諮問庁：特許庁長官
諮問日：令和元年７月１日（令和元年（行情）諮問第１２３号ないし同第１３６号）
答申日：令和元年１２月４日（令和元年度（行情）答申第３２７号ないし同第３４０号）
事件名：出願事務の機械化等の技術開発等に関する文書の不開示決定（不存在）に関する件
商標検索・登録事務の機械化等の技術開発等に関する文書の不開示決定（不存在）に関する件
審判書記事務の機械化の技術開発等に関する文書の不開示決定（不存在）に関する件
米・欧・日の特許コンピュータ化協議に関する文書の不開示決定（不存在）に関する件
総合資料データベースの構築等の技術開発等に関する文書の不開示決定（不存在）に関する件
新出願システム・発送システムの技術開発等に関する文書の不開示決定（不存在）に関する件
特許庁新庁舎竣工・電子計算機設備の移転に関する文書の不開示決定（不存在）に関する件
電子出願・包袋事務処理システム第一段階（Ｖ１）等の技術開発等に関する文書の不開示決定（不存在）に関する件
中部・四国通産局への総合ＤＢ端末設置等の技術開発等に関する文書の不開示決定（不存在）に関する件
意匠検索システムのカラーディジタル化の技術開発等に関する文書の不開示決定（不存在）に関する件
電子出願・包袋事務処理システム第二段階（Ｖ２）の技術開発等に関する文書の不開示決定（不存在）に関する件
特許・実用新案のオンライン発送・閲覧審査周辺業務の技術開発等に関する文書の不開示決定（不存在）に関する件
「意匠機械検索システム」の技術開発等に関する文書の不開示決定（不存在）に関する件
Ｊターム検索システムの技術開発等に関する文書の不開示決定（不存在）に関する件
答申書
第１ 審査会の結論
別紙に掲げる文書１ないし文書１４（以下，併せて「本件対象文書」という。）につき，これを保有していないとして不開示とした各決定は，妥当である。
第２ 審査請求人の主張の要旨
１ 審査請求の趣旨
行政機関の保有する情報の公開に関する法律（以下「法」という。）３条の規定に基づく各開示請求に対し，平成３１年１月１６日付け２０１８１２１７特許８ないし２０１８１２１７特許１９，同２０１８１２１７特許２５及び同２０１８１２１７特許２６により特許庁長官（以下「処分庁」又は「諮問庁」という。）が行った各不開示決定（以下，併せて「原処分」という。）について，その取消しを求める。
２ 審査請求の理由
本件対象文書は，特許庁の最重要政策たる産業財産権情報提供システムに関するもので，本来なら永年保存されるべきものである。もし，廃棄したのなら，当該文書の保存期間及び廃棄年月日を明確にしてもらいたい。もし，公文書館に移管したなら，移管年月日を明確にしてもらいたい。よって，原処分を取り消す旨の決定を求める。
第３ 諮問庁の説明の要旨
１ 原処分及びその理由
本件対象文書の各開示請求に対し，処分庁は，本件対象文書は存在しないため，平成３１年１月１６日付けで不開示とする原処分を行った。
２ 審査請求人の主張についての検討
（１）行政文書の保存に係る規程について
本件対象文書の存否について検討するに当たっては，当時の文書管理について整理を行う必要があると考える。
処分庁における，審査請求人が本件対象文書に係る各業務が開始等されたと主張する昭和３９年，昭和４８年ないし昭和５０年，昭和５２年，昭和５３年，昭和５７年ないし昭和６２年及び平成元年ないし平成５年の文書管理の運用は，いずれも「特許庁文書取扱規程（昭和２８年１０月１日付け２８特秘第５２８号）」（以下「取扱規程」という。）によって行われていた。
取扱規程では，到達文書については，必要があるものについて文書番号が付されてから起案がなされ，発議文書については，決裁終了後に文書番号が付され，各々保存することとされていた。
その後，法及び「行政文書の管理方策に関するガイドラインについて（平成１２年２月２５日各省庁事務連絡会議申合せ）」（以下「ガイドライン」という。）の施行に伴い，処分庁において「特許庁行政文書管理規程（平成１３年１月６日付け２００１０１０６特許１９）」（以下「管理規程」という。）が制定され，代わりに取扱規程は廃止された。管理規程の制定に伴い，その時点で保存管理されていた文書については，その内容等に応じて系統的に分類され，行政文書ファイル管理簿（以下「管理簿」という。）に記載され，その下で新たに管理されることとなった。
（２）本件対象文書の存否について
ア 文書１ないし文書５及び文書７ないし文書１４について
上記（１）の経緯を踏まえ，処分庁は，文書１ないし文書５及び文書７ないし文書１４の存否について，管理簿（平成１３年度）及び担当部署の書架・書庫等の調査を改めて行ったが，本件対象文書に該当する可能性のある行政文書の存在は確認できなかった。
イ 文書６について
上記（１）の経緯を踏まえ，処分庁は，文書６の存否について，担当部署の書架・書庫等及び管理簿（平成１３年度）の調査を改めて行った。
担当部署の書架・書庫等に本件対象文書に該当する可能性のある行政文書の存在は確認できなかったが，管理簿（平成１３年度）には「発送システム設計書」と題する行政文書の保存記録があり，これに文書６が含まれていた可能性はあるものの，平成１７年３月３１日に保存期間が満了しており，廃棄されている。
３ 結論
以上のとおり，本件各審査請求については何ら理由がなく，原処分の正当性を覆すものではない。
したがって，本件各審査請求については，棄却することとしたい。
第４ 調査審議の経過
当審査会は，本件各諮問事件について，以下のとおり，併合し，調査審議を行った。
① 令和元年７月１日諮問の受理（令和元年（行情）諮問第１２３号ないし同第１３６号）
② 同日諮問庁から理由説明書を収受（同上）
③ 同年１１月１１日審議（同上）
④ 同年１２月２日令和元年（行情）諮問第１２３号ないし同第１３６号の併合及び審議
第５ 審査会の判断の理由
１ 本件対象文書について
本件対象文書は，別紙に掲げる１４文書である。
審査請求人は，原処分の取消しを求めており，諮問庁は，本件対象文書を保有していないとして不開示とした原処分を妥当としていることから，以下，本件対象文書の保有の有無について検討する。
２ 本件対象文書の保有の有無について
（１）本件対象文書の保有の有無について，当審査会事務局職員をして諮問庁に確認させたところ，諮問庁から次のとおり説明があった。
ア 本件各開示請求において審査請求人が引用する「工業所有権制度この１０年の歩み」（以下「歩み」という。）の９０頁には，特許庁における事務の機械化の歴史として，特許庁が保有する電子計算機システム群に係る，昭和３９年度から平成５年度までのハードウェアの導入及び更新等の過程並びに当該各ハードウェアに対応する業務が時系列順に記載されている。また，歩みの１２８頁には，昭和６０年度に開発に着手した意匠機械検索システム及び昭和５９年に開発に着手したＪターム検索システムの概要が記載されている。
イ 特許庁では，法及びガイドラインの施行を踏まえ，平成１３年１月６日に管理規程が制定され，平成１２年度以前に作成又は取得した行政文書がつづられている行政文書ファイルについても，平成１３年４月２日に作成した平成１３年度の管理簿に登録している。
ウ 本件対象文書のうち，文書１及び文書２については，仮にこれらが過去に作成又は取得されていたとしても，その作成又は取得時期はいずれも昭和５３年以前と考えられる。取扱規程は，永久保存とするものを除く文書の保存期間を最長でも２０年と定めており，文書１及び文書２はいずれもその性質に鑑みれば永久保存には該当しないと考えられること，また，その作成又は取得されたであろう時期から管理規程が制定された平成１３年１月６日までに少なくとも２１年以上が経過していることになることから，管理規程が制定された時点までに保存期間満了により既に廃棄されていたものと考えられる。
エ 文書１及び文書２を除く本件対象文書については，仮にこれらが過去に作成又は取得されていたとしても，その作成又は取得時期はいずれも平成５年以前と考えられることから，平成１３年度の管理簿を確認したところ，「発送システム設計書」と題する行政文書ファイルの保存記録があり，当該ファイルにつづられていた文書の中に文書６に該当する文書が存在した可能性はあるものの，当該ファイルは，昭和６２年３月に作成された後，平成１２年４月から起算した５年間の保存期間が平成１７年３月３１日に満了しており，既に廃棄済みである。また，平成１３年度の管理簿において，文書１，文書２及び文書６を除く本件対象文書（以下「その余の文書」という。）がつづられている可能性のある名称の行政文書ファイルの登録は確認できなかったところ，仮にその余の文書をつづったファイルが平成１３年度の管理簿に登録されていたとしても，上記のとおり，文書６がつづられていた可能性のある「発送システム設計書」と題するファイルの保存期間が平成１２年４月を起算点として５年間とされていたこと，その余の文書の中で最も作成又は取得時期が新しいと考えられる文書１１及び文書１２についても，その作成又は取得から本件開示請求時点までに少なくとも約２５年が経過していると考えられることに鑑みれば，その余の文書は本件開示請求時点でいずれも保存期間満了により既に廃棄されていたものと考えられる。
オ 本件各審査請求を受け，念のため，特許庁の関係部署において書架・書庫等の探索を改めて行ったが，本件対象文書の存在は確認できなかった。
（２）諮問庁から平成１３年度の管理簿，取扱規程及び管理規程の提示を受けて確認したところ，その内容はいずれも上記（１）イないしエの諮問庁の説明のとおりであると認められる一方，取扱規程において秘書課長が別途定めるとされている，各保存期間に該当する文書区分の基準の提示を求めたところ，諮問庁はこれをもはや保有していないとのことであった。
以上を踏まえれば，本件対象文書の存在は確認できなかった旨の上記（１）ウないしオの諮問庁の説明を覆すに足りる事情は認められないことから，特許庁において本件対象文書を保有しているとは認められない。
３ 審査請求人のその他の主張について
審査請求人のその他の主張は，当審査会の上記判断を左右するものではない。
４ 付言
原処分の不開示理由について，「文書の存在が確認できないため」と記載されているところ，一般に文書の不存在を理由とする不開示決定に際しては，単に対象文書を保有していないという事実だけでは足りず，対象文書を作成又は取得していないのか，あるいは作成又は取得した後に廃棄又は亡失したのか等，当該文書が存在しないことの要因についても理由として付記することが求められる。
したがって，原処分における理由付記は，行政手続法８条１項の趣旨に照らし，適切さを欠くものであるといわざるを得ず，処分庁においては，今後の対応においては，上記の点につき留意すべきである。
５ 本件各不開示決定の妥当性について
以上のことから，本件対象文書につき，これを保有していないとして不開示とした各決定については，特許庁において本件対象文書を保有しているとは認められず，妥当であると判断した。
（第２部会）
委員白井玲子，委員佐藤郁美，委員中川丈久
別紙
文書１（「工業所有権制度この１０年の歩み」９０頁参照）特許庁において，昭和３９年に出願事務の機械化開始・ＩＣＩＲＥＰＡＴ検索実験開始そして昭和４８年にオンライン処理開始（出願事務・ＩＣＩＲＥＰＡＴ検索）されているが，この技術開発に関する文書とともに技術開発を含む事務処理に関する文書（例えば，会議議事録・会議開催年月日・出席者名簿・提出書類・議会における想定問答集・検討書・報告書，入札・調達企業決定・開発企業との契約等に関する文書）。
文書２（「工業所有権制度この１０年の歩み」９０頁参照）特許庁において，昭和４９年に商標検索・登録事務の機械化の検討開始そして昭和５０年に出願事務の漢字処理開始・昭和５２年に商標機械検索開始・公開公報編成事務の機械化開始・昭和５３年に登録事務の機械化開始されているが，この技術開発に関する文書とともに技術開発を含む事務処理に関する文書（例えば，会議議事録・会議開催年月日・出席者名簿・提出書類・議会における想定問答集・検討書・報告書，入札・調達企業決定・開発企業との契約等に関する文書等）。文書３（「工業所有権制度この１０年の歩み」９０頁参照）特許庁において，昭和５７年に審判書記事務の機械化開始されているが，この技術開発に関する文書とともに技術開発を含む事務処理に関する文書（例えば，会議議事録・会議開催年月日・出席者名簿・提出書類・議会における想定問答集・検討書・報告書，入札・調達企業決定・開発企業との契約等に関する文書等）。
文書４（「工業所有権制度この１０年の歩み」９０頁参照）特許庁において，昭和５８年に米・欧・日の特許コンピュータ化協議が開始されているが，この米・欧・日の特許コンピュータ化協議に関する文書（例えば，会議議事録・会議開催年月日・出席者名簿・提出書類・議会における想定問答集・検討書・報告書，入札・調達企業決定・開発企業との契約等に関する文書等）。
文書５（「工業所有権制度この１０年の歩み」９０頁参照）特許庁において，昭和５９年に総合資料データベースの構築開始・昭和６１年に総合資料データベースのオンライン閲覧サービス開始（資料館・近畿通産局）されているが，これらの技術開発に関する文書とともに技術開発を含む事務処理に関する文書（例えば，会議議事録・会議開催年月日・出席者名簿・提出書類・議会における想定問答集・検討書・報告書，入札・調達企業決定・開発企業との契約等に関する文書等）。
文書６（「工業所有権制度この１０年の歩み」９０頁参照）特許庁において，昭和６２年に新出願システム・発送システム稼働開始されているが，これらの技術開発に関する文書とともに技術開発を含む事務処理に関する文書（例えば，会議議事録・会議開催年月日・出席者名簿・提出書類・議会における想定問答集・検討書・報告書，入札・調達企業決定・開発企業との契約等に関する文書等）。
文書７（「工業所有権制度この１０年の歩み」９０頁参照）特許庁において，平成元年に新庁舎竣工・電子計算機設備の移転がなされているが，これらに関する文書（例えば，会議議事録・会議開催年月日・出席者名簿・提出書類・議会における想定問答集・検討書・報告書，入札・調達企業決定・開発企業との契約等に関する文書等）。
文書８（「工業所有権制度この１０年の歩み」９０頁参照）特許庁において，平成２年に電子出願・包袋事務処理システムの第一段階（Ｖ１）を開始・方式審査等の電子化を開始しているが，これらの技術開発に関する文書とともに技術開発を含む事務処理に関する文書（例えば，会議議事録・会議開催年月日・出席者名簿・提出書類・議会における想定問答集・検討書・報告書，入札・調達企業決定・開発企業との契約等に関する文書等）。
文書９（「工業所有権制度この１０年の歩み」９０頁参照）特許庁において，平成３年に中部・四国通産局に総合ＤＢ端末設置，全通産局で総合資料データベースのオンライン閲覧サービスが可能となっているが，これらの技術開発に関する文書とともに技術開発を含む事務処理に関する文書（例えば，会議議事録・会議開催年月日・出席者名簿・提出書類・議会における想定問答集・検討書・報告書，入札・調達企業決定・開発企業との契約等に関する文書等）。
文書１０（「工業所有権制度この１０年の歩み」９０頁参照）特許庁において，平成４年に意匠検索システムのカラーディジタル化が開始されているが，この技術開発に関する文書とともに技術開発を含む事務処理に関する文書（例えば，会議議事録・会議開催年月日・出席者名簿・提出書類・議会における想定問答集・検討書・報告書，入札・調達企業決定・開発企業との契約等に関する文書等）。
文書１１（「工業所有権制度この１０年の歩み」９０頁参照）特許庁において，平成５年に電子出願・包袋事務処理システムの第二段階（Ｖ２）を開始しているが，この技術開発に関する文書とともに技術開発を含む事務処理に関する文書（例えば，会議議事録・会議開催年月日・出席者名簿・提出書類・議会における想定問答集・検討書・報告書，入札・調達企業決定・開発企業との契約等に関する文書等）。
文書１２（「工業所有権制度この１０年の歩み」９０頁参照）特許庁において，平成５年に特許・実用新案のオンライン発送・閲覧審査周辺業務を開始しているが，この技術開発に関する文書とともに技術開発を含む事務処理に関する文書（例えば，会議議事録・会議開催年月日・出席者名簿・提出書類・議会における想定問答集・検討書・報告書，入札・調達企業決定・開発企業との契約等に関する文書等）。文書１３（「工業所有権制度この１０年の歩み」１２８頁参照）「昭和６０年度より開発に着手した「意匠機械検索システム」」の記載があるが，この意匠機械検索システムの技術開発に関する文書とともに技術開発を含む事務処理に関する文書（例えば，会議議事録・会議開催年月日・出席者名簿・提出書類・議会における想定問答集・検討書・報告書，入札・調達企業決定・開発企業との契約等に関する文書等）。
文書１４（「工業所有権制度この１０年の歩み」１２８頁参照）「昭和５９年に開発に着手し」たＪターム検索システムの記載があるが，このＪターム検索システムの技術開発に関する文書とともに技術開発を含む事務処理に関する文書（例えば，会議議事録・会議開催年月日・出席者名簿・提出書類・議会における想定問答集・検討書・報告書，入札・調達企業決定・開発企業との契約等に関する文書等）。
出典：総務省ホームページ「情報公開・個人情報保護審査会 答申」（https://www.soumu.go.jp/main_sosiki/singi/jyouhou/toushin_h3101_0009_00006.html）を加工して作成（加工：TaiLexi AI）。
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