諮問庁：特許庁長官
諮問日：令和２年２月２８日（令和２年（行情）諮問第９８号ないし同第１０５号）
答申日：令和２年８月３日（令和２年度（行情）答申第１７３号ないし同第１８０号）
事件名：平成２９年度の特許庁秘書課座席表の不開示決定（不存在）に関する件
平成２９年度の特許庁総務課座席表の不開示決定（不存在）に関する件
平成２９年度の特許庁情報システム室座席表の不開示決定（不存在）に関する件
平成２９年度の特許庁企画調査課座席表の不開示決定（不存在）に関する件
平成３０年度の特許庁秘書課座席表の不開示決定（不存在）に関する件
平成３０年度の特許庁総務課座席表の不開示決定（不存在）に関する件
平成３０年度の特許庁情報システム室座席表の不開示決定（不存在）に関する件
平成３０年度の特許庁企画調査課座席表の不開示決定（不存在）に関する件
答申書
第１ 審査会の結論
別紙に掲げる文書１ないし文書８（以下，併せて「本件対象文書」という。）につき，これを保有していないとして不開示とした各決定は，妥当である。
第２ 審査請求人の主張の要旨
１ 審査請求の趣旨
行政機関の保有する情報の公開に関する法律（以下「法」という。）３条の規定に基づく開示請求に対し，令和元年５月１７日付け２０１９０４１７特許１５ないし２２により特許庁長官（以下「処分庁」又は「諮問庁」という。）が行った各不開示決定（以下，併せて「原処分」という。）を取り消す旨の決定を求める。
２ 審査請求の理由
原処分は違法かつ不当である。
文書を特定・保有したのか，特定・保有しなかったのか，を明確にしてもらいたい。もし，特定・保有したが，保存期間の満了により廃棄した場合は，保存期間，廃棄年月日を明確にしてもらいたい。また，国立公文書館に移管した場合は移管年月日を明確にしてもらいたい。
第３ 諮問庁の説明の要旨
１ 諮問の概要
（１）審査請求人は，平成３１年４月１５日付けで，法３条に基づき，処分庁に対し，各行政文書開示請求（以下，併せて「本件開示請求」という。）を行い，処分庁は同月１７日付けでこれを受理した。
（２）本件開示請求に対し，処分庁は，本件対象文書につき，その全部を不開示とする原処分を令和元年５月１７日付けで行った。
（３）これに対して，審査請求人は，行政不服審査法（平成２６年法律第６８号）２条の規定に基づき，令和元年８月１７日付けで，処分庁に対して，原処分の取消しを求める各審査請求（以下，併せて「本件審査請求」という。）を行い，諮問庁は同月１９日付けでこれを受理した。（４）本件審査請求を受け，諮問庁は，原処分の妥当性につき改めて慎重に精査したが，本件審査請求については理由がないと認められるので，諮問庁による決定で本件審査請求を棄却することにつき，情報公開・個人情報保護審査会に諮問するものである。
２ 原処分における処分庁の決定及びその理由
本件開示請求に対し，処分庁は，令和元年５月１７日付けで，各開示請求に係る文書の全部を不開示とする各決定を行った。各文書を不開示とした理由は，各文書の保存期間が満了しており既に廃棄済みであるためである。
３ 審査請求人の主張についての検討
審査請求人は，原処分に対して，文書を特定・保有したのか，特定・保有しなかったのか，特定・保有したが保有期間の満了により廃棄した場合は，保存期間，廃棄年月日を明確にし，国立公文書館に移管した場合は移管年月日を明確にすべき旨主張している。
しかしながら，本件対象文書に該当する各文書は，特許庁における文書の保存期間を定めた特許庁行政文書管理規則において，その性質上，原則として１年以上の保存期間を定めることとされている文書にも当たらないことから，保存期間を１年未満とすることができるところ，本件開示請求の対象である本件対象文書は，本件開示請求までに更新されており，全て廃棄されたものと認められる。よって，本件対象文書を保有しておらず，審査請求人の主張には理由がない。
４ 結論
以上のとおり，原処分は適法かつ妥当であると考えられることから，本件審査請求は棄却することとしたい。
第４ 調査審議の経過
当審査会は，本件各諮問事件について，以下のとおり，併合し，調査審議を行った。
① 令和２年２月２８日諮問の受理（令和２年（行情）諮問第９８号ないし同第１０５号）
② 同日諮問庁から理由説明書を収受（同上）
③ 同年７月９日審議（同上）
④ 同月３０日令和２年（行情）諮問第９８号ないし同
第１０５号の併合及び審議
第５ 審査会の判断の理由
１ 本件対象文書について
本件開示請求は，本件対象文書の開示を求めるものである。
諮問庁は，本件対象文書を保有していないとして不開示とした原処分を妥当としていることから，以下，本件対象文書の保有の有無について検討する。
２ 本件対象文書の保有の有無について
（１）平成２９年度の座席表に係る文書１ないし文書４の保有の有無について，当審査会事務局職員をして諮問庁に確認させたところ，諮問庁から次のとおり説明があった。
ア 文書１ないし文書４を作成した時期は，平成２９年４月から平成３０年３月までの間と考えられる。当該時期に有効であった特許庁行政文書管理規則（平成２３年４月１日２０１５０２１７特許４）（以下「規則１」という。）１５条によれば，文書管理者は，規則１の別表第１に基づき標準文書保存期間基準（以下「基準」という。）を定め，保存期間の設定においては，公文書等の管理に関する法律（以下「公文書管理法」という。）２条６項にいう歴史公文書等（歴史資料として重要な公文書その他の文書）に該当するとされた行政文書にあっては，１年以上の保存期間を定めるものとされている。
イ 文書１ないし文書４は，歴史的公文書等に該当しない。また，当該時期は各担当部署の基準が制定される以前であったが，文書１ないし文書４は，規則１の別表第１において保存期間が定められた類型の行政文書のいずれにも該当しないことから，各担当部署の文書管理者の判断でその保存期間を１年未満に設定し，新たな座席表が作成された時点で不用となるため廃棄しており，本件開示請求のあった平成３１年４月の時点においてもはや保有していなかった。
ウ 本件審査請求を受け，念のため，各担当部署において書庫，パソコン上のファイル等の探索を行ったが，文書１ないし文書４の存在は確認できなかった。
（２）平成３０年度の座席表に係る文書５ないし文書８の保有の有無について，当審査会事務局職員をして諮問庁に確認させたところ，諮問庁から次のとおり説明があった。
ア 文書５ないし文書８を作成した時期は，平成３０年４月から平成３１年３月までの間と考えられる。当該時期に有効であった特許庁行政文書管理規則（平成２３年４月１日２０１８０３１９特許１）（以下「規則２」という。）１５条によれば，文書管理者は，規則２の別表第１に基づき基準を定め，保存期間の設定においては，公文書管理法２条６項にいう歴史公文書等（歴史資料として重要な公文書その他の文書）に該当するとされた行政文書にあっては，１年以上の保存期間を定めるものとされ，歴史的公文書等に該当しないものであっても，意思決定過程や事務及び事業の実績の合理的な跡付けや検証に必要となる行政文書については，原則として１年以上の保存期間を定めるものとされている。
イ 文書５ないし文書８については，歴史的公文書等にも意思決定過程や事務及び事業の実績の合理的な跡付けや検証に必要となる行政文書にも該当しない。また，これを作成した各担当部署の基準において保存期間が定められた類型の行政文書にも該当しないことから，文書５ないし文書８はその保存期間を１年未満に設定し，新たな座席表が作成された時点で不用となるため廃棄しており，本件開示請求のあった平成３１年４月の時点においてもはや保有していなかった。
ウ 本件審査請求を受け，念のため，各担当部署において書庫，パソコン上のファイル等の探索を行ったが，文書５ないし文書８の存在は確認できなかった。
（３）諮問庁から規則１及び規則２並びに平成３０年４月に制定され平成３１年３月まで有効であった各担当部署（諮問庁から，文書３及び文書７にいう情報システム室の座席表については，同室と同一の職員が所属している総務課情報技術統括室において，同室の座席表を兼ねて作成され，同室で管理されている旨説明があった。）の基準の提示を受けて確認したところ，その内容は上記（１）ア及びイ並びに（２）ア及びイの諮問庁の説明のとおりであると認められ，本件開示請求時点において本件対象文書は既に廃棄しており，探索によってもその存在を確認できなかったなどとする諮問庁の上記（１）及び（２）の説明は不自然，不合理とまではいえず，他に本件対象文書の存在をうかがわせる事情も認められないことから，特許庁において本件対象文書を保有しているとは認められない。
３ 審査請求人のその他の主張について
審査請求人のその他の主張は，当審査会の上記判断を左右するものではない。
４ 本件各不開示決定の妥当性について
以上のことから，本件対象文書につき，これを保有していないとして不開示とした各決定については，特許庁において本件対象文書を保有しているとは認められず，妥当であると判断した。
（第２部会）
委員白井玲子，委員佐藤郁美，委員中川丈久
別紙
本件対象文書
文書１平成２９年度の特許庁秘書課座席表に関する文書。文書２平成２９年度の特許庁総務課座席表に関する文書。文書３平成２９年度の特許庁情報システム室座席表に関する文書。文書４平成２９年度の特許庁企画調査課座席表に関する文書。文書５平成３０年度の特許庁秘書課座席表に関する文書。文書６平成３０年度の特許庁総務課座席表に関する文書。文書７平成３０年度の特許庁情報システム室座席表に関する文書。文書８平成３０年度の特許庁企画調査課座席表に関する文書。
出典：総務省ホームページ「情報公開・個人情報保護審査会 答申」（https://www.soumu.go.jp/main_sosiki/singi/jyouhou/toushin_r0204.html）を加工して作成（加工：TaiLexi AI）。
本文は公表資料（PDF 等）から機械的に抽出・整形したもので、改行や記号に誤りを含むことがあります。正確な文言は原本でご確認ください。