諮問庁：財務大臣
諮問日：平成３０年７月２７日（平成３０年（行情）諮問第３２１号）
答申日：令和２年９月２８日（令和２年度（行情）答申第２７４号）
事件名：特定日にその存在が公表された特定文書の電子ファイルが保管されていた職場のパソコンの個人用フォルダにある電子ファイルの不開示決定に関する件
答申書
第１ 審査会の結論
「特定事案に関連して特定日に財務省でその存在が公表された「書き換え前の文書」の電子ファイルが保管・保存されていた職場のパソコンの個人用フォルダにあるすべての電子ファイル」（以下「本件対象文書」という。）につき，開示請求に形式上の不備があるとして不開示とした決定は，取り消すべきである。
第２ 審査請求人の主張の要旨
１ 審査請求の趣旨
行政機関の保有する情報の公開に関する法律（以下「法」という。）３条の規定に基づく開示請求に対し，平成３０年４月１８日付け財文第１２１号により，財務大臣（以下「処分庁」又は「諮問庁」という。）が行った不開示決定（以下「原処分」という。）を取り消し，全部開示を求める。
２ 審査請求の理由
審査請求人の主張する審査請求の理由は，審査請求書の記載によると，以下のとおりである。
不開示決定通知書には「行政文書を特定するに足りる事項の記載が不十分」とあるが，開示請求書には，行政文書を特定するのに十分な情報が記載されている。
第３ 諮問庁の説明の要旨
１ 経緯
（１）平成３０年３月１４日，法３条に基づき，審査請求人から処分庁に対し，本件対象文書について開示請求が行われた。
（２）これに対して，処分庁は，法９条２項の規定に基づき，平成３０年４月１８日付け財文第１２１号により，不開示決定（原処分）を行った。（３）この原処分に対し，平成３０年５月１日，行政不服審査法２条に基づき，審査請求が行われたものである。
２ 審査請求人の主張
審査請求人の主張は，審査請求書の記載によると上記第２の２のとおりである。
３ 諮問庁としての考え方
本件については，処分庁に対し，平成３０年３月１２日付（受付同月１４日）で「特定事案に関連して特定日に財務省でその存在が公表された「書き換え前の文書」の電子ファイルが保管・保存されていた職場のパソコンの個人用フォルダにあるすべての電子ファイル」を開示請求内容とする行政文書開示請求書が提出されたもの。
処分庁は，上記請求書に形式上の不備（行政文書を特定するに足りる事項の記載が不十分）があるとして，法４条２項の規定に基づき，同年４月１２日付で，対象となる行政文書の特定が困難であるため現状の請求内容では形式不備による不開示決定とせざるを得ない旨を明記したうえで，審査請求人に請求する行政文書の内容の修正に係る補正を求めた。これに対し，審査請求人から同年４月１３日付（受付同月１７日）で，補正の回答（請求対象文書の名称をもとより私は把握しておりません。特定日に財務省において職場のパソコンの個人用フォルダに書き換え前の文書の電子ファイルがあった旨を公表していることから，財務省において当該個人用フォルダを特定することは容易であり，そこに入っているファイルを特定することも容易なはずです。）が届いたものの，当初の開示請求内容を維持するものであり，請求する行政文書を特定するに足りる回答がなかったため，処分庁により同年４月１８日付で，形式上の不備を理由とする不開示決定がされたものである。
これらについて確認したところ，処分庁は上記請求書に形式上の不備があるとして，審査請求人に補正を求めたが，審査請求人からの同年４月１３日付（受付同月１７日）補正の回答は，当初の開示請求内容を維持するものであったことから，上記請求書は形式上の不備が補正されていないと考える。
４ 結論
以上のことから，処分庁が法９条２項に基づき行った原処分は妥当であり，本件審査請求は棄却すべきものと考える。
第４ 調査審議の経過
当審査会は，本件諮問事件について，以下のとおり，調査審議を行った。
① 平成３０年７月２７日諮問の受理
② 同日諮問庁から理由説明書を収受
③ 令和２年９月１１日審議
④ 同月２４日審議
第５ 審査会の判断の理由
１ 本件開示請求について
本件開示請求は，本件対象文書の開示を求めるものであるところ，処分庁は，本件開示請求について形式上の不備（行政文書の特定が不十分）があるとして不開示とする原処分を行った。
これに対し，審査請求人は，原処分の取消しを求めているが，諮問庁は，原処分は妥当であるとしていることから，以下，原処分の妥当性について検討する。
２ 原処分の妥当性について
（１）諮問庁は原処分の妥当性について，上記第３の３のとおり説明するところ，当審査会事務局職員をして諮問庁に更に確認させたところ，諮問庁は以下のとおり説明する。
ア 本件請求文言にいう「書き換え前の文書」について，決裁文書の書き換えが確認された１４件のうち，１件は本省の決裁文書であり，残り１３件は近畿財務局の決裁文書である。
イ 特定日に公表した「書き換え前の文書」のうち本省の１件については，平成３０年６月４日に公表した「特定法人案件に係る決裁文書の改ざん等に関する調査報告書」に記載しているとおり，一元的な文書管理システムに保存されていたものが発見されたのであり，職場の特定パソコンに存在していたものが発見されたのではない。また，残り１３件については，近畿財務局の文書である。
そのため，本省において，電子ファイルが保管・保存されていた職場のパソコンを特定しようとすると，本省の職場のパソコンに当該電子ファイルが保存されているかどうかについて，本省の全てのパソコンを悉皆的に探索する必要があるなど，作業量が膨大となり行政の事務執行に支障を生じることが想定される。
ウ さらに，「パソコンの個人用フォルダにあるすべての電子ファイル」のように，開示を求める文書の保存場所のみを示した記載では，一般に一つの保存場所には多種多様な文書が保存されているため，保存されている文書のうち開示を求める行政文書を他の行政文書と識別することはできない。
なお，過去の答申（平成２８年度（行情）答申第７３８号及び同第７４０号）においても保存場所等の範囲を示すだけでは特定するための請求文言としては，不十分であるとしている。
（２）請求する行政文書の特定について
特定の電子ファイルが保管・保存されていたパソコンの個人用フォルダに保管されている文書の全ての開示を求める本件開示請求は，一見すると対象となる文書の範囲が形式的，外形的に明確であるようにもみえる。
しかし，法は，行政文書の開示請求は，原則として，一文書ごとに行うことを前提としており，開示請求書に記載を求められる「行政文書を特定するに足りる事項」（法４条１項２号）は，開示を求める文書を他の文書と識別できる程度の記載を要するものと解されるところ，本件開示請求のように，開示を求める文書の保存場所のみを示した記載では，一般に一の保存場所には多種多様な文書が保存されているため，保存されている文書のうち開示を求める文書とその余の文書を識別することはできないと認められ，また，本省の全てのパソコンを悉皆的に探索する必要があるとする上記（１）イ及びウの諮問庁の説明は是認できる。したがって，上記「行政文書を特定するに足りる事項」の記載方法については，原則として，保存場所等の範囲を示すだけでは不十分であり，開示請求者は，開示を求める文書自体を識別し得る事項を明らかにする必要があると解すべきである。
そして，本件開示請求は，特定の電子ファイルが保管・保存されていた「職場のパソコンの個人用フォルダ」という保存場所のみが記載され，いかなる文書の開示を求めるのかを識別し得る事項が全く示されていないから，請求の対象となる文書の特定が不十分といわざるを得ず，形式上の不備があるものと認められる。
（３）求補正の経緯について
当審査会において，諮問書に添付された求補正書の内容を確認したところ，諮問庁が上記第３の３で説明するとおり，開示請求に係る行政文書を特定するに足りる事項の記載が不十分であり，現状のままでは形式不備による不開示決定とせざるを得ないことを明記した上で，請求する行政文書等の個別具体的な名称等を記載するよう補正の求めを行っていることが認められる。
しかし，法４条２項は，開示請求書に形式上の不備があるため補正を求めるに当たり，開示請求者に対し，補正の参考となる情報を提供するよう努めなければならないと定めているところ，開示請求に係る行政文書を特定するに足りる事項の記載が不十分である旨を告げるだけでは，請求文言のうちどの箇所についてなぜ特定できないのか等が不明であり，開示請求者が文書を特定するための補正を行う際の参考とはならない。そもそも，諮問庁が上記（１）イで説明する，「書き換え前の文書」のうち財務省本省のものは「職場のパソコンの個人用フォルダ」ではなく一元的な文書管理システムに保存されていたものであり，その余のものは近畿財務局において保存されていたものであるという情報は，開示請求の前提となる情報であって，当審査会事務局職員をして国会の会議録を検索させたところ，本件開示請求の受付から原処分までの間にその旨を政府として答弁していることが確認できたことにも鑑みれば，まずは当該情報を提供するなどして補正を進めるべきであるにもかかわらず，それすら情報提供がなされていないと認められることからすれば，情報提供として不十分であるから，本件における補正の手続は不当なものといわざるを得ない。
３ 付言
本件諮問については，諮問庁から理由説明書の提出を受けた後に，当審査会が審議するに当たって確認が必要であった事実関係等に係る追加的な説明を求めたにもかかわらず，長期間回答がなされない状況が続いた。このような諮問庁の対応は，当審査会の審議に多大な支障を生じさせ，「簡易迅速な手続」による処理の妨げとなるものである。
諮問庁においては，今後，開示決定等に対する不服申立事件における処理につき，当審査会の照会への回答を含め，迅速かつ的確な対応が強く望まれる。
４ 本件不開示決定の妥当性について
以上のことから，本件対象文書につき，開示請求に形式上の不備があるとして不開示とした決定については，開示請求者に対し，補正の参考となる情報を提供するなどして開示を請求する文書の名称等について補正を求め，改めて文書の特定を行い，開示決定等をすべきであることから，取り消すべきであると判断した。
（第４部会）
委員山名学，委員常岡孝好，委員中曽根玲子
出典：総務省ホームページ「情報公開・個人情報保護審査会 答申」（https://www.soumu.go.jp/main_sosiki/singi/jyouhou/toushin_r0206.html）を加工して作成（加工：TaiLexi AI）。
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