諮問庁：個人情報保護委員会委員長
諮問日：平成３１年２月２５日（平成３１年（行個）諮問第２７号）
答申日：令和元年１２月２４日（令和元年度（行個）答申第１０９号）
事件名：本人への通知の送付方法に係る個人情報保護委員会内及び他の行政機関とのやり取りが分かる文書の不開示決定（不存在）に関する件
答申書
第１ 審査会の結論
「個人情報保護委員会委員長が特定年月日Ａに開示請求人に送付した「情報公開・個人情報保護審査会への諮問について（通知）」（個情第１５１号）に関して，開示請求人への送付方法に係る個人情報保護委員会内及び他の行政機関とのやりとりが分かる資料（個情第１５１号の送付方法に関する開示請求人からの照会に関する記録及び総務省情報流通行政局郵政行政部郵便課からの照会に関する記録を含むもの）」（以下「本件文書」という。）に記録された保有個人情報（以下「本件対象保有個人情報」という。）につき，これを保有していないとして不開示とした決定は，妥当である。
第２ 審査請求人の主張の要旨
１ 審査請求の趣旨
行政機関の保有する個人情報の保護に関する法律（以下「法」という。）１２条１項の規定に基づく開示請求に対し，平成３０年１０月２６日付け個情第１５５５号により個人情報保護委員会事務局長（以下「処分庁」という。）が行った不開示決定（以下「原処分」という。）の取消しを求める。
２ 審査請求の理由
（１）審査請求書
審査請求人は処分庁が本件開示請求対象の個人情報を保有していると考えるため。
（２）意見書（別添資料は省略する。）
ア はじめに～本件開示請求及び審査請求に係る経緯
本件開示請求及び本件審査請求に関する一連の経緯は以下の通りである。
（ア）特定年月日Ｂ
別件の行政文書開示請求
（イ）特定年月日Ｃ
特定年月日Ｂ付け行政文書開示請求に対する行政文書不開示決定（個情第１２６１号）
（ウ）特定年月日Ｄ
個情第１２６１号に対する審査請求
（エ）特定年月日Ａ
個情第１２６１号に対する審査請求について情報公開・個人情報保護審査会（以下，第２の２において「審査会」という。）へ諮問（個情第１５１号）
（オ）特定年月日Ｅ
審査請求人が諮問通知（以下，第２の２において「個情第１５１号」という。）を収受。通常，郵便で審査請求人の自宅住所へ送付される諮問通知が特定会社の特定メール便で審査請求人の勤務先住所へ送付されてきたことから，諮問庁（以下，第２において原文ママ。）と総務省情報流通行政局郵政行政部郵便課に電話で照会したところ，下記のとおりであった。
ａ 諮問庁からは，個情第１５１号が郵便法４条２項が規定する「信書」にあたるか否かについての回答は得られなかったが，諮問通知は通常の場合，特定メール便で送付する手続となっている旨の回答を得た。
ｂ 総務省情報流通行政局郵政行政部郵便課からは，諮問通知は郵便法４条２項が規定する「信書」に該当し，特定メール便での送付は郵便法違反のおそれがあること，諮問庁に事実確認を行う，との回答を得た。
（カ）特定年月日Ｆ
総務省情報流通行政局郵政行政部郵便課の担当者より，諮問庁への事実確認について「個別事例には回答できない」との回答を得た。
（キ）特定年月日Ｆ
諮問庁に電話。担当者不在のため折り返しの電話を希望するも，その後，担当者からの電話はなかった。
（ク）平成３０年３月３１日
本件開示請求
（ケ）平成３０年４月２５日
３月３１日付け保有個人情報の開示請求に対する行政文書不開示決定（個情第５２６号）
（コ）平成３０年７月１９日
個情第５２６号に対する審査請求
（サ）平成３０年１０月２６日
ａ 行政文書不開示決定（個情第５２６号）の取消（個情第１５５４号）
ｂ 諮問庁が平成３０年７月１９日付け審査請求を却下する裁決
ｃ 保有個人情報の開示をしない旨の決定（個情第１５５５号）（原処分）
ｄ 諮問庁事務局総務課より個情第５２６号の根拠法令の名称及び根拠条文に誤りがあったことなどに関する文書を収受。
（シ）特定年月日Ｇ
諮問庁事務局総務課担当者が電話で１０月２６日付けの裁決や通知に関する説明と，個情第１５１号をメール便で送付した件について謝罪。審査請求人から担当者に「口頭ではなく，文書でメール諮問庁における情報公開手続は総務省のマニュアルを参考としているとの説明を受ける。（原文ママ）
（ス）特定年月日Ｈ
諮問庁事務局総務課より個情第１５１号が信書に該当する旨とメール便で送付したことに関する文書を収受。後日，担当者から電話があった際，審査請求人から担当者に，経緯と再発防止策に関する記載がない旨を伝える。
（セ）平成３１年１月２５日
本件審査請求
（ソ）平成３１年２月２７日
本件審査請求に係る諮問通知（個情第２２７号）
イ 諮問庁は本件開示請求の内容を限定的に解しており不当であるとともに，本件対象保有個人情報が不存在であれば，先例答申に反するものであること
諮問庁は理由説明書（下記第３を指す。）で「開示請求対象の個人情報については，保有していない」としているが，審査請求人が開示を求めた保有個人情報は，特定年月日Ａに諮問庁が審査請求人に送付した個情第１５１号に関する開示請求書の受付から対象行政文書の特定，開示決定通知書の送付，審査請求の受付，審査会への諮問など一連の情報公開事務処理の記録を含むものである。
審査請求人が厚生労働省に対して行なった別件の「本人が行なった行政文書開示請求に係る手続の経緯が分かる文書」の開示請求では，厚生労働省情報公開事案管理システムにおける窓口用と所管課用の申請受付詳細及び不服申立詳細画面に記録された保有個人情報が開示され，審査会においても当該「保有個人情報を特定したことは，妥当である」との答申（平成２９年度（行個）答申第１５８号）がなされている。
また，氏名の記載のない行政文書の情報であっても，同じファイルに綴られた別の文書と照合することにより審査請求人を識別することができる場合には保有個人情報に該当するとの判断（平成２０年度（行個）諮問第１０９号）もなされている。
そもそも本件対象保有個人情報が不存在であれば，個情第１５１号に関する一連の情報公開事務を遂行することは不可能である。仮に諮問庁の担当職員が個人的に作成した備忘メモに基づき情報公開事務を遂行していたとしても，特定年月日Ｈ付けで諮問庁事務局総務課が審査請求人に送付した文書には審査請求人の氏名及び特定年月日Ａ付けで送付された個情第１５１号についての記載があることから，当該備忘メモは組織的に共有されており，本件対象保有個人情報に該当するはずである。
ウ 結論
諮問庁は，本件開示請求の範囲に該当する行政文書を保有しているにも関わらず，意図的に探索範囲から除外して不開示決定を行ったのであり，改めて該当文書を探索，特定し，全て開示するとの決定を求める。
第３ 諮問庁の説明の要旨
１ 本件開示請求について
平成３０年３月３１日付け文書により請求人から処分庁に対して行われた保有個人情報の開示請求に対し，法１８条２項の規定により，処分庁が不開示とした原処分は妥当であり，本件審査請求は棄却すべきと考える。
２ 原処分の妥当性について
原処分に係る開示請求は，本件対象保有個人情報の開示を求めたものである。
開示請求対象の個人情報については，保有していないため，原処分は妥当であると考える。
第４ 調査審議の経過
当審査会は，本件諮問事件について，以下のとおり，調査審議を行った。
① 平成３１年２月２５日諮問の受理
② 同日諮問庁から理由説明書を収受
③ 同年３月２６日審査請求人から意見書及び資料を収受
④ 令和元年１１月２９日審議
⑤ 同年１２月２０日審議
第５ 審査会の判断の理由
１ 本件開示請求について
本件開示請求は，本件文書に記録された保有個人情報（本件対象保有個人情報）の開示を求めるものであるところ，処分庁は，開示請求対象の個人情報については保有していないとして，不開示とする決定を行った。これに対し，審査請求人は，原処分を取り消し，改めて該当文書を探索，特定し，全て開示するとの決定を求めているものと解されるが，諮問庁は，原処分を妥当としていることから，以下，本件対象保有個人情報の保有の有無について検討する。
２ 本件対象保有個人情報の保有の有無について
（１）本件対象保有個人情報の保有の有無に関する諮問庁の説明は，上記第３の２のとおりであるが，当審査会事務局職員をして更に諮問庁に確認させたところ，諮問庁は，次のとおり説明する。
ア 特定年月日Ｃ付け個情第１２６１号に係る審査請求について，諮問庁は，特定年月日Ｉ付けで情報公開・個人情報保護審査会に諮問し，審査請求人に対しては，特定年月日Ａ付けで特定会社の特定メール便により諮問通知書を送付した。
イ 審査請求人から特定年月頃に電話連絡があり，上記アの諮問通知書の送付方法が郵便法４条４項（運送業者に信書の送達を委託してはならない旨を定める規定）に違反する疑いがあるとして釈明を求められ，同時に総務省情報流通行政局郵政行政部郵便課にも相談するとのことであった。
上記の特定年月頃，総務省情報流通行政局郵政行政部郵便課から電話連絡があり，審査請求人に対して上記諮問通知書を特定メール便で送付した事実があるかを確認され，事実である旨回答したところ，同課から，諮問通知書は郵便法４条２項に規定する信書に該当するため，特定メール便ではなく郵便にて送付するよう指摘があった。なお，特定メール便を利用したのは，当時の担当者の認識不足によるものであった。
ウ 本件対象保有個人情報の存否に関連して，「個人情報保護委員会行政文書管理規則（平成２８年１月１２日個人情報保護委員会訓令第２号）」及びそれに基づき作成した「標準文書保存期間基準（保存期間表）」によれば，委員会の所掌事務に関する事実関係の問合せへの応答は，１年未満の保存期間としている。
一方，所掌事務に関する事実関係の問合せへの応答の記録については，その内容に応じて，必要があると判断した場合に文書に記録・保存しているところ，今回の上記諮問通知書の送付に関する審査請求人や他の行政機関からの照会及び回答並びに委員会事務局内での検討については，諮問通知の内容自体に関するものではなく，諮問通知書の送付方法に係る事実関係について確認するものにすぎないことから，個人情報保護委員会行政文書管理規則８条（当時）における「処理に係る事案が軽微なもの」に該当し，文書を作成する必要はないと判断し，文書等は作成していない。
エ なお，審査請求人が上記第２の２（２）ア（ス）で主張するとおり，個人情報保護委員会事務局総務課から，審査請求人に対し，上記アの諮問通知書の送付について，信書に該当する文書を特定メール便で送ったことについてお詫びする旨の文書を送付していることは事実であるが，発送時期は，原処分を行った平成３０年１０月２６日より後である特定年月日Ｈである。また，この件に関し，事務局総務課内で当該文書の内容の適否について検討したが，当該文書の作成については，口頭で上司等の了解は得たものの，送付した当該文書以外に検討に係る資料等は作成していない。
オ また，本件審査請求を受けて，再度，個人情報保護委員会において，執務室内，書庫及びパソコン上のファイル等の探索を行ったが，本件対象保有個人情報に該当する情報の存在を確認できなかった。（２）そこで，諮問庁から上記（１）ウの個人情報保護委員会行政文書管理規則及び標準文書保存期間基準の提示を受け，当審査会においてこれを確認したところ，その規定内容は，上記（１）ウの諮問庁の説明と符合する内容であることが認められる。
（３）また，諮問庁が説明する上記（１）ア及びイの経緯については，審査請求人の主張する一連の経緯（上記第２の２（２）ア（オ）及び（カ））に照らして，特段不自然，不合理な点はない。そして，上記（１）ウ及びエの上記諮問通知書の送付方法に係る事実関係に関する文書等及び上記お詫びの文書の検討に係る資料等は作成していない旨の説明については，上記（１）ウの行政文書管理規則及び標準文書保存期間基準の内容等に照らすと，上記（１）ウの諮問通知書の送付に関する照会及び回答並びに個人情報保護委員会事務局内の検討等が同規則９条における「処理に係る事案が軽微なもの」に該当すると判断した点の当否は別として，その説明を覆すまでの事情はうかがわれず，否定することまではできない。
（４）本件対象保有個人情報の探索の範囲等については，上記（１）オのとおりであり，その探索の範囲等について，特段の問題があるとは認められない。
（５）以上を踏まえると，個人情報保護委員会において，本件対象保有個人情報を保有しているとは認められない。
３ 審査請求人のその他の主張について
（１）審査請求人は，意見書（上記第２の２（２）イ）において，審査請求人が開示を求めた保有個人情報は，特定年月日Ａに諮問庁が審査請求人に送付した個情第１５１号に関する開示請求書の受付から対象行政文書の特定，開示決定通知書の送付，審査請求の受付，審査会への諮問など一連の情報公開事務処理の記録を含むものである旨主張している。しかしながら，諮問書に添付された本件保有個人情報開示請求書の「開示を請求する保有個人情報」欄によれば，「一連の情報公開手続き」との文言を削除して「開示請求人への送付方法に係る個人情報保護委員会内及び他の行政機関とのやりとり」と加筆されていることが認められる。
この点に関し，当審査会事務局職員をして諮問庁に確認させたところ，諮問庁によれば，当該記載は，担当者が，審査請求人の具体的に思い描いている文書が判然としないため，審査請求人に電話連絡の上確認し，了解を得た上で修正したものであるとのことであった。この説明に，特段不自然，不合理な点はなく，これを覆すに足りる事情も認められない。したがって，審査請求人の上記主張は，本件開示請求の文言と異なり，審査請求手続において開示請求の範囲を拡大しようとするものであり，これを認めることはできない。
（２）審査請求人のその他の主張は，当審査会の上記判断を左右するものではない。
４ 付言
本件不開示決定通知書には，開示をしないこととした理由について，「上記開示請求対象の個人情報については，保有していないため不開示とした。」と記載されているところ，一般に，保有個人情報の不存在を理由とする不開示決定に際しては，単に保有個人情報を保有していないという事実を示すだけでは足りず，保有個人情報が記録された行政文書を作成又は取得していないのか，あるいは作成又は取得した後に廃棄又は亡失したのかなど，なぜ当該保有個人情報が存在しないかについても理由として付記することが求められる。
したがって，原処分における理由付記は，行政手続法８条１項の趣旨に照らし，適切さを欠くものであり，処分庁においては，今後の対応において，上記の点について留意すべきである。
５ 本件不開示決定の妥当性について
以上のことから，本件対象保有個人情報につき，これを保有していないとして不開示とした決定については，個人情報保護委員会において本件対象保有個人情報を保有しているとは認められず，妥当であると判断した。
（第１部会）
委員小泉博嗣，委員池田陽子，委員木村琢麿
出典：総務省ホームページ「情報公開・個人情報保護審査会 答申」（https://www.soumu.go.jp/main_sosiki/singi/jyouhou/toushin_h31k01_00008.html）を加工して作成（加工：TaiLexi AI）。
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