諮問庁：総務大臣
諮問日：平成３１年３月２８日（平成３１年（行個）諮問第５９号）
答申日：令和２年３月１９日（令和元年度（行個）答申第１５６号）
事件名：北海道管区行政評価局が受信した本人からのインターネットによるメールに添付された文書の利用不停止決定に関する件
答申書
第１ 審査会の結論
特定年月日Ａに北海道管区行政評価局が受信した私（審査請求人）からのインターネットによるメール（以下「本件メール」という。）に添付された文書（以下「本件文書」という。）に記録された保有個人情報（以下「本件対象保有個人情報」という。）の利用停止請求につき，利用不停止とした決定は，妥当である。
第２ 審査請求人の主張の要旨
１ 審査請求の趣旨
行政機関の保有する個人情報の保護に関する法律（以下「法」という。）３６条１項の規定に基づく利用停止請求に対し，平成３１年２月７日付け北海相第１０号により北海道管区行政評価局長（以下「処分庁」という。）が行った利用不停止決定（以下「原処分」という。）について，本件対象保有個人情報の利用停止（消去）を求める。
２ 審査請求の理由
本件審査請求の理由の要旨は，審査請求書及び意見書によると，おおむね以下のとおりである。
（１）審査請求書（添付文書は省略する。）
保有個人情報利用停止請求書の請求に係る趣旨及び理由（その内容は別紙の１のとおり。）のとおり。
（２）意見書
別紙の２のとおり。
第３ 諮問庁の説明の要旨
１ 審査請求の経緯
処分庁に対して，法３６条１項の規定に基づき，本件対象保有個人情報について，平成３１年１月１０日付けで利用停止請求があった。これを受けて，処分庁は，法３８条に規定する「当該利用停止請求に理由があると認めるとき」には該当しないとして，平成３１年２月７日付け北海相第１０号において，当該保有個人情報の利用停止をしない旨の決定（原処分）を行った。
本件審査請求は，原処分を不服として，平成３１年２月１３日付けで諮問庁に対し行われたものである。
２ 諮問庁の意見等
（１）諮問庁の意見
本件文書は，総務省ホームページにおける「総務省へのご意見・ご提案の受付」（審査会注：「管区行政評価局・支局，行政評価事務所，行政監視行政相談センターへのご意見・ご要望の受付」が正しい。以下同じ。）へ入力した内容について，特定日時に処分庁が受信した本件メールに添付された文書である。
本件文書を確認したところ，審査請求人の氏名，電子メールアドレス，住所等が記載されており，「ご意見・ご要望内容」には，審査請求人が北海道情報公開・個人情報保護審査会において，北海道の個人情報非利用停止決定処分に対する審査請求について意見陳述を行うこと等が記載されている。
これらのことから，本件文書は，審査請求人が総務省ホームページにおける「総務省へのご意見・ご提案の受付」に入力した内容について，送信されたメールに添付され，処分庁が受信した文書であり，適法に取得されている。
また，処分庁は，本件文書を北海道管区行政評価局標準文書保存期間基準に基づいて保存しており，同省ホームページを通じて寄せられた国民からの意見・要望について，その内容等を記録するという利用目的の達成に必要な範囲で保有している。
さらに，処分庁は，本件文書を当該利用目的以外の目的で利用又は提供している事実もないとしている。
以上のことから，本件文書について利用停止しないとする処分庁の判断は，妥当であると思料される。
したがって，法３８条に規定する「当該利用停止請求に理由があると認めるとき」には該当しない。
（２）結論
以上のことから，原処分を維持することが適当である。
第４ 調査審議の経過
当審査会は，本件諮問事件について，以下のとおり，調査審議を行った。
① 平成３１年３月２８日諮問の受理
② 同日諮問庁から理由説明書を収受
③ 同年４月１７日審査請求人から意見書を収受
④ 令和２年２月１４日審議
⑤ 同年３月１７日審議
第５ 審査会の判断の理由
１ 本件利用停止請求について
本件利用停止請求は，本件対象保有個人情報の利用停止（消去。以下同じ。）を求めるものであるところ，処分庁は，本件対象保有個人情報は，適法に取得したものであり，利用目的の達成に必要な範囲で保有しており，当該利用目的以外の目的で利用又は提供している事実はなく，法３８条に規定する「当該利用停止請求に理由があると認めるとき」には該当しないとして，利用不停止とする原処分を行った。
これに対し，審査請求人は，本件対象保有個人情報の利用停止を求めているが，諮問庁は，原処分を妥当としていることから，以下，本件対象保有個人情報の利用停止の要否について検討する。
２ 利用停止請求について
法３６条１項１号は，何人も，自己を本人とする保有個人情報が，当該保有個人情報を保有する行政機関により適法に取得されたものでないとき，法３条２項の規定に違反して保有されているとき，又は法８条１項及び２項の規定に違反して利用されているときは，当該保有個人情報の利用の停止又は消去を請求することができる旨をそれぞれ規定している。そして，法３８条は「行政機関の長は，利用停止請求があった場合において，当該利用停止請求に理由があると認めるときは，当該行政機関における個人情報の適正な取扱いを確保するために必要な限度で，当該利用停止請求に係る保有個人情報の利用停止をしなければならない。」と規定している。
そこで，本件対象保有個人情報の利用停止請求につき，法３８条の「利用停止請求に理由があると認めるとき」に該当するか否かについて，以下検討する。
３ 本件対象保有個人情報の利用停止の要否について
（１）審査請求人の主張は，上記第２の２のとおりである。
（２）検討
ア 本件に関して，審査請求人は，当初の利用目的を達成したためと主張する。
イ 当審査会事務局職員をして諮問庁に確認させたところ，諮問庁は，審査請求人が総務省ウェブサイトにおいて「総務省へのご意見・ご提案の受付」に入力し，総務省のシステムを通じて送信された内容について，特定日時に北海道管区行政評価局において本件メールを受信し，当該メールに添付された，審査請求人が入力したＣＳＶ形式の文書が本件文書である旨説明する。
ウ そこで，諮問庁から本件メール（写し）の提示を受け，当審査会において，諮問書に添付された本件文書（写し）と併せて確認したところ，本件メールは，特定日時に北海道管区行政評価局において受信されていることが認められ，また，本件文書には，審査請求人の氏名や住所等のほか，「ご意見・ご要望内容」欄に，審査請求人が北海道情報公開・個人情報保護審査会において意見陳述を行うこと等が記載されており，本件文書の取得に係る上記イの諮問庁の説明に不自然，不合理な点は認められない。
エ また，処分庁において，総務省のウェブサイトを通じて寄せられた国民からの意見・要望について，その内容等を記録するという利用目的の達成に必要な範囲で本件文書を保有しており，本件文書を当該利用目的以外の目的で利用又は提供している事実もないとする上記第３の２（１）の諮問庁の説明に不自然，不合理な点は認められない。
オ そうすると，審査請求人において，上記第３の２（１）の諮問庁の説明を左右するに足りる具体的な根拠を示しているとはいえないことをも併せ考えると，北海道管区行政評価局において，本件対象保有個人情報を不適法に取得し，法３条２項の規定に違反して保有し，又は法８条１項及び２項の規定に違反して利用目的以外の目的のため利用及び提供しているとは認められない。
カ したがって，本件対象保有個人情報の利用停止請求については，法３８条の「利用停止請求に理由があると認めるとき」には該当しなと認められる。
４ 審査請求人のその他の主張について
審査請求人のその他の主張は，当審査会の上記判断を左右するものではない。
５ 本件利用不停止決定の妥当性について
以上のことから，本件対象保有個人情報の利用停止請求につき，利用不停止とした決定については，法３８条の「利用停止請求に理由があると認めるとき」に該当しないので，妥当であると判断した。
（第１部会）
委員小泉博嗣，委員池田陽子，委員木村琢麿
別紙
１ 保有個人情報利用停止請求書の請求に係る趣旨及び理由
（趣旨）
第１号該当により消去を求める。
（理由）
当初の利用目的を達成したため。
２ 意見書
○平成２８年１２月２６日付け北海相第１５４号１５５号で，「私はメールを送信していないから」を
「当初の利用目的を達成したため」
という理由に変更して，法３８条に規定する「当該利用請求に理由があると認めるとき」には該当するとして利用停止・消去した。
△同様に，
「当初の利用の目的を達成したため」
という理由で法３８条に規定する「当該利用請求に理由があると認めるとき」には該当するとして利用停止・消去するはずだから。
理由説明書では，「当初の利用目的を達成したため」は，法３８条に規定する「当該利用請求に理由があると認めるとき」には該当しない。としている。
できないとすれば，平成２８年１２月２６日付け北海相第１５４号１５５号で，法３８条に規定する「当該利用請求に理由があると認めるとき」に該当するとして利用停止・消去したので，個人情報保護法違反で，利用停止したことになるので，特定職員Ａを懲戒処分にしてください。（参考）
特定年月日Ｂ特定区役所特定行政相談委員に申出文書を渡した。特定年月日Ｃ特定職員Ｂ「申出文書は廃棄した。相談対応票は作らない。引き継書を書いたので，後任者も申出文書を廃棄す
る。」
特定年月日Ｄ特定警察署特定警察官公用文書毀棄等罪で捜査
特定職員Ｂは，申出人の了解を得て，申出文書を廃棄し
たと嘘の説明をした。
注：北海道管区行政評価局標準文書保存期間基準によれば，１年未満保存の文書はない。
総務省行政文書管理規則１７条５の（１）から（７）に，申出人に廃棄する了解を得た文書は１年未満保存とすることができる。という規定はない。
特定職員Ｂの主張によれば，申出人が了解すれば，「申出文書」を廃棄できる。
同様に，申出人が利用停止請求すれば，「申出文書」を消去（廃棄）できることになる。
出典：総務省ホームページ「情報公開・個人情報保護審査会 答申」（https://www.soumu.go.jp/main_sosiki/singi/jyouhou/toushin_h31k07_00008.html）を加工して作成（加工：TaiLexi AI）。
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