諮問庁：総務大臣
諮問日：平成３０年１２月３日（平成３０年（行個）諮問第２１４号）
答申日：令和元年１０月８日（令和元年度（行個）答申第６４号）
事件名：本人が特定行政相談委員に行政相談した際に渡した文書の利用不停止決定に関する件
答申書
第１ 審査会の結論
審査請求人が特定行政相談委員に行政相談した際に渡した文書（以下「本件文書」という。）に記録された保有個人情報（以下「本件対象保有個人情報」という。）の利用停止請求につき，利用不停止とした決定は，妥当である。
第２ 審査請求人の主張の要旨
１ 審査請求の趣旨
行政機関の保有する個人情報の保護に関する法律（以下「法」という。）３６条１項の規定に基づく利用停止請求に対し，平成３０年９月１０日付け北海相第８９号により北海道管区行政評価局長（以下「処分庁」という。）が行った利用不停止決定（以下「原処分」という。）について，本件対象保有個人情報の利用停止（提供の停止）を求める。
２ 審査請求の理由
本件審査請求の理由の要旨は，審査請求書及び意見書によると，おおむね以下のとおりである。なお，添付資料は省略する。
（１）審査請求書
ア 札幌法務局に対する不満と要望の資料を，貸金庫を監督する権限のない北海道財務局に情報提供したから。
イ 特定行政相談委員は特定職員Ａに，札幌法務局への不満と要望を伝えたのに，特定職員Ａは貸金庫を監督する権限のない北海道財務局特定職員Ｂに情報提供したから。
ウ 「当該相談対応票は，申出のあった相談について，その処理状況等を記録するという利用目的の達成に必要な範囲で保有して・・」，既に当初の利用目的を達成したから。
平成２８年１２月２６日付け北海相第１５４号，１５５号では，同様の案件を利用停止した。
（２）意見書
別紙のとおり。
第３ 諮問庁の説明の要旨
１ 審査請求の経緯
平成３０年８月１４日付けで，処分庁に対して，法３６条１項の規定に基づき，下記２の保有個人情報について利用停止請求があった。処分庁は，法３８条に規定する「当該利用停止請求に理由があると認めるとき」には該当しないとして，同年９月１０日付け北海相第８９号で原処分を行った。
本件審査請求は，原処分を不服として，平成３０年９月１８日付けで，諮問庁に対し行われたものである。
２ 利用停止請求の対象となった保有個人情報
本件利用停止請求の対象となった保有個人情報は，本件文書に記録された保有個人情報（本件対象保有個人情報）である。
３ 審査請求の趣旨及び理由
審査請求人は，上記２の保有個人情報について，審査請求人が提出した保有個人情報利用停止請求書のとおりに利用停止（提供の停止）をしてほしいとしており，その理由として，既に当初の利用目的を達成しており，また，北海道管区行政評価局職員が，審査請求人の同意を得ずに，北海道財務局に提供したためとしている。
４ 諮問庁の意見
審査請求人が利用停止を求める本件対象保有個人情報が記録された本件文書は，審査請求人が行政相談委員に行政相談をした際に手渡した文書であり，当該行政相談委員が行政相談週間用処理票と共に北海道管区行政評価局に提出したものである。
審査請求人は，本件対象保有個人情報は既に当初の利用目的を達成していることから，提供を停止するべきであると主張しているが，本件対象保有個人情報は，受け付けた行政相談についてその相談内容や処理状況等を記録するという利用目的の達成に必要な範囲で保有しており，当該利用目的以外の目的のために利用又は提供している事実もない。また，審査請求人は，北海道管区行政評価局職員が，審査請求人の同意を得ずに，北海道財務局に本件対象保有個人情報を提供したことから，提供を停止するべきであると主張しているが，当該職員は，本件対象保有個人情報を北海道財務局に提供したとは述べておらず，かつ，通常の業務処理の在り方に照らしても，本件対象保有個人情報を他機関に提供するような方法は考えられないことから，当該職員の言は信用するに足りると考える。よって，審査請求人が主張する事実はないと考える。したがって，法３８条に規定する「当該利用停止請求に理由があると認めるとき」には該当せず，利用停止をしないとした原処分を維持することが適当である。
第４ 調査審議の経過
当審査会は，本件諮問事件について，以下のとおり，調査審議を行った。
① 平成３０年１２月３日諮問の受理
② 同日諮問庁から理由説明書を収受
③ 平成３１年１月７日審査請求人から意見書及び資料を収受
④ 令和元年９月６日審議
⑤ 同年１０月４日審議
第５ 審査会の判断の理由
１ 本件利用停止請求について
本件利用停止請求は，本件対象保有個人情報の利用停止（提供の停止）を求めるものであるところ，処分庁は，本件対象保有個人情報は，利用目的以外の目的で利用又は提供している事実はなく，法３８条には該当しないとして，利用不停止とする原処分を行った。
これに対し，審査請求人は，本件対象保有個人情報の利用停止を求めているが，諮問庁は，原処分を妥当としていることから，以下，本件対象保有個人情報の利用停止の要否について検討する。
２ 利用停止請求について
法３６条１項２号は，何人も，自己を本人とする保有個人情報が，法８条１項及び２項の規定（目的外利用及び提供の制限）に違反して利用されているときには，当該保有個人情報の提供の停止を請求することができる旨を規定している。
そして，法３８条は「行政機関の長は，利用停止請求があった場合において，当該利用停止請求に理由があると認めるときは，当該行政機関における個人情報の適正な取扱いを確保するために必要な限度で，当該利用停止請求に係る保有個人情報の利用停止をしなければならない。」と規定している。
そこで，本件対象保有個人情報の利用停止請求につき，法３８条の「利用停止請求に理由があると認めるとき」に該当するか否かについて，以下検討する。
３ 本件対象保有個人情報の利用停止の要否について
（１）審査請求人は，大要，北海道管区行政評価局の特定職員Ａが貸金庫を監督する権限のない北海道財務局に，本件対象保有個人情報を提供した，本件対象保有個人情報は既に当初の利用目的を達成したなどと主張する。（２）検討
ア 本件文書の取得の経緯等について，当審査会事務局職員をして諮問庁に確認させたところ，本件文書は特定年月日Ａに審査請求人が行政相談の際に特定行政相談委員に手渡したものであり，特定行政相談委員は，当該行政相談の要旨等を記録した行政相談週間用処理票（平成３０年（行個）諮問第２１５号関係。以下「本件処理票」という。）に本件文書を添付して北海道管区行政評価局に提出し（特定年月日Ｂ同局受付），同局では，当該行政相談の処理経緯等を記載した相談対応票（平成３０年（行個）諮問第２１６号関係。以下「本件相談対応票」という。）と共に，本件文書及び本件処理票を保有している旨説明する。
そこで，諮問庁から本件処理票（写し）及び本件相談対応票（写し）の提示を受け，当審査会において本件諮問書に添付された本件文書の写しと共に，その記載内容を確認したところ，上記諮問庁の説明に不自然，不合理な点は認められない。
イ 諮問庁は，上記第３の４のとおり，本件対象保有個人情報は，受け付けた行政相談についてその相談内容や処理状況等を記録するという利用目的の達成に必要な範囲で保有している旨説明する。そこで，当審査会事務局職員をして諮問庁に確認させたところ，諮問庁は，本件文書の保存期間は１年未満であり，本来の保存期間は既に過ぎているが，審査請求人において本件相談対応に関連する審査請求等をしているため，公文書等の管理に関する法律施行令９条１項３号により，本件文書を含む関連する文書を延長して保存している旨説明する。
上記アで認定した本件文書の取得の経緯等を踏まえると，上記諮問庁の説明に不自然，不合理な点は認められない。
ウ また，北海道管区行政評価局特定職員Ａが貸金庫を監督する権限のない北海道財務局に，本件対象保有個人情報を提供したことから，提供を停止するべきであると審査請求人が主張していることについて，諮問庁は，上記第３の４のとおり，当該職員は，本件対象保有個人情報を北海道財務局に提供したとは述べておらず，かつ，通常の業務処理の在り方に照らしても，本件対象保有個人情報を他機関に提供するような方法は考えられないことから，当該職員の言は信用するに足りると考える旨説明する。
この点につき，上記本件相談対応票の「対応に関する情報」中の「対応経過」欄において，「特定年月日Ｂ申出受付。北海道財務局理財部金融監督第一課（特定職員Ｂ）に照会」との記述が認められる。これについて，当審査会事務局職員をして諮問庁に確認させたところ，諮問庁は，①北海道管区行政評価局では，総務省設置法に基づき，本件行政相談を受け，北海道財務局に「銀行が遺言執行者や相続人から公正証書による遺言書の提出があれば，相続人全員の同意書がなくても銀行の貸金庫を開扉できるような制度」の有無を確認すると共に，当該制度を創設してほしい旨の意見があったことを連絡したが，審査請求人の氏名や住所等の個人識別情報は伝えていない，②通常，上記のような相談の対応をする場合，関係機関には，相談者の個人識別情報は伝えずに，相談処理に必要な照会等を行っており，相談処理のために必要不可欠な場合には，相談者の同意を得た上で，氏名や住所等の個人識別情報を関係機関に伝えることがある旨説明する。
当審査会において，上記本件処理票及び本件相談対応票を確認したところ，本件処理票の審査請求人の「相談要旨」欄には，「件名：公証役場で作成した公正証書遺言で銀行貸金庫の開扉ができるように」との記載があり，「回答」欄の「６．行政相談委員がとった対応」には，「行政評価局相談課に連絡して対応してもらうことにした」との記載が認められる。また，本件相談対応票の「対応に関する情報」中の「調査結果」欄の２項には，「銀行における貸金庫の運営は，各行が規定を設けて行っているものであり，現状としては行政相談では取り扱うことができないことであるが，新たな制度創設の意見として北海道財務局に連絡することとする。」との記載があることが認められる。そうすると，本件処理票を受け付けた北海道管区行政評価局がその相談の対応のため，上記のとおり北海道財務局に連絡，情報提供等をしたことは認められるものの，審査請求人の氏名や住所等の個人識別情報は伝えていない旨の諮問庁の説明に，特段不自然，不合理な点は認められず，これを覆すに足りる具体的な事情も認められない。
エ したがって，審査請求人において，上記諮問庁の説明を左右するに足りる具体的な根拠を示しているとはいえないことをも併せ考えると，北海道管区行政評価局において，本件対象保有個人情報を法８条１項及び２項の規定に違反して利用目的以外の目的のために提供しているとは認められない。
（３）以上のとおり，本件対象保有個人情報の利用停止請求については，法３８条の「利用停止請求に理由があると認めるとき」には該当しないと認められる。
４ 審査請求人のその他の主張について
審査請求人は，その他種々主張するが，当審査会の上記判断を左右するものではない。
５ 利用不停止決定の妥当性について
以上のことから，本件対象保有個人情報の利用停止請求につき，利用不停止とした決定については，法３８条の「利用停止請求に理由があると認めるとき」に該当しないので，妥当であると判断した。
（第１部会）
委員小泉博嗣，委員池田陽子，委員木村琢麿
別紙
○語句の定義，文書の取り扱い
審査請求人が行政相談委員に行政相談をした際に渡した文書→「申出文書」
申出文書の概要を記載した行政相談週間用処理票→「相談処理票」申出文書（メール）を所定の様式に複写したもの→「行政苦情１１０番メール」
「申出文書」，「相談処理票」，「行政苦情１１０番メール」の処理結果記載→「相談対応票」
・平成２９年９月３０日まで
処分庁においては，当該メールは，北海道管区行政評価局標準文書保存期間基準において保存期間が１年未満と定められている行政相談処理の「申出文書」に該当するものとして，事案処理に必要な情報を相談対応票に記録した段階で適宜廃棄（削除）する取扱いとされている。（平成２８年（行個）諮問第１７７号答申書）
・平成２９年１０月１日以降
手紙，ＦＡＸ，メール等による相談の場合，当該メール等を対応する相談対応票の添付資料として行政相談総合システムに漏れなく登録するものとされており，他方，行政相談総合システムに登録した手紙，ＦＡＸ，メール等の現物については，適宜廃棄するものとされている。（平成３０年（行個）諮問第１３０号，１３１号答申書）
・北海道管区行政評価局標準文書保存期間基準（当時）・・・別紙申出文書１年未満：当初の利用目的を達成したため，適宜廃棄する。相談処理票１年未満：当初の利用目的を達成したため，適宜廃棄する。・北海道管区行政評価局標準文書保存期間基準では，申出文書，相談処理票，行政苦情１１０番メールは，相談対応票に事案処理に必要な情報を相談対応票に記録した段階で，当初の利用目的を達成したので，適宜廃棄（削除）する。（当時）
・平成２８年１２月２６日付け北海相第１５４号，１５５号で「申出文書」，「行政苦情１１０番メール」を当初の利用目的を達成したためという理由で利用停止・消去している。
・平成２９年１月２７日付け北海相第１０号で「行政苦情１１０番メール」を当初の利用目的を達成したためという理由で利用停止・消去している。・処分庁においては，当該メールについて，相談者の氏名，住所，電話番号，相談内容等を所定の様式に複写した後，廃棄する扱いとしている。（平成２８年（行個）諮問第１７７号答申書）
「申出文書」，「相談処理票」は当初の利用目的を達成した時点で廃棄する文書である。
○申出文書，相談処理票の扱い
平成２８年（行個）諮問第５０号（相談対応票に係る特定職員Ｃの説明）〇〇（審査請求人の姓を指す。以下同じ。）様は，札幌法務局に要望していない，相談対応票のとおり金融庁に要望した。
件名を行政相談週間用処理票で確認した結果，金融庁（北海道財務局）の担当者に直接意見を述べることできると回答した。
北海道管区行政評価局特定職員Ａが北海道財務局理財部金融監督第一課特定職員Ｂに新たな制度創設の意見として連絡した。
特定月日Ａに当局が開催する一日合同相談所（特定施設）で北海道財務局の担当者に直接意見を述べることができるので，特定市特定区の○○様が意見を述べに行くことを特定職員Ｂに伝えた。
（代理人の届け出がなされていても本人死亡で代理権が消滅するので代理人が貸金庫を開扉できなくなると指摘したところ）代理人の届け出がなされていないことから，当該遺言書では金庫の開扉ができなかった。というのは，北海道財務局特定職員Ｂの言ったことをそのまま伝えたものである。当方に責任はない。
・平成２９年（行個）諮問第８８号（特定職員Ｄの説明）
行政相談週間用処理票に札幌法務局への不満と要望と記載があり，金融庁へ要望していないことが判明したため，突如，審査請求人から再度相談内容を確認した。札幌法務局への要望から金融庁への要望に変えたことを確認したと主張し始めた。
しかし，特定職員Ｄは特定年月日Ｃ特定時間メールで「特定年月日Ｂに特定職員Ａが○○様に電話をかけた事実はありません。」と記載している。（別紙）また，特定月日Ｂに手紙，ＦＡＸ，メールなど文書の開示請求事前相談をしたところ存在しないと回答があった。
特定職員Ｄは電話，手紙，ＦＡＸ，メール以外の文書が残らない方法で再度確認したと主張するが，そのようなことは不可能である。
よって，私（審査請求人を指す。）が特定行政相談委員に札幌法務局への不満と要望をしたのに，北海道管区行政評価局特定職員Ａは不適法に北海道財務局特定職員Ｂに○○の個人情報（氏名，住所）を提供したことになる。なお，北海道財務局の主張「貴殿の申出についてということではなく，あくまでも一般的な話として貸金庫に関する問い合わせを受け，監督当局として関与していない旨回答している。（別紙）」は，諮問第８８号で否定された。また，特定職員Ｄは，「北海道財務局は勘違いしている。○○様の新たな制度要望を連絡した。特定施設の北海道財務局のブースで北海道財務局の担当者に直接意見を述べることができると回答を得た，としている。
出典：総務省ホームページ「情報公開・個人情報保護審査会 答申」（https://www.soumu.go.jp/main_sosiki/singi/jyouhou/toushin_h31k05_00006.html）を加工して作成（加工：TaiLexi AI）。
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