諮問庁：総務大臣
諮問日：平成３１年２月２６日（平成３１年（行個）諮問第２８号）
答申日：令和２年２月１８日（令和元年度（行個）答申第１３０号）
事件名：本人が特定年月日に行政相談したとする事案について本人からの行政相談内容を供覧した文書等の不開示決定（不存在）に関する件
答申書
第１ 審査会の結論
別紙の１に掲げる文書３及び文書４（以下，順に「文書３」及び「文書４」という。）に記録された保有個人情報（以下「本件対象保有個人情報」という。）につき，これを保有していないとして不開示とした決定は，妥当である。
第２ 審査請求人の主張の要旨
１ 審査請求の趣旨
行政機関の保有する個人情報の保護に関する法律（以下「法」という。）１２条１項の規定に基づく開示請求に対し，平成３０年１２月２８日付け北海相第１４７号により北海道管区行政評価局長（以下「処分庁」という。）が行った一部開示決定（以下「原処分」という。）について，本件対象保有個人情報の開示を求める。
２ 審査請求の理由
本件審査請求の理由の要旨は，審査請求書及び意見書によると，おおむね以下のとおりである。
（１）審査請求書
総務省ホームページの「インターネットによる行政相談受付」を利用して行政相談を行ったメールについて，相談者の氏名，住所，電話番号，相談内容等を所定の様式に複写（後略）という取扱いをしているから。（平成２８年（行個）諮問第１７７号）
行政相談業務実施要領第３の３の事案情報の記録及び第４の５の対応情報の記録は，別記様式第１「相談対応票」に従い（中略）行う（中略）対応情報の記録は，相談対応の進捗状況に応じ遅滞なく行うものとする。という取扱いをしているから。（平成２９年１０月１日総評相第２６３号）
（２）意見書（添付資料は省略する。）
別紙の２のとおり。
第３ 諮問庁の説明の要旨
１ 審査請求の経緯
平成３０年１１月２９日付けで，処分庁に対して，法１２条１項の規定に基づき，下記２の保有個人情報について開示請求があった。これを受けて，処分庁は，原処分を行った。
本件審査請求は，原処分を不服として，平成３１年１月１０日付けで総務大臣（諮問庁）に対し行われたものである。
２ 開示請求の概要
（１）本件開示請求の内容は，次の文書について開示を求めるものである。北海道管区行政評価局に特定年月日Ａに行政相談した事案について，・受信メールのうち，同日に同局が受信した審査請求人からのインターネットによるメール（別紙の１に掲げる文書１（以下「文書１」という。））
・行政苦情１１０番メールのうち，当該メールに添付された審査請求人からの行政相談が記載された文書（別紙の１に掲げる文書２（以下「文書２」という。））
・特定年度行政苦情１１０番メールのうち，審査請求人からの行政相談内容を供覧した文書（文書３）
・特定年度相談対応票のうち，相談対応票（文書４）
（２）処分庁は，上記の開示請求に対し，次の文書を開示対象保有個人情報として特定し，下記①及び②（以下「開示文書」という。）について開示したが，下記③及び④（以下「不開示文書」という。）については，「取得又は作成していない」ため不開示とする旨の原処分を行った。○審査請求人が特定年月日Ａに北海道管区行政評価局に行政相談したとする事案について，
① 同日に同局が受信した審査請求人からのインターネットによるメール（文書１）
② ①のメールに添付された文書（文書２）
③ 審査請求人からの行政相談内容を供覧した文書（文書３）
④ 相談対応票（文書４）
３ 諮問庁の意見等
（１）諮問庁の意見
開示文書は，総務省ホームページにおける「インターネットによる行政相談受付」へ入力した内容が送信された行政苦情１１０番メールではなく，同ホームページにおける「総務省へのご意見・ご提案の受付」へ入力した内容について，特定年月日Ａに処分庁が受信したメール（以下「ご意見メール」という。）である。
また，当該ご意見メールに記載された「ご意見・ご要望内容」には，北海道の個人情報非利用停止決定処分に対する審査請求について，審査請求人が北海道情報公開・個人情報保護審査会において，意見陳述を行うこと等が記載されている。
審査請求人の意見陳述は，北海道個人情報保護条例に基づく決定に対して行われるものであり，処分庁として何らの権限を有しておらず，助言，教示等をすることはできないことから，処分庁は，行政相談事案で処理することは適当ではないと判断したと説明している。
諮問庁において，ご意見メールを確認したところ，記載された内容は処分庁の説明のとおりであり，処分庁が，審査請求人に対して口頭で担当部署の見解を伝えることに留め，不開示文書を作成しなかった処分庁の判断は，妥当であると思料される。
（２）結論
以上を踏まえれば，処分庁において，開示文書の他に本件請求に係る保有個人情報の対象として特定すべき保有個人情報を保有しているとは認められず，原処分を維持することが適当であると考える。
第４ 調査審議の経過
当審査会は，本件諮問事件について，以下のとおり，調査審議を行った。
① 平成３１年２月２６日諮問の受理
② 同日諮問庁から理由説明書を収受
③ 同年３月２６日審査請求人から意見書及び資料を収受
④ 令和元年１２月２０日審議
⑤ 令和２年２月１４日審議
第５ 審査会の判断の理由
１ 本件開示請求について
本件開示請求は，文書１ないし文書４に記録された保有個人情報の開示を求めるものであるところ，処分庁は，そのうちの文書１及び文書２に記録された保有個人情報については全部開示したが，文書３及び文書４に記録された保有個人情報（本件対象保有個人情報）については，これを取得又は作成していないとして不開示とする原処分を行った。
これに対し，審査請求人は，本件対象保有個人情報の開示を求めているが，諮問庁は，原処分を維持することが適当としていることから，以下，本件対象保有個人情報の保有の有無について検討する。
２ 本件対象保有個人情報の保有の有無について
（１）諮問庁の説明の要旨
上記第３の３とおり。
（２）検討
ア 当審査会において，諮問書に添付された文書１及び文書２（いずれも写し）を確認したところによると，審査請求人がご意見メールにより送信した内容（文書２の「ご意見・ご要望内容」欄に記載されたもの）は，大要，北海道管区行政評価局長宛てに，特定年月日Ｂに審査請求人が，北海道情報公開・個人情報保護審査会において，意見陳述を行う旨が記載されており，末尾に「平成２８年１２月２６日付け北海相第１５４号１５５号「当初の利用目的を達成したため」という理由で利用停止した優良事例について，意見陳述しますので，指導方よろしくお願いします。」と記述されていることが認められる。
イ 諮問庁は，上記第３の３（１）において，審査請求人の意見陳述は，北海道個人情報保護条例に基づく決定に対して行われるものであり，処分庁として何らの権限を有しておらず，助言，教示等をすることはできないことから，処分庁は，行政相談事案で処理することは適当ではないと判断し，審査請求人に対して口頭で担当部署の見解を伝えることに留め，不開示文書（文書３及び文書４）を作成しなかった旨説明する。
ウ 当審査会事務局職員をして，諮問庁に確認させたところ，諮問庁は，以下のとおり補足して説明する。
行政相談においては，各行政機関の業務，総務省設置法４条１項１３号イからハまでに規定する法人の業務，国の委任又は補助に係る業務及び第一号法定受託事務に該当する地方公共団体の業務（各行政機関の業務と一体として把握される必要があるものに限る。）に関する苦情である限り全てが受付の対象となり得るが，本件申出内容は上記の対象業務には該当しないため，行政相談事案として受け付けなかった。
エ そこで，上記ウの総務省設置法の規定内容と上記アの認定結果とを併せて検討すると，上記イ及びウの説明に不自然，不合理な点はなく，北海道管区行政評価局において，上記アで認定したメールについて，行政相談事案として処理しなかったことは，不合理な取扱いとまではいえず，上記メールに関して文書３及び文書４を作成しなかった旨の上記イの諮問庁の説明は，否定し難い。
オ 以上によれば，北海道管区行政評価局において，本件対象保有個人情報を保有しているとは認められない。
３ 審査請求人のその他の主張について
審査請求人はその他種々主張するが，当審査会の上記判断を左右するものではない。
４ 本件不開示決定の妥当性について
以上のことから，本件対象保有個人情報につき，これを保有していないとして不開示とした決定については，北海道管区行政評価局において本件対象保有個人情報を保有しているとは認められず，妥当であると判断した。
（第１部会）
委員小泉博嗣，委員池田陽子，委員木村琢麿
別紙
１ 処分庁が特定した文書
審査請求人が特定年月日Ａに北海道管区行政評価局に行政相談したとする事案について，
文書１特定年月日Ａに北海道管区行政評価局が受信した審査請求人からのインターネットによるメール
文書２文書１のメールに添付された文書
文書３審査請求人からの行政相談内容を供覧した文書
文書４相談対応票
２ 意見書
理由説明書の虚偽の部分
嘘１＜行政相談内容を供覧した文書の非開示の理由＞
開示文書は，総務省ホームページにおける「インターネットによる行政相談受付」へ入力した内容が送信された行政苦情１１０番メールではなく，同ホームページにおける「総務省へのご意見・ご提案の受付」へ入力した内容について，特定年月日Ａに処分庁が受信したメールである。・・・＜本当の理由＞平成３１年（行情）諮問第１７３号の理由説明書による総務省ホームページにおける「インターネットによる行政相談受付」を利用して行政相談を行ったメールについて，相談者の氏名，住所，電話番号，相談内容等を所定の様式に複写した後廃棄するものとする。という取り扱いを定めた文書はなく，所定の様式についても通知等で定めているものではない。平成２８年（行個）諮問第１７７号で取り扱いがあると記載をされたがそれはすべて嘘です。特定職員Ａは今まで，嘘の説明をしました。「行政相談内容を供覧した文書＝行政苦情１１０番メール＝所定の様式に複写したもの」は存在しません。
嘘２＜相談対応票を作成しない理由＞
審査請求人の意見陳述は，北海道個人情報保護条例に基づく決定に対して行われるものであり，処分庁として何らの権限を有しておらず，助言，教示等をすることはできないことから，処分庁は，行政相談事案で，処理することは適当ではないと判断したと説明している。
＜本当の理由＞
特定日時Ａ特定職員Ｂから電話で行政相談の回答があった。「当初の利用目的を達成したため」について説明があった。遅滞無く相談対応票を作成することになるが，相談対応票を作成すると，開示請求，利用停止請求，審査請求と続くので，行政相談企画課長・行政相談管理官通知に違反して作成しないことにしたからである。
＜参考＞
行政相談：特定日時Ｂ特定区役所・特定行政相談委員
「当初の利用目的を達成したため」とはどういうことか
別紙１
行政相談回答，日時：特定日時Ｃ場所：北海道管区行政評価局出席者：特定職員Ｂ，特定職員Ｃ，特定職員Ｄ
回答：行政相談申出書は破棄した。相談対応票も作らない。
総務省行政文書管理規則及び北海道管区行政評価局標準文書保存期間基準に違反して破棄したと嘯いている。意見陳述してもしなくても，結論は行政相談ではない。申出文書は破棄する。「相談対応票を作成しない」である。別紙２，別紙３
なお，意見陳述の結果は，各振興局，各市町村に個人情報利用停止優良事例として周知する。別紙４
出典：総務省ホームページ「情報公開・個人情報保護審査会 答申」（https://www.soumu.go.jp/main_sosiki/singi/jyouhou/toushin_h31k01_00008.html）を加工して作成（加工：TaiLexi AI）。
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