諮問庁：厚生労働大臣
諮問日：平成３１年２月４日（平成３１年（行情）諮問第８３号）
答申日：令和２年３月２７日（令和元年度（行情）答申第６３８号）
事件名：特定年度に特定課で作成又は取得された超過勤務手当の積算等に関する計数を組織的に意思決定していく過程で使用又は参照した文書の不開示決定（不存在）に関する件
答申書
第１ 審査会の結論
別紙に掲げる文書（以下「本件対象文書」という。）につき，これを保有していないとして不開示とした決定は，取り消すべきである。
第２ 審査請求人の主張の要旨
１ 審査請求の趣旨
本件審査請求の趣旨は，行政機関の保有する情報の公開に関する法律（以下「法」という。）３条の規定に基づく開示請求に対し，平成３０年９月２８日付け厚生労働省発人０９２８第３号により厚生労働大臣（以下「処分庁」又は「諮問庁」という。）が行った不開示決定（以下「原処分」という。）について，その取消しを求めるというものである。
２ 審査請求の理由
審査請求人が主張する審査請求の理由は，審査請求書によると，おおむね以下のとおりである。
予算等を決定するにあたって必ず考慮する必要がある事項であり，文書が存在しないということは，考えられない。
第３ 諮問庁の説明の要旨
１ 本件審査請求の経緯
（１）審査請求人は，平成３０年７月１０日付けで処分庁に対し，法の規定に基づき本件対象文書の開示請求を行った。
（２）これに対して処分庁が，本件対象文書を保有していないとして不開示の原処分を行ったところ，審査請求人はその取消しを求めて，平成３０年１１月１日付け（同月５日受付）で本件審査請求を提起したものである。
２ 諮問庁としての考え方
本件審査請求について，原処分は妥当であると考える。
３ 理由
審査請求人が開示を求める文書は，平成２９年度に大臣官房人事課で作成又は取得された文書のうち，超過勤務手当に関する積算等で用いられた「時間単位」，「時間数」，「月数（日数）」及び「人数」等の各係数（数字）を組織的に意思決定していく過程で使用又は参照した文書であって，「行政文書の管理に関するガイドライン」（平成２３年４月１日内閣総理大臣決定。平成２９年１２月２６日一部改正。以下「ガイドライン」という。）の第４の３（５）に定められた「意思決定過程や事務及び事業の実績の合理的な跡付けや検証に必要となる行政文書」を指しているものと思われるが，これに該当する文書の保存が義務づけられたのは平成２９年１２月２６日となっている。
ガイドラインが上記により一部改正された時点では，既に平成２９年度の超過勤務手当に関する作業は終了しており，当該一部改正以降に作成した文書は存在しないため，保存義務が課されている文書は存在しない。なお，本件審査請求を受け，改めて本件対象文書について人事課内の書庫等を探索したが，該当する文書は存在しないことが確認できた。また，審査請求人は，「文書が存在しないということは，考えられない」と主張しているが，本件対象文書の保有については，上記のとおりであり，原処分は妥当であると考える。
４ 結論
以上のとおり，原処分は妥当であり，本件審査請求は棄却すべきものと考える。
第４ 調査審議の経過
当審査会は，本件諮問事件について，以下のとおり，調査審議を行った。
① 平成３１年２月４日諮問の受理
② 同日諮問庁から理由説明書を収受
③ 令和２年３月１１日審議
④ 同月２５日審議
第５ 審査会の判断の理由
１ 本件開示請求について
本件開示請求に対し，処分庁は，本件対象文書を作成・取得しておらず，保有していないとして不開示とする原処分を行った。
これに対し，審査請求人は原処分の取消しを求めているが，諮問庁は原処分を妥当としているので，以下，本件対象文書の保有の有無について検討する。
２ 本件対象文書の保有の有無について
（１）理由説明書（上記第３の３）によると，諮問庁は，審査請求人が開示を求める文書は，平成２９年度に大臣官房人事課で作成又は取得された文書のうち，超過勤務手当に関する積算等で用いられた「時間単位」，「時間数」，「月数（日数）」及び「人数」等の各係数（数字）を組織的に意思決定していく過程で使用又は参照した文書であって，ガイドラインの第４の３（５）でいう「意思決定過程や事務及び事業の実績の合理的な跡付けや検証に必要となる行政文書」に該当する文書である旨を説明する。
（２）しかしながら，本件開示請求書の記載によると，開示請求者が開示を求める文書は別紙の２に掲げるとおりであり，「確定した方針等に係る行政文書と区別されている文書『についても』開示請求対象とする」とされており，本件開示請求の対象は「確定した方針等に係る行政文書と区別されている文書」に限定されていない。また，「意思決定過程や事務及び事業の実績の合理的な跡付けや検証に必要となる行政文書」は，「確定した方針等に係る行政文書と区別されている文書」に含まれるものと解されることから，上記（１）に掲げる文書を保有していないことをもって本件対象文書を保有していないとする，上記第３の３の諮問庁の説明は是認できない。
（３）上記（２）を踏まえれば，本件開示請求は，平成２９年度に大臣官房人事課で作成又は取得された文書のうち，超過勤務手当に関する積算等に用いられた「時間単位」，「時間数」，「月数（日数）」及び「人数」等の各計数（数字）を組織的に意思決定していく過程で使用又は参照した文書であって，「確定した方針等に係る行政文書」及び「確定した方針等に係る行政文書と区別されている文書」の双方について開示を求めるものであると解される。
（４）当審査会において，厚生労働省文書管理規則（平成２３年４月１日厚生労働省訓第２０号）及び平成２９年度当時施行されていた大臣官房人事課の標準文書保存期間及び分類基準の提示を諮問庁から受けて確認したところ，１）平成２９年１２月２６日付けガイドライン改正の内容を反映する同省文書管理規則の改正が平成３０年４月１日に施行されていること，２）当該改正前の同省文書管理規則の下で平成２９年度に適用されていた大臣官房人事課の標準文書保存期間及び分類基準の中分類に掲げられている「職員の給与」に係る小分類の一つとして「級別定数及び諸手当改定要求に関する文書」が掲げられており，その具体例として，「諸手当要求資料」及び「査定関係資料」等が掲げられ，保存期間は３年とされていたことが確認された。このため，本件開示請求の対象となる文書を大臣官房人事課において保有している可能性は否定できないと考えられる。
（５）しかしながら，本件開示請求文言にある「確定した方針等にかかる行政文書と区別されている文書」という文言により，開示請求者が求めるところが必ずしも一義的に明らかになるわけではない。
（６）そうすると，本件開示請求について，処分庁としては，請求された文書の名称等につき，開示請求者の求めるところを正確に把握した上で本件対象文書の特定に当たるべきであり，開示請求者にその意図を確認する必要があったということができる。
そして，開示請求の趣旨又は補正手続の状況によって，本件対象文書に該当する文書の判断や本件開示請求の内容自体が左右される余地が生じることとなるところ，諮問書に添付された資料によれば，本件開示請求について求補正手続はなされていないと認められることから，処分庁が開示請求者の意図を確認することなく，本件対象文書に該当する文書を保有していないとして不開示とする原処分を行ったことは，妥当ではないといわざるを得ない。
（７）したがって，処分庁においては，審査請求人に対して，補正の参考となる情報を提供するなどして，本件開示請求の趣旨に沿う文書を特定するに足りるよう開示を請求する文書の名称等について必要な補正を求めた上で，改めて文書の特定を行い，開示決定等をすべきであると認められる。
３ 本件不開示決定の妥当性について
以上のことから，本件対象文書につき，これを保有していないとして不開示とした決定については，開示請求者に対し，補正の参考となる情報を提供するなどして開示を請求する文書の名称等について補正を求めた上で，改めて文書の特定を行い，開示決定等をすべきであることから，取り消すべきであると判断した。
（第３部会）
委員髙野修一，委員久末弥生，委員葭葉裕子
別紙
１ 本件対象文書
超過勤務手当に関する積算等で，例えば，「時間単位」×「時間数（月や日あたりの時間数）」×「月数（日数）」×「人数」等の計算式を使用しているが，これら「時間単位」「時間数」「月数（日数）」「人数」等の各係数（数字）を組織的に意思決定していく過程で使用又は参照した文書。確定した方針等にかかる行政文書と区別されている文書には，意思決定過程や事務及び事業の実績の合理的な跡付けや検証に必要となる行政文書であって，検討や内容確認等の過程で随時内容が更新される行政文書が含まれる。平成２９年度に大臣官房人事課で作成又は取得されたものに限定する。
２ 開示請求書の「請求する行政文書の名称等」欄の記載内容
超過勤務手当に関する積算等で，例えば，「時間単位」×「時間数（月や日あたりの時間数）」×「月数（日数）」×「人数」等の計算式を使用しているが，これら「時間単位」「時間数」「月数（日数）」「人数」等の各係数（数字）を組織的に意思決定していく過程で使用又は参照した文書。確定した方針等に係る行政文書と区別されている文書についても開示請求対象とする。確定した方針等にかかる行政文書と区別されている文書には，意思決定過程や事務及び事業の実績の合理的な跡付けや検証に必要となる行政文書であって，検討や内容確認等の過程で随時内容が更新される行政文書が含まれる。平成２９年度に大臣官房人事課で作成又は取得されたものに限定する。（注）当審査会事務局において，上記１に記載のない部分に下線を引いた。
出典：総務省ホームページ「情報公開・個人情報保護審査会 答申」（https://www.soumu.go.jp/main_sosiki/singi/jyouhou/toushin_h3102_0008_00002.html）を加工して作成（加工：TaiLexi AI）。
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