諮問庁：独立行政法人高齢・障害・求職者雇用支援機構
諮問日：令和元年９月２７日（令和元年（独個）諮問第２７号）
答申日：令和２年８月３１日（令和２年度（独個）答申第１４号）
事件名：特定職員が本人に対して行ったヒアリング等の録音データの不開示決定（不存在）に関する件
答申書
第１ 審査会の結論
別表に掲げる録音Ａ１，録音Ａ２，録音Ｂ及び録音Ｃ（以下「本件文書」という。）に記録された保有個人情報（以下「本件対象保有個人情報」という。）につき，これを保有していないとして不開示とした決定は，妥当である。
第２ 審査請求人の主張の要旨
１ 審査請求の趣旨
本件審査請求の趣旨は，独立行政法人等の保有する個人情報の保護に関する法律（以下「法」という。）１２条１項の規定に基づく開示請求に対し，令和元年８月６日付け１高障求発第１１９号により独立行政法人高齢・障害・求職者雇用支援機構（以下「機構」，「処分庁」又は「諮問庁」という。）が行った一部開示決定（以下「原処分」という。）について，その取消しを求めるというものである。
２ 審査請求の理由
審査請求人の主張する審査請求の理由は，審査請求書及び意見書の記載によると，おおむね以下のとおりである。
（１）審査請求書
文書不存在のため録音データを不開示とする決定に異議を申し立てる。２０１７年７月特定日Ａ，Ｂ及びＣに実施したヒアリング及び面談（以下「面談等」という。）は，業務として行われたものである。機構では，業務中の録音は慣例化している。そのため，今回の面談等についての録音を作成していないとする不開示理由はおかしい。加えて，本件開示請求に対して開示決定された文書等は，材料となるはずの録音データ無くしてどのように作成されたのか，疑問が残る。
そして，最大の理由として，面談等を行う理由となった事件の当事者である私の録音は作成しておらず，第三者である特定指導員の２０１７年７月特定日Ｄに行われた面談等は録音していることについて疑問があり，不審である。
以上の理由から，文書不存在のため録音を不開示とする決定に異議を唱え，２０１７年７月特定日Ａ，Ｂ及びＣの面談等についての録音データを開示するよう求める。
（２）意見書
諮問庁は，理由説明書（下記第３の３）において，「日常業務を録音するような運用は慣例化していない」と主張するが，２０１７年に審査請求人が勤務していた特定ポリテクセンターにおいて行われる委員会や会議では，当該施設職員が内容を録音し，資料として書き起こしをしていた。また，施設の資材としてボイスレコーダーが置かれていた。このように，日々の業務内容を録音することは日常化していた。
同じく理由説明書にて，ハラスメント全般の被害者に対しては「被害者の感情や体調に配慮を要するため面談等の録音をしていない」とあるが，ハラスメント等の苦情相談の対応に関する機構の指針である「ハラスメントに関する苦情相談に対応するに当たり留意すべき事項についての指針」（以下「機構指針」という。）第２－２「相談者から事実確認等を聴取するに当たり留意すべき事項」（添付資料１）では，「聴取した事実関係等については，必ず記録をとっておくこと」と記載されており，ハラスメントの被害者に対する聴取では録音をしない旨の記載はされていない。必ず記録をとるよう明記している以上，録音で記録を取ることも考えられることから，感情や体調に配慮して録音による記録はしないことを合わせて規定していないのはおかしい。機構は行政に近い組織であり，指針や規則を重んじるところであり，指針に記載されていない事項を理由として録音をしていなかったとする主張には不審を覚える。また，機構と争っている民事訴訟（特定番号）において，機構の主張として，面談等の際の審査請求人の発言内容を含めて詳しく記載している。７月特定日Ａの午後の面談等以外では，審査請求人と面談者の会話の内容をメモに取るような行為もなかった。（開示された文書は，面談等の後に作成したものだと思われる。）そのような状況だったにもかかわらず，当時の審査請求人の発言を含めた具体的な主張ができるのは，当時の審査請求人との面談等の内容を録音していたためだと考えられる。（添付資料１）ハラスメントに関する苦情相談に対応するにあたり留意すべき事項についての指針（平成１５年１０月１日達第２５号）（略）（添付資料２）民事訴訟第２準備書面（略）
第３ 諮問庁の説明の要旨
１ 本件審査請求の経緯
（１）審査請求人は，令和元年７月３日付け（同月８日受付）で処分庁に対し，法の規定に基づき別紙に掲げる保有個人情報の開示請求を行った。（２）これに対して処分庁が，開示請求の対象となった保有個人情報が記録された文書として，具体的には，別表の１欄に掲げる各文書を特定し，このうち録音Ａ１，録音Ａ２，録音Ｂ及び録音Ｃ（本件文書）に記録された保有個人情報についてはこれを保有しておらず，また，文書Ａ１に記録された保有個人情報の一部については，法１４条２号に該当するとして，一部開示とする原処分を行ったところ，審査請求人はこれを不服として，令和元年８月２６日付け（同月２９日受付）で本件審査請求を提起したものである。
２ 諮問庁としての考え方
本件審査請求について，原処分は妥当であると考える。
３ 理由
（１）審査請求人は，審査請求書（上記第２の２（１））において，本件文書に記録された保有個人情報の開示を求めている。
（２）本件文書に係る一連の面談等については，機構の職員である審査請求人が当事者となったハラスメント事案に関して行われたものであり，２０１７年７月特定日Ａ午前，Ｂ及びＣには審査請求人の所属施設の職員が，同月特定日Ａ午後には機構本部総務部人事課の職員が審査請求人に対して面談等を行った。
（３）審査請求人は，審査請求書（上記第２の２（１））において，「機構では業務中の録音は慣例化している」と述べているが，機構において日常業務を録音するような運用は慣例化しておらず，そのような事実は一切無い。
なお，機構本部人事課が行う面談等においては，調書作成を前提として，事実を正確に把握し，整理する趣旨から必要があると判断した場合には，あらかじめ前置きして録音することとしている。しかしながら，セクシャル・ハラスメントを含むハラスメント全般の被害者に対して面談等を行う場合等では，被害者の感情や体調に配慮を要することから，これまで面談等の録音はしていない。
（４）このため，審査請求人との面談等の内容を録音した事実はなく，録音データ（本件文書に記録された保有個人情報）は存在しない。
４ 結論
以上のとおり，原処分は妥当であり，本件審査請求は棄却すべきものと考える。
第４ 調査審議の経過
当審査会は，本件諮問事件について，以下のとおり，調査審議を行った。
① 令和元年９月２７日諮問の受理
② 同日諮問庁から理由説明書を収受
③ 同年１０月９日審議
④ 同月１８日審査請求人から意見書及び資料を収受
⑤ 令和２年８月４日審議
⑥ 同月２７日審議
第５ 審査会の判断の理由
１ 本件開示請求について
本件開示請求に対し，処分庁は，本件対象保有個人情報について，これを保有していないとして不開示とする原処分を行った。
これに対し審査請求人は，原処分を取り消して，本件文書に記録された保有個人情報を開示するよう求めているが，諮問庁は原処分を妥当としているので，以下，本件対象保有個人情報の保有の有無について検討する。なお，原処分における不開示部分の不開示情報該当性については争点となっていないことから，これについては判断しない。
２ 本件対象保有個人情報の保有の有無について
（１）本件文書に記録された保有個人情報の保有の有無について，諮問庁は，理由説明書（上記第３の３）のとおり説明する。
（２）これに対し，審査請求人は，意見書（上記第２の２（２））において，「日々の業務内容を録音することは日常化していた」等反論するとともに，機構指針では「聴取した事実関係等については，必ず記録をとっておくこと」とされており，「必ず記録をとるよう明記している以上，録音で記録を取ることも考えられる」等と主張する。
そこで当審査会において，意見書に添付された機構指針を確認したところ，機構指針には，審査請求人の主張のとおり記載されていることが認められた。
これらの点につき，当審査会事務局職員をして諮問庁に対し詳細な説明を求めさせたところによると，諮問庁は，おおむね以下のとおり説明する。
ア 機構指針に記載されている「記録」について，内部文書においてこれ以上に具体的なものは示されていないが，基本的に書面による記録が想定されており，録音まで求める趣旨のものではない。業務上，組織として必要があると判断した場合に録音している。
イ 機構本部人事課が行う面談等においても，いかなる場合においても録音をする慣例があるわけではなく，個々の現場の判断や面談等の対象者によって，当該面談等の実施者が録音の必要性を判断している。なお，組織として把握をしておらず，可能性は低いと思われるが，機構内部の会議や委員会等では，組織として業務上必要であると判断して録音する場合以外にも，職員が備忘又は作業のために個人的に録音することは考えられる。
（３）上記（２）の諮問庁の説明は，録音の必要性については，個々の面談等の実施者が判断しているとするものであり，機構指針では，「聴取した事実関係等については，必ず記録をとっておくこと」とされているが，「録音をすること」とまでは記載されていないことを踏まえると，当該諮問庁の説明に，特に不自然，不合理な点は認められない。
そこで，当審査会事務局職員をして，諮問庁に対し，機構において，組織又は個人として，審査請求人が開示を求める録音データである録音Ａ１，録音Ａ２，録音Ｂ及び録音Ｃを作成・取得・保有していないか改めて確認を求めさせたところ，再度確認をしたが，いずれの特定日についても組織として作成・取得・保有しておらず，また，関係職員全員に改めて確認をした結果，個人としても作成・取得・保有したものはないことを確認したとのことであった。
（４）上記（３）の確認結果を踏まえると，機構において本件対象保有個人情報を保有していないとの諮問庁の説明は，不自然，不合理であるとは認められず，これを覆すに足りる特段の事情も認められない。また，探索の範囲等についても，不十分であるとは認められない。
したがって，機構において，本件対象保有個人情報を保有しているとは認められない。
３ 審査請求人のその他の主張について
審査請求人は，その他種々主張するが，いずれも当審査会の上記判断を左右するものではない。
４ 本件一部開示決定の妥当性について
以上のことから，本件対象保有個人情報につき，これを保有していないとして不開示とした決定については，機構において本件対象保有個人情報を保有しているとは認められず，妥当であると判断した。
（第３部会）
委員髙野修一，委員久末弥生，委員葭葉裕子
別紙請求する保有個人情報の名称
１ 平成２９年７月特定日Ａ特定ポリテクセンターにて午前には同ポリテクセンター特定職員Ｘ及びＹ，午後には人事担当者が行ったヒアリングの録音及びそれに伴って作成された文書等
２ 平成２９年７月特定日Ｂ特定施設にて実施された特定ポリテクセンター特定職員Ｘとの面談の録音及びそれに伴って作成された文書等
３ 平成２９年７月特定日Ｃ特定ポリテクセンターにて実施された同ポリテクセンター特定職員Ｚと２人での面談の録音及びそれに伴う作成された文書等
別表開示決定等に係る保有個人情報が記録された文書
１ 文書２文書の名称３原処４不開
番号分示の理由
録音Ａ１平成２９年７月特定日Ａ午前に特定ポリテク不開示保有してセンターにて同センター特定職員Ｘ及びＹがいない
行ったヒアリングの録音
文書Ａ１平成２９年７月特定日Ａ午前に特定ポリテク一部開示法１４条センターにて同センター特定職員Ｘ及びＹが２号
行ったヒアリングに伴って作成された文書等
録音Ａ２平成２９年７月特定日Ａ午後に特定ポリテク不開示保有してセンターにて人事担当者が行ったヒアリングいない
の録音
文書Ａ２平成２９年７月特定日Ａ午後に特定ポリテク全部開示－センターにて人事担当者が行ったヒアリング
に伴って作成された文書等
録音Ｂ平成２９年度７月特定日Ｂに特定施設で実施不開示保有してされた特定ポリテクセンター特定職員Ｘとのいない
面談の録音
文書Ｂ平成２９年度７月特定日Ｂに特定施設で実施全部開示－された特定ポリテクセンター特定職員Ｘとの
面談に伴って作成された文書等
録音Ｃ平成２９年７月特定日Ｃに特定ポリテクセン不開示保有してターにて実施された特定職員Ｚと２人での面いない
談の録音
文書Ｃ平成２９年７月特定日Ｃに特定ポリテクセン一部開示－ターにて実施された特定職員Ｚと２人での面
談に伴って作成された文書等
（注）本件対象保有個人情報は，上表１欄に掲げる録音Ａ１，録音Ａ２，録音Ｂ及び録音Ｃに記録された保有個人情報である。
出典：総務省ホームページ「情報公開・個人情報保護審査会 答申」（https://www.soumu.go.jp/main_sosiki/singi/jyouhou/toushin_r02dk01.html）を加工して作成（加工：TaiLexi AI）。
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