諮問庁：防衛大臣
諮問日：令和２年１０月３０日（令和２年（行情）諮問第５５６号及び同第５５７号）
答申日：令和３年１月１３日（令和２年度（行情）答申第４３４号及び同第４３５号）
事件名：「防衛省職員名簿（本省係長級以上）」の開示決定に関する件（文書の特定）
「防衛省職員名簿（本省係長級以上）」の開示決定に関する件（文書の特定）
答申書
第１ 審査会の結論
別紙１に掲げる本件請求文書１及び本件請求文書２（以下，併せて「本件請求文書」という。）の各開示請求につき，別紙２に掲げる文書１ないし文書４（以下，併せて「本件対象文書」という。）を特定し，開示した各決定については，本件対象文書を特定したことは，妥当である。
第２ 審査請求人の主張の要旨
１ 審査請求の趣旨
行政機関の保有する情報の公開に関する法律（以下「法」という。）３条の規定に基づく各開示請求に対し，平成３０年１２月１３日付け防官文第１９２６８号及び令和元年９月２０日付け防官文第７４８７号により防衛大臣（以下「処分庁」又は「諮問庁」という。）が行った各開示決定（以下「原処分」という。）について，その取消しを求める。
２ 審査請求の理由
（１）審査請求書１（令和２年（行情）諮問第５５６号）
ア 不開示決定の取消し（他にも文書が存在するものと思われる）。（ア）国の解釈によると，「行政文書」とは，「開示請求時点において，「当該行政機関が保有しているもの」」（別件の損害賠償請求事件における国の主張）である。
（イ）国が法の統一的な運用を確保するために作成した指針である「情報公開事務処理の手引」（平成１８年３月総務省行政管理局情報公開推進室）は，「行政文書を文書又は図面と電磁的記録の両方の形態で保有している場合には，文書又は図画について，スキャナで読み取ってできた電磁的記録を交付する方法と既に保有している電磁的記録をそのまま交付する方法とがあることから，開示請求の手続の中で開示請求者にその旨教示し，対象となる行政文書をあらかじめ請求者に特定して頂いておくことが必要である」（表紙から２２枚目）と定めている。
（ウ）上記（ア）及び（イ）の理由から，開示決定においては特定された電磁的記録を開示請求者にあらかじめ特定させるためには，処分庁は開示決定時において開示請求者にそれを特定・明示する必要がある。
（エ）本件開示決定で具体的な電磁的記録形式を特定していないのは，実質的な不開示決定（かつその事実の隠蔽）であり，その取消しと，具体的な電磁的記録形式の特定・明示を求めるものである。
イ 履歴情報の特定を求める。
本件開示決定通知からは不明であるので，履歴情報の特定を求めるものである。
ウ 特定されたＰＤＦファイルが本件対象文書の全ての内容を複写しているか確認を求める。
平成２２年度（行情）答申第５３８号で明らかになったように，電子ファイルを紙に出力する際に，当該ファイル形式では保存されている情報が印刷されない場合が起こり得る。
これと同様に当該ファイル形式を他のファイル形式に変換する場合にも，変換先のファイル形式に情報が移行しない場合が設定等により技術的に起こり得るのである。
本件対象文書が当初のファイル形式を変換して複写の交付が行われている場合，本件対象文書の内容が，交付された複写には欠落している可能性がある。そのため，特定されたＰＤＦファイルが本件対象文書の全ての内容を複写しているか確認を求めるものである。
エ 「本件対象文書の内容と関わりのない情報」（平成２４年４月４日付け防官文第４６３９号）についても特定を求める。
平成２４年４月４日付け防官文第４６３９号で示すような「本件対象文書の内容と関わりのない情報」との処分庁の勝手な判断は，法に反するので，本件対象文書に当該情報が存在するなら，改めてその特定と開示・不開示の判断を改めて求めるものである。
オ 紙媒体についても特定を求める。
「行政文書」に関する国の解釈に従い，紙媒体についても存在しないか，特定を求めるものである。
カ 開示実施手数料の見直しを求める。
本件対象文書に紙媒体が存在すれば，それに見合った開示実施手数料を改めて提示すべきである。
（２）審査請求書２（令和２年（行情）諮問第５５７号）
ア 文書の特定が不十分である。
（ア）上記（１）ア（ア）に同じ。
（イ）上記（１）ア（イ）に同じ。
（ウ）上記（１）ア（ウ）に同じ。
（エ）本件開示決定では具体的な電磁的記録形式が特定されず，また開示請求の手続の中で開示請求者にその旨教示されていないのは，国の指針に反するものであるから，改めてその特定及び教示が行われるべきである。
イ 変更履歴情報及びプロパティ情報等の特定を求める。
本件開示決定通知から不明であるので，変更履歴情報（別添２（省略）で説明されているもの）及びプロパティ情報（別添３（省略）で説明されているもの）が特定されていなければ，改めてその特定を求めるものである。
ウ 上記（１）ウに同じ。
エ 上記（１）エに同じ。
オ 紙媒体についても特定を求める。
「行政文書」に関する国の解釈に従い，紙媒体が存在しないものについても，特定を求めるものである。
（３）意見書（令和２年（行情）諮問第５５６号及び同第５５７号）
ア 意見１：対象文書の電磁的記録形式の特定とその教示が行われなければならない。
国の統一指針である「情報公開事務処理の手引」（平成３０年１０月総務省行政管理局情報公開推進室）は，電磁的記録の開示実施にあたっては以下の通り定めている。
文書又は図面について，スキャナで読み取ってできた電磁的記録を交付する方法と既に保有している電磁的記録をそのまま交付する方法とがあることから，開示請求の手続の中で開示請求者にその旨教示し，対象となる行政文書をあらかじめ請求者に特定して頂いておくことが必要である。（２０頁）
上記指針に従い，法の所管官庁である総務省も，Ｗｏｒｄ形式で保有する文書を特定し，開示するとの決定を行っている（別添１（省略））。また，諮問庁も過去における開示決定（防官文第９８０号）（別添２（省略））でＷｏｒｄファイルを特定・明示している。本件決定において諮問庁は，電磁的記録に関して特定及びその教示を行っておらず，国の統一指針に反しているので，この点についてやり直すべきである。
イ 意見２：本件対象文書には「本件対象文書の内容と関わりのない情報」が存在する。
諮問庁の説明によれば，全ての複写の交付に当たっては，開示請求者が電磁的記録の複写を請求しても，「文書の内容と関わりのない情報」の付随を避ける必要な措置として，一旦用紙に印刷して，その印刷物をスキャナで取り込むという，開示請求者が指定した開示実施方法と異なる方法で複写の交付が行われている。
以上の理由から，「本件対象文書の内容と関わりのない情報」が存在することは明らかで，これについても開示・不開示の判断が改めて行われるべきである。
第３ 諮問庁の説明の要旨
１ 経緯
本件開示請求は，本件請求文書の開示を求めるものであり，これに該当する行政文書として本件対象文書を特定し，法９条１項の規定に基づき平成３０年１２月１３日付け防官文第１９２６８号及び令和元年９月２０日付け防官文第７４８７号により，原処分を行った。
本件審査請求は，原処分に対して提起されたものである。
なお，本件審査請求について，審査請求が提起されてから情報公開・個人情報保護審査会への諮問を行うまでに約１年１０か月又は約１年１か月を要しているが，その間多数の開示請求に加え，開示請求の件数を大幅に上回る大量の審査請求が提起され，それらにも対応しており，諮問を行うまでに長期間を要したものである。
２ 審査請求人の主張について
（１）審査請求人は，「他にも文書が存在するものと思われる。」及び「文書の特定が不十分である。」として，電磁的記録の特定及び教示するよう求めるが，法その他の関係法令において，特定した電磁的記録の記録形式を特定し，教示しなければならないことを義務付けるような趣旨の規定はないことから，当該電磁的記録の記録形式を特定し教示することはしていない。
（２）審査請求人は，「本件開示決定通知からは不明である」として，本件対象文書の変更履歴情報及びプロパティ情報等についても特定するよう求めるとともに，「平成２４年４月４日付け防官文第４６３９号で示すような「本件対象文書の内容と関わりのない情報」との処分庁の勝手な判断は，法に反する」として，「本件対象文書の内容と関わりのない情報」についても特定し，開示・不開示を判断するよう求めるが，本件対象文書の履歴情報やプロパティ情報等については，いずれも防衛省において業務上必要なものとして利用又は保存されている状態になく，法２条２項の行政文書に該当しないため，本件各開示請求に対して特定し，開示・不開示の判断を行う必要はない。
（３）審査請求人は，「本件対象文書が当初のファイル形式を変換して複写の交付が行われている場合，本件対象文書の内容が，交付された複写には欠落している可能性がある。」として，特定されたＰＤＦファイルが本件対象文書の全ての内容を複写しているか確認するよう求めるが，本件審査請求が提起された時点においては，審査請求人は複写の交付を受けていない。
（４）審査請求人は，「「行政文書」に関する国の解釈に従い，紙媒体についても存在しないか特定を求めるものである。」及び「「行政文書」に関する国の解釈に従い，紙媒体が存在しないものについても，特定を求めるものである。」として，紙媒体についても特定を求めるが，本件対象文書は，電磁的記録のみを保有しており，紙媒体は保有していない。（５）審査請求人は，「本件対象文書に紙媒体が存在すれば，それに見合った開示実施手数料を改めて提示すべきである。」として，開示実施手数料の見直しを求めるが，紙媒体を保有しておらず，また，原処分において電磁的記録を適正に特定しており，それに見合った開示実施手数料を通知している。
（６）以上のことから，審査請求人の主張にはいずれも理由がなく，原処分を維持することが妥当である。
第４ 調査審議の経過
当審査会は，本件各諮問事件について，以下のとおり，併合し，調査審議を行った。
① 令和２年１０月３０日諮問の受理（令和２年（行情）諮問第５５６号及び同第５５７号）
② 同日諮問庁から理由説明書を収受（同上）
③ 同年１１月１３日審査請求人から意見書を収受（同上）
④ 同年１２月１日審議（同上）
⑤ 令和３年１月８日令和２年（行情）諮問第５５６号及び同
第５５７号の併合並びに審議
第５ 審査会の判断の理由
１ 本件対象文書について
本件対象文書は，別紙２に掲げる４文書である。
審査請求人は，本件対象文書の紙媒体の特定を求めており，諮問庁は原処分を妥当としていることから，以下，本件対象文書の特定の妥当性（紙媒体の保有の有無）について検討する。
２ 本件対象文書の特定の妥当性について
（１）本件対象文書の特定について，当審査会事務局職員をして諮問庁に確認させたところ，諮問庁から次のとおり説明があった。
本件対象文書は，国立印刷局の依頼（行政機関等の職員の役職，氏名等が収録された「職員録」刊行のための名簿の提供依頼）に基づき，担当部署の担当者が，表計算ソフトにより作成した文書であり，同局への提供時のみ印刷して提供していることから，紙媒体による保存・管理は行っておらず，電磁的記録のみを保有している。
（２）本件対象文書は電磁的記録のみで保有しており，紙媒体では保有していない旨の諮問庁の上記（１）の説明が不自然，不合理とはいえず，他に紙媒体の存在をうかがわせる事情も認められないことから，防衛省において本件対象文書以外に本件請求文書に該当する文書（紙媒体）を保有しているとは認められない。
３ 審査請求人のその他の主張について
審査請求人のその他の主張は，当審査会の上記判断を左右するものではない。
４ 本件各開示決定の妥当性について
以上のことから，本件請求文書の各開示請求につき，本件対象文書を特定し，開示した各決定については，防衛省において，本件対象文書の外に開示請求の対象として特定すべき文書を保有しているとは認められないので，本件対象文書を特定したことは，妥当であると判断した。
（第２部会）
委員白井玲子，委員佐藤郁美，委員中川丈久
別紙１（本件請求文書）
本件請求文書１防衛省職員名簿（本省係長級以上）。＊ペーパー及び電磁的記録の双方の特定を求める。
本件請求文書２防衛省職員名簿（本省係長級以上）。＊２０１８．１１．１３－本本Ｂ１４２４で特定された以降の最新版。
別紙２（本件対象文書）
本件請求文書１に係る文書
文書１防衛省職員名簿（本省係長級以上）３００８２０時点①文書２防衛省職員名簿（本省係長級以上）３００８２０時点②本件請求文書２に係る文書
文書３防衛省職員名簿（本省係長級以上）２０１９０７０１時点①文書４防衛省職員名簿（本省係長級以上）２０１９０７０１時点②
出典：総務省ホームページ「情報公開・個人情報保護審査会 答申」（https://www.soumu.go.jp/main_sosiki/singi/jyouhou/toushin_r0209.html）を加工して作成（加工：TaiLexi AI）。
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