諮問庁：金融庁長官
諮問日：平成３０年８月２日（平成３０年（行個）諮問第１４１号）
答申日：令和元年５月１３日（令和元年度（行個）答申第４号）
事件名：本人が法令等遵守調査室に金融庁のウェブサイトを経由して送信した文書等の受理記録の不開示決定（不存在）に関する件
答申書
第１ 審査会の結論
別紙に掲げる各保有個人情報（以下，順に「本件対象保有個人情報１」ないし「本件対象保有個人情報３」といい，併せて「本件対象保有個人情報」という。）につき，これを保有していないとして不開示とした決定は，妥当である。
第２ 審査請求人の主張の要旨
１ 審査請求の趣旨
行政機関の保有する個人情報の保護に関する法律（以下「法」という。）１２条１項の規定に基づく開示請求に対し，平成２９年２月２７日付け金総第１３９７号により金融庁長官（以下「処分庁」又は「諮問庁」という。）が行った不開示決定（以下「原処分」という。）について，保有している情報を開示するよう申し立てる。
２ 審査請求の理由
審査請求人の主張する審査請求の理由は，審査請求書及び意見書の記載によると，おおむね以下のとおりである。
（１）審査請求書
「平成２８年１２月２４日付け保有個人情報開示請求書」は，「平成２８年１０月２４日付け保有個人情報開示請求書」と同一の内容の開示請求をしている。
平成２８年１０月２４日付け保有個人情報開示請求書１通，平成２８年１０月２６日付け保有個人情報開示請求書１通，計２通を開示請求があった日から３０日以上たった平成２８年１２月５日付けで開示請求書２通を補正ではなく，「回答します」と意味が分からない文書とともに，まとめて返送してきた。開示請求書を返送することは違法であると，問い合わせをしたが無視をしている。何に基づく開示請求書の返送なのか回答がない。
３０日以上たって返送している。故意に情報を開示できなくしている。平成２８年１２月２４日付けで同一の内容の開示請求書を送ると，平成２９年１月２７日付けで，請求数が多いので，平成２８年１２月２４日付けと平成２８年１２月２５日付け保有個人情報開示請求書（平成２８年１２月２８日受付）の決定の期限を平成２９年２月２７日に延長すると返答が来た。平成２８年１２月３０日付け保有個人情報開示請求書（平成２９年１月４日受付）の期限は，平成２９年３月３日に延長すると返答が来た。
３０日以上たってまとめて開示請求書を返送して，請求数が多いので決定を６０日以内に延長しているが違法である。故意に情報を開示できなくしている。違法である。開示の手続きが出ないようにする「手口」を公表するように申し立てます。
（中略）
別紙
「１，法令等遵守調査室に金融庁のウェブサイトを経由して送信した文書の受理記録
２０１４年３月２０日付け，２０１４年５月１３日付け，平成２８年６月３０日付け
２，法令等遵守調査室にＦＡＸで送信した文書の受理記録
２０１４年３月１７日付け，２０１４年３月１９日付け，２０１４年５月１３日付け，平成２８年６月３０日付け」
別紙１から２は，開示請求書に記載しているが，情報は受付した職員の氏名と宛先の職員の情報がセットになっている。ＦＡＸとウェブ上で送った情報の受理記録がある。
ＦＡＸで検査情報受付窓口に送った情報には，受理印が押してある。（中略）
別紙３，金融庁総務企画局政策課情報公開・個人情報保護室宛てに送った受理記録
平成２８年５月２１日付け郵便で送った。（書留特定番号）配達証明で送っている。
送った文書の受理記録が無いのは違法である。
平成２８年５月２１日付け行政文書開示請求書と行政文書の更なる開示の申出書を平成２８年６月１３日付け返送してきた。
行政文書開示請求書を返送の際に「請求を維持する場合」と返答している以上，受理記録が無ければおかしい。
（中略）
「請求を維持する場合」は返送してきた開示請求書を「再送する」と記載している。
開示請求書を返送の際に，「同一の内容で開示請求する」ことは，「請求を維持する場合」と記載している。
再送した開示請求書かどうか，同一の内容で開示請求しているかどうかは，記録・情報が無ければ分からない。
「平成２８年５月２１日付け行政文書開示請求書」を受理した記録がある。
「平成２８年５月２１日付け行政文書の更なる開示の申出書」に対して，平成２８年１０月１１日付けで「紙媒体」での開示の実施が行われている。
開示の実施を行っているということは，更なる開示の申出があったと認識している。更なる開示の申出書の受理記録がある。
（後略）
（２）意見書
（前略）
原処分の時点で，文書を保有していない理由を説明していない。ほぼ全ての審査請求書を１年以上諮問していない。
審査請求書を１年以上諮問しない期間に，隠ぺい工作と証拠隠滅を行っている。
文書を保有していない理由を説明しないことで事実を改ざんしている。（中略）
金融庁は，開示請求において，全ての保有している情報を検索して，情報を特定するといった方式をとっていると，以前の理由説明書には記載してあった。
金融庁の理由説明書に記載している内容は，以前の説明と異なっている。
文書の受理記録（文書接受簿）の有無を，情報公開・個人情報保護審査会に，１年５か月も長期間，諮問していない。諮問していない正当な理由の説明がない。隠ぺい工作と証拠隠滅を行ったと解するべきである。（中略）
「審査請求書の，３，金融庁総務企画局政策課情報公開・個人情報保護室宛てに送った受理記録
平成２８年５月２１日付け郵便で送った。（書留特定番号）配達証明で送っている。
送った文書の受理記録が無いのは違法である。」に対する理由説明書の記載は，説明になっていない。
「金融庁に送達された文書は，文書接受簿に所要の事項を記録される。」とあるが，文書の受理記録がない理由の記載がない。
配達証明便で送った文書の受理記録がない理由の記載がない。事実関係の記載がない。
「①，平成２８年５月２１日付け郵便で送った。（書留特定番号）配達証明便で送った。
文書を金融庁に送って，金融庁が文書を受け取った事実がある。配達証明便を受取した職員がいる。金融庁に文書を送達した事実がある。文書の受理記録があるのは当然である。
②，「平成２８年５月２１日付け行政文書開示請求書と行政文書の更なる開示の申出書」を平成２８年６月１３日付けで返送してきた。返送の際，「平成２８年５月２１日付け行政文書開示請求書と行政文書の更なる開示の申出書」に対して返答があった。返答した職員がいる。③，「平成２８年５月２１日付け行政文書開示請求書と行政文書の更なる開示の申出書」が金融庁に送達があったことは記録されている。開示請求を維持する場合とは，「開示請求書を再送する」または「同一の内容で開示請求する」である。
平成２８年５月２１日付け行政文書の更なる開示の申出書に対して，平成２８年１０月１１日付けで開示の実施が行われている。
金融庁は「平成２８年５月２１日付け行政文書開示請求書と行政文書の更なる開示の申出書」を複製して記録している。保有している記録・情報・文書を開示するように申し立てている。
④，担当職員が文書の受理記録を作成しなかった。または受理記録を作成したが，受理記録がないことに事実を改ざんして，審査請求書を諮問しない間に証拠隠滅と隠ぺい工作を行った等，理由の説明がない。金融庁に送達された文書を，文書接受簿に所要の事項を記録していないことは違法である。
送達された文書を，文書接受簿に所要の事項を記録していない理由の記載がない。
文書の受理記録がないことは大問題ではないのですか？配達証明便で送った文書の受理記録がない。
文書管理の根幹にかかわる事件です。理由説明になっていない。」（中略）
『個別に，全ての情報を一元管理しているため，ＦＡＸ，ウェブ上から送られてきた全ての文書の受理記録は存在している。』
保有している記録・情報・文書を開示するように申し立てます。（後略）
第３ 諮問庁の説明の要旨
審査請求人が，処分庁に対して行った平成２８年１２月２４日付け保有個人情報開示請求に関し，処分庁が，法１８条２項に基づき，平成２９年２月２７日付け金総第１３９７号において不開示決定（原処分）をしたところ，これに対し審査請求（以下「本件審査請求」という。）があったが，以下のとおり，原処分を維持すべきものと思料する。
１ 本件審査請求に係る保有個人情報について
本件対象保有個人情報は，以下に記録された保有個人情報である。
① 法令等遵守調査室に金融庁のウェブサイトを経由して送信した文書の受理記録。
・平成２６年３月２０日付け
・平成２６年５月１３日付け
・平成２８年６月３０日付け
② 法令等遵守調査室にＦＡＸで送信した文書の受理記録。
・平成２６年３月１７日付け
・平成２６年３月１９日付け
・平成２６年５月１３日付け
・平成２８年６月３０日付け
③ 金融庁総務企画局政策課情報公開・個人情報保護室宛てに送った文書の受理記録。
平成２８年５月２１日付け行政文書開示請求書，行政文書の更なる開示の申出書（以下，併せて「本件文書」という。）
２ 原処分について
原処分は，本件対象保有個人情報を保有していないことから不開示とする旨の決定を行った。
３ 原処分の妥当性について
（１）本件対象保有個人情報に関する事務について
金融庁に送達された文書は，金融庁文書取扱規則（以下「取扱規則」という。）により原則政策課総括第２係において文書接受簿に所要の事項を記録するなどの受付事務を行うこととされている。ただし，申請・届出システム及びファクシミリ通信装置を利用して送信された文書については，受付の諸手続を省略することができる旨規定されている（取扱規則６条，同条別表５号）。申請・届出システムとは，国民，金融機関等から金融庁に対して行われる申請，届出等の手続をオンラインにより行うことを可能とするためのシステムをいう（取扱規則２条１６号の２）。
金融庁に設置されている各種窓口には，ファクシミリ通信装置（ＦＡＸ）による送信，あるいはウェブサイト上で情報を入力するなどして各種手続をオンラインにより行うことを可能としているものがあり，これらによって送達された文書については，文書接受簿への記録等の受付手続は省略されている。
よって，ＦＡＸで送信された文書及びウェブサイトを経由して送信された文書については，各種窓口の担当部署において別途作成されない限り，文書接受簿又はこれに類する記録は作成されない。
（２）本件対象保有個人情報１及び２の存否について
法令等遵守調査室では，「法令等遵守に関する情報受付窓口」を設置しており，ＦＡＸによる送信やウェブサイト上で情報を入力することにより，金融庁の行為（金融庁職員の行為を含む。）にかかる法令等遵守に関する情報の提供を行うことができる。
審査請求人主張の文書が送信された当時，法令等遵守調査室においては，当該窓口にＦＡＸにより送信された文書及びウェブサイトを経由して送信された文書について，文書接受簿又はこれに類する記録を作成していないため，本件対象保有個人情報１及び２は保有していない。（３）本件対象保有個人情報３の存否について
上記（１）のとおり，金融庁に送達された文書は，文書接受簿に所要の事項を記録することとされている。文書接受簿を確認したところ，本件文書についての受付の記録はなく，ほかに本件文書の受理記録に該当するものは存在しない。
よって，本件対象保有個人情報３は，保有していない。
４ 結語
以上のとおり，原処分は妥当であると認められることから，諮問庁は，これらを維持するのが相当であると思料する。
第４ 調査審議の経過
当審査会は，本件諮問事件について，以下のとおり，調査審議を行った。
① 平成３０年８月２日諮問の受理
② 同日諮問庁から理由説明書を収受
③ 同年９月２５日審査請求人から意見書を収受
④ 平成３１年３月２６日審議
⑤ 令和元年５月９日審議
第５ 審査会の判断の理由
１ 本件対象保有個人情報について
本件開示請求は，本件対象保有個人情報の開示を求めるものであり，処分庁は，これを保有していないとして不開示とする原処分を行った。これに対し，審査請求人は，本件対象保有個人情報の開示を求め，諮問庁は原処分を妥当としていることから，以下，本件対象保有個人情報の保有の有無について検討する。
２ 本件対象保有個人情報の保有の有無について
（１）本件対象保有個人情報に係る事務について
当審査会において，諮問庁から取扱規則の提示を受けて確認したところ，取扱規則６条１項において，別表に掲げる文書及び申請・届出システムを利用して送達された文書は受付の諸手続を省略することができる旨規定されていることが認められた。さらに，別表には，ファクシミリ通信装置（ＦＡＸ）を利用して受信したものが含まれていることが認められた。
また，取扱規則９条２項において，文書の接受の際の手続として，普通文書を接受したときは，政策課総括第２係が文書接受簿に接受番号，接受月日，発信番号，発信月日，発信者，件名等を記録する旨が規定されていることが認められた。
（２）本件対象保有個人情報１及び２について
審査請求人は，ＦＡＸにより，又はウェブサイトを経由して金融庁に送信された文書は，全て受理記録が存在している旨主張するが，諮問庁は，上記第３の３（１）及び（２）のとおり，ＦＡＸにより送信された文書及びウェブサイトを経由して送信された文書については，取扱規則により文書接受簿への記録等の受付手続は省略することができることとされており，法令等遵守調査室においては受理記録を作成していない旨説明することから，以下検討する。
ア 本件対象保有個人情報１の取扱規則上の取扱いについて，当審査会事務局職員をして諮問庁に対し更に確認させたところ，ウェブサイト上で情報を入力した場合の「法令等遵守に関する情報受付窓口」は取扱規則上の「申請・届出システム」に当たり，取扱規則上の文書接受簿の作成義務はないとのことであった。
イ 上記ア及び（１）を踏まえ検討すると，本件対象保有個人情報１及び２は作成していないとする諮問庁の上記第３の３（１）及び（２）の説明に不自然，不合理な点はなく，これを否定するに足る事情も認められない。
したがって，金融庁において，本件対象保有個人情報１及び２を保有しているとは認められない。
（３）本件対象保有個人情報３について
審査請求人は，金融庁は本件文書を受け取った事実があり，受理記録があるのは当然である旨主張するが，諮問庁は，上記第３の３（３）のとおり，文書接受簿に本件文書の記録がないため，本件対象保有個人情報３は保有していない旨説明することから，以下検討する。
ア 本件文書の送達の有無について
（ア）諮問庁に対し，当審査会事務局職員をして，本件文書の送達の有無について確認させたところ，諮問庁は以下のとおり説明する。本件文書について，執務室内の書庫及び共有フォルダ等の探索を行ったが，その存在は確認できなかった。
しかしながら，①平成２８年６月１３日付けの送付文書（以下「本件送付文書」という）の写しが保存されており，そこには同年５月２１日付け文書を返送する旨の記載があること，②文書発送簿に６月１４日に何らかの文書を簡易書留で審査請求人に対し送付した記録があることから，情報公開・個人情報保護室においては，同月１３日までに本件文書を受け取ったが，写しを取ることなく，同月１４日に本件送付文書と共に本件文書の原本を審査請求人に返送したものと思われる。
（イ）当審査会において，諮問庁から本件送付文書の写しの提示を受けて確認したところ，審査請求人に対し，同年５月２１日付けの開示の実施方法等申出書及び行政文書開示請求書を返送する旨が記載されていることが認められ，諮問庁の上記（ア）の説明からしても，本件文書が金融庁に送達されたと認めることが相当である。
イ 本件文書の送達の記録の有無について
（ア）諮問庁に対し，当審査会事務局職員をして，本件文書の送達の記録の有無について確認させたところ，諮問庁は以下のとおり説明する。
ａ 文書接受簿は局ごとの簿冊で作成・管理していること，審査請求人が本件文書を平成２８年５月２１日に送付したと主張していること及び本件送付文書の作成日が同年６月１３日であることを踏まえ，本件開示請求及び審査請求を受け，総務企画局に係る文書接受簿について，接受日が，同年５月２１日と記載された接受簿のうち接受番号が最も若いものと，同年６月１４日と記載された接受簿のうち接受番号が最も若いものの一つ前のものの間の記載を確認した。そうしたところ，審査請求人から文書が送達されたとの記載は３件あったが，いずれも本件文書とは異なる文書が送達された際の記録であり，本件文書に係る受理記録ではないことが確認された。
なお，以上で確認した文書接受簿の接受番号はいずれも連続していることから，本件文書に係る文書接受簿の紛失等はなかったものと考えられる。
したがって，本件対象保有個人情報３は保有していない。
ｂ 本件文書について，文書接受簿に記録がない理由は，当時の事実関係は確認できないが，他の文書に紛れたり，審査請求人から郵送された文書の主管課を確認している最中に，そのまま情報公開・個人情報保護室に渡ってしまったりしたなど，文書接受簿を記録する段階で何らかの事務処理上の不手際が生じ，本件文書に係る文書接受簿を作成しなかった可能性が考えられる。
（イ）当審査会事務局職員をして，諮問庁から提示を受けた文書接受簿の該当部分を確認させたところ，表形式の文書を接受日及び主管課ごとにつづったものであり，諮問庁の上記（ア）ａの説明のとおり審査請求人に係る３件の記載が認められ，また，接受番号が連続していた。
（ウ）上記を踏まえ検討すると，上記（イ）のとおり，文書接受簿の文書番号が連続していることから，処分庁が文書接受簿に本件文書について記録した後に，当該部分（本件対象保有個人情報３）のみ紛失した，又は故意に破棄したとは認められず，また，確認した文書接受簿のうち，審査請求人に係る３件の記録は本件対象保有個人情報３に当たらないとする諮問庁の上記（ア）ａの説明も不自然・不合理とはいえず，本件対象保有個人情報３は作成されていないとみるのが相当である。
そうすると，本件文書は金融庁に送達されたにも関わらず，本件文書に係る文書接受簿が作成されていないことは文書管理上問題があったといわざるを得ないが，本件開示請求及び審査請求を受けて行ったとする上記イ（ア）ａの探索の範囲は不十分とはいえず，結局のところ，本件対象保有個人情報３の存在を確認できなかったとする諮問庁の説明を覆すに足る事情も認められない。
ウ したがって，金融庁において，本件対象保有個人情報３を保有しているとは認められない。
３ 審査請求人のその他の主張について
審査請求人のその他の主張は，当審査会の上記判断を左右するものではない。
４ 付言
本件不開示決定通知書には，不開示とした理由について，請求に係る保有個人情報が記載された行政文書を保有していない旨記載されているところ，一般に，保有個人情報の不存在を理由とする不開示決定に際しては，単に保有個人情報を保有していないという事実を示すだけでは足りず，保有個人情報が記録された行政文書を作成又は取得していないのか，あるいは作成又は取得した後に廃棄又は亡失したのかなど，なぜ当該保有個人情報が存在しないかについても理由として付記することが求められる。したがって，原処分における理由付記は，行政手続法８条１項の趣旨に照らし，適切さを欠くものであり，処分庁においては，今後の対応において，上記の点について留意すべきである。
５ 本件不開示決定の妥当性について
以上のことから，本件対象保有個人情報につき，これを保有していないとして不開示とした決定については，金融庁において本件対象保有個人情報を保有しているとは認められず，妥当であると判断した。
（第４部会）
委員山名学，委員常岡孝好，委員中曽根玲子
別紙（本件対象保有個人情報）
１ 法令等遵守調査室に送った文書の受理記録
法令等遵守調査室に金融庁のウェブサイトを経由して送信した文書２０１４年３月２０日付
２０１４年５月１３日付
平成２８年６月３０日付
２ 法令等遵守調査室に送った文書の受理記録
法令等遵守調査室にＦＡＸで送信した文書
２０１４年３月１７日付
２０１４年３月１９日付
２０１４年５月１３日付
平成２８年６月３０日付
３ 金融庁総務企画局政策課情報公開・個人情報保護室宛に送った受理記録
平成２８年５月２１日付郵送で送った。（書留特定番号）配達証明で送っている。
平成２８年５月２１日付行政文書開示請求書と行政文書の更なる開示の申出書を平成２８年６月１３日付返送してきた。
行政文書開示請求書の請求は維持と返答がある以上受理記録が無ければおかしい。
出典：総務省ホームページ「情報公開・個人情報保護審査会 答申」（https://www.soumu.go.jp/main_sosiki/singi/jyouhou/toushin_h31k01_00005.html）を加工して作成（加工：TaiLexi AI）。
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