諮問庁：厚生労働大臣
諮問日：平成３０年１２月１３日（平成３０年（行個）諮問第２２３号）
答申日：令和元年６月２８日（令和元年度（行個）答申第２９号）
事件名：特定部署及び特定職員が保有する本人に係る「メモ，メール等」の不開示決定（不存在）に関する件
答申書
第１ 審査会の結論
「東京労働局特定部及び特定職員Ａが保有する開示請求人に係るメモ，メール等に記録された保有個人情報」（以下「本件対象保有個人情報」という。）につき，これを保有していないとして不開示とした決定については，特定職員Ａが作成したメモに記録された保有個人情報につき，改めて開示決定等をすべきである。
第２ 審査請求人の主張の要旨
１ 審査請求の趣旨
本件審査請求の趣旨は，行政機関の保有する個人情報の保護に関する法律（以下「法」という。）１２条１項の規定に基づく開示請求に対し，平成３０年９月１２日付け東労発総個開第３０－６１６号により東京労働局長（以下「処分庁」という。）が行った不開示決定（以下「原処分」という。）について，その取消しを求めるというものである。
２ 審査請求の理由
審査請求人の主張する審査請求の理由は，審査請求書（その別紙を含む。以下同じ。）及び意見書の記載によると，おおむね以下のとおりである。（１）審査請求書
ア 理由
（ア）開示請求した書類は，実際に存在する。
文書１「ハローワークに関する苦情・相談等案件の対応について（記録表）」３部
文書２それに付随した内容が記載されている特定職員Ａのメモ
（ノート等）。
文書３それらに代わる書類（行政文書）
です。
開示請求時，文書１の文書名を知らず，大まかな表現で記載しております。
文書２については，開示請求に先だって後任の特定職員Ｂに存在を確認しています。
（イ）上記文書１及び文書２も行政文書である。
文書１は，当然行政文書である。文書２については，文書１に付随した内容であり行政文書である
そうでなければ個人情報の管理（私物に書き込んでいるの？公金で購入した備品では？等）に問題があると言える。補正をした特定部特定職員Ｃも行政文書と認めている。
イ （略）
（２）意見書
ア 開示を求めた内容
（ア）審査請求人が開示を求めている内容は，東京労働局特定部特定職員Ａ氏が，特定ハローワークＡ（地方就職支援コーナー）と福岡労働局との間で行われた記録の開示です。
（イ）上記記録が作成されていない為（原文ママ），特定職員Ａ氏からその後任の特定職員Ｂに引き継がれた記録（紙をめくる音がしましたので，ノートに記載されている様です）です。
イ 不服の内容
審査請求人は，本件保有個人情報の開示請求に先立ち，後任の特定職員Ｂに対し，電話にて文書の存在を確認する。
開示請求後，特定部特定職員Ｃとの電話にて文書を特定する。が，しかし，「行政文書」ではないと非開示の決定を言い渡されました。
ウ 所見
透明性が，確保されておりません。
審査請求人が依頼した内容に対し，どの様に対応をしたのかを回答するのは，当たり前の事だと考えています。（中略）
公務なら公務らしく，信義誠実に対応をお願いしたい。
（以下略）
第３ 諮問庁の説明の要旨
１ 本件審査請求の経緯
（１）審査請求人は，平成３０年８月１９日付けで処分庁に対し，法１２条１項の規定に基づき本件対象保有個人情報の開示請求を行った。（２）これに対して，処分庁が不開示（不存在）の原処分を行ったところ，審査請求人はこれを不服として，平成３０年１０月４日付け（同月１２日受付）で本件審査請求を提起したものである。
２ 諮問庁としての考え方
本件審査請求につき，審査請求人が開示を求めている部分（原文ママ）については，原処分を維持して不開示とすることが妥当であると考える。
３ 理由
（１）本件対象保有個人情報の特定について
本件対象保有個人情報は，審査請求人が東京労働局へ電話をした際に，特定職員Ａが作成した電話の内容を記録したメモやメールである。（２）本件対象保有個人情報の保有について
ア 処分庁によると，本件開示請求を受けて，当該メモについて保有していないか確認を行った際に，特定職員Ａが電話を受けた際に請求人とのやりとりをメモした文書の存在が確認された。しかし，当該メモは，同職員単独で作成された文書であって，専ら自己の職務の遂行の便宜のためのみに利用し，組織としての利用をしていない個人文書である。また，当該メモ以外に作成された文書はなく，行政文書として作成，保有されたものは存在しなかった。このため，処分庁においては，不開示理由を「対象保有個人情報については，作成していないため保有しておらず，不開示とした。」として不開示決定を行った。
イ 法１２条１項の規定に基づき開示を請求することができる「保有個人情報」とは，法２条５項において，「行政機関の職員が職務上作成し，又は取得した個人情報であって，当該行政機関の職員が組織的に利用するものとして，当該行政機関が保有しているものをいう。ただし，行政機関の保有する情報の公開に関する法律（平成１１年法律第４２号。以下「情報公開法」という。）２条２項に規定するところの「行政文書」に記録されているものに限る。」とされている。また，情報公開法２条２項では，「「行政文書」とは，行政機関の職員が職務上作成し，又は取得した文書（中略）であって，当該行政機関の職員が組織的に用いるものとして，当該行政機関が保有しているものをいう。」と規定されている。
ウ この「組織的に用いる」とは，その作成又は取得に関与した職員個人の段階のものではなく，組織としての共用文書の実質を備えた状態，すなわち，当該行政機関の組織において，業務上必要なものとして利用され，又は保存されている状態のものを意味すると解することが相当である。このため，作成又は取得された文書が，どのような状態であれば組織的に用いるものであるかについては，当該文書の作成又は取得の状況，利用の状況，保存又は廃棄の状況などを総合的に考慮して実質的な判断を行うのが相当である。
エ この点，当該メモは特定職員Ａの判断で便宜的に作成されたものであり，組織として共有・利用されておらず，保存・廃棄についても特定職員Ａの判断（便宜がなくなった時点で廃棄）に委ねられていることを踏まえると，同文書が行政文書に該当しないとする処分庁の説明は，諮問庁としても是認できる。
オ 処分庁においては，本件審査請求を受けて，当該メモ以外に本件対象保有個人情報に該当する文書を保有していないか再度探索したが，存在しなかった。
（３）原処分の妥当性について
原処分における不開示決定の経緯は上記（２）のとおりであり，これについて不自然・不合理な点はなく，諮問庁としては，原処分は妥当であると判断するものである。
（４）審査請求人の主張について
審査請求人の主張のとおり，審査請求人の個人情報を含んだ個人文書は存在しているが，開示対象となる保有個人情報については，存在していない。
また，審査請求人は，審査請求の理由として，審査請求書の別紙を提出しているが，職業相談窓口に関する要望等であり（原文ママ），審査請求人の主張は，本件対象保有個人情報の不開示決定の結論に影響を及ぼすものではない。
４ 結論
以上のとおり，原処分を維持して不開示とすることが妥当であり，本件審査請求は棄却すべきものと考える。
第４ 調査審議の経過
当審査会は，本件諮問事件について，以下のとおり，調査審議を行った。
① 平成３０年１２月１３日諮問の受理
② 同日諮問庁から理由説明書を収受
③ 平成３１年１月１８日審査請求人から意見書を収受
④ 令和元年６月３日審議
⑤ 同月２６日審議
第５ 審査会の判断の理由
１ 本件開示請求について
本件開示請求に対し，処分庁は，本件対象保有個人情報を作成しておらず，保有していないため不開示とする原処分を行ったところ，審査請求人は原処分の取消しを求めている。
これについて，諮問庁は原処分を妥当としていることから，以下，本件対象保有個人情報の保有の有無について検討する。
２ 本件対象保有個人情報の保有の有無について
（１）理由説明書の記載（上記第３の３）及び当審査会事務局職員をして詳細な説明を求めさせたところによると，諮問庁は，原処分の妥当性について，おおむね以下のとおり説明する。
ア 本件対象保有個人情報は，「東京労働局特定部及び特定職員Ａが保有する開示請求人に係るメモ，メール等」に記録された保有個人情報であり，具体的には，審査請求人が東京労働局へ電話をした際に，特定職員Ａが作成した電話の内容を記録したメモやメールである。
イ 処分庁によると，本件開示請求を受けて，当該メモについて保有していないか確認を行った際に，特定職員Ａが電話を受けた際に開示請求人とのやり取りをメモした文書（以下「職員Ａ作成メモ」という。）が，その後任の特定職員Ｂが利用している業務システム内の課内領域内（共通領域）に保存されていることが確認された。
ウ 職員Ａ作成メモは，特定職員Ａが個人の意思で単に個人的な備忘として利用することを目的として作成されたもので，本来であれば個人領域で保存され，個人で利用されるところであるが，当時，特定職員Ａはその認識が不足しており，当該メモを共有領域に保存した。特定職員Ａは，職員Ａ作成メモは個人のメモという認識を持っていたことから，特定職員Ａが異動の際，後任の特定職員Ｂに当該メモは共有されてなかった。
エ その後，メモの存在について審査請求人から言及があったところから，特定職員Ｂが念のため共有領域を調べた結果，職員Ａ作成メモが発見されたものであるが，当該メモは，特定職員Ａが単独で作成した文書であって，専ら自己の職務の遂行の便宜のためのみに利用し，組織としての利用をしていない個人文書であり，今後も，組織として利用・共有される予定はない。
オ 東京労働局において，後任への引継ぎは，専ら「引継書」により行われており，メモによる引継ぎの規定や慣例等はなく，したがって，職員Ａ作成メモは，平成３０年特定月の人事異動に伴う引継事項にも含まれていなかった。
カ また，東京労働局においては，審査請求人が主張する「ハローワークに関する苦情・相談等案件の対応について（記録表）」３部（上記第２の２（１）ア（ア）に掲げる文書１）及びそれらに代わる書類（同じく文書３）も含め，職員Ａ作成メモ以外に作成された文書はなく，行政文書として作成，保有されたものは存在しなかった。このため，処分庁においては，不開示理由を「対象保有個人情報については，作成していないため保有しておらず，不開示とした」として不開示決定を行った。
（２）職員Ａ作成メモについて，これが行政文書に該当するか否かは，諮問庁もいうとおり，その作成又は取得，利用，保存又は廃棄の実態を総合的に勘案して判断する必要がある。
（３）当審査会において，諮問庁から職員Ａ作成メモの提示を受けて確認したところ，当該メモは，手書きによるものではなく，ワープロソフトを用いて清書された体裁であることが認められ，その内容についても，審査請求人から電話を受けた際のやり取りや，他の都道府県労働局の職員との電話でのやり取りが具体的に記録されているほか，職場の関係者間での共有を想定していることが推察される内容も含まれていることが認められる。
（４）また，上記（１）イの諮問庁の説明によれば，職員Ａ作成メモは，特定職員Ａの後任である特定職員Ｂが利用している業務システム内の課内領域内（共有領域）に保存されており，職場の関係者間で共有することができる状態にあるとのことであり，上記（３）の職員Ａ作成メモの記載内容と併せ考えると，処分庁において職務上作成され組織的に利用するものとして保有されているものと認められる。
（５）したがって，職員Ａ作成メモは，特定職員Ａが単独で作成した個人文書である旨の諮問庁の説明は認めることができず，当該メモは，情報公開法２条２項に規定する行政文書に該当すると認められる。
（６）その上で，保有個人情報該当性について検討すると，職員Ａ作成メモには，上記（３）のとおり，審査請求人に関する情報が記録されていることが確認できることから，当該メモに記録された個人情報は，法２条５項に規定する保有個人情報に該当すると認められる。
（７）したがって，東京労働局において，本件対象保有個人情報に該当するものとして，職員Ａ作成メモに記録された保有個人情報を保有していると認められるので，これを対象として，改めて開示決定等をすべきである。
３ 本件不開示決定の妥当性について
以上のことから，本件対象保有個人情報につき，これを保有していないとして不開示とした決定については，東京労働局において，職員Ａ作成メモに記録された保有個人情報を保有していると認められるので，これにつき改めて開示決定等をすべきであると判断した。
（第３部会）
委員髙野修一，委員久末弥生，委員葭葉裕子
出典：総務省ホームページ「情報公開・個人情報保護審査会 答申」（https://www.soumu.go.jp/main_sosiki/singi/jyouhou/toushin_h31k01_00005.html）を加工して作成（加工：TaiLexi AI）。
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