諮問庁：個人情報保護委員会委員長
諮問日：平成３０年１２月２６日（平成３０年（行個）諮問第２３１号）
答申日：令和元年１０月１６日（令和元年度（行個）答申第７３号）
事件名：本人が提出した特定日付け質問書に対する回答に係る文書の一部開示決定に関する件（保有個人情報の特定）
答申書
第１ 審査会の結論
別紙の１に掲げる文書に記録された保有個人情報（以下「本件請求保有個人情報」という。）の開示請求につき，別紙の２に掲げる文書１に記録された保有個人情報（以下「本件対象保有個人情報１」という。）を特定し，開示した決定（以下「原処分」という。）並びに別紙の２に掲げる文書２及び文書３に記録された保有個人情報（以下，順に「本件対象保有個人情報２」及び「本件対象保有個人情報３」といい，本件対象保有個人情報１と併せて「本件対象保有個人情報」という。）を追加して特定し，一部開示した決定（以下「追加決定」という。）については，本件対象保有個人情報を特定したことは，妥当である。
第２ 審査請求人の主張の要旨
１ 審査請求の趣旨
行政機関の保有する個人情報の保護に関する法律（以下「法」という。）１２条１項の規定に基づく開示請求に対し，平成３０年６月８日付け個情第７４１号により個人情報保護委員会事務局長（以下「処分庁」という。）が行った原処分を取り消し，請求内容を満たす行政文書等を特定して，開示するよう求める。
２ 審査請求の理由
（１）審査請求書
平成３０年５月９日，本件請求保有個人情報の開示請求に対して，個人情報保護委員会（以下「委員会」という。）事務局長（処分庁）の原処分１によって，保有個人情報の一部が開示された。
本件は，特定年月日Ｃ，委員会に請求した行政文書開示請求に対して，平成３０年４月２７日付け個情第５５０号行政文書不開示決定通知書によって，個人情報が存在するとして存否応答拒否の不開示としたため，改めて「保有個人情報開示請求」を行ったものである。
因みに，行政文書不開示決定に対しては，平成３０年５月９日付け審査請求書を提出し，異議申し立てを行っている。
今回，処分庁は，原処分において，「１開示する保有個人情報」欄に「全部開示」とし，さらに，「なお，上記以外の電話連絡簿等の文書は作成しておらず，保有していない。」と記載されている。
ところが，開示された行政文書は「（別紙）」と表記されている回答案が１枚だけであった。当方は，請求に際して，「特定年月日Ｂ，特定職員Ａから電話連絡があったが，当該連絡に用いた回答案及び電話連絡簿等対象文書全て」と請求内容を具体的に記載した。「文書全て」という開示請求に対して，「別紙」だけの一部開示は極めて不適切である。「別紙」と明記された文書には，その文書を「別紙」とする本体文書が存在するはずである。その本体文書が開示されていないので，本審査請求を行うものである。したがって，「全部開示」及び「なお，上記以外の電話連絡簿等の文書は作成しておらず，保有していない。」との記載は虚偽である。
平成３０年５月９日付け審査請求書においても指摘したが，今回の情報公開請求に係る質問書及び回答は，当方が特定年月日Ｄ付け内閣総理大臣宛ての「行政手続法に基づく処分等の求めの申出書」（特定市町村及び特定市立大学の法令違反）を委員会に提出したにも拘らず，半年以上何らの対応もせず放置していることに対して，特定年月日Ｅ，「申出書に対する現状及び今後の対応」を当方が電話照会したことから始まっている。
当方の当該行政手続法に基づく申出書が委員会に届いた段階で，「委員会の所管する法令の対象にならない」のならば，行政手続法の規定及び趣旨からは速やかに申出者に何らの通知又は返戻すべきである。当方の個人情報の塊である申出書の原本は，所管外とされる委員会において，現在，どの部署にどのような形で保管死蔵されているのか。全く関係のない個人情報の継続保管も忌々しき問題であり，「個人情報保護委員会」などと銘打った行政機関であるならば，委員長自ら当該事案の不作為及び無関係個人情報の不適切保管について適正に調査され，是正して頂きたい。
以上の理由から，法令及び訓令に基づく公務に携わっている職員の観点から開示義務があるので，行政不服審査法に規定する審査請求を行う。（２）意見書
ア 反論意見の趣旨
原処分及び追加決定（部分開示）により処分庁が開示決定した処分を却下し，適正な文書等を開示（追加開示）することが適当である旨の答申を求める。
イ 反論意見の理由
平成３０年５月９日，本件請求保有個人情報の開示請求に対して，処分庁の追加決定によって，保有個人情報の一部が開示された。委員会は，当該通知書において，「１開示する保有個人情報」欄に「全部開示」とし，さらに，「なお，上記以外の電話連絡簿等の文書は作成しておらず，保有していない」と明記している。ところが，開示された行政文書は「（別紙）」と表記されている回答案１枚のみであり，当方の「対象文書全て」という開示請求に対して，「別紙」だけの一部開示は極めて不適切である。「別紙」と明記された文書には，その文書を「別紙」とする本体文書が必ず存在するはずである。したがって，「別紙」だけの「一部開示」にも拘らず，６月の開示決定書には「全部開示」及び「上記以外の電話連絡簿等の文書は作成しておらず，保有していない」との記載があり，明らかな虚偽記載である。
特定年月日Ｆ，当該趣旨を申し述べた審査請求書を委員会委員長に提出した。
特定年月日Ｇ，総務省情報公開・個人情報保護審査会（以下「総務省審査会」という。）第１部会において，「事件名：平成３０年（行個）諮問第１４２号」として調査審議された新規諮問事件が，当方に諮問通知がなかったものの，当方事案と同じ行政手続法３６条の３の規定に基づく申出の処理に関するものであったため，当方事件であろうと認識していた。
特定年月日Ｈ，突然，処分庁から追加決定の通知が届き，特定年月日Ｉ，委員会特定職員Ｂから電話連絡によって審査請求書の取り下げ要求があった。審査請求を行ってから３か月後，突然，「全部開示」及び「開示文書以外は不存在」と明記していた開示決定書の存在を無視して，追加開示を行うので審査請求書を取り下げろと言われた。「対象文書は不存在」としたまま当方の審査請求から３か月も経過した時点で，追加開示する理由も釈然としないので，「文書による取り下げ要請」を頂きたい旨申し上げた。
総務省審査会事務局からの指導でもあったのかとも思っていたところ，その返答もないまま，特定年月日Ｊ，諮問通知が一方的に届いたものである。
一方，特定年月日Ｋ，委員会から追加開示された文書も，概要及び対応等に当方の質問書の２枚だけであり，決裁部分の文書が欠如している。
委員会は「理由説明書」（以下第３を指す。）において，「その後の再調査の結果，審査請求書で指摘されている回答案の本体に該当する文書が存在していることが判明したことから，原処分は妥当であるとは言えないものの，（中略）本件審査請求に係る保有個人情報は全て開示されることとなる。」と記載しているが，そもそも，（別紙）と表示された文書と本体文書は一体文書であり，当初から同じ場所に一括保管されているはずである。それにも拘らず，審査請求から３か月後（当初開示決定から半年後）に，さも文書が初めて見つかったかの如く，文書の追加開示決定書を何の説明もなく送り付けて来る委員会には不信感のみである。さらに追加開示された文書にも決裁部分が欠如している。
また，特定年月日Ｌ午前，総務省審査会事務局に対して，「事件名：平成３０年（行個）諮問第１４２号」が当方の事案か否かを知る術の教示を電話照会し，同日夕方，特定職員Ｃから当方の事件ではないとの回答を頂いた。委員会において同時期に同じ行政手続法３６条の３の規定に基づく申出の処理の事件が進行していることは極めて不思議であるが，他人の事件であるとのことなので情報公開請求をしたい旨伝えると，個人情報開示請求をすれば不存在で当方の事件でないことが証明できるとの教示を受けた。しかしながら他人の個人情報は存否拒否となり請求すること自体不可能である。また審議中は不開示となるはずなので，答申が出た後，情報公開請求する所存である。
第３ 諮問庁の説明の要旨
１ 本件対象保有個人情報について
平成３０年５月９日付け文書により請求人（審査請求人）から委員会に対して行われた保有個人情報の開示請求に対し，委員会は，開示請求人に電話した際に用いた回答案を開示した（個情第７４１号，原処分）。その際，この他の文書は作成しておらず，保有していない旨請求人に通知した。これに対し審査請求人は，開示された回答案に「別紙」と記載されていたことから，回答案の本体となる文書が別に存在しているはずであるとして，本件通知の取消し及び請求内容を満たす行政文書等を特定しその開示を求める審査請求を提起した。
委員会は再調査の結果，審査請求書で指摘されている回答案の本体に該当する文書が存在していることが判明したことから，相当する文書を開示した（個情第１７４２号，追加決定）。
一方，この他には該当する文書が存在しないため，本件審査請求は棄却すべきと考える。
２ 原処分の妥当性について
原処分は平成３０年５月９日付け文書により請求人から委員会に対して行われた保有個人情報の開示請求に対し，委員会が開示請求人に電話した際に用いた回答案を開示した（個情第７４１号）ものである。これについては，その後の再調査の結果，審査請求書で指摘されている回答案の本体に該当する文書が存在していることが判明したことから，原処分は妥当であるとは言えないものの，１に記載のとおり，これに相当する文書を開示しており（個情第１７４２号），これにより，本件審査請求に係る保有個人情報は全て開示されることとなる。
第４ 調査審議の経過
当審査会は，本件諮問事件について，以下のとおり，調査審議を行った。
① 平成３０年１２月２６日諮問の受理
② 同日諮問庁から理由説明書を収受
③ 平成３１年２月５日審査請求人から意見書を収受
④ 令和元年９月１３日審議
⑤ 同年１０月１１日審議
第５ 審査会の判断の理由
１ 本件開示請求について
本件開示請求は，本件請求保有個人情報の開示を求めるものであるところ，処分庁は，原処分により，本件対象保有個人情報１を特定してその全部を開示し，本件審査請求を受け，本件対象保有個人情報２及び本件対象保有個人情報３を追加して特定し，その一部を開示する追加決定を行った。これについて，審査請求人は，追加決定後も審査請求を維持し，意見書（上記第２の２（２））において，本件対象保有個人情報の外に，当該文書に関連した決裁文書に記載された保有個人情報があると主張しているものと解されるところ，諮問庁は，原処分を妥当としていることから，以下，本件対象保有個人情報の特定の妥当性について検討する。
２ 本件対象保有個人情報の特定の妥当性について
（１）本件対象保有個人情報の特定について，当審査会事務局職員をして諮問庁に確認させたところ，その説明は，おおむね次のとおりであった。
ア 委員会に対する苦情・相談や照会が寄せられた場合，広聴・相談室の電話相談員が対応することとしているが，「個人情報保護委員会行政文書取扱規程」において，当該電話対応について決裁を要する旨の定めはない。
イ 別紙の２に掲げる文書２は，広聴・相談室の文書管理担当者が，審査請求人に対する電話回答の内容について，これまでの経緯を含めて整理した回答案を作成し，その内容で回答してよいか，担当部局の上司等に伺いを立てたものである。その過程において，上記アのとおり，「個人情報保護委員会行政文書取扱規程」において決裁を要する旨の定めがないため，決裁文書は作成していない。
ウ 本件審査請求を受け，諮問庁においては，改めて，事務室内，書庫及びパソコン上のファイル並びに共用フォルダ内の電磁的記録を含めて探索を行ったが，本件対象保有個人情報以外に本件請求保有個人情報に該当する情報の存在を確認することはできなかった。
（２）上記（１）アの諮問庁の説明に関し，当審査会事務局職員をして諮問庁に上記（１）の取扱規程を提示させ，これを確認させたところ，同規程の内容は，諮問庁の上記説明内容と齟齬するものではなく，同イの説明にも，特段不自然，不合理な点は認められない。そして，審査請求人において，別紙の２に掲げる文書１ないし文書３に関連した決裁文書が存在するという具体的な主張等はなく，上記（１）ア及びイの諮問庁の説明を覆すに足りる事情も認められない。
（３）また，本件対象保有個人情報の探索の範囲等は，上記（１）ウにおいて諮問庁が説明するとおりであり，不十分であるとはいえない。（４）以上によれば，個人情報保護委員会事務局において，本件対象保有個人情報の外に開示請求の対象として特定すべき保有個人情報を保有しているとは認められない。
３ 審査請求人のその他の主張について
審査請求人は，その他種々主張するが，いずれも当審査会の上記判断を左右するものではない。
４ 本件各決定の妥当性について
以上のことから，本件請求保有個人情報の開示請求につき，本件対象保有個人情報１を特定し開示した決定並びに本件対象保有個人情報２及び本件対象保有個人情報３を特定し，一部開示した決定については，個人情報保護委員会事務局において，本件対象保有個人情報の外に開示請求の対象として特定すべき保有個人情報を保有しているとは認められないので，本件対象保有個人情報を特定したことは，妥当であると判断した。
（第１部会）
委員小泉博嗣，委員池田陽子，委員木村琢麿
別紙
１ 特定年月日Ａ付け質問書に対する回答に係る文書（特定年月日Ｂ，特定職員Ａから電話連絡があったが，当該連絡に用いた回答案及び電話連絡簿等対象文書全て）
２ 文書１特定年月日Ａ付け質問書について，開示請求人に電話連絡した際に用いた回答案
文書２行政手続法に基づく処分の求めの申出書への対応に関する質問書について
文書３特定年月日Ａ付け質問書
出典：総務省ホームページ「情報公開・個人情報保護審査会 答申」（https://www.soumu.go.jp/main_sosiki/singi/jyouhou/toushin_h31k05_00006.html）を加工して作成（加工：TaiLexi AI）。
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