諮問庁：人事院総裁
諮問日：平成３１年１月１０日（平成３１年（行情）諮問第１１号ないし同第１４号）
答申日：令和元年６月１８日（令和元年度（行情）答申第６８号ないし同第７１号）
事件名：業務について自己評価・考察や改善点等が記載された文書（外部公表されているもの等を除く）の不開示決定（不存在）に関する件
業務について自己評価・考察や改善点等が記載された文書（外部公表されているもの等を除く）の不開示決定（不存在）に関する件
業務について自己評価・考察や改善点等が記載された文書（外部公表されているもの等を除く）の不開示決定（不存在）に関する件
業務について自己評価・考察や改善点等が記載された文書（外部公表されているもの等を除く）の不開示決定（不存在）に関する件
答申書
第１ 審査会の結論
「人事院の業務について，自己評価・考察や改善点等が記載された文書。（人事院ホームページ，白書等で外部公表されているものは除く。人事評価記録書は除く。監査・監察・検査の文書を除く。）」（以下「本件対象文書」という。）につき，これを保有していないとして不開示とした各決定は，妥当である。
第２ 審査請求人の主張の要旨
１ 審査請求の趣旨
本件各審査請求の趣旨は，行政機関の保有する情報の公開に関する法律（以下「法」という。）３条の規定に基づく各開示請求に対し，別表の「原処分の年月日等」欄に掲げる日付及び文書番号により別表の「処分庁」欄に掲げる各局長（以下，併せて「処分庁」という。）が行った各不開示決定（以下，併せて「原処分」という。）について，その取消しを求めるというものである。
２ 審査請求の理由
審査請求人が主張する各審査請求の理由は，本件各審査請求書の記載によると，以下のとおりである。
業務の一連の過程や決定事項の重要性を考慮すると，文書がまったく存在しないというのは考えられない。
第３ 諮問庁の説明の要旨
１ 経緯
（１）審査請求人は，処分庁に対し，それぞれ，平成３０年６月３日付け行政文書開示請求書で「人事院の業務について，自己評価・考察や改善点等が記載された文書。（人事院ホームページ，白書等で外部公表されているものは除く。人事評価記録書は除く。）」を対象文書として各開示請求を行い，その後，同月１８日にＦＡＸにて，「「監査・監察・検査の文書を除く。」を開示請求文言末尾に付け加えます。」との補正文書を送付した。
（２）上記各開示請求書を受理した人事院事務総局総務課広報室情報公開グループ（以下「情報公開担当」という。）は，同日付で開示請求のあった各局（事務総局職員福祉局，人材局，給与局及び公平審査局を指す。以下同じ。）及び事務総局の官房部局（総務課，企画法制課，人事課，会計課及び国際課の総称。以下同じ。）に対して速やかに各開示請求書の写しを送付し，対象となる文書の探索を依頼したところ，官房部局より，官房部局が作成した業務目標評価結果に係る文書が該当文書として考えられるとの情報を得た。当該文書は，各局で立てた業務上の目標やその達成度等を官房部局がとりまとめた文書であり，平成２７年度より作成が開始され，平成２７年度ないし平成２９年度分の３文書を官房部局で保有しているものである。情報公開担当が改めて確認したところ，各局には，当該文書の作成時にその写しが配布されていたが，各開示請求時に当該文書の写しを保管していないことが判明し，併せて他に各開示請求の対象と考えられる文書が存在しないことも判明した。
（３）情報公開担当は，審査請求人が平成３０年６月３日付けで各宛先に行った開示請求について，同月２５日付け及び同年７月１３日付け求補正にて，
・各開示請求の対象と特定した文書については，官房部局が各局分を保有しているため，官房部局から開示決定を行うこととなること・他方で，官房部局以外には，対象となる文書の保有が確認できなかったため，各局への開示請求について取下げを希望するか意向を知らせて欲しいこと
について確認を行った。
（４）審査請求人は，平成３０年７月１４日付け求補正への回答文書にて「「官房部局作成の・・・」とありますが，他の局にもさすがにあると思われます。当然の要請ですが他の文書も探してください。」と記載していたが，この回答では審査請求人が開示を求める文書が明確でないことから，情報公開担当より再度，審査請求人に対し，同月２５日付け求補正にて，審査請求人が開示を求める文書をできるだけ明確にするよう求めたところである。これに対し，審査請求人より同年８月７日にＦＡＸにて，「請求結果にかかわる具体的な請求の内容面については，行政機関の長からの連絡のみ受け付け」ている旨の回答があったものの，対象文書の明確化に関する回答は得られなかった。
（５）処分庁は，本件各開示請求について，開示請求に係る行政文書の特定に時間を要するため，平成３０年７月２５日付けで開示決定等の期限の延長を行い，審査請求人にその旨通知した。
（６）情報公開担当は，本件各開示請求宛先からの要請を受けて，平成３０年８月１０日付け求補正にて，審査請求人に対して再度，対象文書の明確化を依頼するとともに，当該各開示請求の対象文書については官房部局が全局分を保有しているため官房部局から開示決定を行うこととなること，他方で，官房部局以外には，対象となる文書の保有が確認できなかったため，各局への開示請求について取下げを希望するか意向を知らせて欲しいことについて，再度確認を行ったところ，審査請求人より同月１５日にＦＡＸにて，取り下げしない旨の回答があった。
（７）処分庁は，上記の経緯から，再三の求補正を行ったものの，再度の文書探索に資する回答を審査請求人から得られず，対象文書を特定できなかったため，平成３０年９月１１日，法９条２項に基づき，各「行政文書不開示決定通知書」を審査請求人に送付した。
なお，同年６月３日付けで審査請求人から人事院事務総長になされた開示請求（別件開示請求）で，官房部局が請求対象と特定した文書については，同年８月３０日に開示決定を行っている。
２ 原処分の理由
処分庁は，請求対象となる文書を作成しておらず，文書不存在のため不開示としたものである。
３ 審査請求人が主張する本件各審査請求の趣旨
審査請求人は，「業務の一連の過程や決定事項の重要性を考慮すると，文書がまったく存在しないというのは考えられない。」と主張している。
４ 諮問庁による検討
（１）原処分についての検討
ア 処分庁は，本件各開示請求を受けて対象文書の探索を行い，該当文書が存在しないことを確認した。また，諮問庁は，各審査請求を受けて，再度，処分庁に対して対象文書の探索を指示したところ，該当文書は存在しないことが明らかとなった。
イ 処分庁は，情報公開担当を通じて，原処分に係る各開示請求について，開示対象となる文書を探索した結果，対象となり得る文書を保有していない旨，処分庁への請求内容と合致すると考えられる文書は，平成３０年６月３日付けで人事院事務総長（官房部局の長）になされた開示請求の対象文書として，官房部局より開示決定を予定している旨及び上記官房部局において開示を予定している文書以外に開示を希望する文書がある場合には，当該文書の内容を明らかにするよう依頼する旨，審査請求人に対して再三にわたり求補正を行っているが，審査請求人からは具体的な開示請求文書が明示されなかったため，不開示決定に至ったものである。このように，不開示決定に当たり，手続上の不備はないものと考えられる。
（２）審査請求人の主張についての検討
ア 審査請求人は，「業務の一連の過程や決定事項の重要性を考慮すると，文書がまったく存在しないというのは考えられない。」と主張するが，処分庁は，情報公開担当を通じた求補正にて，対象となり得る文書を保有しておらず，他方で請求内容に合致する文書を官房部局で保有している旨を明示している。
イ また，処分庁は，併せて対象文書の内容が明確となるよう求補正を行ったところ，審査請求人からは補正に応じない旨回答を得ており，特定に資する情報が得られなかったものである。
以上のとおり，処分庁が本件各開示請求について不開示としたことには理由があり，原処分は妥当である。
第４ 調査審議の経過
当審査会は，本件各諮問事件について，以下のとおり，併合し，調査審議を行った。
① 平成３１年１月１０日諮問の受理（諮問第１１号ないし同第１４号）
② 同日諮問庁から理由説明書を収受（同上）
③ 同年４月２６日審議（同上）
④ 令和元年６月１４日諮問第１１号ないし同第１４号の併合及び審議
第５ 審査会の判断の理由
１ 本件各開示請求について
本件各開示請求は，本件対象文書の開示を求めるものであるところ，処分庁は，本件対象文書に該当する文書を保有していないとして不開示とする原処分を行った。
これに対し，審査請求人は，原処分の取消しを求めているが，諮問庁は，原処分を妥当としていることから，以下，本件対象文書の保有の有無について検討する。
２ 本件対象文書の保有の有無について
（１）諮問庁の説明
本件対象文書の保有の有無に関する諮問庁の説明の要旨は，上記第３の１及び４のとおりである。
（２）検討
ア 上記第３の１について
（ア）上記第３の１（２）及び（７）に関し，当審査会事務局職員をして諮問庁に確認させたところ，諮問庁は，審査請求人は，本件各開示請求と同時期に人事院事務総長（官房部局の長）に対しても本件各開示請求と同内容（人事院の業務について，自己評価・考察や改善等が記載された文書。（人事院ホームページ，白書等で外部公表されているものは除く。人事評価記録書は除く。監査・監察・検査の文書を除く。））の開示請求を行っており，人事院事務総長は，平成２７年度ないし平成２９年度の業務目標評価結果に係る文書（以下「別件開示決定文書」という。）を特定し，開示決定を行い，この開示決定については，審査請求人から審査請求はなされていない旨説明する。
そこで，諮問庁から別件開示決定文書の提示を受け，その内容を確認したところ，平成２７年度ないし平成２９年度の人事院における官房部局及び各局の業務目標やその達成度等が記載されていることが認められる。
（イ）この点に関し，諮問庁は，上記第３の１（２）のとおり，別件開示決定文書は，各局で立てた業務上の目標やその達成度等を取りまとめた文書であり，平成２７年度より作成が開始され，平成２７年度ないし平成２９年度分の３文書を官房部局で保有しているものであり，情報公開担当が改めて確認したところ，各局には，当該文書の作成時にその写しが配布されたが，本件各開示請求時には当該文書の写しを保管していないことが判明した旨説明する。
この点につき，さらに当審査会事務局職員をして諮問庁に詳細な説明を求め，諮問庁では，改めて処分庁に確認したところ，別件開示決定文書については，官房部局の総務課において取りまとめた後，各局において，参考資料として，局内の取りまとめ等を行う課（筆頭課）の総括担当の課長補佐（以下「課長補佐」という。）に電子メールにより別件開示決定文書の電子ファイルを配布したが，配布を受けた課長補佐は，各局内に配布することなく，自己の業務の参考資料として保管しているのみであり，組織として保管しているものではないことが判明したことから，当該資料は行政文書には該当しない旨説明する。
そこで検討するに，職員が自己の職務の遂行の便宜のために利用する正式文書と重複する当該文書の写しは，組織的に用いるものには該当せず，行政文書には当たらないと解されることから，以上の事実関係に照らせば，上記課長補佐が自己の業務の参考資料として保管しているのみである文書は行政文書には該当しない旨の諮問庁の説明は是認できる。
イ 上記第３の４について
上記第３の４（１）のとおり，各局内で本件対象文書の探索を行ったところ，本件対象文書は存在しない旨，諮問庁は説明する。この点につき，当審査会事務局職員をして具体的な方法について諮問庁に確認させたところ，処分庁が各局において，執務室内のキャビネット，書庫，共用ドライブ等を確認した旨，諮問庁は説明しており，その探索の範囲等について，特段の問題はない。
（３）以上を踏まえると，上記第３の１及び４の諮問庁の説明は，不自然，不合理とはいえず，これを覆すに足りる事情も存しない。したがって，各局において，本件対象文書を保有しているとは認められない。
３ 本件各不開示決定の妥当性について
以上のことから，本件対象文書につき，これを保有していないとして不開示とした各決定については，各局において本件対象文書を保有しているとは認められず，妥当であると判断した。
（第１部会）
委員小泉博嗣，委員池田陽子，委員木村琢麿
別表
諮問番号処分庁原処分の年月日等
諮問第１１号人事院事務総局職平成３０年９月１１日付け職職員福祉局長―１０００１
諮問第１２号人事院事務総局人平成３０年９月１０日付け人企材局長―１１２０
諮問第１３号人事院事務総局給平成３０年９月１０日付け給１与局長―８７
諮問第１４号人事院事務総局公平成３０年９月１０日付け公調平審査局長―３１４
出典：総務省ホームページ「情報公開・個人情報保護審査会 答申」（https://www.soumu.go.jp/main_sosiki/singi/jyouhou/toushin_h3101_0001_00001.html）を加工して作成（加工：TaiLexi AI）。
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