諮問庁：法務大臣
諮問日：平成３１年３月１１日（平成３１年（行情）諮問第２０５号）
答申日：令和２年２月１８日（令和元年度（行情）答申第５３６号）
事件名：「面談記録平成３０年度（開示請求人との面談記録）」の不開示決定（不存在）に関する件
答申書
第１ 審査会の結論
「面談記録平成３０年度（開示請求人との面談記録）」（以下「本件対象文書」という。）につき，これを保有していないとして不開示とした決定は，妥当である。
第２ 審査請求人の主張の要旨
１ 審査請求の趣旨
行政機関の保有する情報の公開に関する法律（以下「法」という。）３条の規定に基づく開示請求に対し，平成３１年２月１２日付け庶第１３７号により名古屋法務局長（以下「処分庁」という。）が行った不開示決定（以下「原処分」という。）の取消しを求める。
２ 審査請求の理由
開示請求に係る行政文書を管理している。
第３ 諮問庁の説明の要旨
１ 原処分について
審査請求人は，処分庁に対し，本件対象文書につき法４条１項の規定に基づく行政文書の開示請求（平成３１年１月１１日付け受付第２５６７号。以下「本件開示請求」という。）をした。
処分庁は，開示請求に係る行政文書を保有していないことから，法９条２項に基づき，原処分をした。
２ 審査請求人の主張について
審査請求人は，処分庁は本件開示請求に係る行政文書を管理しているとして，原処分の取消しを求めている。
３ 原処分の妥当性について
（１）審査請求人に対する意思確認
処分庁では，本件対象文書を保有していないことから，対象文書を特定するに当たり，請求人に対して，書面により，処分庁においては本件対象文書を保有していない可能性を教示した上で，本件開示請求を行うかどうか意思確認を行ったところ，後日，審査請求人から「来訪者全てのものについて請求する。」旨の回答があった。
（２）原処分の妥当性
情報公開窓口における案内・相談に係る応接記録の作成については，窓口でのやりとりの記録が後日文書特定等に必要となることが想定される場合に「再度の問い合わせや事後の開示請求がありうることから，必要に応じて応接記録を作成する。」（法務省情報公開事務取扱要領，第２－３－（４））としている。ただし，実際には，担当者が窓口において開示請求者に請求の趣旨及び文書特定に係る確認などをした後，開示請求者はその場で請求する行政文書等の名称等を開示請求書に記載し，又は請求文言の訂正等をする場合が多いことから，応接記録の作成が必要となる事例は少ない（平成２９年度（行情）答申第４０８号）のが現状であるところ，処分庁においては，本件対象文書を保有していないことから原処分を行ったものである。
したがって，審査請求人の主張には理由がなく，原処分を維持することが相当である。
第４ 調査審議の経過
当審査会は，本件諮問事件について，以下のとおり，調査審議を行った。
① 平成３１年３月１１日諮問の受理
② 同日諮問庁から理由説明書を収受
③ 令和２年１月１０日審議
④ 同年２月１４日審議
第５ 審査会の判断の理由
１ 本件対象文書について
本件開示請求は，本件対象文書の開示を求めるものであり，処分庁は，本件対象文書を保有していないとして不開示とする原処分を行った。これに対し，審査請求人は，開示請求に係る行政文書を管理しているとして，原処分の取消しを求めているが，諮問庁は，原処分を維持することが相当としていることから，以下，本件対象文書の保有の有無について検討する。
２ 本件対象文書の保有の有無について
（１）諮問庁の説明
ア 上記第３の３のとおり。
イ 本件対象文書の保有の有無について，当審査会事務局職員をして，諮問庁に確認させたところ，諮問庁は，おおむね以下のとおり補足して説明する。
（ア）名古屋法務局の窓口は，情報公開の窓口だけではなく，個人情報保護の窓口も兼ねており，上記第３の３の「来訪者全て」とは，窓口に来訪した全ての開示請求者という意味である。
（イ）平成３０年度（本件開示請求時まで）に名古屋法務局に来訪した開示請求者はいるが，面談記録（応接記録）を作成したことはない。（ウ）本件開示請求に関連すると考えられる行政文書について，窓口を設置し，開示請求者とのやり取りを直接行っている名古屋法務局庶務課において，同課の執務室及び書庫に保存されている文書を探索し，また，同課職員のパソコンに保存されている電子データ（共有フォルダー内の電子データを含む。）を探索したが，該当する文書は見つからなかった。
（２）検討
ア 上記第３の３（１）及び上記（１）イ（ア）の諮問庁の説明には，特段不自然，不合理な点はなく，これを覆すに足りる事情もない。
イ 窓口における案内・相談に係る応接記録の作成については，窓口でのやり取りの記録が後日文書特定等に必要となることが想定される場合に，再度の問合せや事後の開示請求があり得ることから，必要に応じて応接記録を作成する旨の上記第３の３（２）の諮問庁の説明は，当審査会が諮問庁から提示を受けて確認した「法務省情報公開事務取扱要領」の記載内容に照らせば，首肯できる。
ウ また，実際には，担当者が窓口において開示請求者に請求の趣旨及び文書特定に係る確認などをした後，開示請求者はその場で請求する行政文書等の名称等を開示請求書に記載し，又は請求文言の訂正等をする場合が多いことから，応接記録の作成が必要となる事例は少ないのが現状である旨の上記第３の３（２）の諮問庁の説明は，不自然，不合理な点があるとはいえず，これを覆すに足りる事情も認められない。
エ そうすると，開示請求者との面談記録は，必要に応じて作成されるものであり，実際には，面談記録の作成が必要となる事例は少ないのが現状であることから，平成３０年度（本件開示請求時まで）に名古屋法務局に来訪した開示請求者はいるが，面談記録（応接記録）を作成したことはない旨の上記（１）イ（イ）の諮問庁の説明は，不自然，不合理とはいえず，これを覆すに足りる事情も認められない。
オ 上記（１）イ（ウ）で諮問庁が説明する本件対象文書の探索の範囲等についても，特段の問題があるとは認められない。
カ 以上によれば，名古屋法務局において本件対象文書を保有しているとは認められない。
３ 付言
本件不開示決定通知書には，不開示とした理由について，「開示請求に係る行政文書を保有していない」旨記載されているところ，一般に，文書の不存在を理由とする不開示決定に際しては，単に対象文書を保有していないという事実を示すだけでは足りず，対象文書を作成又は取得していないのか，あるいは作成又は取得した後に，廃棄又は亡失したのかなど，なぜ当該文書が存在しないかについても理由として付記することが求められる。
したがって，原処分における理由付記は，行政手続法８条１項の趣旨に照らし，適切さを欠くものであり，処分庁においては，今後の対応において，上記の点について留意すべきである。
４ 本件不開示決定の妥当性について
以上のことから，本件対象文書につき，これを保有していないとして不開示とした決定については，名古屋法務局において本件対象文書を保有しているとは認められず，妥当であると判断した。
（第１部会）
委員小泉博嗣，委員池田陽子，委員木村琢麿
出典：総務省ホームページ「情報公開・個人情報保護審査会 答申」（https://www.soumu.go.jp/main_sosiki/singi/jyouhou/toushin_h3101_0007_00002.html）を加工して作成（加工：TaiLexi AI）。
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