諮問庁：国税庁長官
諮問日：令和元年７月１日（令和元年（行情）諮問第１２２号）
答申日：令和２年９月７日（令和２年度（行情）答申第２３８号）
事件名：特定税務署において「居住形態に関する確認表」の様式がいつ頃から用いられることになったのかが分かる文書の不開示決定（不存在）に関する件
答申書
第１ 審査会の結論
別紙に掲げる文書（以下「本件対象文書」という。）につき，これを保有していないとして不開示とした決定は，妥当である。
第２ 審査請求人の主張の要旨
１ 審査請求の趣旨
行政機関の保有する情報の公開に関する法律（以下「法」という。）３条の規定に基づく開示請求に対し，平成３１年３月２９日付け特定記号１５７により特定税務署長（以下「特定税務署長」又は「処分庁」という。）が行った不開示決定（以下「原処分」という。）について，その取消しを求める。
２ 審査請求の理由
審査請求人の主張する審査請求の理由は，審査請求書及び意見書の記載によると，おおむね以下のとおりである。
（１）審査請求書
（前略）
今回の平成３１年３月２９日付特定記号１５７行政文書不開示決定通知書の不開示とした理由「開示請求に係る行政文書は，作成しておらず保有していないため，不開示とした。」は納得できるものではありません。
国税庁の定めた様式を用いず，国税局の指示にも従わず，独自の様式を誰がいつどのような経緯で定めたものか確認できないのです。（中略）
納税者に署名を求めている様式でありながら，その様式の作成について確認がとれないなどありえないことです。
（後略）
（２）意見書
（前略）
理由説明書（下記第３）の「４原処分の妥当性について」において，試行的に導入とあるが，国税庁や国税局はこの試行を把握し，了承していたものなのか示されていません。国税庁や国税局の了承もなく納税者に対して試行が行われたことに「妥当」とは言えないと思います。確認表は，納税者の署名を求めている文書であり，対外的に実際に使用された文書であり，このことからも文書決裁がなされていないこと自体に問題があるという認識はないのでしょうか。
特定国税局では，平成３０年分確定申告関係事務実施要領の中で，還付申告書チェック表（外国人用）の中で，すべて作成するよう指示されているものです。（本来の作成すべき事案も，そうでない事案も）その指示があるものに対して，すべての事案で作成する代わりに，確認表で真に確認書を作成すべき事案かどうか判定していたようです。特定国税局の指示に従えば，本来の作成すべき事案ではない事案についても，確認書が添付されているところ，確認表で済ませていることから代用と判断して記載させていただいたものです。
また，職員への周知のみで，納税者に署名を求めるような行政文書が作成され，現実に使用されたことに対して，行政文書の管理を指示・指導する立場から，どのように判断するのでしょうか。
対外的に用いられる承認済みの行政文書である呼び出し文書の文面について，変更を認めないとの通知をしながら，対外的に現実に使用された未承認の行政文書を妥当と判断している理由説明書に矛盾を感じます。なぜ確認表は行政文書であるのに，ｅ－Ｇｏｖに掲載されていないのでしょうか。
行政文書としてｅ－Ｇｏｖに掲載する基準や要件，手続きを定めているのでしょうか。特定税務署の独自様式についての掲載方法を国税庁は示しているのでしょうか。
様式決裁を受けず，勝手に作成し，勝手に対外的に使用し，署名まで求め，現実に納税者の署名がされている確認表があり，行政文書として開示されているにもかかわらず，ｅ－Ｇｏｖに掲載されておらず，国民の知るところにも置かれないこの行政文書の管理をどのように判断するのでしょうか。
（中略）
「５結論」においても，最後に「本来作成され保有されていなければならない行政文書であり，遺憾である」くらいの記載があるべきなのではないか。反省が微塵も感じられない。
（後略）
第３ 諮問庁の説明の要旨
１ 本件審査請求について
本件審査請求は，「特定税務署独自の様式である『居住形態に関する確認表』の様式が，いつ頃から用いられることになったのかが分かる行政文書」（本件対象文書）の開示請求に対し，特定税務署長（処分庁）が，平成３１年３月２９日付で，本件対象文書は作成しておらず保有していない，との理由で行った不開示決定（原処分）に対し，原処分の取消し及び本件対象文書の開示を求めるものである。以下，原処分の妥当性について検討する。
２ 原処分までの経緯
審査請求人は，審査請求書において，本件審査請求事案とは別に，先行する開示請求について述べていることから，その開示請求から，原処分までの経緯を説明する。
審査請求人は，平成３１年１月２２日，処分庁に対し，「居住形態に関する確認表」の書式や使用についての決裁文書の開示請求を行っており，処分庁では，平成３１年２月１８日で，平成３１年１月１１日付の決裁文書である「確定申告会場運営要領の作成について」を開示決定した。審査請求人は，平成３１年３月５日，処分庁に対し，この「確定申告会場運営要領の作成について」の決裁文書があるならば，「居住形態等に関する確認書に代わる居住形態に関する確認表の作成について」の決裁文書もあると考えるとし，この開示された「確定申告会場運営要領の作成について」以前でも，「居住形態に関する確認表」が特定税務署では用いられてきたと聞いているとした上で，「この特定税務署独自の様式である居住形態に関する確認表の様式が，いつ頃から用いられることになったのかが分かる行政文書」の開示請求を行った。
これに対し，処分庁が上記１記載のとおり，不開示決定を行ったものである。
３ 「居住形態等に関する確認書」について
本件審査請求で問題となっている，「居住形態等に関する確認書」，「居住形態に関する確認表」は，それぞれ，以下のようなものである。（１）「居住形態等に関する確認書」（以下「確認書」という。）所得税法１２０条及び所得税法施行規則４７条の４において，非居住者であった期間を有する居住者が確定申告書を提出する場合には，氏名，国籍，住所等を記載した書類を確定申告書に添付することとされており，その添付する書類の様式として，個人課税事務提要において定められているものである。
（２）特定税務署様式「居住形態に関する確認表」（以下「確認表」という。）
「確認書」の添付の要否を判定するため，特定税務署において独自に作成したものであり，平成２８年分の所得税の確定申告期である平成２９年１月から特定税務署において使用を開始したものであり，平成２９年分の確定申告期（平成３０年１月から）でも使用している。なお，「確認表」による判定の結果，「確認書」の添付が必要となった場合には，当該納税者に対し，「確認書」を作成し確定申告書に添付するように求めることとなる。
４ 原処分の妥当性について
（１）本件対象文書の不存在について
処分庁に確認したところ，上記のとおり，「確認表」は，平成２９年１月から，申告相談時に試行的に導入したとのことであるが，その使用については，職員打合せにおいて，職員に対して周知したとのことであり，その際，決裁文書等は作成していないとのことである。
また，平成２９年分の所得税の確定申告期において使用しているが，その際も，特段の文書を作成していないとしており，平成３０年分の所得税の確定申告期に初めて，「確定申告会場運営要領の作成について」において，この確認表について記載しているとしている（なお，平成３０年分の確定申告期においては，実際には，確認表は使用しなかったとしている。）。
諮問庁において，平成２８，２９年分に係る「確定申告会場運営要領の作成について」を確認したところ，確かに「確認表」についての記載はなく，また，その他の文書にも「確認表」の使用等，「確認表」に関する記載のある文書は見当たらなかった。
（２）審査請求人のその他の主張について
審査請求人は，審査請求書において，不存在を理由にした不開示決定は，「国税庁の定めた様式を用いず」「独自の様式をいつどのような経緯で定めたものか確認できない」旨主張しているが，上記３に記載のとおり，「確認表」は，「確認書」の代用となるものではないため，この点，審査請求人の主張は誤りである。
５ 結論
以上のことから，本件対象文書は，処分庁において作成・保有の事実は認められず，行政文書が不存在として行った原処分は妥当であると判断する。
第４ 調査審議の経過
当審査会は，本件諮問事件について，以下のとおり，調査審議を行った。
① 令和元年７月１日諮問の受理
② 同日諮問庁から理由説明書を収受
③ 同月１８日審査請求人から意見書を収受
④ 令和２年７月９日審議
⑤ 同年９月３日審議
第５ 審査会の判断の理由
１ 本件対象文書について
本件開示請求は，本件対象文書の開示を求めるものであり，処分庁は，これを保有していないとして不開示とする原処分を行った。
これに対し，審査請求人は，本件対象文書の開示を求め，諮問庁は，原処分を妥当としていることから，以下，本件対象文書の保有の有無について検討する。
２ 本件対象文書の保有の有無について
（１）本件対象文書の保有の有無について，当審査会事務局職員をして諮問庁に改めて確認させたところ，諮問庁は以下のとおり説明する。
ア 本件対象文書の保有の有無については，開示請求書に「決裁文書もあると考える」旨の記載があること及び処分庁が開示請求者（審査請求人）に対して平成３１年３月１２日付け「開示請求書の補正の求め」（以下「求補正文書」という。）により，確認表が添付された確定申告書のうち提出時期が一番早いものであれば保有している旨を説明して請求文言の補正を求めた際に，開示請求者（審査請求人）から平成３１年３月１８日付け「行政文書開示請求書の補正書」（以下「補正書」という。）により「国税庁や国税局で定められている様式とは異なる様式をいつ定めたのか，様式の定めに関する決裁文書」を請求する旨の回答があったことから，処分庁において，本件対象文書に該当し得る文書として，確認表の様式に関する決裁文書及びその他確認表に関する記載のある文書の保有の有無を確認した。
イ 特定税務署においては，主に決裁の委任に関する規程として「特定税務署処務規則」（以下「処務規則」という。）を定めており，このほかに決裁事項に関し定めたものはない。処務規則によると，特定税務署における事務（以下「署務」という。）は，処務規則において委任・代理が認められたものを除き，全て署長の決裁を経て行うものとされ，署務は，原則として，行政文書により行うと定められているが，行政文書によらない決裁を前提とする規定も存在しており，いかなる事項につき行政文書による決裁を要し，いかなる事項につき行政文書によらない決裁で足りるかについては明確な規定がない。
ウ 確認表は，申告相談事務における窓口での署務に関する負担を軽減する目的及び納税者の利便に資する目的のため，納税者自らチェックができるよう簡易な質問方式で，便宜的に複数の言語により特定税務署において独自に作成し，これを申告相談時に使用するために試行的に導入したものである。このように，確認表は，上記目的のため，納税者が非永住者か否かを事前に簡易に確認するための工夫として試行的に作成した文書にとどまることから，行政文書による決裁までは要しないものと解し，特定税務署において確認表の様式を定めるための決裁文書を作成しなかったものである。
エ もっとも，確認表を試行的に導入し使用することは署務であることから，特定税務署長に対し口頭で説明し了解を得ている，つまり，口頭での決裁を経ている旨を処分庁に確認している。
オ 念のため，処分庁において，関係部署（総務課及び個人課税部門）が使用する書庫，事務室及び電子ファイルの保存場所を探索したものの，本件対象文書の存在は確認できなかった。また，本件審査請求を受けた後，処分庁に上記箇所を再度探索させたが，本件対象文書の存在は確認できなかった。
（２）当審査会において，諮問書に添付された本件開示請求書，求補正文書及び補正書を確認したところ，上記（１）アの諮問庁の説明のとおりと認められ，また，諮問庁から処務規則の提示を受けて確認したところ，上記（１）イないしエの諮問庁の説明に矛盾するような記載は認められない。
（３）そこで検討すると，確認表の様式の定めについての決裁文書を作成していない旨及び特定税務署長の口頭での決裁を経ている旨の上記（１）ウ及びエの諮問庁の説明内容に不自然，不合理な点があるとまではいえず，また，上記（１）オの探索の範囲及び方法も不十分とはいえないのであって，これを保有していないとする諮問庁の説明を覆すに足りる事情は認められない。
（４）したがって，特定税務署において本件対象文書を保有しているとは認められない。
３ 審査請求人のその他の主張について
審査請求人のその他の主張は，当審査会の上記判断を左右するものではない。
４ 本件不開示決定の妥当性について
以上のことから，本件対象文書につき，これを保有していないとして不開示とした決定については，特定税務署において本件対象文書を保有しているとは認められず，妥当であると判断した。
（第４部会）
委員山名学，委員常岡孝好，委員中曽根玲子
別紙（本件対象文書）
特定税務署独自の様式である「居住形態に関する確認表」の様式が，いつ頃から用いられることになったのかが分かる行政文書
出典：総務省ホームページ「情報公開・個人情報保護審査会 答申」（https://www.soumu.go.jp/main_sosiki/singi/jyouhou/toushin_r0205.html）を加工して作成（加工：TaiLexi AI）。
本文は公表資料（PDF 等）から機械的に抽出・整形したもので、改行や記号に誤りを含むことがあります。正確な文言は原本でご確認ください。