諮問庁：防衛大臣
諮問日：平成３０年３月１６日（平成３０年（行情）諮問第１４５号）
答申日：令和元年１０月１日（令和元年度（行情）答申第２２３号）
事件名：特定番号の答申書に記載の「他の部署が保有していたもの」がつづられている行政文書ファイルにつづられている文書の不開示決定（不存在）に関する件
答申書
第１ 審査会の結論
「平成２７年度（行情）答申第１３７号（以下「別件答申」という。）４頁４行目の「他の部署が保有していたもの」がつづられていた行政文書ファイルにつづられていた文書一切。」（以下「本件対象文書」という。）につき，これを保有していないとして不開示とした決定は，妥当である。
第２ 異議申立人の主張の要旨
１ 異議申立ての趣旨
行政機関の保有する情報の公開に関する法律（以下「法」という。）３条の規定に基づく開示請求に対し，平成２８年１月２９日付け防官文第１４７５号により防衛大臣（以下「処分庁」又は「諮問庁」という。）が行った不開示決定（以下「原処分」という。）について，その取消し及び文書の再特定・全部開示決定を求める。
２ 異議申立の理由
平成１８年に海幕法務室で作成された文書の写しが，平成２２年に他部隊等にあったとすれば，取得から明らかに１年以上たっていたはずであるから，行政文書ファイルにとじられ，行政文書ファイル管理簿に登録されていたはずである。
第３ 諮問庁の説明の要旨
１ 経緯
本件開示請求は，本件対象文書の開示を求めるものであり，開示請求に該当する行政文書を探索したが，保有を確認することができなかったことから，法９条２項の規定に基づき，原処分を行ったところ，異議申立てが提起されたものである。
２ 本件対象文書の保有の有無について
本件対象文書については，海上幕僚監部（以下「海幕」という。）の関係部署において，机，書庫及びパソコン内のファイル等の探索を実施したが，保有を確認することができず，関係職員にも聞き取りを行ったが，その作成及び取得を確認することができなかったことから，不存在につき不開示としたものである。また，本件異議申立てを受け，念のため，海幕の関係部署において改めて行った探索においても，本件対象文書についてはその存在を確認できなかった。
３ 異議申立人の主張について
異議申立人は，「平成１８年度に海幕法務室で作成された文書の写しが，平成２２年に他部隊等にあったとすれば，取得から明らかに１年以上たっていたはずであるから，行政文書ファイルにとじられ，行政文書ファイル管理簿に登録されていたはずである。」と主張し，処分の取消し及び文書の再特定を求めるが，上記２のとおり本件対象文書については，関係職員からの聞き取りも含め所要の探索を行ったにもかかわらずその存在を確認できなかったことから不開示としたものであり，異議申立人の主張には理由がなく，原処分を維持することが妥当である。
第４ 調査審議の経過
当審査会は，本件諮問事件について，以下のとおり，調査審議を行った。
① 平成３０年３月１６日諮問の受理
② 同日諮問庁から理由説明書を収受
③ 令和元年９月１３日審議
④ 同月２７日審議
第５ 審査会の判断の理由
１ 本件対象文書について
本件対象文書は，「別件答申４頁４行目の「他の部署が保有していたもの」がつづられていた行政文書ファイルにつづられていた文書一切。」である。
諮問庁は，本件対象文書を保有していないとして不開示とした原処分を妥当としていることから，以下，本件対象文書の保有の有無について検討する。
２ 本件対象文書の保有の有無について
（１）本件対象文書の保有の有無について，当審査会事務局職員をして諮問庁に確認させたところ，次のとおりであった。
ア 別件答申においては，「『国賠法上の責任と求償権について』（１８．１０．２）がつづられている行政文書ファイルにつづられている文書一切（情報公開事務手続用の行政文書ファイルを除く。）」との開示請求に対し，「国賠法上の責任と求償権について（１８．１０．２。海幕法・民・担）」（以下「別件対象文書」という。）を特定し，一部開示した決定について，別件対象文書を特定したことは妥当であるとされた。
イ 別件答申において，諮問庁（防衛大臣）の説明として，別件対象文書について，「海幕首席法務官付法務室（以下「法務室」という。）が保有している文書であるが，平成１８年に法務室が作成したもの自体は時期は不明であるが廃棄されており，同２２年に情報公開請求に対応するために他の部署が保有していたものを譲り受けたものである」との記載があることから，本件開示請求については，上記「他の部署が保有していた」別件対象文書がつづられていた行政文書ファイルにつづられている行政文書全ての開示を求めるものと解した。
ウ 別件答申にいう「他の部署」とは大臣官房訟務管理官（以下「訟務管理官」という。）であることから，本件開示請求を受けて，訟務管理官における別件対象文書の保有状況等について，当時の担当者等に聞き取りを行ったものの，訟務管理官が別件対象文書を保有するに至った経緯のみならず，そもそも訟務管理官において別件対象文書を行政文書ファイルにつづって保管していたか否かについても確認できなかったため，原処分においては，本件対象文書は保有していないとして不開示とした。
エ 本件異議申立てを受け，念のため，法務室が別件対象文書の原本を作成した平成１８年度から，別件対象文書を法務室が訟務管理官から譲り受けた平成２２年度までの間の，訟務管理官における行政文書ファイル管理簿を確認したが，別件対象文書がつづられていたことが推測できるような行政文書ファイルの登録は確認できなかった。また，改めて，書庫，倉庫及びパソコン上のファイル等の探索を行ったが，本件対象文書の存在を確認することはできなかった。
（２）別件対象文書を訟務管理官において行政文書ファイルにつづって保管していたか否かも判然としない旨の上記（１）ウの諮問庁の説明についてはにわかに首肯し難いものの，諮問庁から，訟務管理官における平成１８年度ないし平成２２年度の行政文書ファイル管理簿の提示を受けて確認したところ，その内容は上記（１）エの説明のとおりであると認められ，本件対象文書の保有を確認できない旨の上記（１）の諮問庁の説明については，これを覆すに足りる事情も見いだせないことから，防衛省において本件対象文書を保有しているとは認められない。
３ 付言
（１）本件は，異議申立てから諮問までに約２年１か月が経過しており，「簡易迅速な手続」による処理とはいい難く，異議申立ての趣旨及び理由に照らしても，諮問を行うまでに長期間を要するものとは考え難い。諮問庁においては，今後，開示決定等に対する不服申立てにおける処理に当たって，迅速かつ的確な対応が望まれる。
（２）また，原処分の不開示理由について，「保有を確認することができなかったことから」と記載されているところ，一般に文書の不存在を理由とする不開示決定に際しては，単に対象文書の保有を確認することができなかったという事実だけでは足りず，対象文書を作成又は取得していないのか，あるいは作成又は取得した後に廃棄又は亡失したのか等，当該文書が存在しないことの要因についても理由として付記することが求められる。
したがって，原処分における理由付記は，行政手続法８条１項の趣旨に照らし，適切さを欠くものであるといわざるを得ず，処分庁は，今後の対応において，上記の点につき留意すべきである。
４ 本件不開示決定の妥当性について
以上のことから，本件対象文書につき，これを保有していないとして不開示とした決定については，防衛省において本件対象文書を保有しているとは認められず，妥当であると判断した。
（第２部会）
委員白井玲子，委員佐藤郁美，委員中川丈久
出典：総務省ホームページ「情報公開・個人情報保護審査会 答申」（https://www.soumu.go.jp/main_sosiki/singi/jyouhou/toushin_h3101_0003_00008.html）を加工して作成（加工：TaiLexi AI）。
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