諮問庁：総務大臣
諮問日：平成３１年２月５日（平成３１年（行個）諮問第１２号）
答申日：令和元年１２月１０日（令和元年度（行個）答申第１０３号）
事件名：本人が特定職員に渡した文書の利用不停止決定に関する件
答申書
第１ 審査会の結論
審査請求人が特定年月日Ａに行政相談した事案について，審査請求人が特定職員Ａに渡した文書（以下「本件文書」という。）に記録された保有個人情報（以下「本件対象保有個人情報」という。）の利用停止請求につき，利用不停止とした決定は，妥当である。
第２ 審査請求人の主張の要旨
１ 審査請求の趣旨
行政機関の保有する個人情報の保護に関する法律（以下「法」という。）３６条１項の規定に基づく利用停止請求に対し，平成３０年１１月１９日付け北海相第１３２号により北海道管区行政評価局長（以下「処分庁」という。）が行った利用不停止決定（以下「原処分」という。）について，本件対象保有個人情報の利用停止（利用の停止及び提供の停止）を求める。
２ 審査請求の理由
本件審査請求の理由の要旨は，審査請求書及び意見書によると，おおむね以下のとおりである。なお，添付資料及び資料１ないし資料３は省略する。
（１）審査請求書
特定職員Ｂに不適法に個人情報を提供し，特定職員Ｂは不適法にメールを捏造したから。
特定職員Ｂ作成の相談対応票（特定受付番号Ａ）の中に「本件と同様な案件を特定年月日Ａに特定受付番号Ｂで処理している。」と記載があり，不適法に〇〇（審査請求人の姓。以下同じ。）のメールアドレスが提供されたことは明らかである。
特定職員Ｂが捏造した行政苦情１１０番メール中に「応接態度」「当方」と記載があるので，不適法に個人情報を利用したことも明らかである（〇〇は「応接態度」「当方」を使わない。）
（２）意見書
別紙のとおり。
第３ 諮問庁の説明の要旨
１ 審査請求の経緯
北海道管区行政評価局長（処分庁）に対して，法３６条１項の規定に基づき，本件保有個人情報について，平成３０年１０月２２日付けで利用停止請求があった。これを受けて，処分庁は，法３８条に規定する「当該利用停止請求に理由があると認めるとき」には該当しないとして，同年１１月１９日付け北海相第１３２号において，当該保有個人情報の利用停止をしない旨の決定（原処分）を行った。
本件審査請求は，原処分を不服として，平成３０年１１月２９日付けで総務大臣（諮問庁）に対し行われたものである。
２ 審査請求の趣旨
上記第２の１のとおり。
３ 諮問庁の意見等
（１）諮問庁の意見
本件対象保有個人情報は，北海道管区行政評価局において相談対応票（特定受付番号Ｂ）に係る文書として保存されているものであり，同局が受け付けた行政相談の内容等について，その処理状況を記録するという利用目的の達成に必要な範囲で保有しており，当該利用目的以外の目的で利用又は提供している事実はない。
審査請求人は，特定職員Ｂが特定年月日Ｂに作成した相談対応票（特定受付番号Ａ）において，「本件と同様な案件を特定年月日Ａに特定受付番号Ｂで処理している。」との記載があることから，特定職員Ｂは不適法に提供を受けた審査請求人の個人情報を利用したと主張しているものと思料される。
しかし，担当者が行政相談処理を行う際，過去に同一の相談者から類似する相談があった場合に，より的確に相談に対応するため，過去の対応記録を参照することは通常の事案処理の範囲内である。また，その結果として，参照した相談対応票の受付番号を記録することは当然であり，申出のあった相談について，その処理状況を記録するという利用目的の範囲内であり，利用目的以外の目的のための利用及び提供には当たらないものである。
なお，審査請求人が「行政苦情１１０番メールをねつ造した」と主張していることについては，審査請求人が特定年月日Ｃに行政苦情１１０番メールで行政相談した際のことを指しているとすれば，当該メールについては以下のとおりである。
審査請求人は，特定年月日Ｃに行政苦情１１０番メールによる相談を行っていないとして，当該メールに基づく相談対応票の全部削除を求める請求を認めないとする北海道管区行政評価局の決定に対する審査請求を特定年月日Ｄに行ったが，当該メールについては，事実関係を確認の上，適法に取得したものであり，申出のあった相談について，その処理状況を記録するとの利用目的の達成に必要な範囲で保有されているものであるとして，審査会へ諮問し，特定年月日Ｅに当該請求を棄却している。
したがって，法３８条に規定する「当該利用停止請求に理由があると認めるとき」には該当しない。
（２）結論
以上のことから，原処分を維持することが適当である。
第４ 調査審議の経過
当審査会は，本件諮問事件について，以下のとおり，調査審議を行った。
① 平成３１年２月５日諮問の受理
② 同日諮問庁から理由説明書を収受
③ 同月２６日審査請求人から資料１を収受
④ 同年３月５日審査請求人から資料２を収受
⑤ 同月１２日審査請求人から意見書及び資料３を収受
⑥ 令和元年１１月８日審議
⑦ 同年１２月６日審議
第５ 審査会の判断の理由
１ 本件利用停止請求について
本件利用停止請求は，本件対象保有個人情報の利用停止（利用の停止及び提供の停止）を求めるものであるところ，処分庁は，本件対象保有個人情報は，当該利用目的以外の目的で利用又は提供している事実はなく，法３８条に規定する「当該利用停止請求に理由があると認めるとき」には該当しないとして，利用不停止とする原処分を行った。
これに対し，審査請求人は，本件対象保有個人情報の利用停止を求めているが，諮問庁は，原処分を妥当としていることから，以下，本件対象保有個人情報の利用停止の要否について検討する。
２ 利用停止請求について
法３６条１項１号は，何人も，自己を本人とする保有個人情報が，当該保有個人情報を保有する行政機関により適法に取得されたものでないとき，法３条２項の規定に違反して保有されているとき，又は法８条１項及び２項の規定に違反して利用されているときは，当該保有個人情報の利用の停止又は消去を，また，法３６条１項２号は，法８条１項及び２項の規定に違反して利用されているときには，当該保有個人情報の提供の停止を請求することができる旨をそれぞれ規定している。
そして，法３８条は「行政機関の長は，利用停止請求があった場合において，当該利用停止請求に理由があると認めるときは，当該行政機関における個人情報の適正な取扱いを確保するために必要な限度で，当該利用停止請求に係る保有個人情報の利用停止をしなければならない。」と規定している。
そこで，本件対象保有個人情報の利用停止請求につき，法３８条の「利用停止請求に理由があると認めるとき」に該当するか否かについて，以下検討する。
３ 本件対象保有個人情報の利用停止の要否について
（１）審査請求人の主張は，上記第２の２のとおりである。
（２）検討
ア 本件に関して，審査請求人は，大要，特定職員Ｂ作成の相談対応票（特定受付番号Ａ）の中に「本件と同様な案件を特定年月日Ａに特定番号Ｂで処理している」と記載があり，不適法に〇〇のメールアドレスが提供されたことは明らかであるなどと主張する。
イ 諮問庁から相談対応票（特定受付番号Ａ）及び相談対応票（特定受付番号Ｂ）（いずれも写し。以下，それぞれ「本件相談対応票１」及び「本件相談対応票２」という。）の提示を受け，本件文書（写し）とともに，当審査会において確認したところ，以下のとおり認められる。
（ア）本件相談対応票２は，特定年月日Ａに審査請求人からの相談を受け付けた北海道管区行政評価局が，その対応の経緯等を記録したものであり，「事案に関する情報」の「相談内容」欄には，本件文書に記載されたことに関係する内容（以下「本件相談内容」という。）が記載されている。
（イ）本件相談対応票１は，特定年月日Ｂに審査請求人からの相談を受け付けた北海道管区行政評価局が，その対応の経緯等を記録したものであり，「事案に関する情報」の「相談内容」欄には，本件相談内容に関する事項が記載されており，「対応に関する情報」の調査結果欄の３項に，「本件と同様な案件を特定年月日Ａに特定受付番号Ｂで処理している。」旨の記載が認められる。
（ウ）本件相談対応票１及び本件相談対応票２には，審査請求人のメールアドレスの記載はない。
ウ 諮問庁は，上記第３の３（１）において，相談処理を行う際，過去に同一の相談者から類似する相談があった場合に，より的確に相談に対応するため，過去の対応記録を参照することは通常の事案処理の範囲内であり，また，その結果として，参照した相談対応票の受付番号を記録することは当然であり，申出のあった相談について，その処理状況を記録するという利用目的の範囲内であると説明するところ，上記イにおいて認定した本件相談対応票１及び本件相談対応票２の記載内容等と併せて検討すると，上記諮問庁の説明に不自然，不合理な点は認められず，審査請求人の上記アの主張は採用できない。
エ そうすると，審査請求人において，上記イ及び上記第３の３（１）の諮問庁の説明を左右するに足りる具体的な根拠を示しているとはいえないことをも併せ考えると，北海道管区行政評価局において，本件対象保有個人情報を不適法に取得したり，法３条２項の規定に違反して保有し，又は法８条１項及び２項の規定に違反して利用目的以外の目的のため利用及び提供しているとは認められない。
オ したがって，本件対象保有個人情報の利用停止請求については，法３８条の「利用停止請求に理由があると認めるとき」には該当しないと認められる。
４ 審査請求人のその他の主張について
審査請求人は，その他種々主張するが，いずれも当審査会の上記判断を左右するものではない。
５ 本件利用不停止決定の妥当性について
以上のことから，本件対象保有個人情報の利用停止請求につき，利用不停止とした決定については，法３８条の「利用停止請求に理由があると認めるとき」に該当しないので，妥当であると判断した。
（第１部会）
委員小泉博嗣，委員池田陽子，委員木村琢麿
別紙（意見書）
〇理由説明書の補正をする根拠。
利用停止請求理由：不適法に当該個人情報を利用し，行政苦情１１０番メールを捏造したから。
相談対応票は，Ｅ－ｍａｉｌが空欄であり，特定行政相談委員に渡した申出文書を不適法に利用し捏造したものなので，理由説明書の相談対応票に関する部分を削除し，行政苦情１１０番メールに関する部分を追加する。△理由説明書の補正で削除した部分
審査請求人は，特定年月日Ｃに行政苦情１１０番メールによる相談を行っていないとして，当該メールに基づく相談対応票の全部削除を求める請求を認めないとする北海道管区行政評価局の決定に対する審査請求を特定年月日Ｄに行ったが，当該メールについては，事実関係を確認の上，適法に取得したものであり，申出のあった相談について，その処理状況を記録するとの利用目的の達成に必要な範囲で保有されているものであるとして，審査会に諮問し，特定年月日Ｅに当該申請を棄却している。
△理由説明書の補正で追加した部分
審査請求人は，特定年月日Ｃに行政苦情１１０番メールによる相談を行っていないとして，行政苦情１１０番メールの利用停止請求を特定年月日Ｆに行った。北海道管区行政評価局は，特定年月日Ｇに「当初の利用目的を達成した」という理由に変え利用停止する旨の決定を行った。（別紙３）理由が違うので，北海道管区行政評価局の決定に対する審査請求を特定年月日Ｈに行ったが，情報公開・個人情報保護審査会に諮問せずに，審査請求（不服申し立て）に訴えの利益はないからと称して，特定年月日Ｉに当該請求を棄却している。（別紙４）これは，ねつ造を隠蔽するために行ったことである。
＜参考＞
１ 法３８条行政機関の長は，利用停止請求があった場合において，当該停止請求に理由があると認めるときは，（中略）当該利用停止請求に係る情報の利用停止をしなければならない。
・行政機関の長が理由を変更することはできない。
２ 法３６条（利用停止請求権）－当該保有個人情報を保有する行政機関により適法に取得されたものでないとき，３条２項の規定に違反して保有されているとき，又は８条１項及び２項の規定に違反して利用されているとき当該保有個人情報の停止又は消去
・「当初の利用目的を達成したため」という理由で利用停止・消去できない。
３ 法４２条（前略）次の各号に該当する場合を除き，情報公開・個人情報保護審査会に諮問しなければならない。－不服申し立てが不適法であり，却下するとき。
・情報公開・個人情報保護審査会への諮問・答申なしに「審査請求（不服申し立て）に訴えの利益はないから」では大臣裁決で却下をすることはできない。
○「当初の利用目的を達成したため」という理由で利用停止できない申出文書Ａ～手紙，ＦＡＸ，メール等（持参文書など）
行政相談週間用処理票Ｂ～行政相談委員が申出文書の概要を記載したもの。
行政苦情１１０番メールＣ～行政相談官等がメールを所定の様式に複写したもの。
○北海道管区行政評価局首席行政相談官室
当初の利用目的を達成したためという理由でＡＣを利用停止した事例・平成２８年１２月２６日付け北海相第１５４号１５５号Ａ（メール）Ｃ
・平成２９年０１月２７日付け北海相第１０号Ｃ
〇総務省行政評価局・北海道管区行政評価局首席行政相談官室当初の利用目的を達成したためという理由でＡＢＣを利用停止しなかった事例
平成２９年０７月３１日総評相第１１４号Ａ（手紙）
平成２９年１１月０２日北海相第１４９号Ｂ
平成２９年１２月２１日北海相第１７３号Ａ（持参文書）
平成３０年０３月２７日北海相第２８号２９号Ａ（メール）平成３０年０３月２７日北海相第２６号２７号Ａ（メール）平成３０年０５月０８日北海相第５２号Ｃ
平成３１年２月７日北海相第８号Ａ（持参文書）
平成３１年２月７日北海相第９号１０号Ａ（メール）
〇個人情報保護法担当総務省行政管理局・北海道管区行政評価局管理官室
当初の利用目的を達成したためで質問のメールを利用停止しなかった事例
平成２９年７月３１日総官政第１００号質問メール
平成２９年１２月２５日北海管第１６号質問メール
〇その他
札幌法務局，北海道管区行政評価局総務課に各省ＨＰから送信したメールも，当初の利用目的を達成したためという理由では，利用停止されなかった。
〇不適法に個人情報を取得，利用，提供した場合は，利用停止できる。当初の利用目的どおりに利用している場合は，利用停止できない。当初の利用目的を達成していない場合も利用停止できない。
当初の利用目的を達成した場合も利用停止できない。
目的利用外の場合は利用停止できる。
１ 別紙１に反論できないのは，行政苦情１１０番メールをねつ造した証拠である。
２ 今回の〇〇当方の主張は，メールアドレスを不適法に利用して総務省ホームページの「インターネットによる行政受付」を利用して行政相談を行ったメール，行政苦情１１０番メール（＝行政相談内容を供覧した文書＝当該メールを所定の様式に複写したもの）を捏造したという主張である。当該メール，行政苦情１１０番メールを平成２８年１２月２６日北海相第１５４号，１５５号で利用停止（別紙３）し，平成２９年３月１４日総評相第２２号大臣裁決（別紙４）したこと検討しなければならない。利用停止をする旨の決定をした当該メール⑥，行政苦情１１０番メール⑦にはメールアドレスの記載がある。
このメールアドレスは，平成３１年（行個）諮問第１６号の行政苦情１１０番メール①，１２号の申出文書に記載のメールアドレスを不適法に利用してメールを捏造したものであることは明らかである。
・保有個人情報利用停止請求書請求に係る趣旨及び理由（理由）別紙別紙１
・別添特定職員Ｂ，特定職員Ｃがメールを捏造した証拠別紙２
・平成２８年１２月２６日北海相第１５４号，１５５号（別紙３）で「メールを送信していないから」を「当初の利用目的を達成した」という理由に変更し利用停止したのは，メールを捏造したことの発覚を恐れて，利用停止したものである。行政不服審査法審査請求事務取扱マニュアル（別紙５）に違反して審査会へ諮問もしなかったことから明らかである。申出文書は「当初の利用目的を達成した」という理由では利用停止でない。
・平成３１年２月７日北海相第８号（別紙６）当初の利用目的を達成したためで利用停止しない決定
申出文書（持参文書）は相談対応票と一体で保管している（後略）・平成２８年１２月２６日北海相第１５４，１５５号当初の利用目的を達成したため利用停止決定
申出文書（メール）は相談対応票と一体で保管し上記と同じ条件なので利用停止できないはずである。ねつ造の発覚を恐れて，利用停止・消去したものである。
＜開示文書＞＜保管ファイル＞
申出文書（手紙，メール，ＦＡＸ等）→行政文書ファイル・申出文書
相談対応票→行政文書ファイル・行政相
談総合システム
※申出文書と相談対応票は，保管場所は違うが一体で保管している。注：「当方」とは，特定職員Ｃがメールを捏造する時に使用したもの。本物のメールはすべて「〇〇」を使用している。
出典：総務省ホームページ「情報公開・個人情報保護審査会 答申」（https://www.soumu.go.jp/main_sosiki/singi/jyouhou/toushin_h31k01_00008.html）を加工して作成（加工：TaiLexi AI）。
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