諮問庁：法務大臣
諮問日：平成３０年１１月２８日（平成３０年（行個）諮問第２０８号）
答申日：令和元年７月１７日（令和元年度（行個）答申第４３号）
事件名：本人が特定公証人に対する苦情の申出を行ったメールの内容に関する文書の利用不停止決定に関する件
答申書
第１ 審査会の結論
「特定年公証事務一般のうち，特定年月日Ａ開示請求者（審査請求人と同じ。以下同じ。）が法務省に特定公証人への苦情申出をしたメールに関する情報」に記録された保有個人情報（以下「本件対象保有個人情報」という。）の利用停止請求につき，利用不停止とした各決定は，妥当である。
第２ 審査請求人の主張の要旨
１ 審査請求の趣旨
行政機関の保有する個人情報の保護に関する法律（以下「法」という。）３６条１項の規定に基づく利用停止請求に対し，平成３０年８月１７日付け札庶第３３３号及び同年１０月２日付け札庶第４１９号により札幌法務局長（以下「処分庁」という。）が行った各利用不停止決定（以下，併せて「原処分」という。）について，原処分を取り消し，本件対象保有個人情報の利用停止（提供の停止）を求める。
２ 審査請求の理由
本件審査請求の理由の要旨は，審査請求書及び意見書によると，おおむね以下のとおりである。なお，添付資料は省略する。
（１）審査請求書
ア 札幌法務局は特定公証人に情報提供をしていないので利用停止しないとしているが，特定職員Ａから私（審査請求人を指す。以下同じ。）に，「特定公証人に電話番号を教えた。」と電話があったから。
イ 札幌法務局は利用目的どおりの利用なので利用停止しないとしているが，私は，①接客マナー研修，②兼業禁止・職務専念の公証制度改善について意見要望をした。札幌法務局は，利用目的以外の目的（特定公証人に応接態度を改めるよう指導すること）のために利用したから。
（２）意見書
別紙のとおり。
第３ 諮問庁の説明の要旨
１ 原処分
審査請求人が，処分庁に対し，法３７条１項の規定に基づき，「特定年公証事務一般のうち，特定年月日Ａ開示請求者が法務省に特定公証人への苦情申出をしたメールに関する情報」について，平成３０年６月２０日及び同年８月２０日に保有個人情報の利用停止請求を行ったところ，処分庁は，平成３０年８月１７日付け札庶第３３３号及び同年１０月２日付け札庶第４１９号により利用不停止とする処分（原処分）を行った。
２ 審査請求人の主張
原処分を取り消し，本件対象保有個人情報を，審査請求人が提出した保有個人情報利用停止請求書のとおり利用停止することを求める。
３ 利用停止の要否について
本件対象保有個人情報は，審査請求人が，法務省ホームページの「法務行政に関するご意見・ご提案」を利用して送信した，特定公証人に対する苦情の申出に係るメールについて，同ホームページに明示されている「法務省プライバシーポリシー」に基づき，当該事案の処理のために法務省から札幌法務局に転送されたことにより，同法務局が取得したものである。なお，公証人の監督については，その区域を管轄する法務局又は地方法務局の長が法務大臣の命により行うものであるところ（公証人法７４条２項），本件対象保有個人情報は，特定公証人の区域を管轄する法務局である札幌法務局に転送されたものであり，同法務局において適法に取得されたものである。
そして，上記メールの転送を受けた札幌法務局においては，公証人に対する監督事務を行うという目的に必要な範囲で，本件対象保有個人情報を利用しているものであり，当該利用目的以外の目的で利用又は提供されている事実は確認できない。
したがって，本件対象保有個人情報が札幌法務局により，法８条１項及び２項の規定に違反して利用されている事実は認められず，利用不停止とした処分庁による原処分は妥当である。
第４ 調査審議の経過
当審査会は，本件諮問事件について，以下のとおり，調査審議を行った。
① 平成３０年１１月２８日諮問の受理
② 同日諮問庁から理由説明書を収受
③ 同年１２月２５日審査請求人から意見書１及び資料を収受
④ 平成３１年１月２８日審査請求人から意見書２及び資料を収受
⑤ 令和元年６月７日審議
⑥ 同年７月１２日審議
第５ 審査会の判断の理由
１ 本件各利用停止請求について
本件各利用停止請求は，法３６条１項に基づき，本件対象保有個人情報の利用停止（提供の停止）を求めるものであるところ，処分庁は，本件対象保有個人情報は，法８条１項及び２項の規定に違反して提供されている事実はないとして，利用不停止とする決定（原処分）を行った。これに対し，審査請求人は，本件対象保有個人情報の利用停止を求めているが，諮問庁は，原処分を妥当としていることから，以下，本件対象保有個人情報の利用停止の要否について検討する。
２ 利用停止請求について
法３６条１項２号は，何人も，自己を本人とする保有個人情報が，法８条１項及び２項の規定（目的外利用及び提供の制限）に違反して提供されているときには，当該保有個人情報の提供の停止を請求することができる旨を規定している。
そして，法３８条は「行政機関の長は，利用停止請求があった場合において，当該利用停止請求に理由があると認めるときは，当該行政機関における個人情報の適正な取扱いを確保するために必要な限度で，当該利用停止請求に係る保有個人情報の利用停止をしなければならない。」と規定している。
そこで，本件対象保有個人情報の利用停止請求につき，法３８条の「利用停止請求に理由があると認めるとき」に該当するか否かについて，以下，検討する。
３ 本件対象保有個人情報の利用停止の要否について
（１）本件諮問書に添付されている本件対象保有個人情報が記録された文書（写し）を当審査会において確認したところ，これらの文書は，①特定年月日Ｂに法務省民事局総務課から札幌法務局民事行政部総務課に送信したメール（以下「文書１」という。），②審査請求人からの意見・要望がまとめられたもの（以下「文書２」という。）及び③文書２の内容の一部を他の様式に転記したもの（以下「文書３」といい，文書１及び文書２と併せて「本件文書」という。）と認められる。（２）また，文書２及び文書３の取得の経緯につき，当審査会事務局職員をして諮問庁に確認させたところ，文書２は，上記第３の３のとおり，特定年月日Ａに審査請求人が法務省ウェブサイトの「法務行政に関するご意見・ご提案」のページを利用して送信した，特定公証人に対する苦情の申出に係るメールについて，これを受信した法務省本省において取りまとめたものであり，「法務省プライバシーポリシー」に基づき，特定年月日Ｂに法務省本省から札幌法務局に文書１に添付される形で送信され，同局では，整理のため，文書２の一部を文書３の体裁のものに転記した旨説明する。
（３）審査請求人は，札幌法務局が法の規定に違反して，審査請求人の保有個人情報を利用目的以外の目的で利用している旨主張するが，諮問庁は，上記第３の３のとおり，本件対象保有個人情報は，同局において，公証人に対する監督事務を行うという目的に必要な範囲で利用しているものであり，当該利用目的以外の目的で利用又は提供されている事実は確認できない旨説明する。
この点につき，当審査会事務局職員をして諮問庁に確認させたところ，諮問庁の説明は，以下のとおりである。
ア 法務局の公証人に対する監督権については，公証人法７６条に規定されており，法務局は，公証人の不適当に取り扱った職務や職務の内外を問わず公証人の地位に不相応な行状について，注意等を行うことができるとされていることから，例えば，本事案のように，法務局が公証人に対し応接態度を指導することは，同条の監督権の範囲に含まれると解される。
イ また，そもそも本件文書には，審査請求人の電話番号は記載されていない。
（４）上記（２）及び（３）の諮問庁の説明に不自然，不合理な点は認められず，これを覆すに足りる特段の事情もないことから，本件対象保有個人情報が処分庁により，法８条１項及び２項の規定に違反して利用されている事実は認められないという諮問庁の説明は首肯できる。（５）以上のとおり，本件対象保有個人情報の利用停止請求については，法３８条の「利用停止請求に理由があると認めるとき」には該当しないと認められる。
４ 審査請求人のその他の主張について
審査請求人は，その他種々主張するが，当審査会の上記判断を左右するものではない。
５ 本件各利用不停止決定の妥当性について
以上のことから，本件対象保有個人情報の利用停止請求につき，利用不停止とした各決定については，法３８条の「利用停止請求に理由があると認めるとき」に該当しないので，妥当であると判断した。
（第１部会）
委員小泉博嗣，委員池田陽子，委員木村琢麿
別紙
１ 意見書１
（１）札幌法務局は特定公証人に情報提供をしていないので利用停止しないとしているが，特定年月日Ｃ特定時間（特定公証人会の打合せ終了後）に特定職員Ａから私に，「特定公証人に電話番号を教えた。」と電話があった。また，北海道管区行政評価局の相談対応票「当事者で話し合ってもらおうと，申出人の電話番号を同公証人に伝えた」とそのことが記載されている。・・添付資料
また，同様のメールを北海道管区行政評価局に送信している。この中で，匿名分類：匿名を希望するにしている。これを，同局から特定年月日Ｄに札幌法務局庶務課特定職員Ｂに渡している。特定公証人には，名前と電話番号を教えない（匿名）としている。・・添付資料
また，特定年月日Ｅ○○（審査請求人の姓。以下同じ。）と特定職員Ｃ，特定職員Ａとの打合せでも，匿名を希望している。特定公証人に個人情報を教えるという同意をしていないし，同意書に署名捺印していない。
特定年月日Ｃ特定公証人会（特定公証役場でない。）との打合せ時に同会所属の特定公証人に個人情報を提供している。特定公証人会は任意団体であり８条２項３号の他の行政機関に該当しない。また，個人情報を提供する相当の理由もない。・・添付資料
また，○○の氏名と携帯番号を特定公証人に教えることは，公証人に対する監督事務を行うという目的に該当しない。
（２）理由説明書で公証人に対する監督事務を行うという目的に必要な範囲内で，本件対象保有個人情報を利用しているものであり，当該目的以外の目的で利用又は提供されている事実は確認できない，としているが，私は，①接客マナー研修，②兼業禁止・業務専念の公証制度改善について意見要望をした。特定公証人に対する監督事務を要望していない。札幌法務局は，特定年月日Ｆに特定公証人会（特定公証役場でない。）との打合せ時に同会所属の特定公証人に利用目的以外の目的（特定公証人に応接態度を改めるよう指導すること）のために利用したから。また，同様のメールを北海道管区行政評価局に送信している。この中で，①７０歳定年→６０歳定年，②兼業の禁止，③接客についての研修，④無責任体制を変え，公証証書の内容に公証人に責任を負わせる，の公証制度改善要望を記載している。・・添付資料
特定公証人に応接態度を改めるよう指導すること，を求めていないので，利用目的以外の目的での利用になる。
２ 意見書２
○札幌法務局が，不適法に個人情報を利用したことを認識していた証拠特定年月日Ｆ公証事務打合せ特定公証人に態度を改めるよう指導した。
特定年月日Ｅ特定職員Ｃ，特定職員Ａ，○○打合せ
行政指導したことの説明はなかった。
特定年月日Ｇ北海道管区行政評価局特定職員Ｄから，札幌法務局が特定公証人に「今後態度を改めるよう指導した。」と説明があった。特定年月日Ｈ特定職員Ａからメール
当局としては，応接態度について特定公証人に対し指導しました。約４か月間，不適法に個人情報を利用したので，行政指導したことを隠していた。
○当該目的以外の目的利用
理由説明書で公証人に対する監督事務を行うという目的に必要な範囲内で，本件対象保有個人情報を利用しているものであり，当該目的以外の目的で利用又は提供されている事実は確認できない，としているが，○○のメールでは，
挨拶もせず横柄な態度
→態度の悪い公証人に接客マナーの研修を義務付ける
を要望している。（当該目的）
○○のメールに対する札幌法務局の行政指導は，
「お金返してください」（中略）質問をすると，怒り始め，無礼なことを言う（メール）
→改善を指導した。「同公証人も指導についてわかったと答えた。同公証人の説明では，金品を脅しとろうとする人物と誤解したとのことであった。」（相談対応票）
と恐喝犯人扱いしたことについて改善を図った。（当該目的以外の目的利用）
明らかに，目的外利用に該当する。
出典：総務省ホームページ「情報公開・個人情報保護審査会 答申」（https://www.soumu.go.jp/main_sosiki/singi/jyouhou/toushin_h31k01_00005.html）を加工して作成（加工：TaiLexi AI）。
本文は公表資料（PDF 等）から機械的に抽出・整形したもので、改行や記号に誤りを含むことがあります。正確な文言は原本でご確認ください。