った一部開示決定（以下「原処分」という。）について，電磁的記録の特定を求める。
２ 審査請求の理由
（１）国の解釈によると，「行政文書」とは，「開示請求時点において，『当該機関が保有しているもの』」（別件の損害賠償請求事件における国の主張）である。
そこで電磁的記録についても特定を求めるものである。
（２）本件対象文書に電磁的記録が存在すれば，それに見合った開示実施手数料を改めて提示すべきである。
第３ 諮問庁の説明の要旨
１ 経緯
外務省は、平成３０年１２月１４日付けで受理した審査請求人からの開示請求「記者クラブ配布資料及び報道機関向けに提供することを目的として作成された文書のうち外務省ホームページ上に掲載していないもの全て。＊対象期間２０１８年９月１日～１０月末日。」に対し，法１０条による延長を行い，文書２７件を対象文書として特定の上，１１件を開示，１６件を部分開示とする原処分を行った（平成３１年２月１２日付け情報公開第０２０９４号）。
これに対し，審査請求人は，①電磁的記録の特定，②開示実施手数料の見直しを求めるとして，平成３１年２月１９日付けで本件審査請求を行った。
２ 本件対象文書について
本件審査請求の対象となる文書は原処分に係る別紙の２の２７文書である。
３ 審査請求人の主張について
（１）審査請求人は，行政文書とは「開示請求時点において，当該行政機関が保有しているもの」であるとして，電磁的記録についても特定を求めるとともに電磁的記録が存在するのであればそれに見合った開示実施手数料を改めて提示すべきであると主張する。
（２）しかしながら，外務省主管課は本件開示請求を受け，対象文書を探索したところ，いずれについても電磁的記録の保有は確認されなかったため，紙媒体の形での特定を行ったものであり，審査請求人の主張には理由がない。
４ 結論
上記の論拠に基づき，外務省としては，原処分を維持することが妥当であると判断する。
第４ 調査審議の経過
当審査会は，本件諮問事件について，以下のとおり，調査審議を行った。
① 平成３１年３月８日諮問の受理
② 同日諮問庁から理由説明書を収受
③ 令和元年７月１８日審議
④ 同年９月１３日審議
第５ 審査会の判断の理由
１ 本件対象文書について
本件開示請求は，本件請求文書の開示を求めるものであり，処分庁は，原処分により別紙の２に掲げる２７文書（本件対象文書）を特定しその一部を開示する旨を決定した。
審査請求人は，本件対象文書の電磁的記録についても特定するよう求めており，諮問庁は，本件対象文書（紙媒体）を特定した原処分を妥当としていることから，以下，本件対象文書の電磁的記録の保有の有無について検討する。
２ 本件対象文書の電磁的記録の保有の有無について
（１）本件対象文書の電磁的記録の保有の有無について，当審査会事務局職員をして諮問庁に確認させたところ，諮問庁から次のとおり説明があった。
ア 本件開示請求は，報道機関への対応を所管する外務省の主管課が記者クラブや報道機関向けに提供することを目的として作成・取得した文書のうち，外務省ホームページ上に掲載していない文書の開示を求めるものと解し，別紙の２に掲げる２７文書（本件対象文書）を特定した。
イ 本件対象文書のうち，文書１，文書３，文書４，文書６，文書７，文書９，文書１２，文書１４，文書１５，文書１７，文書２０，文書２３，文書２５及び文書２６は，いずれも主管課が関係部局から受領した複数の資料を組み合わせて作成した紙媒体の文書であり，電磁的記録として作成した文書ではない。
ウ 一方，上記イに掲げる文書を除く本件対象文書については，その原稿を関係部局が電磁的記録として作成した上で，主管課がこれを印刷した紙媒体を正本として保存することとしたものである。
なお，外務省文書管理規則（平成３０年３月３０日外務省訓令第８号。以下「規則」という。）は，別途，正本・原本が管理されている行政文書の写しについては，保存期間を１年未満とすることができるとしている（１３条６項）。
エ 上記ウの文書のうち，文書２，文書５，文書８，文書１０，文書１１，文書１３，文書１６，文書１８，文書２１，文書２４及び文書２７については，いずれも主管課が当初，関係部局からその原稿を電磁的記録として受領したが，決裁が終了した時点で，主管課が紙媒体に印刷したものを正本として保存することとしたため，写しに当たる電磁的記録については規則に従って廃棄しており，主管課及び関係部局のいずれにおいても電磁的記録の保有を確認することができなかった。
オ しかしながら，上記ウの文書のうち，文書１９及び文書２２については，上記エに掲げる各文書と同様に作成したものであるが，改めて探索を行ったところ，主管課が正本として保存している紙媒体とは別に，関係部局においてその写しである電磁的記録を保有していることを確認した。
（２）諮問庁から，規則の提示を受けて確認したところ，その内容は諮問庁の上記（１）ウの説明のとおりであると認められ，文書１９及び文書２２を除く本件対象文書の電磁的記録の保有は確認できなかったとする上記（１）イ及びエの諮問庁の説明は不自然，不合理とはいえず，他にその電磁的記録の存在をうかがわせる事情も認められないことから，外務省において，これらの文書の電磁的記録を保有しているとは認められない。
しかしながら，諮問庁の説明によれば，外務省は，文書１９及び文書２２の電磁的記録を保有しているとのことであるから，これらの文書の電磁的記録を改めて特定すべきである。
３ 本件一部開示決定の妥当性について
以上のことから，本件請求文書の開示請求につき，本件対象文書を特定し，一部開示した決定については，外務省において，本件対象文書の外に開示請求の対象として特定すべき文書として文書１９及び文書２２の電磁的記録を保有していると認められるので，これらを対象として，改めて開示決定等をすべきであると判断した。
（第２部会）
委員白井玲子，委員佐藤郁美，委員中川丈久
別紙
１ 本件請求文書
記者クラブ配布資料及び報道機関向けに提供することを目的として作成された文書のうち外務省ホームページ上に掲載していないものの全て。＊対象期間２０１８年９月１日～１０月末日。
２ 本件対象文書
文書１河野外務大臣のコーカサス３カ国及びドイツ訪問同行記者団勉強会兼打合会《ロジ資料》（平成３０年８月３０日），ほか
文書２取材要領河野外務大臣のコーカサス３カ国及びドイツ訪問（平成３０年８月３１日現在），ほか
文書３【ファク卜・シート】コーカサス・イニシアティブ（ジョージア），ほか
文書４安倍総理大臣の第４回東方経済フォーラム出席同行記者団勉強会兼打合会《口ジ資料》（平成３０年９月７日），ほか
文書５取材要領安倍総理大臣の第４回東方経済フォーラム出席（平成３０年９月７日現在），ほか
文書６日露首脳会談後の文書交換式における交換対象文書（２０１８年９月１０－１３日），ほか
文書７河野外務大臣の「ＡＳＥＡＮに関する世界経済フォーラム」出席及びベトナム訪問同行記者団勉強会兼打合会《口ジ資料》（平成３０年９月１０日），ほか
文書８取材要領河野外務大臣の「ＡＳＥＡＮに関する世界経済フォーラム」出席及びベトナム訪問（平成３０年９月１０日現在），ほか文書９外務大臣のカナダ及び米国訪問並びに第７３回国連総会出席同行記者団勉強会兼打合会《口ジ資料》（平成３０年９月２０日），ほか文書１０取材要領河野外務大臣のカナダ及び米国訪問並びに第７３回国連総会出席（平成３０年９月２１日現在），ほか
文書１１（貼り出し）シリア危機に関するＥＵ主催ハイレベル会合（平成３０年９月２６日），ほか
文書１２安倍総理大臣の第７３回国連総会出席同行記者団勉強会兼打合会《口ジ資料》（平成３０年９月２１日），ほか
文書１３取材要領安倍総理大臣の第７３回国連総会出席（平成３０年９月２１日現在），ほか
文書１４第７３回国連総会における一般討論演説のポイント，ほか文書１５河野外務大臣の豪州・東ティモール・ニュージーランド訪問《ロジ資料》（平成３０年１０月５日），ほか
文書１６取材要領河野外務大臣の豪州・東ティモール・ニュージーランド出張（平成３０年１０月９日現在），ほか
文書１７安倍総理大臣の欧州訪問及び第１２回ＡＳＥＭ首脳会合出席同行記者団勉強会兼打合会《口ジ資料》（平成３０年１０月１５日），ほか
文書１８取材要領安倍総理大臣の欧州訪問及び第１２回ＡＳＥＭ首脳会合出席（スペイン，フランス，ベルギー）(２０１８年１０月１５日），ほか
文書１９（貼り出し）ＡＳＥＭ首脳会合第二セッション及びリトリート・セッション（平成３０年１０月１９日）
文書２０河野外務大臣のアイスランド及びデンマーク訪問同行記者団勉強会兼打合会《ロジ資料》（平成３０年１０月１６日），ほか
文書２１取材要領河野外務大臣のアイスランド及びデンマーク訪問（平成３０年１０月１７日現在）
文書２２（貼り出し）マルグレーテ２世・デンマーク女王陛下主催晩餐会への河野大臣の出席（平成３０年１０月１９日）
文書２３安倍総理大臣の中国訪問同行記者団勉強会兼打合会《口ジ資料》（平成３０年１０月２３日），ほか
文書２４取材要領安倍総理大臣の中国訪問（平成３０年１０月２３日現在），ほか
文書２５（貼り出し）安倍昭恵総理夫人動静（平成３０年１０月２６日（金）），ほか
文書２６河野外務大臣のマナーマ対話出席《口ジ資料》（平成３０年１０月２４日），ほか
文書２７取材要領河野外務大臣のマナーマ対話出席（平成３０年１０月２５日現在）
出典：総務省ホームページ「情報公開・個人情報保護審査会 答申」（https://www.soumu.go.jp/main_sosiki/singi/jyouhou/toushin_h3107_0008_00004.html）を加工して作成（加工：TaiLexi AI）。
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