諮問庁：法務大臣
諮問日：平成３０年１０月１９日（平成３０年（行個）諮問第１８３号及び同第１８４号）
答申日：令和元年５月２８日（令和元年度（行個）答申第１０号及び同第１１号）
事件名：本人が特定日に札幌法務局に送付したメールを印刷した文書の利用不停止決定に関する件
本人が特定日に札幌法務局に送付したメールを印刷した文書の利用不停止決定に関する件
答申書
第１ 審査会の結論
別紙の１に掲げる文書（以下「本件文書」という。）に記録された保有個人情報（以下「本件対象保有個人情報」という。）につき，利用不停止とした各決定は，妥当である。
第２ 審査請求人の主張の要旨
１ 審査請求の趣旨
行政機関の保有する個人情報の保護に関する法律（以下「法」という。）３６条１項の規定に基づく各利用停止請求に対し，平成３０年８月１７日付け札庶第３２８号（平成３０年（行個）諮問第１８３号の関係。以下，同諮問事件を「諮問第１８３号」という。）及び同年１０月２日付け札庶第４２０号（平成３０年（行個）諮問第１８４号の関係。以下，同諮問事件を「諮問第１８４号」という。）により札幌法務局長（以下「処分庁」という。）が行った各利用不停止決定（以下，順に「原処分１」及び「原処分２」といい，併せて「原処分」という。）について，本件対象保有個人情報の利用停止（提供の停止）を求める。
２ 審査請求の理由
本件審査請求の理由は，諮問第１８３号及び諮問第１８４号に係る各審査請求書（以下，順に「本件審査請求書１」及び「本件審査請求書２」といい，併せて「本件各審査請求書」という。また，「本件審査請求書１」及び「本件審査請求書２」による審査請求をそれぞれ「本件審査請求１」及び「本件審査請求２」という。）及び各意見書によると，おおむね以下のとおりである。なお，添付資料は省略する。
（１）本件各審査請求書
ア 本件審査請求書１（諮問第１８３号）
保有個人情報利用停止請求書の請求に係る趣旨及び理由（別紙の２のとおり。）のとおり（特定人に電話で私（審査請求人を指す。以下同じ。）の個人情報を提供したから。）。
イ 本件審査請求書２（諮問第１８４号）
札幌法務局は，○○（審査請求人の姓。以下同じ。）と特定職員Ａに電話で私の個人情報を提供したから。
（２）各意見書
ア 意見書１（諮問第１８３号）
別紙の３（１）のとおり
イ 意見書２（諮問第１８４号）
別紙の３（２）のとおり
第３ 諮問庁の説明の要旨
１ 理由説明書１（諮問第１８３号）
（１）本件審査請求１に係る利用停止請求の対象とされた保有個人情報及び原処分１
本件審査請求１に係る利用停止請求（以下「本件利用停止請求１」という。）の対象とされた保有個人情報は，平成２７年意見要望のうち，特定年月日Ａ，利用停止請求者（審査請求人）が，札幌法務局に対し，司法書士を懲戒処分しなかった場合はその旨を教えないという，その根拠法令判例について質問したメールを印刷した文書（当審査会注：当該文書に記録された本件対象保有個人情報を指す。）であるところ，札幌法務局長は，法３９条２項の規定に基づき，平成３０年８月１７日付け札庶第３２８号通知をもって，利用停止をしない旨の決定（原処分１）を行った。
（２）審査請求人が主張する本件審査請求１の趣旨及び理由
審査請求人が主張する本件審査請求１の趣旨及び理由は，特定年月日Ｂ特定時間Ａから特定時間Ｂまでの間に札幌法務局民事行政部総務課特定職員Ｂ，特定職員Ｃ，特定職員Ｄが，特定人に審査請求人の個人情報を提供したとの理由から，本件対象保有個人情報について，保有個人情報利用停止請求書のとおりの利用停止を求めるものであると考えられる。（３）原処分１の妥当性
審査請求人は，上記（２）の理由により，審査請求部分について，利用停止すべきであると主張するので，審査請求部分を利用停止しないとした原処分１の妥当性について，以下検討する。
ア 札幌法務局において確認したところ，①同局には，利用停止請求書に記載された日時に，電話で，審査請求人の個人情報を提供したという記録は残っていない，②利用停止請求書に記載の職員の３人に対し，上記日時に，審査請求人が主張する事実があったかどうかを確認したところ，３人ともに，「特定人」という名前は記憶にない，③担当をしていたのは，特定職員Ｃであるため，特定職員Ｂ及び特定職員Ｄは北海道管区行政評価局と話をしていない，④特定職員Ｃは，同局から利用停止請求者のことについて電話があったことは記憶している，とのことであり，審査請求人が主張する事実があったかどうかは不明である。しかし，通常，札幌法務局から行政評価局（北海道管区行政評価局）に対し積極的に保有個人情報を提供することは事務処理上極めて考えがたく，審査請求人から同局に対して何らかの苦情等相談があって，それを受けた同局が札幌法務局に対して事実確認をし，同局はその応答として必要な回答をするという形が一般的な対応であり，本事案においても，そのような過程において保有個人情報を行政評価局に伝えた可能性は高いと考えられる。そして，同局では，総務省設置法４条１項１５号に基づき，各行政機関の業務に関する苦情の申出についての必要なあっせんを行っているところ，そのあっせんの前提として，苦情の申出についての事実確認等の問い合わせが行われることは通常であって，上記の特定職員Ｃが記憶している同局からの電話はあっせんの前提としての問い合わせを受けて対応したものと考えられる。そのため，あっせんの前提としての問い合わせに応じて，札幌法務局が行政評価局に必要な範囲の保有個人情報の提供をしたとしても，それは，法令の定める事務又は業務の遂行に必要な限度で提供に係る個人情報を利用し，かつ，当該個人情報を利用することについて，相当の理由のあるときであると考えられ，法８条２項３号に該当する。
イ 以上のことから，本件利用停止請求１は，法３８条に規定する「当該利用停止請求に理由があると認めるとき」に該当しないことは明らかである。
（４）結論
以上のとおりであるから，原処分１は，妥当である。
２ 理由説明書２（諮問第１８４号）
（１）本件審査請求２に係る利用停止請求の対象とされた保有個人情報及び原処分２
本件審査請求２に係る利用停止請求（以下「本件利用停止請求２」といい，「本件利用停止請求１」と併せて「本件各利用停止請求」という。）の対象とされた保有個人情報は，平成２７年意見要望のうち，特定年月日Ａ，利用停止請求者（審査請求人）が，札幌法務局に対し，司法書士を懲戒処分しなかった場合はその旨を教えないという，その根拠法令判例について質問したメールを印刷した文書（当審査会注：当該文書に記録された本件対象保有個人情報を指す。）であるところ，札幌法務局長は，法３９条２項の規定に基づき，平成３０年１０月２日付け札庶第４２０号通知をもって，利用停止をしない旨の決定（原処分２）を行った。
（２）審査請求人が主張する本件審査請求２の趣旨及び理由
審査請求人が主張する本件審査請求２の趣旨及び理由は，特定年月日Ｃ頃，札幌法務局民事行政部総務課特定職員Ｂ，特定職員Ｃ，特定職員Ｄが，審査請求人及び北海道管区行政評価局首席行政相談官特定職員Ａに審査請求人の個人情報を提供したとの理由から，本件対象保有個人情報について，保有個人情報利用停止請求書のとおりの利用停止を求めるものであると考えられる。
（３）原処分２の妥当性
審査請求人は，上記（２）の理由により，審査請求部分について，利用停止すべきであると主張するので，審査請求部分を利用停止しないとした原処分２の妥当性について，以下検討する。
ア 札幌法務局において確認したところ，①同局には，利用停止請求書に記載された日に，審査請求人の個人情報を提供したという記録は残っていない，②利用停止請求書に記載の職員の３人に対し，上記日に，審査請求人が主張する事実があったかどうかを確認したところ，３人ともに，「特定職員Ａ」という名前は記憶にない，③担当をしていたのは，特定職員Ｃであるため，特定職員Ｂ及び特定職員Ｄは北海道管区行政評価局と話をしていない，④特定職員Ｃは，同局から利用停止請求者のことについて電話があったことは記憶している，とのことであり，審査請求人が主張する事実があったかどうかは不明である。しかし，通常，札幌法務局から行政評価局（北海道管区行政評価局）に対し積極的に保有個人情報を提供することは事務処理上極めて考えがたく，審査請求人から同局に対して何らかの苦情等相談があって，それを受けた同局が札幌法務局に対して事実確認をし，同局はその応答として必要な回答をするという形が一般的な対応であり，本事案においても，そのような過程において保有個人情報を行政評価局に伝えた可能性が高いと考えられる。そして，同局では，総務省設置法４条１項１５号に基づき，各行政機関の業務に関する苦情の申出についての必要なあっせんを行っているところ，そのあっせんの前提として，苦情の申出についての事実確認等の問い合わせが行われることは通常であって，上記の特定職員Ｃが記憶している同局からの電話はあっせんの前提としての問い合わせを受けて対応したものと考えられる。そのため，あっせんの前提としての問い合わせに応じて，札幌法務局が行政評価局に必要な範囲の保有個人情報の提供をしたとしても，それは，法令の定める事務又は業務の遂行に必要な限度で提供に係る個人情報を利用し，かつ，当該個人情報を利用することについて，相当の理由のあるときであると考えられ，法８条２項３号に該当する。
イ また，審査請求人に審査請求人の個人情報を提供したとしても，本人への提供であるから，法８条２項１号に該当する。
ウ 以上のことから，本件利用停止請求２は，法３８条に規定する「当該利用停止請求に理由があると認めるとき」に該当しないことは明らかである。
（４）結論
以上のとおりであるから，原処分２は，妥当である。
第４ 調査審議の経過
当審査会は，本件各諮問事件について，以下のとおり，併合し，調査審議を行った。
① 平成３０年１０月１９日諮問の受理（諮問第１８３号及び同第１８４号）
② 同日諮問庁から理由説明書１及び理由説明書
２を収受（同上）
③ 同年１１月１９日審査請求人から意見書１及び意見書２並
びに資料を収受（同上）
④ 平成３１年４月１６日審議（同上）
⑤ 令和元年５月２４日諮問第１８３号及び同第１８４号の併合並びに審議
第５ 審査会の判断の理由
１ 本件各利用停止請求について
本件各利用停止請求は，本件対象保有個人情報の利用停止（提供の停止）を求めるものであるところ，処分庁は，本件対象保有個人情報は，法３８条に規定する「当該利用停止請求に理由があると認めるとき」に該当しないとして，利用不停止とする原処分を行った。
これに対し，審査請求人は，本件対象保有個人情報の利用停止を求めているが，諮問庁は，原処分を妥当としていることから，以下，本件対象保有個人情報の利用停止の要否について検討する。
２ 利用停止請求について
法３６条１項２号は，何人も，自己を本人とする保有個人情報が，法８条１項及び２項の規定（目的外利用及び提供の制限）に違反して提供されているときには，当該保有個人情報の提供の停止を請求することができる旨を規定している。
そして，法３８条は「行政機関の長は，利用停止請求があった場合において，当該利用停止請求に理由があると認めるときは，当該行政機関における個人情報の適正な取扱いを確保するために必要な限度で，当該利用停止請求に係る保有個人情報の利用停止をしなければならない。」と規定している。
そこで，本件対象保有個人情報の本件各利用停止請求につき，法３８条の「利用停止請求に理由があると認めるとき」に該当するか否かについて，以下，審査請求人の主張を踏まえて検討する。
３ 本件対象保有個人情報の利用停止の要否について
（１）審査請求人の主張は，要するに，札幌法務局が北海道管区行政評価局に法の規定に違反して審査請求人の保有個人情報を提供したというものである。
（２）検討
ア 当審査会において，本件各諮問書に添付された本件文書（写し）の内容を確認したところ，本件文書は審査請求人が特定年月日Ａに札幌法務局に送信し，同日，同局が受信したメールを印刷したものであることが認められる。
イ 諮問庁は，札幌法務局と北海道管区行政評価局との間のやり取りにつき，上記第３の１（３）ア及び２（３）アのとおり，審査請求人が主張する事実があったかどうかは不明であるが，通常，札幌法務局から北海道管区行政評価局に対し，積極的に保有個人情報を提供することは事務処理上極めて考えがたく，審査請求人から同局に対して何らかの苦情等相談があって，それを受けた同局が札幌法務局に対して事実確認をし，同局はその応答として必要な回答をするという形が一般的な対応であり，本事案においても，そのような過程において保有個人情報を北海道管区行政評価局に伝えた可能性が高いと考えられる旨説明するところ，この諮問庁の説明は不自然，不合理とはいえない。
ウ また，諮問庁は，上記第３の１（３）ア及び２（３）アのとおり，札幌法務局が北海道管区行政評価局に必要な範囲の保有個人情報の提供をしたとしても，それは，法令の定める事務又は業務の遂行に必要な限度で提供に係る個人情報を利用し，かつ，当該個人情報を利用することについて，相当の理由のあるときであると考えられ，法８条２項３号に該当する旨説明するところ，総務省設置法４条１項１５号において，総務省が各行政機関の業務等に関する苦情の申出についての必要なあっせんに関する事務をつかさどるとされていることから，札幌法務局が，審査請求人からの苦情の申出に応じた北海道管区行政評価局からの問い合わせに対応して，同局に必要な範囲の保有個人情報の提供をしたとしても，法８条２項に違反するとは認められない。
なお，審査請求人は，本件利用停止請求２の理由として，札幌法務局の職員が，審査請求人に対して審査請求人の保有個人情報を提供した旨も主張するところ，審査請求人に対し審査請求人の保有個人情報を提供したとしても，本人への提供であるから，法８条２項１号に該当する旨の上記第３の２（３）イの諮問庁の説明は首肯できる。
エ そうすると，審査請求人において，上記諮問庁の説明を左右するに足りる具体的な根拠を示しているとはいえないことも併せ考えると，札幌法務局において，本件対象保有個人情報を法８条１項及び２項の規定に違反して利用目的以外の目的のために提供しているとは認められない。
（３）以上のとおり，審査請求人の主張を踏まえて検討しても，本件各利用停止請求については，法３８条の「利用停止請求に理由があると認めるとき」には該当しないと認められる。
４ 審査請求人のその他の主張について
審査請求人は，その他種々主張するが，当審査会の上記判断を左右するものではない。
５ 本件各利用不停止決定の妥当性について
以上のことから，本件対象保有個人情報の本件各利用停止請求につき，利用不停止とした各決定については，法３８条の「利用停止請求に理由があると認めるとき」に該当しないので，妥当であると判断した。
（第１部会）
委員小泉博嗣，委員池田陽子，委員木村琢麿
別紙
１ 本件対象保有個人情報が記録された文書
平成２７年意見要望のうち，特定年月日Ａ，利用停止請求者が，札幌法務局に対し，司法書士を懲戒処分しなかった場合はその旨を教えないという，その根拠法令判例について質問したメールを印刷した文書
２ 保有個人情報利用停止請求書の請求に係る趣旨及び理由（諮問第１８３号）
（１）趣旨
第２号該当提供の停止
（２）理由
特定年月日Ｂ特定時間Ａ～特定時間Ｂの間に，札幌法務局特定職員Ｂ・特定職員Ｃ・特定職員Ｄが，特定人に電話で私の個人情報を提供したから。
３ 各意見書
（１）意見書１（諮問第１８３号）
北海道管区行政評価局の主張特定年月日Ｂ特定時間Ａ～特定時間Ｂ（以下，平成２９年（行個）諮問第１４３号による。）
ア 札幌法務局民事行政部総務課に照会（電話）特定人→特定職員Ｃ。「通報者への処分及び不処分の通知がされないことの根拠について知りたい。」
イ 同日同課からの回答特定職員Ｃ→特定人。
「法令に規定が無いため申出人への通知を行っていない。」
ウ 特定人→○○
○○様にイを伝えており，職員個人の判断で根拠のない回答を行ったものではありません。
（以下，平成２８年（行個）諮問第５２号による。）
エ 特定人から札幌法務局民事行政部総務課に照会（電話）特定人→特定職員Ｃ
「通報者から処分の有無について照会することができるか否か」を確認した。
オ 回答受理（電話）特定職員Ｃ→特定人。
「一般業務サービスとして調べて伝えることができる旨」の回答を得た。
カ 特定人→○○
法務局では「通報者から処分の有無について照会があった場合一般業務サービスとして調べて伝えることができる旨」を相談者に回答特定人は札幌法務局民事行政部総務課に２回電話をかけ，札幌法務局民事行政部総務課特定職員Ｃは２回特定人に電話で回答している。そして，札幌法務局は重要な方針転換をしているので，資料も残っていない，特定人の名前を忘れた，ということはありえない。
※北海道管区行政評価局の説明が虚偽であれば，札幌法務局が特定人という名前は知らないし，北海道管区行政評価局から照会を受けていない，という主張は理解できる。
（２）意見書２（諮問第１８４号）
（以下，平成２８年（行個）諮問第５２号答申書による。）
月日不明であるが，札幌法務局から「通報者から照会が無い限りは結果を知らせないということは，行政サービスの観点から好ましくないとして，照会が無くても結果を通知することとした。」と連絡があった。札幌法務局特定職員Ｃは，照会が無いのに，○○と特定職員Ａに方針を変更したことを伝えた。
※情報公開・個人情報保護審査会答申書の記載内容が虚偽であれば，札幌法務局の主張は理解できる。
なお，私は，特定職員Ｃと札幌法務局で面談で５回話をしたが，電話で話をしたことは一度もない。
出典：総務省ホームページ「情報公開・個人情報保護審査会 答申」（https://www.soumu.go.jp/main_sosiki/singi/jyouhou/toushin_h31k01_00005.html）を加工して作成（加工：TaiLexi AI）。
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