諮問庁：法務大臣
諮問日：平成３１年４月９日（平成３１年（行情）諮問第２７２号）
答申日：令和２年２月１８日（令和元年度（行情）答申第５３７号）
事件名：「職員処分に係る文書一式Ｈ３０年度」の不開示決定（不存在）に関する件
答申書
第１ 審査会の結論
「職員処分に係る文書一式平成３０年度」（以下「本件対象文書」という。）につき，これを保有していないとして不開示とした決定は，妥当である。
第２ 審査請求人の主張の要旨
１ 審査請求の趣旨
行政機関の保有する情報の公開に関する法律（以下「法」という。）３条の規定に基づく開示請求に対し，平成３１年２月１２日付け庶第１３６号により名古屋法務局長（以下「処分庁」という。）が行った不開示決定（以下「原処分」という。）の取消しを求める。
２ 審査請求の理由
開示請求に係る行政文書を管理している。
第３ 諮問庁の説明の要旨
１ 原処分について
審査請求人は，処分庁に対し，本件対象文書につき法４条１項の規定に基づく行政文書の開示請求（平成３１年１月１１日付け受付第２５６５号。以下「本件開示請求」という。）をした。
処分庁は，本件開示請求について，本件開示請求に係る行政文書を保有していないとして，原処分を行った。
２ 審査請求人の主張について
審査請求人は，開示請求に係る行政文書を管理しているとして，原処分の取消しを求めている。
３ 原処分の妥当性について
処分庁において，職員に対し，監督措置を含む懲戒処分又は分限処分の実施がないことから，本件対象文書は作成しておらず，存在していない。したがって，本件開示請求を不開示決定とした原処分は妥当である。
第４ 調査審議の経過
当審査会は，本件諮問事件について，以下のとおり，調査審議を行った。
① 平成３１年４月９日諮問の受理
② 同日諮問庁から理由説明書を収受
③ 令和２年１月１０日審議
④ 同年２月１４日審議
第５ 審査会の判断の理由
１ 本件対象文書について
本件開示請求は，本件対象文書の開示を求めるものであり，処分庁は，本件対象文書を保有していないとして不開示とする原処分を行った。これに対し，審査請求人は，開示請求に係る行政文書を管理しているとして，原処分の取消しを求めているが，諮問庁は，原処分を妥当としていることから，以下，本件対象文書の保有の有無について検討する。
２ 本件対象文書の保有の有無について
（１）諮問庁の説明
ア 上記第３の３のとおり。
イ 本件対象文書の保有の有無等について，当審査会事務局職員をして，諮問庁に確認させたところ，諮問庁は，おおむね以下のとおり補足して説明する。
（ア）審査請求人が本件開示請求をした際に，名古屋法務局において情報公開担当職員と職員の処分に係る事務を担当している職員で対応を行い，その際，審査請求人に対し，本件開示請求は，平成３０年度において行われた名古屋法務局の職員に対する処分（監督措置を含む懲戒処分又は分限処分）の内容を対象としているのかと質問し，審査請求人からその内容で間違いないとの回答があり，本件開示請求の内容を確認した。
（イ）名古屋法務局では，監督措置を含む懲戒処分又は分限処分が職員に対してあった場合，監督措置を含む懲戒処分又は分限処分に係る文書は，文書ファイル名「平成○○年度懲戒」又は「平成○○年分限」につづられる（行政文書ファイル管理簿上の文書分類は，①大分類：職員（人事），中分類：人事管理，小分類：平成○○年度懲戒，②大分類：職員（人事），中分類：人事管理，小分類：平成○○年度分限である。）ところ，「平成３０年度分限」ファイルは，作成されておらず，「平成３０年度懲戒」ファイルについては，ファイルは存在するが，内容を確認したところ，本件対象文書に該当する文書はなかった。
（ウ）本件対象文書の探索の範囲及び方法については，職員の処分に関する事務を行っている処分庁の担当部署において，当該請求に関連すると考えられる行政文書について，上記（イ）の外，執務室，書庫及びパソコン上の電子データを探索したが，本件対象文書に該当する文書はなかった。
（２）検討
ア 上記（１）イ（ア）及び（イ）の諮問庁の説明については，特段不自然，不合理な点があるとはいえず，これを覆すに足りる事情も認められない。
イ そうすると，平成３０年度には，名古屋法務局の職員に対し，監督措置を含む懲戒処分又は分限処分の実施がないことから，本件対象文書は作成しておらず，存在していない旨の上記第３の３及び上記（１）イ（イ）の諮問庁の説明は否定し難く，外に本件対象文書の存在をうかがわせる事情も認められない。
ウ 上記（１）イ（ウ）で諮問庁が説明する本件対象文書の探索の範囲等についても，特段の問題があるとは認められない。
エ 以上によれば，名古屋法務局において本件対象文書を保有しているとは認められない。
３ 付言
本件不開示決定通知書には，不開示とした理由について，「開示請求に係る行政文書を保有していない」旨記載されているところ，一般に，文書の不存在を理由とする不開示決定に際しては，単に対象文書を保有していないという事実を示すだけでは足りず，対象文書を作成又は取得していないのか，あるいは作成又は取得した後に，廃棄又は亡失したのかなど，なぜ当該文書が存在しないかについても理由として付記することが求められる。
したがって，原処分における理由付記は，行政手続法８条１項の趣旨に照らし，適切さを欠くものであり，処分庁においては，今後の対応において，上記の点について留意すべきである。
４ 本件不開示決定の妥当性について
以上のことから，本件対象文書につき，これを保有していないとして不開示とした決定については，名古屋法務局において本件対象文書を保有しているとは認められず，妥当であると判断した。
（第１部会）
委員小泉博嗣，委員池田陽子，委員木村琢麿
出典：総務省ホームページ「情報公開・個人情報保護審査会 答申」（https://www.soumu.go.jp/main_sosiki/singi/jyouhou/toushin_h3101_0007_00002.html）を加工して作成（加工：TaiLexi AI）。
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