諮問庁：総務大臣
諮問日：平成３１年３月２２日（平成３１年（行個）諮問第４９号）
答申日：令和２年２月２６日（令和元年度（行個）答申第１３６号）
事件名：本人が特定職員に渡した文書の利用不停止決定に関する件
答申書
第１ 審査会の結論
私（審査請求人）が特定職員Ａに渡した文書（以下「本件文書」という。）に記録された保有個人情報（以下「本件対象保有個人情報」という。）の利用停止請求につき，利用不停止とした決定は，妥当である。
第２ 審査請求人の主張の要旨
１ 審査請求の趣旨
行政機関の保有する個人情報の保護に関する法律（以下「法」という。）３６条１項の規定に基づく利用停止請求に対し，平成３１年２月７日付け北海相第８号により北海道管区行政評価局長（以下「処分庁」という。）が行った利用不停止決定（以下「原処分」という。）について，本件対象保有個人情報の利用停止（消去）を求める。
２ 審査請求の理由
本件審査請求の理由の要旨は，審査請求書及び意見書によると，おおむね以下のとおりである。なお，添付資料は省略する。
（１）審査請求書
当初の利用目的を達成したため。
（２）意見書
別紙のとおり。
第３ 諮問庁の説明の要旨
１ 審査請求の経緯
平成３１年１月１０日付けで，北海道管区行政評価局長（処分庁）に対して，法３６条１項の規定に基づき，下記２の保有個人情報について利用停止請求があった。処分庁は，法３８条に規定する「当該利用停止請求に理由があると認めるとき」には該当しないとして，同年２月７日付け北海相第８号で，当該保有個人情報の利用停止をしない旨の決定（原処分）を行った。
本件審査請求は，原処分を不服として，平成３１年２月１３日付けで，総務大臣（諮問庁）に対し行われたものである。
２ 利用停止請求の対象となった保有個人情報
審査請求人が，特定年月日，北海道管区行政評価局に行政相談した際に同局職員に渡した文書
３ 審査請求の趣旨及び理由
審査請求人は，上記２の保有個人情報について，当初の利用目的を達成したことから，審査請求人が提出した保有個人情報利用停止請求書のとおりに利用停止をしてほしいとしている。
４ 諮問庁の意見
審査請求人は，当初の利用目的を達成したことを理由に，本件対象保有個人情報の消去を求めている。
本件対象保有個人情報は，北海道管区行政評価局職員が，特定年月日，審査請求人からの行政相談の際に，同請求人から手交されたものである。また，北海道管区行政評価局に対して，相談者が相談に際して提出した文書に係る同局の事務処理方針を聴取したところ，申出のあった相談内容を正確に記録するという目的で，手紙やメールの申出文書など申出内容を補足する文書については，相談対応票と一体で保管することとしており，本件対象保有個人情報についても，上記の方針に基づき保管しているものであるとのことである。
以上を踏まえると，北海道管区行政評価局は，行政相談を受けた結果として本件対象保有個人情報を適法に取得しており，相談者からの申出内容を正確に記録するという利用目的の達成のために必要な範囲で本件対象保有個人情報を保有しており，利用目的以外の目的で利用又は提供しているという事実もない。
したがって，法３８条に規定する「当該利用停止請求に理由があると認めるとき」には該当しないことから，原処分を維持することが適当である。
第４ 調査審議の経過
当審査会は，本件諮問事件について，以下のとおり，調査審議を行った。
① 平成３１年３月２２日諮問の受理
② 同日諮問庁から理由説明書を収受
③ 同年４月１７日審査請求人から意見書を収受
④ 令和２年１月１７日審議
⑤ 同年２月２１日審議
第５ 審査会の判断の理由
１ 本件利用停止請求について
本件利用停止請求は，本件対象保有個人情報の利用停止（消去）を求めるものであるところ，処分庁は，本件対象保有個人情報は，適法に取得したものであり，利用目的の達成に必要な範囲で保有しており，当該利用目的以外の目的で利用又は提供している事実はなく，法３８条に規定する「当該利用停止請求に理由があると認めるとき」には該当しないとして，利用不停止とする原処分を行った。
これに対し，審査請求人は，本件対象保有個人情報の利用停止を求めているが，諮問庁は，原処分を妥当としていることから，以下，本件対象保有個人情報の利用停止の要否について検討する。
２ 利用停止請求について
法３６条１項１号は，何人も，自己を本人とする保有個人情報が，当該保有個人情報を保有する行政機関により適法に取得されたものでないとき，法３条２項の規定に違反して保有されているとき，又は法８条１項及び２項の規定に違反して利用されているときは，当該保有個人情報の利用の停止又は消去を請求することができる旨を規定している。
そして，法３８条は「行政機関の長は，利用停止請求があった場合において，当該利用停止請求に理由があると認めるときは，当該行政機関における個人情報の適正な取扱いを確保するために必要な限度で，当該利用停止請求に係る保有個人情報の利用停止をしなければならない。」と規定している。
そこで，本件対象保有個人情報の利用停止請求につき，法３８条の「利用停止請求に理由があると認めるとき」に該当するか否かについて，以下検討する。
３ 本件対象保有個人情報の利用停止の要否について
（１）審査請求人の主張
上記第２の２のとおりである。
（２）検討
ア 諮問庁から本件文書による行政相談の対応等を記録した相談対応票（以下「本件相談対応票」という。）の提示を受け，当審査会において確認したところ，「受付に関する情報」の「受付年月日」欄には「特定年月日」の記載があり，「対応に関する情報」の「調査結果」欄の「処理経過」の項において，特定年月日に審査請求人が北海道管区行政評価局に来局し，申出が受理された旨が記載され，また，「事案に関する情報」の「相談内容」欄及び「対応に関する情報」の「調査結果」欄等において，本件諮問書に添付された本件文書（写し）の内容に係る経緯等が記載されていることから，審査請求人が特定年月日に北海道管区行政評価局において，相談を申し出た結果，本件相談対応票が作成されたと認められる。
イ 諮問庁は，上記第３の４のとおり，処分庁では，申出のあった相談内容を正確に記録するという目的で，手紙やメールの申出文書など申出内容を補足する文書については，相談対応票と一体で保管することとしている旨説明する。この点につき，当審査会事務局職員をして更に諮問庁に確認させたところ，諮問庁は，本件文書は，受け付けた行政相談についてその相談内容等を記録するという利用目的の達成に必要な範囲で保有しており，本件文書の当初の保存期間は１年未満で，本来の保存期間は既に過ぎているが，審査請求人において本件相談対応に関連する審査請求等をしているため，公文書等の管理に関する法律施行令９条１項３号により，本件文書を含む関連する文書を延長して保存している旨説明する。
上記アで認定した本件文書の取得の経緯等を踏まえると，上記第３の４及び上記諮問庁の説明に不自然，不合理な点は認められない。
ウ そうすると，審査請求人において，上記ア，イ及び上記第３の４の諮問庁の説明を左右するに足りる具体的な根拠を示しているとはいえないことをも併せ考えると，北海道管区行政評価局において，本件対象保有個人情報を不適法に取得したり，法３条２項の規定に違反して保有し，又は法８条１項及び２項の規定に違反して利用目的以外の目的のため利用及び提供しているとは認められない。
エ したがって，本件対象保有個人情報の利用停止請求については，法３８条の「利用停止請求に理由があると認めるとき」には該当しないと認められる。
４ 審査請求人のその他の主張について
審査請求人のその他の主張は，当審査会の上記判断を左右するものではない。
５ 本件利用不停止決定の妥当性について
以上のことから，本件対象保有個人情報の利用停止請求につき，利用不停止とした決定については，法３８条の「利用停止請求に理由があると認めるとき」に該当しないので，妥当であると判断した。
（第１部会）
委員小泉博嗣，委員池田陽子，委員木村琢麿
別紙（意見書）
本件（特定受付番号Ａ）の「当初の目的を達成したため」で利用停止しない理由に，利用停止した事例（特定受付番号Ｂ）を置換えた。どちらも特定年案件
○本件：北海相第８号平成３１年２月７日北海道管区行政評価局長通知文利用停止しないこととした理由
「行政苦情１１０番メール」は，請求者が行政相談を行った際に当局職員が申出文書（メール）を所定の様式に複写した文書である。
請求者は，保有個人情報利用停止請求書に記載のとおり本件保有個人情報について消去を求めているが，メールにより相談を受け付け，所定の様式に複写した当該文書等は，相談対応票の添付資料として漏れなく登録されることとされたものであり，本件の「行政苦情１１０番メール」についても，申し出られた相談内容等を記録するために相談対応票と一体で保管しているものである。
本件の「行政苦情１１０番メール」は，上記のとおり，請求者からの相談を受けた結果として適法に取得したものであり，申出のあった相談についてその処理状況を記録するという利用目的の達成に必要な範囲で保有しており，当該利用目的以外の目的で利用又は提供している事実もない。
したがって，法３８条に規定する「当該利用停止請求に理由があると認めるとき」に該当しない。
注１）利用停止した事例（特定受付番号Ｂ）に置換えたもの。
注２）申出文書（特定受付番号Ａ）及び行政苦情１１０番メール（特定受付番号Ｂ）には受付番号が記載されており，相談対応票と一体で保管している。
このことから，行政苦情１１０番メール（特定受付番号Ｂ）を「当初の利用目的を達成したため」という理由で利用停止した事例（平成２９年１月２７日付け北海相第１０号保有個人情報の利用停止をする旨の決定通知）は法律に違反して利用停止したことが明らかである。
また，平成２８年１２月２６日付け北海相第１５４号１５５号で，申出文書（メール）及び行政苦情１１０番メールを「当初の利用目的を達成したため」という理由で，保有個人情報利用停止の決定をしているが，本件のとおり申出文書は，保有個人情報利用停止はできないことが明らかになりました。明らかに法に違反するので，特定職員Ｂを懲戒処分（免職，停職，減給，戒告・・）にしてください。
出典：総務省ホームページ「情報公開・個人情報保護審査会 答申」（https://www.soumu.go.jp/main_sosiki/singi/jyouhou/toushin_h31k01_00008.html）を加工して作成（加工：TaiLexi AI）。
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