諮問庁：総務大臣
諮問日：令和元年５月２３日（令和元年（行情）諮問第３３号）
答申日：令和２年３月１９日（令和元年度（行情）答申第６２１号）
事件名：申出文書は事案処理に必要な情報を相談対応票に記録した段階で適宜廃棄（削除）するものとすることが記載されている文書の不開示決定（不存在）に関する件
答申書
第１ 審査会の結論
「手紙，ＦＡＸ，メール等（以下「申出文書」とする）による相談の場合，申出文書は事案処理に必要な情報を相談対応票に記録した段階で適宜廃棄（削除）するものとする。（出典：平成２８年（行個）諮問第１７７号答申書）このことが記載されている「行政相談業務に係る記録について」（平成２６年３月３１日総評相第９０号）又は特定年当時の他の要綱要領規定規則通知等」（以下「本件対象文書」という。）につき，これを保有していないとして不開示とした決定は，妥当である。
第２ 審査請求人の主張の要旨
１ 審査請求の趣旨
行政機関の保有する情報の公開に関する法律（以下「法」という。）３条の規定に基づく開示請求に対し，平成３１年３月１５日付け北海相第２４号により北海道管区行政評価局長（以下「処分庁」という。）が行った不開示決定（以下「原処分」という。）について，要綱要領規定規則通知基準等を開示してほしい。
２ 審査請求の理由
審査請求人が主張する審査請求の理由は，審査請求書及び意見書の記載によると，おおむね以下のとおりである。
（１）審査請求書
平成２８年（行個）諮問第１７７号答申書によれば，「北海道管区行政評価局標準文書保存期間基準において保存期間が１年未満と定めている行政相談事案の「申出文書」に該当するものとして，事案処理に必要な情報を相談対応票に記録した段階で適宜廃棄（削除）する扱いとされている。」（原文ママ）となっているから
また，開示請求事前相談では，総務省渉外担当から文書が存在する旨回答があったから。
（２）意見書（添付資料は省略する。）
別紙のとおり。
第３ 諮問庁の説明の要旨
１ 審査請求の経緯
平成３１年２月１３日付けで，処分庁に対して，法３条の規定に基づき，本件対象文書について開示請求があった。処分庁は，法９条２項の規定に基づき，同年３月１５日付け北海相第２４号で，本件対象文書の開示をしない旨の決定（原処分）を行った。
本件審査請求は，原処分を不服として，平成３１年３月２２日付けで，諮問庁に対し行われたものである。
２ 審査請求の趣旨及び理由
申出文書による相談の場合，当該申出文書は，事案処理に必要な情報を相談対応票に記録した段階で，適宜廃棄（削除）するものとすることが記載されている，要綱要領規定規則通知基準等（本件対象文書）を開示してほしい。
３ 諮問庁の意見
審査請求人は，「行政相談業務に係る記録について」（平成２６年３月３１日総評相第９０号）に，「申出文書は，事案処理に必要な情報を相談対応票に記録した段階で，適宜廃棄（削除）するものとすることが記載されている」と主張しているが，原処分のとおり，当時の規定においては，そのような記載がされた経緯はない。また，そのほか，特定年時点における要綱等の内容を精査したが，そのような記載がされたものはないことを確認した。
したがって，本件対象文書は，処分庁において保有していないことが明らかであるから，原処分を維持することが適当である。
第４ 調査審議の経過
当審査会は，本件諮問事件について，以下のとおり，調査審議を行った。
① 令和元年５月２３日諮問の受理
② 同日諮問庁から理由説明書を収受
③ 同年６月１０日審査請求人から意見書及び資料を収受
④ 令和２年２月２８日審議
⑤ 同年３月１７日審議
第５ 審査会の判断の理由
１ 本件開示請求について
本件開示請求は，本件対象文書の開示を求めるものであるところ，処分庁は，本件対象文書に該当する文書を保有していないとして不開示とする原処分を行った。
これに対し，審査請求人は，本件対象文書の開示を求めているものと解されるところ，諮問庁は，原処分を維持することが適当としていることから，以下，本件対象文書の保有の有無について検討する。
２ 本件対象文書の保有の有無について
（１）諮問庁の説明は，上記第３の３のとおりである。
当審査会事務局職員をして諮問庁に確認させたところ，特定年当時は，運用として，手紙，ＦＡＸ，メール等（申出文書）による相談の場合，申出文書は事案処理に必要な情報を相談対応票に記録した段階で適宜廃棄（削除）することとしていたが，要綱等において，この運用を定めたものはない旨説明する。
（２）そこで，諮問庁から「行政相談業務に係る記録について」（平成２６年３月３１日総評相第９０号）の提示を受け，当審査会において確認したところ，「手紙，ＦＡＸ，メール等（申出文書）による相談の場合，申出文書は事案処理に必要な情報を相談対応票に記録した段階で適宜廃棄（削除）するものとする」との趣旨の記載は認められなかった。（３）また，当審査会事務局職員をして諮問庁に更に確認させたところ，処分庁では，本件審査請求を受け，改めて執務室内の書棚及び共用ドライブ等を確認したが，本件対象文書を保有しているとは認められなかった旨説明しており，その探索の範囲等について，特段の問題はない。（４）以上のことから，上記第３の３の諮問庁の説明に不自然，不合理な点は認められず，これを覆すに足りる事情もなく，本件対象文書の存在をうかがわせる事情も認められない。
したがって，北海道管区行政評価局において，本件対象文書を作成，取得しておらず，保有しているとは認められない。
３ 審査請求人のその他の主張について
審査請求人のその他の主張は，当審査会の上記判断を左右するものではない。
４ 付言
原処分における不開示決定通知書には，不開示とした理由について，「開示請求に係る行政文書は存在しないため」と記載されているところ，一般に，文書の不存在を理由とする不開示決定に際しては，単に対象文書を保有（存在）していないという事実を示すだけでは足りず，対象文書を作成又は取得していないのか，あるいは作成又は取得した後に，廃棄又は亡失したのかなど，なぜ当該文書が存在しないかについても理由として付記することが求められる。
したがって，原処分における理由付記は，行政手続法８条１項の趣旨に照らし，適切さを欠くものであり，処分庁においては，今後の対応において，上記の点について留意すべきである。
５ 本件不開示決定の妥当性について
以上のことから，本件対象文書につき，これを保有していないとして不開示とした決定については，北海道管区行政評価局において本件対象文書を保有しているとは認められず，妥当であると判断した。
（第１部会）
委員小泉博嗣，委員池田陽子，委員木村琢麿
別紙（意見書）
今回の案件は，平成２８年（行個）諮問第１７７号答申書に記載の，「北海道管区行政評価局標準文書保存期間基準において保存期間が１年未満と定めている行政相談事案の「申出文書」に該当するものとして，事案処理に必要な情報を相談対応票に記録した段階で適宜廃棄（削除）する扱いとされている。」（原文ママ）が記載されている要綱要領通知等の書類を開示してほしいというものである。
また，開示請求事前相談では，特定日時に総務省渉外担当から「行政相談業務に係る記録について」（平成２９年１０月１日総評総第２６３号，平成２９年３月３０日総評相第５７号，平成２６年３月３１日総評相第９０号）にその規定が記載されている旨回答があった。
理由説明書によれば，「行政相談業務に係る記録について」にそのような記載はない。また，要綱要領等を探したがそのような記載がされたものはない。ということであった。
＜参考＞
平成２８年（行個）諮問第５３号答申書では，①「申出文」及び④「申出人提出のメール１ないし４」については，形式的には，本件相談対応票の添付資料とはされていないものの，本件相談対応票と受付番号で紐付けされた一体のものであり，実質的には本件相談対応票の添付資料に該当するものと認められることから，当該各文書に記録された保有個人情報を対象として改めて開示決定すべきである。委員岡田雄一，委員池田陽子，委員下井康史その後の答申書では，
総務省では，「申出文書」は受付番号で紐付けし「相談対応票」と一体として保管しているので，「当初の利用目的を達成したため」という理由で，利用停止・消去できない。
委員岡田雄一，委員池田陽子，委員下井康史
＜結論＞
平成２８年（行個）諮問第１７７号答申書に記載された取り扱いは嘘であり，総務省行政評価局が虚偽の取り扱いを情報公開・個人情報保護審査会に示したものである。
情報公開・個人情報保護審査会の元裁判官，大学教授，弁護士の委員は，「諮問第５３号で申出文書は相談対応票と一体で保管することを知りながら」，「申出文書は事案処理に必要な情報を相談対応票に記録した段階で適宜廃棄（削除）する扱いである」と，答申書に虚偽の記載をしたものである。開示請求事前相談時に，そのような文書は存在しないと回答があれば，開示請求しなかったので，開示請求印紙代３００円を返還してください。
出典：総務省ホームページ「情報公開・個人情報保護審査会 答申」（https://www.soumu.go.jp/main_sosiki/singi/jyouhou/toushin_h3102_0008_00002.html）を加工して作成（加工：TaiLexi AI）。
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