諮問庁：総務大臣
諮問日：令和元年５月２３日（令和元年（行個）諮問第２２号）
答申日：令和２年３月１９日（令和元年度（行個）答申第１６０号）
事件名：特定日に本人が特定行政相談委員に渡した申出文書の利用不停止決定に関する件
答申書
第１ 審査会の結論
特定年月日Ａに私（審査請求人）が特定行政相談委員に渡した申出文書（以下「本件文書」という。）に記録された保有個人情報（以下「本件対象保有個人情報」という。）の利用停止請求につき，利用不停止とした決定は，妥当である。
第２ 審査請求人の主張の要旨
１ 審査請求の趣旨
行政機関の保有する個人情報の保護に関する法律（以下「法」という。）３６条１項の規定に基づく利用停止請求に対し，平成３１年３月１５日付け北海相第２３号により北海道管区行政評価局長（以下「処分庁」という。）が行った利用不停止決定（以下「原処分」という。）について，本件対象保有個人情報の利用停止（消去）を求める。
２ 審査請求の理由
本件審査請求の理由の要旨は，審査請求書及び意見書によると，おおむね以下のとおりである。
（１）審査請求書
保有個人情報利用停止請求書の請求に係る趣旨及び理由（その内容は別紙の１のとおり。）のとおり。
平成２８年（行個）諮問第１７７号答申書によれば，「北海道管区行政評価局標準文書保存期間基準において保存期間が１年未満と定めている行政相談事案の「申出文書」に該当するものとして，事案処理に必要な情報を相談対応票に記録した段階で適宜廃棄（削除）する扱いとされている。」となり，申出文書と相談対応票は保管場所が別であり，当初の利用目的を達成したため利用停止・消去（廃棄）すべきものである。（２）意見書１及び意見書２（資料は省略する。）
別紙の２及び３のとおり。
第３ 諮問庁の説明の要旨
１ 審査請求の経緯
処分庁に対して，法３６条１項の規定に基づき，本件対象保有個人情報について，平成３１年２月１３日付けで利用停止請求があった。これを受けて，処分庁は，法３８条に規定する「当該利用停止請求に理由があると認めるとき」には該当しないとして，平成３１年３月１５日付け北海相第２３号において，当該保有個人情報の利用停止をしない旨の決定（原処分）を行った。
本件審査請求は，原処分を不服として，平成３１年３月２２日付けで諮問庁に対し行われたものである。
２ 審査請求の趣旨
保有個人情報利用停止請求書のとおり利用の停止をしてほしい。
３ 諮問庁の意見等
（１）諮問庁の意見
本件文書は，審査請求人の行政相談を受けた行政相談委員から処分庁に提報されたものであり，処分庁は適法に取得している。
また，処分庁は，本件文書を相談対応票の添付資料として，行政相談の内容等を正確に記録するという利用目的の達成に必要な範囲で保有しており，当該利用目的以外の目的で利用又は提供している事実もないとしている。
なお，本件文書は，相談対応票の添付資料として相談対応票と一体で保存している文書であり，当該相談対応票に係る北海道管区行政評価局標準文書保存期間基準における保存期間は３年となっている。したがって，法３８条に規定する「当該利用停止請求に理由があると認めるとき」には該当せず，利用停止をしないとした原処分を維持することが適当である。
（２）結論
以上のことから，原処分を維持することが適当である。
第４ 調査審議の経過
当審査会は，本件諮問事件について，以下のとおり，調査審議を行った。
① 令和元年５月２３日諮問の受理
② 同日諮問庁から理由説明書を収受
③ 同年６月１０日審査請求人から意見書１を収受
④ 令和２年２月２８日審議
⑤ 同年３月９日審査請求人から意見書２を収受
⑥ 同月１６日審査請求人から資料を収受
⑦ 同月１７日審議
第５ 審査会の判断の理由
１ 本件利用停止請求について
本件利用停止請求は，本件対象保有個人情報の利用停止（消去。以下同じ。）を求めるものであるところ，処分庁は，本件対象保有個人情報は，適法に取得したものであり，利用目的の達成に必要な範囲で保有しており，当該利用目的以外の目的で利用又は提供している事実はなく，法３８条に規定する「当該利用停止請求に理由があると認めるとき」には該当しないとして，利用不停止とする原処分を行った。
これに対し，審査請求人は，本件対象保有個人情報の利用停止を求めているが，諮問庁は，原処分を維持することが適当であるとしていることから，以下，本件対象保有個人情報の利用停止の要否について検討する。
２ 利用停止請求について
法３６条１項１号は，何人も，自己を本人とする保有個人情報が，当該保有個人情報を保有する行政機関により適法に取得されたものでないとき，法３条２項の規定に違反して保有されているとき，又は法８条１項及び２項の規定に違反して利用されているときは，当該保有個人情報の利用の停止又は消去を請求することができる旨をそれぞれ規定している。そして，法３８条は「行政機関の長は，利用停止請求があった場合において，当該利用停止請求に理由があると認めるときは，当該行政機関における個人情報の適正な取扱いを確保するために必要な限度で，当該利用停止請求に係る保有個人情報の利用停止をしなければならない。」と規定している。
そこで，本件対象保有個人情報の利用停止請求につき，法３８条の「利用停止請求に理由があると認めるとき」に該当するか否かについて，以下検討する。
３ 本件対象保有個人情報の利用停止の要否について
（１）審査請求人の主張は，上記第２の２のとおりである。
（２）検討
ア 本件文書の取得の経緯等について，当審査会事務局職員をして諮問庁に確認させたところ，本件文書は特定年月日Ａに審査請求人が行政相談の際に特定行政相談委員に渡したものであり，北海道管区行政評価局では，特定相談委員からの報告を受け，特定年月日Ｂに審査請求人と相談内容について面談を行い，当該相談の処理経緯等を記載した相談対応票（以下「本件相談対応票」という。）の参考資料として，本件相談対応票とともに，本件文書を保有している旨説明する。そこで，諮問庁から本件相談対応票（写し）の提示を受け，当審査会において本件諮問書に添付された本件文書の写しと共に，その記載内容を確認したところ，上記諮問庁の説明に不自然，不合理な点は認められない。
イ 諮問庁は，上記第３の３のとおり，本件文書は，相談対応票の添付資料として，行政相談の内容等を正確に記録するという利用目的の達成に必要な範囲で保有している旨説明する。そこで，当審査会事務局職員をして諮問庁に更に確認させたところ，本件文書は，相談対応票の参考資料として相談対応票に添付して保存されている文書であり，当該相談対応票の保存期間は３年であることから，特定年度末まで保存することとなっているため，保存期間内で保有している文書である旨説明する。
上記アで認定した本件文書の取得の経緯等及び諮問庁から提示を受けた上記第３の３（１）の保存期間基準の内容を踏まえると，上記諮問庁の説明に不自然，不合理な点は認められない。
ウ そうすると，審査請求人において，上記イ及び上記第３の３（１）の諮問庁の説明を左右するに足りる具体的な根拠を示しているとはいえないことをも併せて考えると，北海道管区行政評価局において，本件対象保有個人情報を，不適法に取得し，法３条２項の規定に違反して保有し，又は法８条１項及び２項の規定に違反して利用目的以外の目的のため利用及び提供しているとは認められない。
エ したがって，本件対象保有個人情報の利用停止請求については，法３８条の「利用停止請求に理由があると認めるとき」には該当しないと認められる。
４ 審査請求人のその他の主張について
審査請求人のその他の主張は，当審査会の上記判断を左右するものではない。
５ 本件利用不停止決定の妥当性について
以上のことから，本件対象保有個人情報の利用停止請求につき，利用不停止とした決定については，法３８条の「利用停止請求に理由があると認めるとき」に該当しないので，妥当であると判断した。
（第１部会）
委員小泉博嗣，委員池田陽子，委員木村琢麿
別紙
１ 保有個人情報利用停止請求書の請求に係る趣旨及び理由
（趣旨）
第１号該当により消去を求める。
（理由）
申出文書は当初の利用目的を達成（事案処理に必要な情報を相談対応票に記録）した段階で適宜廃棄するものだから。
２ 意見書１
今回の案件は，「申出文書」を「当初の利用目的を達成したため」という理由で利用停止・消去できるかというものである。
平成２８年（行個）諮問第１７７号答申書によれば，「北海道管区行政評価局標準文書保存期間基準において保存期間が１年未満と定めている行政相談事案の「申出文書」に該当するものとして，事案処理に必要な情報を相談対応票に記録した段階で適宜廃棄（削除）する扱いとされている。」となっている。
申出文書と相談対応票は保管場所が別であり，当初の利用目的を達成したため利用停止・消去（廃棄）すべきものである。
また，特定職員等は，平成２８年１２月２６日付け北海相第１５４号１５５号で，申出文書（メール）及び行政苦情１１０番メールを「当初の利用目的を達成したため」という理由で，保有個人情報利用停止の決定をしている。
しかし，理由説明書のとおり「申出文書」を利用停止・消去はできないことが明らかになりました。
明らかに法に違反するので，特定職員を懲戒処分（免職，停職，減給，戒告・・）にしてください。
３ 意見書２
総務省に供覧してください。
（１）特定年月日Ｃ特定警察署Ａの捜査結果特定職員Ａの虚偽公文書作成偽造事件
・平成２８年１２月２６日北海相第１５４号１５５号
法３６条に基づき〇〇（審査請求人の姓）様から「私はメールを送信していないから（特定職員Ｂがメールを捏造したから）」と利用停止請求があり，審査基準，法３８条の規定に基づき，当該利用停止請求に理由があると認め，法３８条但し書きに基づき「当初の利用目的を達成したため」利用停止しても当該事務の適正な遂行に支障がないと認め，捏造したメールを利用停止・消去の決定をした。
（２）特定年月日Ｄ特定警察署Ｂの捜査結果特定職員Ｂの私文書偽造事件・平成２８年１２月２６日北海相第１５４号１５５号及び平成２９年１月２７日北海相第１０号
・法第３６条に基づき「私はメールを送信していないから（特定職員Ｂが捏造したから）」「（行政苦情１１０番メールの個人情報を利用して申出文書を捏造し）当初の利用目的を達成したため」利用停止請求した。
・特定職員Ｂは本物メールの個人情報を利用して偽物メールを捏造していないので，法３８条に規定する当該利用停止請求に理由があると認めるときに該当しない。
・しかしながら，法３条２項：行政機関は，前項の規定により特定された利用の目的（以下「利用目的」という）の達成に必要な範囲を超えて，個人情報を保有してはならない。に該当する。
・これは，申出文書は当初の利用目的を達成（事案処理に必要な情報を相談対応票に記録）した段階で適宜廃棄するものとして，北海道管区行政評価局標準文書保存期間基準で保存期間が１年未満となっているからである。
・上記により，「当初の利用目的を達成したため」という理由で，利用停止・消去の決定をした。
利用停止請求に理由があると認めなくても，利用停止できる。○本件は，特定年月日Ａ付け申出文書であり，当初の利用目的を達成（事案処理に必要な情報を相談対応票に記録）した段階で適宜廃棄するものとして，北海道管区行政評価局標準文書保存期間基準で保存期間が１年未満となっている。法３条２項に該当する。
また，平成３０年４月１日改正で３年保存となったが，改正の効力は遡及しない。仮に遡及しても特定年月日Ｅで３年が過ぎ，既に廃棄できるので法３条２項に該当する。
よって，法３８条に規定する「当該利用停止請求に理由があると認めるとき」に該当する。
○総務省の説明によれば（１）が虚偽で（２）が正しい。（１）について虚偽公文書作成罪で特定検察庁に告訴状を提出する。
出典：総務省ホームページ「情報公開・個人情報保護審査会 答申」（https://www.soumu.go.jp/main_sosiki/singi/jyouhou/toushin_h31k07_00008.html）を加工して作成（加工：TaiLexi AI）。
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