諮問庁：外務大臣
諮問日：平成３０年１１月２６日（平成３０年（行情）諮問第５２５号及び同第５２６号）
答申日：令和２年３月２３日（令和元年度（行情）答申第６２９号及び同第６３０号）
事件名：特定番号の開示決定で特定された文書をつづっている行政文書ファイルにつづられている他の文書の不開示決定（不存在）に関する件特定番号の開示決定で特定された文書をつづっている行政文書ファイルにつづられている他の文書の不開示決定（不存在）に関する件
答申書
第１ 審査会の結論
別紙に掲げる２文書（以下，併せて「本件対象文書」という。）につき，これを保有していないとして不開示とした各決定は，妥当である。
第２ 審査請求人の主張の要旨
１ 審査請求の趣旨
行政機関の保有する情報の公開に関する法律（以下「法」という。）３条の規定に基づく各開示請求に対し，平成３０年１０月３０日付け情報公開第０１３１１号及び同第０１３１２号により外務大臣（以下「処分庁」又は「諮問庁」という。）が行った各不開示決定（以下，順に「原処分１」及び「原処分２」といい，併せて「原処分」という。）について，その取消しを求める。
２ 審査請求の理由
（１）審査請求書１（平成３０年（行情）諮問第５２５号）
特定文書番号（以下「別件開示決定」という。）で特定された文書番号４が行政文書ファイルにつづられることなく，単独で保存されていたとは考えづらいので，改めて関連部局を探索の上，発見に努めるべきである。
（２）審査請求書２（平成３０年（行情）諮問第５２６号）
別件開示決定で特定された文書番号５が行政文書ファイルにつづられることなく，単独で保存されていたとは考えづらいので，改めて関連部局を探索の上，発見に努めるべきである。
第３ 諮問庁の説明の要旨
１ 経緯
処分庁は，平成３０年８月３１日付けで受理した審査請求人からの各開示請求に対し，いずれも法１０条に基づく開示決定期限の延長を行った後，不開示（不存在）とする原処分を行った。
これに対し審査請求人は，いずれも平成３０年１１月３日付けで，原処分の取消しを求める旨の各審査請求（以下，併せて「本件審査請求」という。）を行った。
２ 本件対象文書について
本件審査請求の対象となる文書は，「別件開示決定で特定された文書番号４をつづっている行政文書ファイルにつづられている他の文書全て。」及び「別件開示決定で特定された文書番号５をつづっている行政文書ファイルにつづられている他の文書全て。」であるが，外務省では該当する行政文書ファイルを作成・取得していないため，不開示（不存在）とする決定を行った。
３ 審査請求人の主張について
審査請求人は，上記２（１）及び（２）のとおり主張し，原処分の取消しを求めている。しかし，本件対象文書は，各開示請求を受けた時点で，単独で保存されており，行政文書ファイルという形でつづられていない。したがって，審査請求人の主張には理由がない。
４ 結論
上記の論拠に基づき，諮問庁としては，原処分を維持することが妥当であると判断する。
第４ 調査審議の経過
当審査会は，本件各諮問事件について，以下のとおり，併合し，調査審議を行った。
① 平成３０年１１月２６日諮問の受理（平成３０年（行情）諮問第５２５号及び同第５２６号）
② 同日諮問庁から理由説明書を収受（同上）
③ 令和２年２月２１日審議（同上）
④ 同年３月１８日平成３０年（行情）諮問第５２５号及
び同第５２６号の併合並びに審議
第５ 審査会の判断の理由
１ 本件対象文書について
本件各開示請求は，本件対象文書の開示を求めるものである。
審査請求人は，原処分の取消しを求めており，諮問庁は，本件対象文書を保有していないとして不開示とした原処分を妥当としていることから，以下，本件対象文書の保有の有無について検討する。
２ 本件対象文書の保有の有無について
（１）本件対象文書の保有の有無について，当審査会事務局職員をして諮問庁に確認させたところ，諮問庁から次のとおり説明があった。
ア 本件各開示請求は，別件開示決定に係る開示決定通知書の別紙である開示請求対象行政文書一覧表の文書番号４及び文書番号５に記載の各文書がつづられている行政文書ファイルにそれぞれつづられている他の文書全ての開示を求めるものと解した。
イ 上記アにいう文書番号４及び文書番号５に記載の各文書は，それぞれ「事前協議制度の概要」（以下「別件対象文書１」という。），「「戦闘作戦行動」関連（政府統一見解）（昭和４７年６月７日衆・沖北特委）」（以下「別件対象文書２」といい，別件対象文書１と併せて，以下「別件対象文書」という。）であり，いずれも担当部局において，業務の参考資料として平成２８年ないし平成２９年の間に作成されたものである。
別件対象文書は，その用途に鑑み，単独で管理することが公文書等の管理に関する法律（以下「公文書管理法」という。）５条２項の「能率的な事務又は事業の処理及び行政文書の適切な保存に資する」方途と考え，本件各開示請求時点では，単独で管理されていたものである。
ウ 別件対象文書が作成された当時に有効であった外務省行政文書管理規則（平成２７年４月１日改正。以下「規則」という。）１３条において，文書管理者は，規則の別表第１に基づき標準文書保存期間基準を定め，保存期間の設定については同基準に従い，公文書管理法２条６項にいう歴史公文書等（歴史資料として重要な公文書その他の文書）に該当する行政文書は，１年以上の保存期間を定めるものと規定されている。別件対象文書は，業務の参考資料として短期的に使用することを前提として作成されたものであるため，歴史公文書等に該当する性質のものではなく，これを作成した担当部局の上記基準において保存期間が定められた類型の行政文書にも該当しないことから，保存期間は１年未満と設定したものである。
また，公文書管理法７条１項ただし書は，行政文書ファイル及び単独で管理している行政文書（以下「行政文書ファイル等」という。）の行政文書ファイル管理簿への記載について，公文書等の管理に関する法律施行令１２条で定める期間（１年）未満の保存期間が設定された行政文書ファイル等については，この限りでないと定めているので，保存期間が１年未満である別件対象文書については，行政文書ファイル管理簿に登録していない。
なお，別件対象文書２は，別件開示決定に係る開示請求の時点（平成３０年６月）で既に保存期間が満了していたが，同時点では廃棄されておらず，保存されていたものである。
エ 別件対象文書は，上記イのとおり，単独で管理されており，上記ウのとおり，これをつづった行政文書ファイルは存在しないことから，「当該ファイルにつづられている他の文書」（本件対象文書）なるものも存在しない。
（２）本件各開示請求時点で別件対象文書はいずれも単独で管理されており，これをつづった行政文書ファイルは存在しないなどとする上記（１）の諮問庁の説明は不自然，不合理とまではいえず，他に本件対象文書の存在をうかがわせる事情も認められないことから，外務省において本件対象文書を保有しているとは認められない。
３ 本件各不開示決定の妥当性について
以上のことから，本件対象文書につき，これを保有していないとして不開示とした各決定については，外務省において本件対象文書を保有しているとは認められず，妥当であると判断した。
（第２部会）
委員白井玲子，委員佐藤郁美，委員中川丈久
別紙
文書１特定文書番号で特定された文書番号４をつづっている行政文書ファイルにつづられている他の文書全て
文書２特定文書番号で特定された文書番号５をつづっている行政文書ファイルにつづられている他の文書全て
出典：総務省ホームページ「情報公開・個人情報保護審査会 答申」（https://www.soumu.go.jp/main_sosiki/singi/jyouhou/toushin_h3102_0008_00002.html）を加工して作成（加工：TaiLexi AI）。
本文は公表資料（PDF 等）から機械的に抽出・整形したもので、改行や記号に誤りを含むことがあります。正確な文言は原本でご確認ください。