諮問庁：法務大臣
諮問日：令和元年７月５日（令和元年（行情）諮問第１５１号）
答申日：令和２年７月１４日（令和２年度（行情）答申第１４５号）
事件名：情報公開請求者に対して送付した補正文書等の管理方法，管理場所が記載されている文書の不開示決定（不存在）に関する件
答申書
第１ 審査会の結論
情報公開請求者に対して送付した補正文書等の管理方法，管理場所が記載されている文書（以下「本件対象文書」という。）につき，これを保有していないとして不開示とした決定は，妥当である。
第２ 審査請求人の主張の要旨
１ 審査請求の趣旨
行政機関の保有する情報の公開に関する法律（以下「法」という。）３条の規定に基づく開示請求に対し，令和元年５月１７日付け〇第３３号により名古屋法務局長（以下「処分庁」という。）が行った不開示決定（以下「原処分」という。）の取消しを求める。
２ 審査請求の理由
開示請求に係る行政文書を管理している。
第３ 諮問庁の説明の要旨
１ 原処分について
審査請求人は，処分庁に対し，本件対象文書につき法４条１項の規定に基づく開示請求（以下「本件開示請求」という。）をした。
処分庁は，本件開示請求について，本件開示請求に係る行政文書を保有していないことから，法９条２項に基づき，原処分を行った。
２ 審査請求人の主張について
審査請求人は，処分庁は本件開示請求に係る行政文書を管理しているとして，原処分の取消しを求めている。
３ 原処分の妥当性について
情報公開に関する事務を行っている名古屋法務局特定課において，情報公開事務の取扱いについて定めた文書（名古屋法務局情報公開窓口設置要綱（以下「設置要綱」という。），名古屋法務局情報公開事務処理規程（以下「事務処理規程」という。））の内容を確認したところ，情報公開請求者に送付した補正文書等の管理方法や管理場所を定めた記載がなかった。
また，名古屋法務局特定課において，当該請求に関連すると考えられる行政文書について，執務室，書庫及びパソコン上の電子データを探索したが，本件対象文書の保有は認められなかった。
したがって，本件対象文書につき，これを保有していないとして不開示とした原処分は妥当である。
第４ 調査審議の経過
当審査会は，本件諮問事件について，以下のとおり，調査審議を行った。
① 令和元年７月５日諮問の受理
② 同日諮問庁から理由説明書を収受
③ 令和２年６月１２日審議
④ 同年７月１０日審議
第５ 審査会の判断の理由
１ 本件開示請求について
本件開示請求は，本件対象文書の開示を求めるものであり，処分庁は，これを保有していないとして不開示とする原処分を行った。
これに対し，審査請求人は，原処分の取消しを求めているが，諮問庁は，原処分は妥当であるとしていることから，以下，本件対象文書の保有の有無について検討する。
２ 本件対象文書の保有の有無について
（１）諮問庁の説明の要旨
ア 上記第３の３のとおり。
イ 当審査会事務局職員をして，諮問庁に対し，上記説明に関して確認させたところ，諮問庁は，おおむね以下のとおり補足して説明する。（ア）名古屋法務局の情報公開に関する事務を担当する部署については，設置要綱２条において特定課が情報公開に関する窓口であることが規定されており，特定課以外の部署では，本件対象文書を作成又は取得することは考えられない。
本件に係る開示請求書が提出された際に，名古屋法務局情報公開窓口担当者（以下「担当者」という。）が請求者に対して，慎重を期して，本件開示請求文書は特定課分でよいか念のため確認をし，請求者からは特定課分でよい旨の回答を得ている。
（イ）本件審査請求を受け，諮問庁から，改めて名古屋法務局に対し，本件対象文書に該当すると思われる文書を保有しているかについて確認するよう指示を行ったが，文書の保有は認められなかった。（２）検討
ア 上記第３の３及び（１）イ（ア）の諮問庁の説明に関し，諮問庁から設置要綱，事務処理規程及び当時の口頭聴取書等の提示を受け，当審査会においてこれらを確認したところによれば，おおむね，上記各説明のとおりであることが認められる。
イ 上記第３の３及び上記（１）イ（イ）の本件対象文書の探索の範囲等について，特段の問題があるとは認められない。
ウ 以上に加え，審査請求人において，本件対象文書の存在について具体的な根拠の主張はなく，本件対象文書の作成又は取得をうかがわせる事情も認められないことから，名古屋法務局において本件対象文書を保有しているとは認められない。
３ 付言
原処分における不開示決定通知書には，不開示とした理由について，「開示請求に係る行政文書を保有していないため」と記載されているところ，一般に，文書の不存在を理由とする不開示決定に際しては，単に対象文書を保有していないという事実を示すだけでは足りず，対象文書を作成又は取得していないのか，あるいは作成又は取得した後に，廃棄又は亡失したのかなど，なぜ当該文書が存在しないかについても理由として付記することが求められる。
したがって，原処分における理由付記は，行政手続法８条１項の趣旨に照らし，適切さを欠くものであり，処分庁においては，今後の対応において，上記の点について留意すべきである。
４ 本件不開示決定の妥当性について
以上のことから，本件対象文書につき，これを保有していないとして不開示とした決定については，名古屋法務局において本件対象文書を保有しているとは認められず，妥当であると判断した。
（第１部会）
委員小泉博嗣，委員池田陽子，委員木村琢麿
出典：総務省ホームページ「情報公開・個人情報保護審査会 答申」（https://www.soumu.go.jp/main_sosiki/singi/jyouhou/toushin_r0203.html）を加工して作成（加工：TaiLexi AI）。
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