諮問庁：独立行政法人高齢・障害・求職者雇用支援機構
諮問日：令和元年９月２７日（令和元年（独個）諮問第２８号）
答申日：令和２年８月３１日（令和２年度（独個）答申第１５号）
事件名：本人に対して行ったヒアリングに伴い作成された文書等の不開示決定（不存在）に関する件
答申書
第１ 審査会の結論
別表の１欄に掲げる録音Ａ，録音Ｂ及び文書Ｃ（以下「本件文書」という。）に記録された保有個人情報（以下「本件対象保有個人情報」という。）につき，これを保有していないとして不開示とした決定は，妥当である。
第２ 審査請求人の主張の要旨
１ 審査請求の趣旨
本件審査請求の趣旨は，独立行政法人等の保有する個人情報の保護に関する法律（以下「法」という。）１２条１項の規定に基づく開示請求に対し，令和元年８月６日付け１高障求発第１２０号により独立行政法人高齢・障害・求職者雇用支援機構（以下「機構」，「処分庁」又は「諮問庁」という。）が行った一部開示決定（以下「原処分」という。）について，その取消しを求めるというものである。
２ 審査請求の理由
審査請求人の主張する審査請求の理由は，審査請求書及び意見書の記載によると，おおむね以下のとおりである。
（１）審査請求書
７月特定日Ａ，Ｂ及びＣは，人事ヒアリングという業務にも関わらず，特定日Ｃのみボイスレコーダーがあるのは不自然である。事件の内容や，業務とするならば，ボイスレコーダーがある以外にもメモ等があるのは当然と考える。また業務出張に当たるため，報告書がないのは併せて不自然である。
（２）意見書
ア 理由説明書（下記第３の３）に「７月特定日Ａ及びＢには審査請求人の所属施設の職員が，特定日Ｃには機構本部総務部人事課の職員が面談を行った」と記載されているが，特定日Ａには，業務終了後に機構本部人事課の職員が，事実調査のためヒアリングを行っている。しかし，開示された中にその内容は含まれておらず，同日午前中の当該施設職員によるものだけが開示された。
理由説明書の９行目「７月特定日Ｃの面談等は機構本部人事課が行ったものであり，ハラスメント事案への審査請求人への関わりを正確に把握する趣旨から録音を行ったものである」が理由であるならば，特定日Ａの機構本部人事課の職員が行ったヒアリングの録音があるのが必然であり，開示されなかったことが不審である。
イ ７月特定日Ｂ，職業能力開発大学校で行われたヒアリングについても，研修（講義）中に大学校の職員と施設総務課長に，「人事ヒアリングのため出席するように」と言われた。その時に渡された付箋の写真（添付資料１）を添付する。また，講義中にも関わらず，教壇前で言われたため，講義を受講していた同期職員６０名と講義担当者が，出席するよう告げられているのを目撃している。併せて、特定日Ｂにヒアリングを担当した特定課長からも，人事命令によりヒアリングを行う旨を告げられていた。このように，特定日Ｂのヒアリングにおいては，既に人事命令によるヒアリングであったことから，当該施設職員が行ったため録音が存在しないという主張は矛盾を生じる。また，特定日Ｂのヒアリングは，人事が必要に感じて命令を下したものであるにも関わらず，録音をするような運用はしていないという主張も矛盾に感じる。
ウ 今回の請求によって，特定日Ｂのヒアリング内容が開示され，詳細な会話内容が記載されていたが，私自身が話した内容と一致しない。ヒアリング中に筆記するような行為もなく，録音がないという状態で，このような開示内容を提出されたことが，私自身の大きな不利益となっている。今回開示された文書の全てが，詳細な会話内容を記載しているが，ヒアリング中の筆記行為も録音もない状態で，どのように作成したのか不審である。
エ 最後に，機構のハラスメントの苦情相談の対応方針である「ハラスメントに関する苦情相談に対応するにあたり留意すべき事項についての指針」（添付資料２。以下「機構指針」という。）１０頁には，「聴取した事実関係等については，必ず記録をとっておくこと」と明記されている。私は，今回の事案の関係者としてヒアリングに応じるよう求められたのであるから，私自身のヒアリング内容についても記録を取っておくことが必然であったと考える。
添付資料１，２略
第３ 諮問庁の説明の要旨
１ 本件審査請求の経緯
（１）審査請求人は，令和元年６月２７日付け（７月８日受付）で処分庁に対し，法の規定に基づき「平成２９年７月特定日Ａに特定センター，同月特定日Ｂ及びＣに職業大で実施されたヒアリングの録音及びそれに伴う作成された文書等」の開示請求を行った。
（２）これに対して処分庁が，開示請求の対象となった保有個人情報が記録された文書として，具体的には，別表の１欄に掲げる各文書を特定し，このうち録音Ａ及び録音Ｂ並びに文書Ｃ（本件文書）に記録された保有個人情報についてはこれを保有しておらず，また，文書Ａに記録された保有個人情報の一部については法１４条２号に該当するとして，不開示とする原処分を行ったところ，審査請求人はこれを不服として，令和元年８月２７日付け（同月２９日受付）で本件審査請求を提起したものである。
２ 諮問庁としての考え方
本件審査請求については，原処分は妥当であると考える。
３ 理由
（１）審査請求人は，審査請求書（上記第２の２（１））において，本件文書に記録された保有個人情報の開示を求めている。
（２）本件文書に係る一連のヒアリング又は面談（以下「面談等」という。）は，特定職員が当事者となったハラスメント事案に付随して，審査請求人に対して行われたものであり，２０１７年７月特定日Ａ及びＢには審査請求人の所属施設の職員が，同月特定日Ｃには機構本部総務部人事課の職員がそれぞれ面談等を行った。
（３）審査請求人は，「特定日Ｃのみボイスレコーダーがあるのは不自然である」と主張するが，特定日Ｃの面談等は，機構本部人事課が行ったものであり，上記ハラスメント事案への審査請求人の関わりを正確に把握する趣旨から録音を行ったものである。
一方，特定日Ａ及びＢの面談等は，審査請求人の所属施設の職員が行ったものであるが，機構において面談等の内容を必ず録音するような運用をしておらず，審査請求人との面談等についても録音した事実はなく，録音データは存在しない。
また，審査請求人は「事件の内容や業務とするならば，（７月特定日Ｃは）ボイスレコーダーがある以外にもメモ等があるのは当然だと考える。また業務出張に当たるため，報告書がないのは併せて不自然である」旨主張するが，審査請求人は上記ハラスメント事案における当事者ではなく，第三者であったことから，法人文書としての記録作成が必要とまでの判断には至っておらず，面談等の内容を基に作成した文書は存在しない。
なお，７月特定日Ｃの面談等において，機構本部人事課職員がメモ等を作成したことまで否定するものではないが，こうしたメモ等は記録として存在しない。
なお，７月特定日Ｃの面談等の内容を基に作成した文書は，現時点では存在しない（以下略）。
４ 結論
以上のとおり，原処分は妥当であり，本件審査請求は棄却すべきものと考える。
第４ 調査審議の経過
当審査会は，本件諮問事件について，以下のとおり，調査審議を行った。
① 令和元年９月２７日諮問の受理
② 同日諮問庁から理由説明書を収受
③ 同年１０月９日審議
④ 同月１８日審査請求人から意見書及び資料を収受
⑤ 令和２年８月４日審議
⑥ 同月２７日審議
第５ 審査会の判断の理由
１ 本件開示請求について
本件開示請求に対し，処分庁は，本件対象保有個人情報について，これを保有していないとして不開示とする原処分を行った。
これに対し，審査請求人は原処分を取り消して，本件文書に記録された保有個人情報を開示するよう求めているが，諮問庁は原処分を妥当としているので，以下，本件対象保有個人情報の保有の有無について検討する。なお，原処分における不開示部分の不開示情報該当性については争点となっていないことから，これについては判断しない。
２ 本件対象保有個人情報の保有の有無について
（１）本件文書に記録された保有個人情報の保有の有無について，諮問庁は理由説明書（上記第３の３）のとおり説明する。
（２）これに対し，審査請求人は，審査請求書及び意見書（上記第２の２）において，以下の点を主張している（アないしウは意見書，エは審査請求書）。
ア 「特定日Ａには，業務終了後に機構本部人事課の職員が，事実調査のためヒアリングを行った」が，開示された中にその記録が含まれておらず，「同日午前中の特定センターの職員によるものだけが開示された」。特定日Ｃの面談等が「機構本部人事課が行ったものであり，ハラスメント事案への審査請求人への関わりを正確に把握する趣旨から録音を行った」のであれば，特定日Ａの午後の面談等についても，同じく機構本部人事課が行ったのであるから，録音があるはずである。
イ 同じように，特定日Ｂの面談等も「既に人事命令によるヒアリングであった」ことから，機構本部人事課ではなく「特定センター職員が行ったため録音が存在しないという主張は矛盾」しており，また，「人事が必要に感じて命令を下したもの」であるのに，「録音をするような運用はしていないという主張も矛盾」である。
ウ 機構指針では，「聴取した事実関係等については，必ず記録をとっておくこと」と明記されており，審査請求人は「今回の事案の関係者としてヒアリングに応じるよう求められた」のであるから，審査請求人の面談等についても「記録を取っておくことが必然」である。
エ 文書Ｃについても，「事件の内容や，業務とするならば，ボイスレコーダーがある以外にもメモ等があるのは当然」であり，また業務出張であるのに「報告書がないのは不自然」である。
（３）当審査会において，意見書に添付された機構指針を確認したところ，審査請求人の主張のとおり記載されていることが認められた。そこで，上記（２）の審査請求人の主張する点等につき，当審査会事務局職員をして諮問庁に対し詳細な説明を求めさせたところによると，諮問庁は，おおむね以下のとおり説明する。
ア 審査請求人のいう特定日Ａの業務終了後の面談等とは，ハラスメント事案の当事者２名に対する面談等の終了後に，特定センターの職員から情報提供者である審査請求人を紹介され，何点かのやり取りをしたこと（当時の担当者の記憶によれば立ち話程度のもの）を指しているものと考えられる。しかしながら，機構としては，そのやり取りが審査請求人に対する面談等に当たるとはそもそも認識しておらず，当然ながら，録音もしておらず，記録も作成していない。
イ 機構指針にいう「記録」について，内部文書においてこれ以上に具体的なものは示されていないが，基本的に書面による記録が想定されており，録音まで求める趣旨のものではない。業務上，個々の現場や面談等の対象者によって，当該面談等の実施者が必要があると判断した場合に録音している。特定日Ａ及びＢの面談等が，機構の人事管理上の必要性から実施したもの又は機構人事課の要請により実施したものであるとしても，特定日Ｃとは実施者が異なり，録音を行うかどうかは，各実施者の判断によったものである。
なお，組織として把握をしておらず，可能性は低いと思われるが，機構内部の会議や委員会等では，組織として業務上必要であると判断して録音する場合以外にも，職員が備忘又は作業のために個人的に録音することは考えられる。
ウ さらに，機構本部人事課が行った特定日Ｃの面談等について，「ハラスメント事案への審査請求人の関わりを正確に把握する趣旨から録音を行った」とし，また，上記イのとおり，機構指針上「基本的に書面による記録」が想定されているにもかかわらず，２０１７年７月特定日Ｃから約２年が経過している本件開示請求時点において，録音Ｃに基づく文書Ｃを作成していないことについては，当初，機構は審査請求人を当該ハラスメント事案の情報提供者として認識していたところ，その後の審査請求人の言動等から，同人と当該ハラスメント事案の被害者との関わり合い等を確認する為に当該面談等を実施したものであったが，その結果を踏まえ，結果的に，ハラスメント事案の第三者的立場である審査請求人について録音の書面化までは必要ないと面談等の実施者が判断したためである。
（４）上記（２）アの審査請求人の主張については，審査請求書にはそもそもこの点について具体的な指摘はなく，意見書にも引用部分以上の主張はないことを踏まえると，上記（３）アの諮問庁の説明に特に不自然，不合理な点はなく，これを覆すに足りる特段の事情も認められない。（５）機構において，録音Ｃを保有し，文書Ｃは保有していない理由についての上記（３）ウの諮問庁の説明については，面談等の結果を踏まえ，結果的に，ハラスメント事案の第三者的立場である審査請求人について録音の書面化までは必要ないと面談等の実施者が判断したためであるとするものであり，機構指針との関係を含め，当該説明が不自然，不合理であるとまでいうことはできず，上記（２）ウ及びエの審査請求人の主張によっても，これを覆すに足りる特段の事情は認められない。（６）上記（３）の諮問庁の説明を踏まえ，当審査会事務局職員をして，諮問庁に対し，機構において，組織又は個人として，審査請求人が開示を求める録音Ａ及び録音Ｂ並びに文書Ｃ（備忘録等を含む。）を作成・取得・保有していないか改めて確認を求めさせたところ，諮問庁は，以下のとおり説明する。
機構において再度確認をしたが，いずれについても，組織として作成・取得・保有したものはなく，また，関係職員全員に改めて確認をした結果，個人としても作成・取得・保有したものはないことを確認した。また，文書Ｃについても，備忘録も含めて作成していないかどうか改めて確認したが，これについても作成・取得・保有していないことを確認した。
（７）上記（４）ないし（６）を踏まえると，機構において本件対象保有個人情報を保有していないとの諮問庁の説明は，不自然，不合理であるとは認められず，これを覆すに足りる特段の事情も認められない。また，探索の範囲等についても，不十分であるとは認められない。
したがって，機構において，本件対象保有個人情報を保有しているとは認められない。
３ 審査請求人のその他の主張について
審査請求人は，その他種々主張するが，いずれも当審査会の上記判断を左右するものではない。
４ 本件一部開示決定の妥当性について
以上のことから，本件対象保有個人情報につき，これを保有していないとして不開示とした決定については，機構において本件対象保有個人情報を保有しているとは認められず，妥当であると判断した。
（第３部会）
委員髙野修一，委員久末弥生，委員葭葉裕子
別表開示決定等に係る保有個人情報が記録された文書
１ 文２文書の名称３原処４不開
書番号分示の理由
録音Ａ平成２９年７月特定日Ａに特定センターで実不開示保有して施されたヒアリングの録音いない
文書Ａ平成２９年７月特定日Ａに特定センターで実一部開示法１４条施されたヒアリングに伴う作成された文書等２号
録音Ｂ平成２９年度７月特定日Ｂに職業大で実施さ不開示保有してれたヒアリングの録音いない
文書Ｂ平成２９年度７月特定日Ｂに職業大で実施さ全部開示－れたヒアリングに伴う作成された文書等
録音Ｃ平成２９年７月特定日Ｃに職業大で実施され全部開示－たヒアリングの録音
文書Ｃ平成２９年７月特定日Ｃに職業大で実施され不開示保有してたヒアリングに伴う作成された文書等いない
（注）本件対象保有個人情報は，上表１欄に掲げる録音Ａ，録音Ｂ及び文書Ｃに記録された保有個人情報である。
出典：総務省ホームページ「情報公開・個人情報保護審査会 答申」（https://www.soumu.go.jp/main_sosiki/singi/jyouhou/toushin_r02dk01.html）を加工して作成（加工：TaiLexi AI）。
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