諮問庁：国土交通大臣
諮問日：令和元年１０月１６日（令和元年（行個）諮問第１１０号）
答申日：令和元年１１月２６日（令和元年度（行個）答申第９５号）
事件名：本人が特定課職員に質問した内容が記録された文書の不開示決定（不存在）に関する件
答申書
第１ 審査会の結論
「特定日時御庁特定課氏名不詳者に質問した内容」に記録された保有個人情報（以下「本件対象保有個人情報」という。）につき，これを保有していないとして不開示とした決定は，妥当である。
第２ 審査請求人の主張の要旨
１ 審査請求の趣旨
行政機関の保有する個人情報の保護に関する法律（以下「法」という。）１２条１項の規定に基づく開示請求に対し，令和元年７月２５日付け国総情政第１２３号により国土交通大臣（以下「処分庁」又は「諮問庁」という。）が行った不開示決定（以下「原処分」という。）について，その取消しを求める。
２ 審査請求の理由
審査請求人が主張する審査請求の理由は，審査請求書及び意見書の記載によると，おおむね以下のとおりである。
（１）審査請求書
ア 御庁職員が相談内容を記録していないのは不合理であり，後日相談内容の開示を求めると宣告しているのに「応接録」作成しないのは，国家公務員法８２条２項後段該当する。
イ 保有個人情報不開示通知書（国総情政第１２３号）を配達証明郵便で郵送する行為は，個人情報の保護に関する法律（１・４・１０・２０条）に違反する違法行為である。
（２）意見書
国土交通省が，るる主張するも管理規則およびガイドラインによると審査請求人の問い合わせ事務を単なる照会と判断するのは，一般社会通念上公序良俗に反するものである。
このたび特定月からの全車両（特定車両）営業停止処分に対し，特定運輸局に対し，（略）。それに伴う営業損失を誰が負担するのかを処分を行なった特定運輸局に質問したものである。処分を行なった公務員に対し，説明を求めたが，返答がいただけなかったので国に対し，照会を求めた案件である。
上部組織が，現場に対し調査・指導を怠ったこの事実を単なる照会と判断したのは，不合理である。
今からでも上記事実を確認して，報告書を作成し，開示を行なうのが，法における趣旨ではないだろうか。
第３ 諮問庁の説明の要旨
１ 本件審査請求について
（１）本件開示請求は，法に基づき処分庁に対し，審査請求人の「特定日時御庁特定課氏名不詳者に質問した内容の開示」について，開示を求めてなされたものである。
（２）本件開示請求を受けて，処分庁は，令和元年７月２５日付け国総情政第１２３号「開示をしないこととした理由」において，「開示請求に係る保有個人情報を保有していないため不存在」として保有個人情報の開示をしない旨の決定（原処分）を行った。
（３）これに対し，審査請求人は，処分は不合理であるとして，諮問庁に対して審査請求を提起した。
２ 審査請求人の主張について
上記第２の２（１）のとおり。
３ 原処分に対する諮問庁の考え方について
本件諮問に当たり，原処分の妥当性について検討した結果は次のとおりである。
今般，審査請求人は「処分庁の職員が相談内容を記録していないのは不合理であり，後日相談内容の開示を求めると宣告しているのに「応接録」を作成しないのは，国家公務員法８２条２項後段に該当する。」と主張されている。しかしながら，同項後段は定年退職者等に係る懲戒処分についての規定であり，今回の処分庁の職員の行為においては該当しない。また，国民や関係団体，事業者等から日々寄せられる一般的な問い合わせや意見等に対して，行政サービスの観点から旅客自動車運送事業を担務する職員の知見の範囲で対応できるものは応答，助言，説明等を速やかに行っている。一方，行政文書の作成に関しては，国土交通省行政文書管理規則（平成２３年国土交通省訓令第２５号）及び行政文書の管理に関するガイドライン（平成２３年４月１日内閣総理大臣決定）において，所掌事務に関する単なる照会・問い合わせに対する応答等については，文書を作成する必要はないとされており，また，全ての個々の問い合わせや意見等に対して文書を一つ一つ作成することは日々の業務遂行上，迅速な対応，効率的かつ合理的な業務ができなくなることから作成していない。したがって，行政文書が存在しないとする処分庁の上記の説明に特段の不自然・不合理な点は認められない。
審査請求人は，その他種々主張しているが，いずれも，諮問庁の上記判断を左右するものではない。
４ 結論
以上のことから，原処分は，妥当であると考える。
第４ 調査審議の経過
当審査会は，本件諮問事件について，以下のとおり，調査審議を行った。
① 令和元年１０月１６日諮問の受理
② 同日諮問庁から理由説明書を収受
③ 同年１１月１２日審査請求人から意見書を収受
④ 同月１３日審議
⑤ 同月２２日審議
第５ 審査会の判断の理由
１ 本件開示請求について
本件開示請求は，本件対象保有個人情報の開示を求めるものである。処分庁は，本件対象保有個人情報を保有していないため，不存在であるとして不開示とする決定（原処分）を行った。
審査請求人は，処分庁において本件対象保有個人情報を開示しないのは不合理であるとして，原処分の取消しを求めているが，諮問庁は原処分を妥当としていることから，以下，本件対象保有個人情報の保有の有無について検討する。
２ 本件対象保有個人情報の保有の有無について
（１）本件対象保有個人情報の保有の有無について，当審査会事務局職員をして諮問庁に確認させたところ，諮問庁は，以下のとおり説明する。
ア 本件開示請求は，審査請求人により特定日時になされた電話による問い合わせに対し，対応した国土交通省特定課職員により作成された可能性のある応接録に記録された保有個人情報を求めるものと解されるところ，国民や事業者等から日々寄せられる一般的な問合せや意見等に対しては，職員の知見の範囲で対応できるものはその場で速やかに応答，助言，説明等を行っており，業務遂行の効率化の観点から，全ての問合せ等に対して応接録を作成するものではなく，本件開示請求に係る審査請求人からの問合せに関しても，特段の応接録は作成していない。
イ 国土交通省行政文書管理規則９条，行政文書の管理に関するガイドライン第３の１及びその留意事項においても，行政文書の作成の必要性に関しては，所掌事務に関する単なる照会・問合せに対する応答等，処理に係る事案が軽微なものである場合は除くとされており，問合せに対する応接録の作成が義務付けられているものではない。
ウ 念のため，処分庁に対し，執務室，書庫等の探索を指示したが，本件対象保有個人情報の保有は確認できなかった。
（２）当審査会において，諮問庁が説明する関係規則等を確認したところ，本件対象保有個人情報を保有していないとする諮問庁の上記（１）の説明に不自然，不合理な点はなく，これを覆すに足りる事情は認められない。
したがって，国土交通省において本件対象保有個人情報を保有しているとは認められない。
３ 審査請求人のその他の主張について
審査請求人はその他種々主張するが，当審査会の上記判断を左右するものではない。
４ 本件不開示決定の妥当性について
以上のことから，本件対象保有個人情報の開示請求につき，これを保有していないとして不開示とした決定については，国土交通省において本件対象保有個人情報を保有しているとは認められず，妥当であると判断した。
（第５部会）
委員南野聡，委員泉本小夜子，委員山本隆司
出典：総務省ホームページ「情報公開・個人情報保護審査会 答申」（https://www.soumu.go.jp/main_sosiki/singi/jyouhou/toushin_h31k05_00006.html）を加工して作成（加工：TaiLexi AI）。
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