諮問庁：内閣総理大臣
諮問日：令和２年４月１３日（令和２年（行情）諮問第２０５号及び同第２０６号）
答申日：令和２年１２月７日（令和２年度（行情）答申第３９０号及び同第３９１号）
事件名：平成３０年の桜を見る会の招待者名簿を廃棄した際の決裁文書の不開示決定（不存在）に関する件
平成３１年の桜を見る会の招待者名簿を廃棄した際の決裁文書の不開示決定（不存在）に関する件
答申書
第１ 審査会の結論
「平成３０年「桜を見る会」招待者名簿を廃棄した際の決裁文書または同等の電磁的記録」及び「平成３１年「桜を見る会」招待者名簿を廃棄した際の決裁文書または同等の電磁的記録」（以下，併せて「本件対象文書」という。）につき，これを保有していないとして不開示とした各決定は，妥当である。
第２ 審査請求人の主張の要旨
１ 審査請求の趣旨
行政機関の保有する情報の公開に関する法律（以下「法」という。）３条の規定に基づく開示請求に対し，令和２年１月１６日付け府人第４４号－１及び２により，内閣府大臣官房長（以下「処分庁」という。）が行った各不開示決定（以下，併せて「原処分」という。）につき，取消しを求める。
２ 審査請求の理由
本請求は平成３０年及び平成３１年「桜を見る会」招待者名簿を廃棄した際の決裁文書または同等の電磁的記録の開示を求めたものである。招待者名簿については，内閣府は平成３０年４月以降，保存期間１年未満の文書として取り扱っていると報道されているが，内閣府本府行政文書管理規則（以下「規則」という。）２２条４は「文書管理者は，保存期間を１年未満とする行政文書ファイル等であって，第１６条第６項各号に該当しないものについて，保存期間が満了し，廃棄しようとするときは，同条第４項，第５項及び第７項に該当しないかを確認した上で，廃棄するものとする。」と規定している。
この確認作業の際に文書管理者による決裁が行われていると思料される。さらに，内閣府人事課の標準文書保存期間基準（保存期間表）によれば「決裁文書処理簿」は３０年保存と規定されている。
上記の状況を考慮すれば，本請求で求めた文書は本来，何らかの形で作成され，保有されているものであるとみるべきである。したがって，本請求に対する不開示決定は違法，不当であると考えられるため，審査を求めるものである。
第３ 諮問庁の説明の要旨
１ 本件各審査請求の趣旨及び理由について
（１）各審査請求の趣旨
本件は，審査請求人が行った各開示請求に対して，処分庁において原処分を行ったところ，審査請求人から，不開示決定が通知された文書の開示を求めるとして各審査請求が提起されたものである。
（２）各審査請求の理由
審査請求書に記載された本件各審査請求の理由は，上記第２の２のとおりである。
２ 本件各開示請求及び原処分について
処分庁においては，「平成３０年「桜を見る会」招待者名簿を廃棄した際の決裁文書または同等の電磁的記録」及び「平成３１年「桜を見る会」招待者名簿を廃棄した際の決裁文書または同等の電磁的記録」との本件開示請求に対し，該当する文書を作成，取得しておらず保有していないため，不開示とする原処分を行った。
３ 原処分の妥当性について
本件各開示請求は，「平成３０年「桜を見る会」招待者名簿を廃棄した際の決裁文書または同等の電磁的記録」及び「平成３１年「桜を見る会」招待者名簿を廃棄した際の決裁文書または同等の電磁的記録」の開示を求めるものである。
「桜を見る会」の招待者名簿については，当時の「大臣官房人事課標準文書保存期間基準」（保存期間表）において，保存期間を１年未満とする「１３職員の人事に関する事項（５）その他⑤関係行政機関等からの依頼に対する文書・他の行事等の推薦」に区分され，規則１６条６項７号の「保存期間表において，保存期間を１年未満と設定することが適当なものとして，業務単位で具体的に定められた文書」に該当するため，審査請求人の求める「平成３０年及び平成３１年「桜を見る会」招待者名簿を廃棄した際の決裁文書または同等の電磁的記録」の作成を要するものではなく，担当課室において，当該関係文書の存在は確認できなかった。
以上のことから，処分庁においては，開示請求に係る文書について，作成，取得しておらず，保有していないとして，法９条２項に基づき原処分を行ったものである。
また，本件審査請求を受けた後においても，担当課室において，審査請求人が主張するような文書を確認することはできなかった。
なお，審査請求人の「確認作業の際に文書管理者による決裁が行われていると思料される」という主張は，規則１６条６項各号に該当しないものについて述べているものであって，「桜を見る会」の招待者名簿については，上記のとおり同条６項７号に該当し，廃棄をする際に当該確認を要するものではない。
４ 結論
以上のとおり，原処分は妥当であり，審査請求人の主張には理由がないことから，本件各審査請求は，これを棄却することが妥当であると考える。
第４ 調査審議の経過
当審査会は，本件各諮問事件について，以下のとおり，併合し，調査審議を行った。
① 令和２年４月１３日諮問の受理（令和２年（行情）諮問第２０５号及び同第２０６号）
② 同日諮問庁から理由説明書を収受（同上）
③ 同年１１月１１日審議（同上）
④ 同年１２月３日令和２年（行情）諮問第２０５号及び同第
２０６号の併合並びに審議
第５ 審査会の判断の理由
１ 本件各開示請求について
本件各開示請求は，本件対象文書の開示を求めるものであり，処分庁は，これを作成・取得していないとして不開示とする原処分を行った。これに対し，審査請求人は，本件対象文書の開示を求めているが，諮問庁は，原処分を妥当としていることから，以下，本件対象文書の保有の有無について検討する。
２ 本件対象文書の保有の有無について
（１）当審査会事務局職員をして，諮問庁に対し，本件対象文書の保有の有無について改めて確認させたところ，諮問庁は，おおむね以下のとおり説明する。
ア 平成３０年及び平成３１年の桜を見る会招待者名簿は，当時の「大臣官房人事課標準文書保存期間基準」（保存期間表）において，保存期間を１年未満とする「１３職員の人事に関する事項（５）その他⑤関係行政機関等からの依頼に対する文書・他の行事等の推薦」に区分され，規則１６条６項７号の「保存期間表において，保存期間を１年未満と設定することが適当なものとして，業務単位で具体的に定められた文書」に該当することから，桜を見る会の終了後，廃棄されている。
イ 保存期間が満了した行政文書ファイル等を廃棄しようとするときは，公文書等の管理に関する法律８条２項に基づき，内閣総理大臣に協議し，その同意を得なければならないとされているところ，１年未満の保存期間の行政文書ファイル等については，「公文書等の管理に関する法律（平成２１年法律第６６号）第８条２項の同意の運用について」（平成２３年４月１日内閣総理大臣決定。以下「運用通知」という。）により，協議は不要とされている。
ウ 審査請求人は，規則において「文書管理者は，保存期間を１年未満とする行政文書ファイル等であって，第１６条第６項各号に該当しないものについて，保存期間が満了し，廃棄しようとするときは，同条第４項，第５項及び第７項に該当しないかを確認した上で，廃棄するものとする。」と規定され，「この確認作業の際に文書管理者による決裁が行われていると思料される。」旨を主張するが，「桜を見る会」の招待者名簿は，上記アのとおり規則１６条６項７号に該当し，廃棄をする際に文書管理者による確認を要するものではない。
エ したがって，平成３０年及び平成３１年の桜を見る会招待者名簿を廃棄するに当たっては，内閣総理大臣との協議及び文書管理者による確認を要するものではなく，決裁文書又は同等の電磁的記録の作成を要するものではないことから，内閣府大臣官房において本件対象文書は作成されていない。
オ 本件審査請求を受け，処分庁において改めて執務室内，書庫，書架及びパソコン上のファイル等の探索を行ったが，本件対象文書の存在は確認できなかった。
（２）当審査会において，各諮問書に添付された当時の内閣府大臣官房人事課の標準文書保存期間基準（保存期間表）を確認したところ，保存期間を１年未満とする行政文書ファイル等の名称等として，「平成○年桜を見る会」との記載が認められ，その文書管理規則の別表第２の該当事項・業務の区分として，「２（１）①１３」とされ，保存満了時の措置として「廃棄」と定められていることが認められる。そこで，諮問庁が上記（１）で説明する運用通知及び規則の提示を受け確認したところ，諮問庁の上記（１）アないしエの説明に特段不合理な点はなく，これを覆すに足りる事情も認められない。また，上記（１）オの諮問庁が行ったとする探索の方法・範囲も不十分とはいえない。したがって，内閣府大臣官房において本件対象文書を保有しているとは認められない。
３ 本件各不開示決定の妥当性について
以上のことから，本件対象文書につき，これを保有していないとして不開示とした各決定については，内閣府大臣官房において本件対象文書を保有しているとは認められず，妥当であると判断した。
（第５部会）
委員藤谷俊之，委員泉本小夜子，委員磯部哲
出典：総務省ホームページ「情報公開・個人情報保護審査会 答申」（https://www.soumu.go.jp/main_sosiki/singi/jyouhou/toushin_r0207.html）を加工して作成（加工：TaiLexi AI）。
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