諮問庁：総務大臣
諮問日：平成３０年１１月２日（平成３０年（行個）諮問第１９７号）
答申日：令和元年６月２５日（令和元年度（行個）答申第２７号）
事件名：本人が特定日に開示請求をしてから開示までの文書の一部開示決定に関する件
答申書
第１ 審査会の結論
別紙の１に掲げる文書１ないし文書６（以下，順に「文書１」ないし「文書６」という。）に記録された保有個人情報（以下「本件請求保有個人情報」という。）の開示請求に対し，文書１，文書２及び文書４ないし文書６に記録された保有個人情報につき，これらの文書に記録された保有個人情報（以下，併せて「本件対象保有個人情報」という。）を特定し，開示し，文書３に記録された保有個人情報につき，これを保有していないとして不開示とした決定については，本件対象保有個人情報を特定したこと及び文書３に記録された保有個人情報を保有していないとして不開示としたことは，いずれも妥当である。
第２ 審査請求人の主張の趣旨
１ 審査請求の趣旨
行政機関の保有する個人情報の保護に関する法律（以下「法」という。）１２条１項の規定に基づく開示請求に対し，平成３０年８月６日付け北海相第８２号により北海道管区行政評価局長（以下「処分庁」という。）が行った一部開示決定（以下「原処分」という。）について，以下の（１）ないし（３）の文書に記録された保有個人情報の開示を求める。（１）私（審査請求人を指す。以下同じ。）が特定年月日Ａに北海道管区行政評価局総務課特定職員Ａに開示請求事前相談をした際に渡した文書（以下「文書７」という。）
（２）私が特定年月日Ｂに北海道管区行政評価局特定職員Ｂに提出した保有個人情報開示の実施方法等申出書（文書３と同じ。）
（３）特定職員Ｂが本省特定職員Ｃに今後審査請求が続く場合があることを電話にて連絡しそのことについて特定職員Ｃから了解を得たことの分かる電話受理票又はメモ（以下「文書８」という。）
２ 審査請求の理由
（１）審査請求書
上記１（１）ないし（３）についての審査請求の理由は，それぞれ以下，アないしウのとおり。
ア これがないと，開示文書を特定できないから。
イ これを提出しないと私は開示文書を受け取ることができないから。
ウ 特定職員Ｂの後任の特定職員Ｄが，特定職員Ｂが特定職員Ｃから了解を得たことを知っているということは，書類を見たということなので，書類が存在しているから。
公文書を毀棄すると刑法２５８条公用文書等毀棄罪になるので，保管しているはずだから。
（２）意見書（添付資料省略）
別紙の２のとおり。
第３ 諮問庁の説明の趣旨
１ 審査請求の経緯
平成３０年７月１０日付けで，処分庁宛て，法に基づき，下記２の保有個人情報について開示請求があった。これを受けて，処分庁は，同年８月６日付けで，保有個人情報を部分開示する旨の決定（原処分）を行った。本件審査請求は，原処分を不服として，同月１４日付けで諮問庁に対し行われたものである。
２ 開示請求の概要
（１）本件開示請求の内容は，審査請求人が特定年月日Ｃに開示請求をしてから開示までの書類一式として，①審査請求人が同日に提出した保有個人情報開示請求書，②特定年月日Ｄ北海相第１８４号開示決定起案文書，③審査請求人が特定年月日Ｂに提出した保有個人情報開示の実施方法等申出書，④審査請求人が同日に交付を受けた相談対応票，⑤特定年月日Ｅ北海相第１１３号開示決定起案文書及び⑥同日に簡易書留で郵送した行政相談週間用処理票の開示を求めるものである。
（２）処分庁は，③審査請求人が特定年月日Ｂに提出した保有個人情報開示の実施方法等申出書については，処分庁において保有していないことを理由に，不開示として原処分（部分開示）を行った。
３ 審査請求の趣旨等
（１）審査請求の趣旨
①審査請求人が特定年月日Ａに北海道管区行政評価局総務課職員に開示請求の事前相談をした際に渡した文書（以下，第３において「本件事前相談文書」という。），②審査請求人が特定年月日Ｂに同局職員に提出した保有個人情報開示の実施方法等申出書（以下，第３において「本件申出書」という。）及び③同局職員が本省行政評価局職員に今後審査請求が続く場合があることを電話にて連絡しそのことについて本省行政評価局職員から了解を得たことの分かる電話受理票又はメモ（以下，第３において「本件電話受理票」という。）について，開示してほしい。（２）審査請求の理由
原処分において開示した保有個人情報の外に本件請求保有個人情報を処分庁において保管しているはずである。
４ 諮問庁の意見等
（１）諮問庁の意見
ア 本件事前相談文書（文書７）について
本件開示請求は，上記２（１）のとおり「審査請求人が特定年月日Ｃに開示請求をしてから開示までの書類一式」として，６件の保有個人情報を明示した請求である。
しかしながら，本件事前相談文書は，本件開示請求書において開示を請求する保有個人情報として記載されていないこと及び特定年月日Ａに審査請求人から入手した文書であることから，本件開示請求において本件事前相談文書を特定しなかった原処分は妥当である。
イ 本件申出書（文書３）について
審査請求人は，本件申出書を北海道管区行政評価局職員に提出したと主張し，本件申出書の開示を求めているが，処分庁において本件申出書は保有していない。
処分庁に確認したところ，処分庁では，開示請求書や開示決定通知書の写しなど開示請求に関する行政文書については，まとめて保存することとしており，保有個人情報の開示の実施方法等申出書についても，併せて保存することとしているところ，原処分では，本件申出書の対象となる開示請求に関する行政文書及び他の開示請求に関する行政文書も確認したが，他の開示請求に係る保有個人情報開示の実施方法等申出書はそれらの開示請求に関する行政文書として保存されているものの，本件申出書については，その存在を確認することができなかったとのことであった。
審査請求人は，審査請求の理由において「これを提出しないと，私は開示文書受け取ることができないから。」と主張している。「保有個人情報開示の実施方法等申出書」は，開示請求者が開示決定された保有個人情報の開示を申し出るときに提出するものであるが，開示請求書に記載された開示請求者の希望する方法により開示を実施することができる場合には，開示請求者は当該方法を変更しないのであれば，開示の実施方法等申出書を提出する必要がないとされている（法施行令１９条２項）。
本件開示請求の対象となった開示請求では，開示請求者（審査請求人）が，保有個人情報開示請求書において，開示の実施方法について，「事務所における開示の実施」及び「写しの交付」を希望し，処分庁は，この保有個人情報開示請求書に記載された開示請求者が希望する方法により開示を行うことが可能である旨の決定を行ったことが確認できる。
以上のことから，本件申出書に係る開示請求においては，開示の実施を行うときに本件申出書の提出が必要ではないため，本件申出書を保有していないとする原処分が不自然，不合理であるとはいえない。
また，本件審査請求を受けて，処分庁における保有の有無を改めて探索したものの本件申出書の存在は確認できなかった。
以上を踏まえれば，原処分において，本件申出書を保有しておらず不開示とした決定は妥当であると考える。
ウ 本件電話受理票（文書８）について
審査請求人は，開示請求により開示した特定年月日Ｄ北海相第１８４号開示決定起案文書（文書２）及び特定年月日Ｅ北海相第１１３号開示決定起案文書（文書５）（以下，併せて「各開示決定起案文書」という。）において，「なお，本件の取扱いについては，本省行政相談課の事前了解を得ております。」との記載があること及び北海道管区行政評価局職員が前任の職員が本省行政評価局職員から電話で了解を得たことを知っていると主張していることから，本件電話受理票の開示を求めたものと考えられる。
しかしながら，開示請求された２件の開示決定起案文書に該当するものとして，各開示決定起案文書の全てを特定しているがその中に本件電話受理票の存在はなく，既に開示の実施を行った保有個人情報が全てであることから，本件開示請求において本件電話受理票を特定しなかった原処分が妥当である。
なお，審査請求人は，北海道管区行政評価局職員が本件電話受理票を保有していると主張していることから，同局において，念のため本件電話受理票を探索したものの存在は確認できなかったとのことであった。
（２）結論
以上を踏まえれば，原処分を維持することが適当であると考える。
第４ 調査審議の経過
当審査会は，本件諮問事件について，以下のとおり，調査審議を行った。
① 平成３０年１１月２日諮問の受理
② 同日諮問庁から理由説明書を収受
③ 同月１９日審査請求人から意見書及び資料を収受
④ 令和元年５月１０日審議
⑤ 同年６月２１日審議
第５ 審査会の判断の理由
１ 本件開示請求について
本件開示請求は，文書１ないし文書６に記録された保有個人情報の開示を求めるものであるところ，処分庁は，文書１，文書２及び文書４ないし文書６に記録された保有個人情報を特定の上，全部開示し，文書３については保有していないため不開示とする原処分を行った。
これに対し，審査請求人は，文書３のほか，文書７及び文書８に記録された保有個人情報を特定して開示するよう求めているが，諮問庁は，原処分を妥当としていることから，以下，文書３に記録された保有個人情報の保有の有無及び本件対象保有個人情報の特定の妥当性について検討する。
２ 文書３に記録された保有個人情報の保有の有無について
諮問庁は，上記第３の４（１）イのとおり説明するところ，開示の実施の方法等の申出に関する法施行令の規定内容は，諮問庁が説明するとおりであり，文書３を保有していないとする諮問庁の説明に不自然，不合理な点は認められず，北海道管区行政評価局において，文書３に記録された保有個人情報を保有しているとは認められない。
３ 本件対象保有個人情報の特定の妥当性について
（１）文書７について
諮問庁は，上記第３の４（１）アのとおり，文書７は，本件開示請求書において開示を請求する保有個人情報として記載されていないこと及び特定年月日Ａに審査請求人から入手した文書であることから，本件開示請求において文書７を特定しなかった原処分は妥当である旨説明する。この点につき，本件諮問書添付の本件開示請求書を確認したところ，「開示を請求する保有個人情報」欄に「私が特定年月日Ｃ（ただし特定年月日Ａより後の日付）に開示請求をしてから開示までの書類一式」との記載が認められ，文書７は，本件開示請求において審査請求人が求める文書１ないし文書６のいずれにも該当しないことから，処分庁が，特定年月日Ａに審査請求人から入手した文書７を特定しなかったことは，妥当であると認められる。
（２）文書８について
諮問庁は，上記第３の４（１）ウのとおり，各開示決定起案文書（文書２及び文書５）の全てを特定しているが，その中に文書８の存在はなく，既に開示の実施を行った保有個人情報が全てである旨説明する。この点につき，本件諮問書に添付された文書２及び文書５の写しを確認したところ，そのいずれにも「伺い文」欄において，本件について，本省行政相談課の事前了解を得ている旨の記載があることが認められるものの，文書８が存在することをうかがわせる記載はなく，審査請求人において上記諮問庁の説明を覆すに足りる具体的根拠も提示していないことから，処分庁において，文書８を保有していないとする諮問庁の説明は，不自然，不合理とはいえない。
（３）以上のとおり，北海道管区行政評価局において，本件対象保有個人情報の外に本件請求保有個人情報として特定すべき個人情報を保有しているとは認められない。
４ 審査請求人のその他の主張について
審査請求人は，その他種々主張するが，当審査会の上記判断を左右するものではない。
５ 本件一部開示決定の妥当性について
以上のことから，本件請求保有個人情報の開示請求に対し，文書１，文書２及び文書４ないし文書６に記録された保有個人情報につき，本件対象保有個人情報を特定し，開示し，文書３に記録された保有個人情報につき，これを保有していないとして不開示とした決定については，北海道管区行政評価局において，本件対象保有個人情報の外に開示請求の対象として特定すべき保有個人情報を保有しているとは認められないので，本件対象保有個人情報を特定したこと及び文書３に記録された保有個人情報を保有していないとして不開示としたことは，いずれも妥当であると判断した。
（第１部会）
委員小泉博嗣，委員池田陽子，委員木村琢麿
別紙
１ 本件開示請求文書
私が特定年月日Ｃに開示請求をしてから開示までの書類一式
（１）私が特定年月日Ｃに提出した保有個人情報開示請求書（文書１）（２）特定年月日Ｄ北海相第１８４号開示決定起案文書（文書２）（３）私が特定年月日Ｂに提出した保有個人情報開示の実施方法等申出書（文書３）
（４）私が特定年月日Ｂに交付を受けた相談対応票（文書４）（５）特定年月日Ｅ北海相第１１３号開示決定起案文書（文書５）（６）特定年月日Ｅに簡易書留で郵送した行政相談週間用処理票（文書６）
２ 意見書（別紙１ないし別紙３は省略）
（１）本件事前相談文書
別紙１のとおり，私が特定年月日Ａに開示請求事前相談をしてから開示までの書類一式・・・・の開示を希望したが，特定職員Ｅから「本件事前相談文書」と「本件電話受理票」は文書がないので記載しないように指導を受けた。「本件申出書」等はあると言いそれを記載するように指導を受け，開示請求書に特定年月日Ｃに開示請求をして・・・と記載した。本件開示請求書において開示を請求する個人情報として記載されていないのは，特定職員Ｅが文書はないとうそをついて補正し記載させなかったからである。
ア 特定行政相談委員に行政相談し，札幌法務局に照会し，回答を得た書類の開示をしてほしい。
イ 特定日Ａに電話「○○（審査請求人を指す。）様からあらためて問い合わせがあり」，と記載し，総務課特定職員Ａに渡した。（別紙２のとおり）。特定職員Ａが特定職員Ｂに渡して，特定職員Ｂが別紙３の開示請求書記載方法を作成し，私はその通り記載した。特定職員Ｂは，これがあると，相談対応票の中に（１）「北海道財務局に照会し回答を得た」こと，（２）「特定日Ｂにインターネットで照会」がうそだとばれるので，廃棄したので書類が存在しない。別紙２の朱書き訂正部分。
（２）本件申出書
別紙１のとおり開示請求事前相談した時に，特定職員Ｅから「本件事前相談文書」と「本件電話受理票」は文書がないので記載しないように指導を受けた。「本件申出書」等はあると言っていたので，開示請求書に記載した。
開示制請求時には「本件申出書」は存在していたので，特定職員Ｅが紛失・廃棄・隠ぺい等をしたことになる。
（３）本件電話受理票
「なお，本件の取扱いについては，本省行政相談課の事前了解を得ております。」と記載がある。これは，開示請求の可否について事前相談し事前了解を得たと解される。
ところが，これは「特定職員Ｂが本省特定職員Ｃに今後審査請求が続く場合があることを電話にて連絡しそのことについて特定職員Ｃから了解を得た。」ことであると特定職員Ｄが停止請求書の起案文書に記載の解説をしている。
既に特定職員Ｂがいないので，特定職員Ｄは「特定職員Ｂが特定職員Ｃから了解を得た」ことを知らないはずであるが，「本件電話受理票」が存在していれば，それを見て知っていたことになるので，開示文書として存在している。
出典：総務省ホームページ「情報公開・個人情報保護審査会 答申」（https://www.soumu.go.jp/main_sosiki/singi/jyouhou/toushin_h31k01_00005.html）を加工して作成（加工：TaiLexi AI）。
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