諮問庁：総務大臣
諮問日：平成３１年３月１日（平成３１年（行情）諮問第１７３号）
答申日：令和２年２月１８日（令和元年度（行情）答申第５３５号）
事件名：行政相談を行ったメールについて相談者の氏名等を所定の様式に複写した後に廃棄するものとする扱いとしていることが記載されている要綱要領通知等の不開示決定（不存在）に関する件
答申書
第１ 審査会の結論
「総務省ホームページの「インターネットによる行政相談受付」を利用して行政相談を行ったメールについて，相談者の氏名，住所，電話番号，相談内容等を所定の様式に複写した後，廃棄するものとする扱いとしていることが記載されている要綱要領通知等」（以下「本件対象文書」という。）につき，これを保有していないとして不開示とした決定は，妥当である。
第２ 審査請求人の主張の要旨
１ 審査請求の趣旨
行政機関の保有する情報の公開に関する法律（以下「法」という。）３条の規定に基づく開示請求に対し，平成３０年１２月２８日付け北海相第１４８号により北海道管区行政評価局長（以下「処分庁」という。）が行った不開示決定（以下「原処分」という。）について，審査請求をし，所定の様式を定めた要綱要領通知等の開示を求める。
２ 審査請求の理由
審査請求人が主張する審査請求の理由は，審査請求書及び意見書の記載によると，おおむね以下のとおりである。なお，添付資料は省略する。（１）審査請求書
特定年月日Ａに行政苦情１１０番メール（所定の様式に複写したもの）の開示を受けている。その時に，特定職員Ａから行政相談を行ったメールは，廃棄したので開示しないと説明があった。その後，特定年月日Ｂに捏造した苦情１１０番メール（所定の様式に複写したもの）の追加開示も受けているから。
（２）意見書
別紙のとおり。
第３ 諮問庁の説明の要旨
１ 審査請求の経緯
平成３０年１２月７日付けで，処分庁に対して，法３条の規定に基づき，本件対象文書について開示請求があった。処分庁は，法９条２項の規定に基づき，原処分を行った。
本件審査請求は，原処分を不服として，平成３１年１月１０日付けで，総務大臣（諮問庁）に対し行われたものである。
２ 審査請求の趣旨及び理由
総務省ホームページの「インターネットによる行政相談受付」を利用した行政相談メールについて，相談者の氏名，住所，電話番号，相談内容等を複写する様式を定めている要綱要領通知等を開示してほしい。理由は，審査請求人は，行政相談メールを所定の様式に複写したものについて，平成２８年１０月２８日及び同年１１月１８日に開示を受けているからである。
３ 諮問庁の意見
審査請求人が主張する所定の様式とは，北海道管区行政評価局がインターネットによる行政相談を受け付け，行政相談メールの内容を局内で供覧する際に作成する文書のことを指しており，相談者の氏名，住所，電話番号，相談内容等を複写したものである。
所定の様式に複写した後，行政相談メールを廃棄するものとする取扱いとしていることが記載されている要綱要領通知等について，北海道管区行政評価局に保有の有無を改めて精査させたが，同局からは，上述の取扱いを定めた文書はなく，所定の様式についても，要綱，要領，通知等で定めているものではないとの回答があった。
また，本省行政評価局が保有している行政文書も併せて精査したが，上述の取扱いが記載されている要綱，要領，通知等は保有していないことを確認した。
したがって，処分庁が，原処分において，開示請求に係る文書は存在しないとしたことは相当であり，原処分を維持することが適当である。
第４ 調査審議の経過
当審査会は，本件諮問事件について，以下のとおり，調査審議を行った。
① 平成３１年３月１日諮問の受理
② 同日諮問庁から理由説明書を収受
③ 同月２６日審査請求人から意見書及び資料を収受
④ 令和元年１２月２０日審議
⑤ 令和２年２月１４日審議
第５ 審査会の判断の理由
１ 本件開示請求について
本件開示請求は，本件対象文書の開示を求めるものであるところ，処分庁は，本件対象文書に該当する文書を保有していないとして不開示とする原処分を行った。
これに対し，審査請求人は，審査請求をし，所定の様式を定めた要綱要領通知等の開示を求めているものと解されるところ，諮問庁は，原処分を維持することが適当としていることから，以下，本件対象文書の保有の有無について検討する。
２ 本件対象文書の保有の有無について
（１）諮問庁の説明
ア 上記第３の３のとおり。
イ 当審査会事務局職員をして諮問庁に確認させたところ，諮問庁は，以下のとおり補足して説明する。
（ア）行政評価局においては，行政相談業務に係る記録について必要な事項を定めて，管区行政評価局等に「行政相談業務に係る記録について」と題する行政評価局行政相談企画課長及び行政相談管理官から管区行政評価局総務行政相談部長等宛てに発出された平成２９年１０月１日付け文書（以下「本件通知文」という。）により通知している。これによれば，行政相談に係る事案情報の記録及び対応情報の記録は，行政相談総合システムの局所相談データベースに情報を記録することにより行い，手紙，ＦＡＸ，メール等による相談の場合，当該メール等を対応する相談対応票の添付資料として行政相談総合システムに漏れなく登録するものとされており，他方，行政相談総合システムに登録した手紙，ＦＡＸ，メール等の現物については，適宜廃棄するものと定められている。北海道管区行政評価局では，本件通知文に基づき，相談のあったメール等は，行政相談総合システムに登録した後に廃棄しており，本件通知文は，本件対象文書，すなわち，行政相談を行ったメールについて，相談者の氏名，相談内容等を審査請求人のいうところの所定の様式に複写した後，廃棄するものとする扱いとしていることが記載されている要綱要領通知等には当たらない。
（イ）このような取扱いが定められたのは，平成２９年１０月１日であり，それ以前の廃止された「行政相談業務に係る記録について」（以下「旧通知文」という。）には特段の定めはなく，本件通知文が発出される以前は，本件のような相談を申し出たメールについては，北海道管区行政評価局標準文書保存期間基準において保存期間を１年未満と定めていたことを踏まえ，相談者の氏名，相談内容等を所定の様式に複写した後，廃棄する扱いとしていたが，この扱いについては，運用として行っていたものであり，特段，要綱，要領等で定めていたものではない。
（ウ）なお，北海道管区行政評価局では，審査請求人から特定年月日Ｄに別件の開示請求（以下「別件開示請求」という。）を受け，本件開示請求に先立つ特定年月日Ｅに，本件通知文を開示する決定を既に行っている。
（２）検討
諮問庁から，本件通知文，旧通知文，上記（１）イ（ウ）の別件開示請求に係る開示請求文書及び開示決定通知書の各写しの提示を受け，当審査会において確認したところ，上記第３の３及び（１）イの諮問庁の説明は，不自然，不合理とはいえず，これを覆すに足りる事情も存しない。したがって，北海道管区行政評価局において，本件対象文書を作成，取得しておらず，保有しているとは認められない。
３ 審査請求人のその他の主張について
（１）審査請求人は，審査請求書の「４審査請求の趣旨」（上記第２の１）において，所定の様式を定めた要綱要領通知等の開示を求めているが，本件開示請求は，本件対象文書，すなわち「総務省ホームページの「インターネットによる行政相談受付」を利用して行政相談を行ったメールについて，相談者の氏名，住所，電話番号，相談内容等を所定の様式に複写した後，廃棄するものとする扱いとしていることが記載されている要綱要領通知等」の開示を求めるものであり，こうした主張は，本件開示請求の文言から離れ，不服申立手続において開示請求の範囲を拡大しようとするものであり，これを認めることはできない。
（２）審査請求人はその他種々主張するが，当審査会の上記判断を左右するものではない。
４ 付言
原処分における不開示決定通知書には，不開示とした理由について，「開示請求に係る行政文書は存在しないため」と記載されているところ，一般に，文書の不存在を理由とする不開示決定に際しては，単に対象文書を保有していないという事実を示すだけでは足りず，対象文書を作成又は取得していないのか，あるいは作成又は取得した後に，廃棄又は亡失したのかなど，なぜ当該文書が存在しないかについても理由として付記することが求められる。
したがって，原処分における理由付記は，行政手続法８条１項の趣旨に照らし，適切さを欠くものであり，処分庁においては，今後の対応において，上記の点について留意すべきである。
５ 本件不開示決定の妥当性について
以上のことから，本件対象文書につき，これを保有していないとして不開示とした決定については，北海道管区行政評価局において本件対象文書を保有しているとは認められず，妥当であると判断した。
（第１部会）
委員小泉博嗣，委員池田陽子，委員木村琢麿
別紙（意見書）
１ 別添告訴状のとおり，平成２９年３月１４日総評相第２５号裁決書に記載がある。
処分庁においては，当該メールについて，北海道管区行政評価局標準文書保存期間基準において保存期間を１年未満と定めており，相談者の氏名，住所，電話番号，相談内容等を所定の様式に複写した後，廃棄する扱いをしている。（裁決書抜粋）特定職員Ｂ特定番号Ａ
２ 平成２８年（行個）諮問第１７７号答申書に，記載がある。審査請求人が開示を求めるメールは，総務省ホームページの「インターネットによる行政相談受付」を利用して審査請求人が送信した行政相談について，受信したことを知らせるため，メールサーバーから処分庁に対し自動送信されたメールであると特定できる。処分庁においては，当該メールについて，相談者の氏名，住所，電話番号，相談内容等を所定の様式に複写した後，廃棄する扱いとしている。（答申書抜粋）特定職員Ｂ特定番号Ａ
３ 特定職員Ａ，特定職員Ｃは，「所定の様式」を定めていると説明している。
実際に「所定の様式に複写したもの」が開示されている。（特定職員Ｂ・特定職員Ｄ・特定職員Ｃ案件）
４ 裁決書，答申書に記載されていることが嘘であれば，総務省の担当者は虚偽公文書作成罪で懲役刑になる。
５ 特定年月日Ｃ，北海道管区行政評価局特定職員Ｅが突如，取り扱い文書が存在しないことを自白した。
６ 今回の案件に関連して開示請求を３回しているが，特定職員Ｅは文書が存在しないという説明をしないで，開示文書を特定するためと称して，補正を行っている。文書が存在しないことを隠蔽しようとしていた。
７ 総務省ＨＰからのメールで，廃棄の取り扱いをしたのは，平成２８年（行個）諮問第１７７号答申書の１件のみである。他はすべて，所定の様式に複写した後に廃棄していない。
８ 平成２８年（行個）諮問第５３号答申書抜粋：そうすると，①「申出文」及び④「申出人提出のメール１ないし４」については，形式的には，本件相談対応票の添付資料とはされていないものの，本件相談対応票と受付番号で紐付けされた一体のものであり，実質的には本件相談対応票の添付資料に該当することから，当該各文書に記録された保有個人情報を対象として改めて開示決定をすべきである。（特定職員Ｆ特定番号Ｂ）
９ 平成３１年２月７日北海相第８号抜粋：手紙，ＦＡＸ，メール等により相談を受け付けた場合の当該文書等は，相談対応票の添付資料として漏れなく登録されたものであり，本件の「私（〇〇様。審査請求人を指す。）が特定職員Ｆに渡した文書」についても，申し出られた相談内容等を正確に記録するため相談対応票と一体で保管しているものである。（特定職員Ｆ特定番号Ｂ）
１０ 北海道管区行政評価局標準文書保存期間基準で，相談対応票３年保存（申出文書は相談対応票と一体で保存）となっている。
○特定職員Ｂ特定番号Ａと特定職員Ｆ特定番号Ｂは同じ年度であり，特定職員Ｅの自白のとおり，申出文書（メール）を１年未満で廃棄する取り扱い文書は存在しないし，そのような取り扱いもしていない。
出典：総務省ホームページ「情報公開・個人情報保護審査会 答申」（https://www.soumu.go.jp/main_sosiki/singi/jyouhou/toushin_h3101_0007_00002.html）を加工して作成（加工：TaiLexi AI）。
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