諮問庁：内閣総理大臣
諮問日：平成３０年１１月２２日（平成３０年（行情）諮問第５２１号）
答申日：令和元年１２月３日（令和元年度（行情）答申第３１７号）
事件名：地方創生推進交付金の交付対象特定事業中止に関わる関係自治体とのやり取りが分かる文書等の一部開示決定に関する件
答申書
第１ 審査会の結論
別紙の１に掲げる本件請求文書１及び本件請求文書２（以下，併せて「本件請求文書」という。）の開示請求に対して，本件請求文書１につき，これに該当する文書を保有していないとして不開示とし，本件請求文書２につき，別紙の２に掲げる文書（以下「本件対象文書」という。）を特定し，開示した決定については，本件請求文書１に該当する文書を保有していないとして不開示としたこと及び本件対象文書を特定したことは，いずれも妥当である。
第２ 審査請求人の主張の要旨
１ 審査請求の趣旨
行政機関の保有する情報の公開に関する法律（以下「法」という。）３条の規定に基づく開示請求（以下「本件開示請求」という。）に対し，平成３０年５月２１日付け府地事第２３３号により内閣府地方創生推進事務局長（以下「処分庁」という。）が行った一部開示決定（以下「原処分」という。）を取り消した上，開示請求に係る行政文書の開示を求める。
２ 審査請求の理由
審査請求人の主張する審査請求の理由は，審査請求書及び意見書の記載によると，おおむね以下のとおりである。
（１）審査請求書
ア 開示請求に係る事案の経緯
（ア）審査請求人は特定市議会議員である。
（イ）特定市は，まち・ひと・しごと創生法に基づき策定した「市町村まち・ひと・しごと創生総合戦略」（地方版総合戦略）が記載された地域再生法５条４項１号による特定地域再生計画を作成して地方創生交付金を申請し，特定年月日Ａ，特定年度Ｂ第１回の地方創生推進交付金の交付対象事業に決定され，上記地域再生計画が認定され，引き続き特定年度Ａも継続事業とされた（以下「本件事業」という。）。
本件事業は，特定市が地域の民間事業者等と共に特定地区にある特定事業を実施し，新たな分野での若者の雇用を創出すると共に，高齢者が健康で活動的な生活を送ることが可能となる環境整備を実現し，若者世代の転出超過の解決と急速な高齢化による将来的な医療費・介護費用の増大リスクの軽減等を目的とするものであるところ，特定施設の集客力が衰え，衰退しつつある特定地区の本件事業にかける期待は大きく，特定市が適切に本件事業を完遂することは，地区住民のみならず広く特定市民から強く望まれていた。（ウ）本件事業は，特定市が特定地域再生協議会（以下「再生協議会」という。）との間で「委託契約」を締結し，同会に「委託料」を支払い，実施されることとなった。再生協議会は，地域委員，特定施設観光協会，ＮＰＯ法人の他，「特定市役所を代表する者」も組織の一員とされ，同人は監事に選定されていた。
委託料は再生協議会が実際に本件事業を実施し様々な支出を行った後に特定市から再生協議会に支払われるのが原則であり（ただし「前払い」制度がある。），その半額について，国から特定市に，地方創生推進交付金が支給される。
本件事業について，特定年度Ｂの委託料として，特定市から再生協議会に特定金額Ａが支払われた。
また特定年度Ａの委託料は，特定金額Ｂとされた。
（エ）特定市は，特定年月Ａ議会においては，本件事業は概ね順調に進行していると報告していた。
しかし特定市は特定月Ｃ中旬頃，再生協議会から口頭で「交付金に頼らず，自立してやっていきたいとの申し出があった。」とし，このような曖昧な理由のまま本件事業の中止について「検討」を始めた。
（オ）特定年月日Ｂ，特定報道機関において本件事業を「受託している団体内において「不正があった」との報道がなされたが，特定市は「不正」を否定していたが，のちに，特定年度Ｂに倉庫１台でいいのに２台が「金物屋」に誤発注され，その代金特定金額Ｃが特定市から再生協議会に支払われたが，再生協議会はその代金の返金をせずに，特定年度Ａに本件事業に必要な備品の購入をしたことは「不正」という対応となった。
特定金額Ｃの返還云々が問題となるのは，もっぱら行政上の行為としての特定市と国の間の地方創生推進交付金の授受であり，特定市と再生協議会の間では，特定市が再生協議会に支払った委託料について特定年度Ａに精算がなされれば足りる問題と思料されるが，これを特定報道機関が「不正」として放送し，特定市もこれに追随して「不正」と扱うのは極めて不適切である。しかも「特定市役所を代表する者」が監事に選定されているのに，同人の行動については何ら触れられることがなかった。
（カ）特定市は，特定年月Ｂになって本件事業の中止を決め，その理由について最近「地域住民から構成される協議会から「事業の中止とその後の自立」について強い意向が示されていること。今回の協議会の申し出に当たり，地域住民自らが自立心をもって地域活性化の取組に立ち上げる姿勢が地域内で醸成されたことは，本事業の趣旨に合致するものであることなどから，交付金による委託事業については本年度をもって終了し，今後は地域の取組により地域活性化を実現いただくとの結論に至ったところである」などという「文書」を開示したが，特定地区は，事業中止によって大きな痛手を受け，地域住民の努力にも関わらず，回復困難な状況に陥っている。特定市が本件事業を中止した理由が虚偽であることは，特定市民には容易に判明する。したがって特定市が理由を明確にしないまま本件事業の中止を決めたり，特定報道機関の「報道」に沿うような対応をしたりしたのは，相応の理由があると思われる。
イ 開示請求の重要性と経緯
（ア）上述したように，特定施設の集客力が衰え，高齢化も加速し，衰退しつつある特定地区の本件事業にかける期待は大きく，本件事業が中止された影響はあまりにも甚大である。しかも特定年度Ａの事業費計上はゼロとされ，再生協議会（地域住民）がすでに支出した多額の費用が支払われないばかりか，誤発注分も返金せざるを得なくなっている。
（イ）ところで，審査請求人は特定市の説明に納得できないので再生協議会の事務局からヒアリングしたところ，このような問題が生じたのは，特定年月Ｃ以降特定月Ａにかけて，特定市の現元市議会議員が本件事業に介入し，胡散臭い「特定人」を特定市の協力も得て介入させようとしたり，自己の権益を追求しようとしたりして圧力をかけてきたことから，そのような状況では本件事業が適切に遂行できないことを特定市に訴えたところ，このような事態になったとのことであった。
仮にこれが事実であれば地方創生推進交付金の対象事業のあり方を揺るがすような重大な問題であり，その真偽を把握するためにも，特定市と特定都道府県，国との間に，本件事業についてどのようなやり取りがあったかを知ることが必須である。
（ウ）このような状況を踏まえ審査請求人は，特定年月日Ｃ，処分庁に対し，本件請求文書１及び本件請求文書２の開示請求をしたところ，特定年月日Ｄ，内閣府特定職員Ａから電話があり，「「特定年度Ｂ会計の修正」は行っていないので，この請求では不存在になる。特定年度Ｂ会計についてはその報道内容に関して特定市とメールをやりとりしているので「特定年度Ｂ会計の報道内容に関わる」と書き直してもらえば開示できる。この電話で一字一句確認して書き直したい。」ということであったので，申請人は書き直しを了解した。本件請求文書２に記載された審査請求の理由はその時修正したものである。
その後，処分庁は，両開示請求について，「開示決定等に係る審査，事務処理及び調整に時間を要するため」として，開示決定の期限を特定年月日Ｅ（３０日の延長）に延長し，原処分に至ったものである。
（エ）しかし開示されたのは，本件請求文書２の本件対象文書のみである。
わざわざ特定職員Ａの「特定年度Ｂ会計についてはその報道内容に関して特定市とメールをやりとりしているので「特定年度Ｂ会計の報道内容に関わる」と書き直してもらえば開示できる」という連絡に応じて書き直しに応じたのに，本件請求文書２として存在する文書が，本件対象文書のみであることはあり得ないし，本件請求文書１が一切存在しないこともあり得ない。
これについては，特定市は，特定市と国の間のメール（ただし，一部と思われる。）を開示している。
どのような事情で原処分がなされたのかはわからないが，明らかに誤った「考慮」に基づく不開示であり，違法な決定であるので，法の趣旨に従い，すべての対象文書について適正な開示を求める次第である。
（２）意見書（添付資料は省略する。）
ア はじめに
内閣府は「行政文書等の適正な管理・・・等を図り，もって行政が適正かつ効率的に運営されるようにするとともに，国・・・の諸活動を現在及び将来国民に説明する責務が全うされるようにすることを目的とする」法令である「公文書等の管理に関する法律」を主管する官庁であり，平成２９年１２月には「行政文書の管理に関するガイドライン」を改訂し，行政各部における公文書管理，公開制度をリードする立場にある。
意見書は，その内閣府が，足下の処分庁がした開示決定処分に対する本件審査請求書についてする判断であるから，特定書籍Ａ，特定書籍Ｂだの，特定書籍Ｃだのと批判される状況の中で，公文書管理法，ガイドライン，法に立ち返ってしっかりした判断をしてくれるものと，審査請求人及び代理人は，期待していたところであった。
以下，内閣府・審査庁の理由説明書について検討するが，結論を述べれば，処分庁，審査庁である内閣府の一連の行為は，公文書管理，公開制度を崩壊させかねない態の違法・不当極まりないものであるというしかない。
イ 問題の所在
（ア）理由説明書（下記第３を指す。以下同じ。）は，「３原処分の妥当性について」に内閣府・処分庁がした原処分についての説明をそのまま記載し，「４諮問庁としての考え方」に「当該電子メール自体が既に削除され特定することができないことから，結論において原処分を維持することが妥当であると考える」とする。「処分庁が廃棄したといっているんだからどうしようもないでしょ」ということである。
しかし理由説明書は，この判断の前提となる，内閣府・処分庁が原処分についてした「３原処分の妥当性について」に記載された説明が妥当なのか否か，一顧だにしていない。「どうしようもない」という結論に飛びつく前に，内閣府・処分庁がした「３原処分の妥当性について」の説明が，本当に真実か，妥当なのか，一度は検討すべきであった。ここを冷静に読み解けば，内閣府・処分庁がいかにおかしなことをいっているかは，一目瞭然である。（イ）以下，検討するが，その前提として，審査請求人が開示請求した文書について確認しておく。
ａ 審査請求人が開示請求した文書は，本件請求文書１及び本件請求文書２である。
ｂ 「３原処分の妥当性について」にも記載があるように，審査請求人は本件対象文書と重なる文書について特定市に開示請求した結果「特定市が開示した行政文書」を入手したものの（そのうちの電子メールすべてを別添資料として添付し，以下，それをまとめた一覧表の番号で呼称する。），その随所に，提出されていない電子メールや訪問，打ち合わせ等の記載があって理解困難な点があり，特定市が内閣府・処分庁とのやり取りを隠蔽している可能性があったので，正確なやり取りを知るため，内閣府・処分庁に本件開示請求をしたのである。審査請求人の関心は，特定地区地方創生推進交付金の対象事業（本件事業）を中止する特定市がする理由が虚偽であること，すなわち本件事業が現元特定市議会議員の不当な介入によって中止に至ったにも拘わらずこれを隠す特定市の行為にあった。
審査請求人は内閣府・処分庁が膨大な地方創生推進交付金案件を抱えその処理に追われていることを理解していたが，特定市の上記行為をただすため，内閣府・処分庁に手数を掛けることを申し訳なく思いながら本件開示請求をしたところ，内閣府・処分庁の担当者が請求文書を開示するために丁寧に対応してくれたことに恐縮した。しかし結果，原処分を見て唖然としたというのが実際である。
ｃ ところで本件請求文書は，特定年度Ｂ，特定年度Ａと題されていることから，一見，過去の，かつ「日常的な業務遂行で行われる」文書に見えることから，内閣府・審査庁は，内閣府・処分庁の「当該電子メールはサーバー内の容量確保の観点から既に削除されていた」との説明を，あり得ることだと真に受けてしまったのかもしれない。
しかし本件請求文書２の「特定年度Ｂ会計の報道内容」とは，「特定年度Ｂに倉庫１台でいいのに２台が「金物屋」に誤発注され，その代金特定金額Ｃが特定市から再生協議会に支払われたが，再生協議会はその代金の返金処理をせず特定年度Ａに本件事業に必要な備品の購入をしたこと」が，特定年月Ｄ，何者かが使嗾して「不正行為」として大々的に報道されたことであり，これについては会計検査院の検査まであり，特定年月日Ｆの特定市議会で一般会計補正予算が〇〇対〇〇で可決されたことで，特定市から国への返還金額（特定金額Ｄ），再生協議会への請求額（特定金額Ｅ）が確定したものの，その処理は未だ進行中の，非「日常的な業務遂行」の問題である。
また，本件請求文書１の「特定年度Ａの事業中止」が特定市から内閣府・処分庁に伝えられたのは，特定年月日Ｇ頃であり（特定市議会が議決したのは特定年月日Ｈ），その後もやり取りがあったが，審査請求人が本件開示請求をしたのは，特定年月日Ｃである。特定市が企画・立案し，内閣府・処分庁の認定を得た本件事業を，特定市が途中で中止するという異常な事態が生じているのであるから，これも非「日常的な業務遂行」の問題である。以上，非「日常的な遂行業務」の問題に関する本件請求文書（電子メール）の全部が，特定年月日Ｃの本件開示請求の直後の探査時に，「サーバー内の容量確保の観点から既に削除されていた」ということはあり得ず，仮に削除されたとすれば故意になされたとしか理解できないのである。
ウ 理由説明書の「３原処分の妥当性について」「（２）本件請求文書の特定の妥当性について」の検討
（ア）内閣府・処分庁のここでの説明は極めてミスリーディングなものである。
ａ まず内閣府・処分庁は，本件について「制度上，市区町村への「交付決定」及び市区町村からの「実績報告」は，都道府県に事務委任することとしている」と説明している。
この点，審査請求人は，特定年月日Ｉに特定都道府県庁の担当者を訪問し，本件事業の事務内容について説明を受けたが，「特定都道府県は，ルールに従って，国や特定市に対して書類作成等はしているが，自ら指導を行うような事はしていない」との回答であった。実際，別添資料の「特定都道府県担当者と特定市担当者の間でやりとり」（１１，２１，３１，４１，１１１，１２１）を見てもそのことは明らかである。
本件に関して，制度上，内閣府・処分庁が特定都道府県に委任した上記の事務はあるが，これらの前提となる，「特定年度Ｂ会計の報道内容」とか「特定年度Ａの事業中止」等の問題の所在を把握し，特定市との間で処理方法を検討し，特定市に助言し，決定させるのは，地方創生推進交付金事業を主管する内閣府・処分庁である。
ｂ また内閣府・処分庁は，「当該やりとりは日常的な業務遂行で行われるものとして，職員個人で作成・取得したものであり，組織として作成・取得していたものではなかった」などと主張し，内閣府・審査庁はこれをそのまま「転載」しているが，行政文書は，「職員が職務上作成し，又は取得した，図画及び電磁的記録・・・であって，当該行政機関の職員が組織的に用いるものとして，当該行政機関が保有しているもの」である。
内閣府・処分庁の主張と，法の規定は大きく異なっており，そもそも内閣府・処分庁が「行政文書」を誤解していること，審査庁もこれを正していないことは明らかである。
「ここはどういうふうに記入すればいいんですか。」というような日常的な問い合わせの電話に対する対応を個人メモにとったというような場合は，行政文書ではないと解されているが，別添資料の大半は，これとは質が異なり，「組織的に用いるものとして，当該行政機関が保有していた」ものであることに疑問の余地はない。
（イ）内閣府・処分庁は審査庁に「本件請求文書の特定」について，以下のＡ，Ｂ，Ｃに分けて説明している
Ａ本件請求文書１及び本件請求文書２について，ｉ「審査請求書に記載のある電子メールと思われるものについて，開示請求の段階で，特定都道府県担当者と特定市担当者の間でやりとりした電子メールの存在を確認していた」が，ⅱこれらは「当該やりとりは日常的な業務遂行で行われるものとして，職員個人で作成・取得したものであり，組織として作成・取得していたものではなかったことから，行政文書として特定しなかった」，ⅲ「当該電子メールはサーバー内の容量確保の観点から既に削除されていたため，確認することはできなかった」。
Ｂ審査請求書に記載のある特定市が開示した行政文書について，内閣府・処分庁において特定市に確認を行い，当該電子メールについて，改めて机，書庫及びパソコン内のデータを探索したが当該電子メールの存在を確認することはできなかった。
Ｃ上記以外の行政文書について，審査請求を受けてから担当部署において，改めて机，書庫及びパソコン内のデータを探索し，さらに関係職員にも聞き取りを行ったが特定文書以外にその存在を確認することができなかった。
（ウ）内閣府・処分庁の説明の検討
ａ Ａについて
（ａ）審査請求人が特定年月日Ｃ付で本件開示請求したのは，「国と特定都道府県及び特定市とのやりとり」である。しかし，内閣府・処分庁は，本件開示請求の段階で「特定都道府県担当者と特定市担当者の間でやりとりした電子メールの存在を確認」したとするだけであるから，「内閣府と特定都道府県及び特定市とのやりとり」については，確認しなかったことになる。これは致命的な対応である。
別添資料から「特定都道府県担当者と特定市担当者の間でやりとりした電子メール」を探すと，１１，２１，３１，４１，１１１，１２１であるが，これらについては，Ａｉ，及び（理由付けはともかく）Ａⅱとして「行政文書として特定しなかった」ことにも理由がないわけではない。もっともこのうち最も古いものでさえ特定年月日Ｇ付けであり，これが特定年月日Ｊの本件審査請求直後に削除されていたとするのは考えにくい。（ｂ）問題は「内閣府と特定都道府県及び特定市とのやりとり」であって，本件に関し，内閣府・処分庁に所属する特定職員Ｂ，特定職員Ｃの二人が特定市の職員との間でやり取りし，Ｂにおいて内閣府・処分庁が確認した特定市から開示された電子メールだけでも，特定職員Ｂは，特定年月日Ｋ（５２，他に重複あり），特定年月日Ｌ（６３，他に重複あり），特定年月日Ｍ（７５），特定年月日Ｎ（８５），特定年月日Ｇ（１０２，他に重複あり），特定職員Ｃは，特定年月日Ｏ（９１，他に重複あり），特定年月日Ｈ（１３３）付けのものがある。これらの電子メールの内容は，上記したように「不正行為」として報道された本件事業の特定年度Ｂから特定年度Ａにかけての期跨ぎの支出についての処理（返還），及び本件事業そのものについての中止についての，それぞれ非「日常的な業務遂行」の問題についてのものであり，内閣府・処分庁の職員が組織的に用いるものであることは明らかである（特定職員Ｃの特定年月日Ｏ付の電子メールに「地方創生推進交付金事業の取下げの相談を頂いている旨を交付金担当者から情報共有を受け，ご連絡させて頂いた次第です」とあるが，この記載を待つまでもなく「組織的に用いるものである」ことは明らかである。）。なお内閣府の職員が職務上作成し，取得したものであることはいうまでもない。
これについて内閣府・処分庁は，Ａの本件「開示請求の段階」での検討には記載せず，本件審査請求後のＢに紛れ込ませることで，内閣府・審査庁の目をごまかそうとし，内閣府・審査庁はうかうかとこれに乗ってしまったというのが実態である。
ｂ Ｂ，Ｃについて
Ｂは，審査請求人が本件に別添資料として提出したもののことであるが，内閣府・処分庁は審査請求人が本件審査請求をした特定月日Ａの後に特定市に確認を行ったが，これを「机，書庫及びパソコン内のデータを探索」しても発見できなかったとする。
特定月日Ｂに開示請求を受けながら，その時点ではＡに含めないこととし，これを本件審査請求をした特定月日Ａ直後までの間に，サーバーから削除のみならず，紙ベースのものも廃棄したと主張していることになる。
ただ，上述したように本件請求文書１と本件請求文書２の問題の処理は，特定月Ｂ時点では未だ確定しておらず，それについての行政文書を根こそぎ廃棄するなどということはあり得ない。本件請求文書２については，現時点でも保管されていなければ，処理に支障があるはずである。
Ｃについても同様の問題である。
（エ）以上，結局，本件は，内閣府・処分庁が審査庁に虚偽の事実を申し向け，しかも審査庁がその内容を検討，確認することもなく，「処分庁が廃棄したといっているんだからどうしようもないでしょ」としたものであって，何度もいうが，公文書管理，公開制度をリードする立場にある内閣府としては，許されざる，これを崩壊させかねない態の違法・不当極まりないものである。
エ 情報公開・個人情報保護審査会がなすべき対応
（ア）上記の事実に鑑みると，本件は内閣府・処分庁が審査請求人から情報開示請求を受けた時点で，どのような理由かは不明であるが，「サーバー内の容量確保の観点から既に削除されていた」ということにして，情報隠蔽を図った事案である可能性が大きい。審査請求人は特定市が虚偽の理由をもって本件事業を中止しようとしている行為を問題にしていただけなのに，なぜ内閣府・処分庁がこのような対応をしたのかは想像するしかないが，人的影響力のある現元特定市会議員が内閣府・処分庁に働きかけた痕跡を消したかったこと，あるいは国から特定市へ出向し本件に関与していた特定職員Ｄへの配慮（同人は，別添資料７４で，「特定報道機関の報道に係る市の見解」をまとめて特定職員Ｂに報告している。），あるいは特定市の対応のひどさをかばうこと（特定職員Ｂからの別添資料８５には「交付金事業の終了について，対外的に説明可能な文書としてください。国費を投じて事業を２年間推進しているため，「使い勝手が悪いから，辞めます」では理由になりません。交付金を使う以上，その運用にあたってのルールに従うことは当然であり，また，事務連絡や交付要綱を提示している以上，承知していないはずはありません・・・国費を用いている以上，２年間の成果や取りやめることとなった経緯など，対外的に説明がつくものでなければ承服しかねますこと，ご理解ください」とある。），その他，思いも寄らない事情からこのような対応がとられたのかも知れない。
ただ理由は何であれ，公文書管理，情報公開制度をリードする立場にある内閣府のこのような行為を放置する訳にはいかない。（イ）本件の問題の一部は，現時点でも未だ処理が完結していないから，本件に関わる電子メール，紙の文書がすべて削除されているはずがないことは確実であり（少なくても紙ベースで残っていなければ，処理自体を進行させることができない。），特定年月日Ｇ，特定年月日Ｈの電子メールが，特定年月日Ｃの開示請求を受けて探査した直後の時点で，既に削除されその後紙ベースでも発見できなかったなどという低レベルの言訳を許すことは，情報公開制度を崩壊させる。
（ウ）情報公開・個人情報保護審査会としては，内閣府（審査庁，処分庁）に対し，別添資料について行政文書として特定されるか否かを釈明し，行政文書であるとするときは，これが開示されなかった経緯について厳密な調査をし，内閣府の足下で２度とこのような事態が生じないような対応策を講じることを促すべきである。仮に行政文書ではないという対応をするのであれば，それは情報公開・個人情報保護審査会として，その非をただすべき問題である。
（エ）また真実，電子メールがサーバーから削除されたのであればそれがいつかを確認し，電子メールについて明確な保管時期，削除する場合の原則等を内閣府に立案，実行させるべきである。「サーバー内の容量確保の観点」などという１０年前の言訳を許してはならない。なお削除した電子情報を「復活」させることができるのは，民間部門では，常識である。
（オ）審査請求人は過日，特定市に対し，「特定年月Ｆから特定年月Ｇに特定地域再生協議会の会長，理事，事務局員等と特定市職員との間で授受されたすべてのメール」について情報開示請求をしたところ（別添資料），「公文書を保有していないため」として一切開示しなかった。内閣府が，率先して電子メールの開示をしないという違法行為をすると，これを範として自治体も追随するのである。かかる意味でも内閣府の責任は大きく，本件について是正がなされ，適切な公文書管理，情報公開制度が確立されることを強く望むものである。
第３ 諮問庁の説明の要旨
１ 本件審査請求の趣旨及び理由について
（１）審査請求の趣旨
本件は，審査請求人が行った開示請求に対して，処分庁において原処分を行ったところ，審査請求人から，本件開示決定を取り消すべき，処分庁は，開示請求に係る行政文書を開示せよ，として審査請求が提起されたものである。
（２）審査請求の理由
審査請求書に記載された本件審査請求の理由（上記第２の２（１））は，おおむね次のとおりである。
処分庁に対し開示請求したところ，担当者より電話があり，「「特定年度Ｂ会計の修正」は行っていないので，この請求では不存在になる。特定年度Ｂ会計についてはその報道内容に関して特定市とメールやりとりしているので「特定年度Ｂ会計の報道内容に関わる」と書き直してもらえば開示できる。この電話で一字一句確認して書き直したい。」ということであったので，申請人は書き直しを了解した。本件請求文書２に係る開示決定に記載された審査請求の理由はその時修正したものである。その後，処分庁は，両開示請求について，「開示決定等に係る審査，事務処理及び調整に時間を要するため」として，開示決定等の期限を特定年月日Ｅ (３０日の延長）に延長し，原処分に至ったものである。しかし開示されたのは，本件対象文書のみである。わざわざ担当者からの「特定年度Ｂ会計についてはその報道内容に関して特定市とメールをやりとりしているので「特定年度Ｂ会計の報道内容に関わる」と書き直してもらえば開示できる」という連絡に応じて書き直しに応じたのに，本件請求文書２として存在する文書が，本件対象文書のみであることはあり得ないし，本件請求文書１が一切存在しないこともあり得ない。これについては，特定市は，特定市と国の間のメール（ただし，一部と思われる。）を開示している。どのような事情で原処分がなされたのかは分からないが，明らかに誤った「考慮」に基づく不開示であり，違法な決定であるので，法の趣旨に従い，すべての対象文書について適正な開示を求める次第である。
２ 本件開示請求及び原処分について
処分庁においては，本件請求文書１の開示請求に対し，該当する行政文書を保有していないため，これを不開示とし，本件請求文書２の開示請求に対し，対象文書として本件対象文書を特定し，その全てを開示する原処分を行った。
３ 原処分の妥当性について
（１）地方創生推進交付金について
地方版総合戦略に位置付けられた，地方公共団体の自主的・主体的で，先導的な取組を支援するものであり，地域再生法（平成１７年法律第２４号）に基づく法定交付金である。また，制度上，市区町村への「交付決定」及び市区町村からの「実績報告」は，都道府県に事務委任することとしている。
（２）本件請求文書の特定の妥当性について
本件請求文書１においては，審査請求書に記載のある電子メールと思われるものについて，開示請求の段階で，特定都道府県担当者と特定市担当者の間でやりとりした電子メールの存在を確認していたが，当該電子メールの内容は，実施計画書の修正や実績報告書の提出等の交付金事業の中止に係る正式な調整事項のやりとりではなく，本事業の今後の取扱いに関する特定市の意向を確認するためのものであった。このため，当該やりとりは日常的な業務遂行で行われるものとして，職員個人で作成・取得したものであり，組織として作成・取得していたものではなかったことから，行政文書として特定しなかった。また，審査請求を受けてから再度当該電子メールについて探索を行ったが，当該電子メールはサーバー内の容量確保の観点から既に削除されていたため，確認することはできなかった。
本件請求文書２においては，処分庁が保有している行政文書は本件対象文書であるため，当該行政文書として特定した。
審査請求書に記載のある電子メールと思われるものについて，開示請求の段階で，当時の特定都道府県担当者と特定市担当者の間でやりとりした電子メールの存在を確認していたが，当該電子メールの内容は，報道内容に関する事実関係の確認をするためのものであった。このため，当該やりとりは日常的な業務遂行で行われるものとして，職員個人で作成・取得したものであり，組織として作成・取得していたものではなかったことから，行政文書として特定しなかった。また，審査請求を受けてから再度当該電子メールについて探索を行ったが，当該電子メールはサーバー内の容量確保の観点から既に削除されていたため，確認することはできなかった。
審査請求書に記載のある特定市が開示した行政文書について，処分庁において特定市に確認を行い，当該電子メールについて，改めて机，書庫及びパソコン内のデータを探索したが当該電子メールの存在を確認することはできなかった。
なお，上記以外の行政文書について，審査請求を受けてから担当部署において，改めて机，書庫及びパソコン内のデータを探索し，さらに関係職員にも聞き取りを行ったが特定文書以外にその存在を確認することができなかった。
審査請求書に記載のある処分庁担当者が本件請求人に対し，請求内容の書き直しを求めたと審査請求人が主張していることについて，処分庁に確認したところ，電話において担当者が求めたのは，「特定年度Ｂ会計の修正」では不存在となる可能性があることから行政文書の特定の範囲を広げる意味で単に助言を行ったとのことであり，請求内容の修正をすれば電子メールを開示できる旨を伝えたものではないとのことであった。報道内容に関わるものとして行政文書を探索したが，上記で説明したとおり対象文書として特定したものは，本件対象文書であった。
４ 諮問庁としての考え方
本件審査請求においては，原処分の取消し及び本件請求文書を開示することが求められているが，本来であれば，本件請求文書の特定の妥当性について，審査庁として，処分庁が行政文書として特定しなかった電子メール等の確認を行い，意見を述べるところ，処分庁において当該電子メール自体が既に削除され特定することができないことから，結論において原処分を維持することが妥当であると考える。
５ 結論
以上のとおり，原処分は妥当であり，審査請求人の主張には理由がないことから，本件審査請求は，これを棄却することが妥当であると考える。
第４ 調査審議の経過
当審査会は，本件諮問事件について，以下のとおり，調査審議を行った。
① 平成３０年１１月２２日諮問の受理
② 同日諮問庁から理由説明書を収受
③ 同年１２月２５日審査請求人から意見書及び資料を収受
④ 令和元年１０月１１日審議
⑤ 同年１１月２９日審議
第５ 審査会の判断の理由
１ 本件対象文書について
本件開示請求は，本件請求文書の開示を求めるものであり，処分庁は，本件請求文書１については保有していないとして不開示とし，本件請求文書２については本件対象文書を特定し，その全部を開示する決定（原処分）を行った。
これに対し，審査請求人は，原処分の取消し及び開示請求に係る行政文書の開示を求めているが，諮問庁は，本来であれば，本件対象文書以外の本件請求文書の特定の妥当性について意見を述べるところ，処分庁において当該文書自体が既に削除され特定することができないことから，結論において原処分を維持することが妥当であるとしている。
そこで，以下，本件請求文書に該当する行政文書の保有の有無について検討する。
２ 本件請求文書に該当する行政文書の保有の有無について
（１）諮問庁は，上記第３の３（２）のとおり，本件請求文書に該当する行政文書の保有の有無について説明する。
（２）本件請求文書に該当する可能性のある電子メールの状況及び保有の有無について，当審査会事務局職員をして諮問庁に確認させたところ，諮問庁は以下のとおり補足して説明する。
ア 理由説明書の３（２）（上記第３の３（２））に記載した「開示請求の段階で，（当時の）特定都道府県担当者と特定市担当者の間でやりとりした電子メールの存在を確認していたが，」との表現は，「開示請求の段階で，処分庁の担当者と（当時の）特定都道府県担当者及び特定市担当者との間でやり取りした電子メールの存在を確認していたが，」という意味である。
イ 処分庁のサーバー内の電子メールは，個々の職員の判断により，手動で削除等がされる。
ウ 本件請求文書に該当する可能性のある電子メールについては，諮問庁として電子上の記録を把握できておらず，これをいつ削除したのか，当時の職員の記憶も定かではないとのことであったが，本件開示請求が行われた後から本件審査請求が行われるまでの間に，地方創生推進交付金の募集締切があり，地方公共団体から申請書を添付した電子メールが大量に送付されたことから，その時期（特定年月Ｅ頃）までに削除した可能性がある。
（３）このほか，本件対象文書以外の本件請求文書に該当する行政文書の保有の有無について，当審査会事務局職員をして更に諮問庁に確認させたところ，諮問庁は以下のとおり補足して説明する。
ア 地方創生推進交付金を活用した事業を途中で中止する場合において，交付決定を受けた年度中に事業に着手せずに中止するときは，交付申請の取消手続に係る公文書をやり取りすることとなるが，交付決定を受けた年度一杯は事業を実施し，次年度以降の事業を行わないときは，単に次年度以降の分の交付申請を行わないことになるので，特に公文書のやり取りは生じない。
イ このほか，地方創生推進交付金に係る事務手続に鑑みても，本件対象文書以外に，本件請求文書に該当するような文書は存在しないと考えられる。
ウ 本件審査請求を受けて本件請求文書に該当する文書を探索した際には，担当者等の個人メールフォルダや担当課室の共有フォルダ，紙ファイル等も探索したが，本件請求文書に該当する可能性のある電子メールその他の文書の存在を確認することはできなかった。（４）以上を踏まえると，処分庁は，開示請求の段階では，審査請求書に記載のある電子メールと思われるものの存在を確認していたが，当該電子メールは，日常的な業務遂行で行われるものとして，職員個人で作成・取得しており，組織としては作成・取得していないと判断したため，本件開示請求に係る文書として特定されず，その後，本件審査請求が行われるまでの間に個々の職員の判断により削除されたと考えられる旨の諮問庁の説明は，行政文書該当性の判断の適否は別として，否定することまではできない。また，上記（３）ウ及び上記第３の３（２）の探索の範囲等について，特段の問題があるとは認められない。
審査請求人は，意見書（上記第２の２（２））において，資料に基づき，本件請求文書に該当するメール，文書等について，種々主張するが，諮問庁の上記説明を否定するに足りる事情まではうかがわれず，さらに，このほか，本件請求文書１に該当する文書を保有しておらず，また，本件対象文書以外に，本件請求文書２に該当する行政文書は保有していないとする諮問庁の説明を覆すに足りる特段の事情も認められない。
３ 審査請求人のその他の主張について
審査請求人のその他の主張は，当審査会の上記判断を左右するものではない。
４ 付言
諮問庁が上記第３の３（２）及び上記２（２）において説明する，本件開示請求の段階で，処分庁の担当者と特定都道府県担当者及び特定市担当者との間でやり取りした電子メールの存在を確認しつつも，本件審査請求が行われるまでの間に削除したことについては，本件請求文書の文言に照らせば，上記メールが本件開示請求に関わる可能性があったことは否定できず，慎重さに欠ける不適切な対応といわざるを得ない。
したがって，処分庁において，今後の開示請求の対応については，開示請求の内容に即し，慎重な対応をすることが望まれる。
５ 本件一部開示決定の妥当性について
以上のことから，本件請求文書の開示請求に対し，本件請求文書１につき，これに該当する文書を保有していないとして不開示とし，本件請求文書２につき，本件対象文書を特定し，開示した決定については，内閣府地方創生推進事務局において，本件請求文書１に該当する文書を保有しているとは認められないので，これを保有していないとして不開示としたことは妥当であり，本件請求文書２につき，本件対象文書の外に開示請求の対象として特定すべき文書を保有しているとは認められないので，本件対象文書を特定したことは，妥当であると判断した。
（第１部会）
委員小泉博嗣，委員池田陽子，委員木村琢麿
別紙
１ 本件請求文書
（１）本件請求文書１
特定市の特定地区地方創生推進交付金について特定年度Ａの事業中止に関わる国と特定都道府県及び特定市とのやりとり（理由及び経過と結果，経緯）が分かる資料
（２）本件請求文書２
特定市の特定地区地方創生推進交付金について特定年度Ｂ会計の報道内容に関わる国と特定都道府県及び特定市とのやりとり（経緯，経過と結果）が分かる資料
２ 本件対象文書
地方創生推進交付金交付額確定報告書（特定年度Ｂ分）
出典：総務省ホームページ「情報公開・個人情報保護審査会 答申」（https://www.soumu.go.jp/main_sosiki/singi/jyouhou/toushin_h3101_0009_00006.html）を加工して作成（加工：TaiLexi AI）。
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