諮問庁：防衛大臣
諮問日：平成３１年２月１日（平成３１年（行情）諮問第７０号）
答申日：令和元年５月２７日（令和元年度（行情）答申第２１号）
事件名：陸上自衛隊報第４９７号及び第４９８号の開示決定に関する件（文書の特定）
答申書
第１ 審査会の結論
「『陸上自衛隊報』２０１６年１～３月末までに発行された各号（ただし人事版は除く。）＊電磁的記録が存在する場合，その履歴情報も含む。」（以下「本件請求文書」という。）の開示請求につき，「陸上自衛隊報第４９７号（平成２８年１月２６日（火））」及び「陸上自衛隊報第４９８号（平成２８年２月２６日（金））」（以下，併せて「本件対象文書」という。）を特定し，開示した決定については，本件対象文書を特定したことは，妥当である。
第２ 審査請求人の主張の要旨
１ 審査請求の趣旨
行政機関の保有する情報の公開に関する法律（以下「法」という。）３条の規定に基づく開示請求に対し，平成２８年５月２７日付け防官文第１０４０８号により防衛大臣（以下「処分庁」又は「諮問庁」という。）が行った開示決定（以下「原処分」という。）について，ＰＤＦファイル形式以外の電磁的記録及び紙媒体の特定を求める。
２ 審査請求の理由
審査請求の理由は，審査請求書及び各意見書の記載によると，おおむね次のとおりである（なお，各資料の内容は省略する。）。
（１）本件対象文書につき，原処分で特定されたＰＤＦファイル形式以外の電磁的記録形式が存在すれば，それについても特定を求める。
（２）本件対象文書の履歴情報の特定を求める。
（３）原処分で特定されたＰＤＦファイルが本件対象文書の全ての内容が複写されたものであるかの確認を求める。
（４）「本件対象文書の内容と関わりのない情報」（平成２４年４月４日付け防官文第４６３９号）として開示されなかった情報が存在するなら，改めてその特定と開示・不開示の判断を求める。
（５）紙媒体についても特定を求める。
第３ 諮問庁の説明の要旨
１ 経緯
本件開示請求は，本件請求文書の開示を求めるものであり，これに該当する行政文書として，本件対象文書を特定し，平成２８年５月２７日付け防官文第１０４０８号により，法９条１項の規定に基づく開示決定（原処分）を行った。
本件審査請求は，原処分に対してされたものである。
２ 本件対象文書の電磁的記録について
本件対象文書は，いわゆる文書作成ソフトにより作成したデータをＰＤＦ化したものであり，当該データはＰＤＦを作成した後に廃棄している。
３ 審査請求人の主張について
（１）審査請求人は，「他にも文書が存在するものと思われる。」と主張し，本件開示決定通知書で特定されたＰＤＦファイル形式以外の電磁的記録形式が存在すれば，それについても特定するよう求めるが，本件対象文書の作成手順は上記２のとおりであり，そのため保有している電磁的記録はＰＤＦファイル形式のみであって，それ以外の電磁的記録は保有していない。
なお，審査請求人は，処分庁が原処分における行政文書開示決定通知書においてＰＤＦファイル形式の電磁的記録を特定したかのように述べるが，法その他の関係法令において，特定した電磁的記録の形式まで明示しなければならないことを義務付けるような趣旨の規定はないことから，原処分においては「ＰＤＦファイル形式」と電磁的記録の形式は明示していない。
（２）審査請求人は，「本件開示決定通知からは不明である」として，本件対象文書の履歴情報についても特定するよう求めるとともに，「平成２４年４月４日付け防官文第４６３９号で示すような「本件対象文書の内容と関わりのない情報」との処分庁の勝手な判断は，法に反する」として，「本件対象文書の内容と関わりのない情報」についても特定し，開示・不開示を判断するよう求めるが，本件対象文書の履歴情報やプロパティ情報等については，いずれも防衛省において業務上必要なものとして利用又は保存されている状態になく，法２条２項の行政文書に該当しない。
（３）審査請求人は，「本件対象文書が当初のファイル形式を変換して複写の交付が行われている場合，本件対象文書の内容が，交付された複写には欠落している可能性がある。」として，特定されたＰＤＦファイルが本件対象文書の全ての内容を複写しているか確認するよう求めるが，本件審査請求が提起された時点においては，審査請求人は複写の交付を受けていない。
（４）審査請求人は，「「行政文書」に関する国の解釈に従い」，本件対象文書の紙媒体についても特定するよう求めるが，陸上自衛隊では，陸上自衛隊報については従来より一貫して電磁的記録のみを保有しており，本件対象文書についても紙媒体は保有していない。
（５）以上のことから，審査請求人の主張にはいずれも理由がなく，原処分を維持することが妥当である。
第４ 調査審議の経過
当審査会は，本件諮問事件について，以下のとおり，調査審議を行った。
① 平成３１年２月１日諮問の受理
② 同日諮問庁から理由説明書を収受
③ 同年３月５日審査請求人から意見書１及び資料１並び
に意見書２及び資料２を収受
④ 令和元年５月９日審議
⑤ 同月２３日審議
第５ 審査会の判断の理由
１ 本件対象文書について
本件開示請求は，本件請求文書の開示を求めるものであり，処分庁は，これに該当する文書として，電磁的記録たる本件対象文書を特定し，原処分を行った。
これに対し，審査請求人は，ＰＤＦファイル形式以外の電磁的記録及び紙媒体の特定を求める等の審査請求を行い，諮問庁は，原処分を維持することが妥当としていることから，以下，本件対象文書の特定の妥当性について検討する。
２ 本件対象文書の特定の妥当性について
（１）陸上自衛隊報の作成及び保有の方法等について，当審査会事務局職員をして諮問庁に確認させたところ，次のとおりである。
ア 本件対象文書作成当時の「陸上自衛隊文書管理規則」（平成２３年陸上自衛隊達第３２－１９号。以下「文書管理規則」という。）３２条では，（１）防衛省訓令，（２）陸上自衛隊達及び（３）通達類，人事発令，訓示等で陸上自衛隊全般に周知を必要とするものを陸上幕僚監部（以下「陸幕」という。）が発行する陸上自衛隊報に掲載することが規定されている。
イ 陸上自衛隊報は，陸幕監理部総務課文書班（以下「陸幕総務課」という。）が作成しており，ＰＤＦファイルにより保存・管理を行っている。
ウ 陸幕総務課は，陸上自衛隊報を作成するに当たり，まず，陸上自衛隊報に掲載する達等の文書の作成元である陸幕内の担当課室等から，ＰＤＦファイル形式としたものを原稿として，電子メールによって提出を受ける。
エ 作成元である担当課室等は，陸上自衛隊報へ掲載する原稿が，決裁手続を経ているものであること及び記載事項が相違ないことを原稿の基となる原議書で確認した上で，原議書につづられている浄書文書（公印が省略され字句修正等がなされたもの）を上記ウの原稿として用いている。
オ 次に，陸幕総務課は，提出を受けた原稿を貼付するための陸上自衛隊報の表紙及び必要となる頁数の様式を作成し，当該様式に原稿を貼付するといった編集作業を行い，陸上自衛隊報をＰＤＦファイルとして完成させ，原稿はＰＤＦファイルを作成した後に廃棄している。
カ 陸上自衛隊報を電磁的記録たるＰＤＦファイルとして作成する理由は，次のとおりである。
（ア）陸上自衛隊報は，陸上自衛隊の各部隊が閲覧できるように陸上自衛隊の内部のネットワークである「陸上自衛隊指揮システム」へ掲示することにより，各隊員へ規則等の周知を図ることを目的としていることから，電磁的記録で作成されている。
（イ）また，文書管理規則４２条で定める別紙第２０の文書保存期間基準により，陸上自衛隊報の保存期間が３０年と定められており，ワードのようなワープロソフトで長期間保存・管理をした場合には，ソフトの刷新及び廃止などにより互換性を失い，使用不可となる問題が生じる可能性があるため，汎用性の高いＰＤＦファイルとして作成し，保存・管理を行っている。
（ウ）さらに，紙媒体については，陸上自衛隊報へ掲載する各原稿は，その作成元の担当課室等において原議書が別途保存・管理されていることから，陸上自衛隊報自体の紙媒体による保存・管理は行っていない。
（２）当審査会事務局職員をして文書管理規則を確認させたところ，陸上自衛隊報の保存期間は，上記（１）カ（イ）のとおり，３０年であることが認められた。
（３）以上を踏まえて検討すると，陸上自衛隊報が陸上自衛隊全般に周知を図るものであることに鑑みれば，内部ネットワークを活用することを前提として電磁的記録で作成しており，紙媒体での保存・管理はしていないとする諮問庁の上記（１）の説明に不自然，不合理な点は認められない。
また，本件対象文書の作成方法及び保存期間に鑑みると，ＰＤＦファイルのみで保有しているとする諮問庁の説明が不自然，不合理とはいえない。
（４）したがって，防衛省において本件対象文書の外に本件請求文書に該当する文書（ＰＤＦファイル以外の電磁的記録及び紙媒体）を保有しているとは認められない。
３ 審査請求人のその他の主張について
審査請求人のその他の主張は，当審査会の上記判断を左右するものではない。
４ 付言
本件は，審査請求から諮問まで約２年７か月が経過しており，「簡易迅速な手続」による処理とはいい難く，審査請求の趣旨及び理由に照らしても，諮問を行うまでに長期間を要するものとは考え難い。
諮問庁においては，今後，開示決定等に対する不服申立事件における処理に当たって，迅速かつ的確な対応が望まれる。
５ 本件開示決定の妥当性について
以上のことから，本件請求文書の開示請求につき，本件対象文書を特定し，開示した決定については，防衛省において，本件対象文書の外に開示請求の対象として特定すべき文書を保有しているとは認められないので，本件対象文書を特定したことは，妥当であると判断した。
（第４部会）
委員山名学，委員常岡孝好，委員中曽根玲子
出典：総務省ホームページ「情報公開・個人情報保護審査会 答申」（https://www.soumu.go.jp/main_sosiki/singi/jyouhou/toushin_h3101_0001.html）を加工して作成（加工：TaiLexi AI）。
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