諮問庁：防衛大臣
諮問日：令和２年１０月３０日（令和２年（行情）諮問第５５８号）
答申日：令和３年３月１８日（令和２年度（行情）答申第５０９号）
事件名：特定期間の職員の異動状況が分かる文書の開示決定に関する件（文書の特定）
答申書
第１ 審査会の結論
別紙の１に掲げる文書（以下「本件請求文書」という。）の開示請求につき，別紙の２に掲げる９文書（以下，併せて「本件対象文書」という。）を特定し，開示した決定は，妥当である。
第２ 審査請求人の主張の要旨
１ 審査請求の趣旨
行政機関の保有する情報の公開に関する法律（以下「法」という。）３条の規定に基づく開示請求に対し，令和元年６月１７日付け防官文第２４７３号により防衛大臣（以下「処分庁」又は「諮問庁」という。）が行った開示決定（以下「原処分」という。）について，その取消しを求める。
２ 審査請求の理由
審査請求人の主張する審査請求の理由は，審査請求書の記載によると，おおむね以下のとおりである（なお，意見書及び資料については省略する。）。
（１）文書の特定が不十分である。
ア 国の解釈によると，「行政文書」とは，「開示請求時点において，『当該行政機関が保有しているもの』（別件の損害賠償請求事件における国の主張）」である。
イ 国が情報公開法の統一的な運用を確保するために作成した指針である「情報公開事務処理の手引」（平成３０年１０月総務省行政管理局情報公開・個人情報保護推進室）は，「スキャナで読み取ってできた電磁的記録を交付する方法と既に保有している電磁的記録をそのまま交付する方法とがあることから，開示請求の手続の中で開示請求者にその旨教示し，対象となる行政文書をあらかじめ請求者に特定させる必要がある」（２０頁）と定めている。
ウ 上記ア及びイの理由から，開示決定においては特定された電磁的記録を開示請求者に予め特定させるためには，処分庁は開示決定時において開示請求者にそれを特定・明示する必要がある。
エ 本件開示決定では具体的な電磁的記録形式が特定されず，また開示請求の手続の中で開示請求者にその旨教示されていないのは，国の指針に反するものであるから，改めてその特定及び教示が行われるべきである。
（２）変更履歴情報及びプロパティ情報等の特定を求める。
本件開示決定通知からは不明であるので，変更履歴情報（別紙２（別紙省略。以下同じ。）で説明されているもの）及びプロパティ情報（別紙３で説明されているもの）が特定されていなければ，改めてその特定を求めるものである。
（３）特定されたＰＤＦファイルが本件対象文書の全ての内容を複写しているか確認を求める。
平成２２年度（行情）答申第５３８号で明らかになったように，電子ファイルを紙に出力する際に，当該ファイル形式では保存されている情報が印刷されない場合が起こり得る。
これと同様に当該ファイル形式を他のファイル形式に変換する場合にも，変換先のファイル形式に情報が移行しない場合が設定等により技術的に起こり得るのである。
本件対象文書が当初のファイル形式を変換して複写の交付が行われている場合，本件対象文書の内容が，交付された複写には欠落している可能性がある。そのため，特定されたＰＤＦファイルが本件対象文書の全ての内容を複写しているか確認を求めるものである。
（４）「本件対象文書の内容と関わりのない情報」（平成２４年４月４日付け防官文第４６３９号）についても特定を求める。
平成２４年４月４日付け防官文第４６３９号で示すような「本件対象文書の内容と関わりのない情報」との処分庁の勝手な判断は，法に反するので，本件対象文書に当該情報が存在するなら，改めてその特定と開示・不開示の判断を改めて求めるものである。
（５）紙媒体についても特定を求める。
「行政文書」に関する国の解釈に従い，紙媒体が存在しないものについても，特定を求めるものである。
（６）文書の特定に漏れがないか確認を求める。
防官文第２４７３号（２０１９．４．１９－本本Ｂ１５４）については，開示請求者は確認できないので，文書の特定に漏れがないか，確認を求める。
第３ 諮問庁の説明の要旨
１ 経緯
本件開示請求は，本件請求文書の開示を求めるものであり，これに該当する行政文書として別紙の２に掲げる９文書（本件対象文書）を特定し，法９条１項の規定に基づき，令和元年６月１７日付け防官文第２４７３号により，開示決定処分（原処分）を行った。
本件審査請求は，原処分に対して提起されたものである。
なお，本件審査請求について，審査請求が提起されてから情報公開・個人情報保護審査会への諮問を行うまでに約１年３か月を要しているが，その間多数の開示請求に加え，開示請求の件数を大幅に上回る大量の審査請求が提起され，それらにも対応しており，諮問を行うまでに長期間を要したものである。
２ 審査請求人の主張について
（１）審査請求人は，「文書の特定が不十分である。」として，電磁的記録形式の特定及び教示するよう求めるが，法その他の関係法令において，特定した電磁的記録の記録形式を特定し，教示しなければならないことを義務付けるような趣旨の規定はないことから，当該電磁的記録の記録形式を特定し教示することはしていない。
（２）審査請求人は，「本件開示決定通知からは不明である」として，本件対象文書の変更履歴情報及びプロパティ情報等についても特定するよう求めるとともに，「平成２４年４月４日付け防官文第４６３９号で示すような「本件対象文書の内容と関わりのない情報」との処分庁の勝手な判断は，情報公開法に反する」として，「本件対象文書の内容と関わりのない情報」についても特定し，開示・不開示を判断するよう求めるが，本件対象文書の変更履歴情報やプロパティ情報等については，いずれも防衛省において業務上必要なものとして利用又は保存されている状態になく，法２条２項の行政文書に該当しないため，本件開示請求に対して特定し，開示・不開示の判断を行う必要はない。
（３）審査請求人は，「本件対象文書が当初のファイル形式を変換して複写の交付が行われている場合，本件対象文書の内容が，交付された複写には欠落している可能性がある。」として，特定されたＰＤＦファイルが本件対象文書の全ての内容を複写しているか確認を求めるが，本件対象文書と開示を実施した文書の内容を改めて確認したところ，欠落している情報はなく，開示の実施は適正に行われていることを確認した。（４）審査請求人は，「「行政文書」に関する国の解釈に従い，紙媒体が存在しないものについても，特定を求めるものである。」として，紙媒体についても特定を求めるが，本件対象文書については，電磁的記録のみを保有しており，紙媒体は保有していない。
（５）審査請求人は，「開示請求者は確認できないので，文書の特定に漏れがないか，確認を求める。」として，文書の特定に漏れがないか確認するよう求めるが，本件対象文書のほかに本件開示請求に係る行政文書は保有していないことから原処分を行ったものであり，本件審査請求を受けて改めて確認したが，その存在は確認できなかった。
（６）以上のことから，審査請求人の主張にはいずれも理由がなく，原処分を維持することが妥当である。
第４ 調査審議の経過
当審査会は，本件諮問事件について，以下のとおり，調査審議を行った。
① 令和２年１０月３０日諮問の受理
② 同日諮問庁から理由説明書を収受
③ 同年１１月１９日審査請求人から意見書及び資料を収受
④ 令和３年２月２５日審議
⑤ 同年３月１１日審議
第５ 審査会の判断の理由
１ 本件対象文書について
本件開示請求は，本件請求文書の開示を求めるものである。
審査請求人は，文書の再特定を求めているところ，諮問庁は，他にも文書が存在するとの審査請求には理由がなく，原処分を維持することが妥当としていることから，以下，本件対象文書の特定の妥当性について検討する。
２ 本件対象文書の特定の妥当性について
（１）本件対象文書の特定について，当審査会事務局職員をして諮問庁に確認させたところ，以下のとおり説明する。
ア 本件請求文書の「２０１８．１１．１３－本本Ｂ１４２４」とは，「防衛省職員名簿（本省係長級以上）。」の開示を求めるものであったため，平成３０年１２月１１日に，同年１１月１３日時点で保有していた「防衛省職員名簿（本省係長級以上）３００８２０時点①」及び「防衛省職員名簿（本省係長級以上）３００８２０時点②」を特定したものである。
その上で，本件開示請求については，「２０１８．１１．１３－本本Ｂ１４２４で特定された以降の職員の移動状況が分かる文書（人事発令のような文書で対象期間は平成３１年４月１日以降の発令）（本省係長級以上）。」（本件請求文書）の開示を求めるものであったことから，平成３１年４月１日から同月１９日（開示請求受付日）までの間に発出された防衛省発令のうち本省係長級以上の異動に係るものを特定することとした。
平成３１年４月１日から同月１９日までの間に発出された防衛省発令を確認したところ，本省係長級以上の異動に係るものは，防衛省発令（平成３１年４月１日。第３１－３０号）ほか８件が確認できたことから，本件対象文書として特定したものである。
イ また，本件対象文書は，職員の人事異動に係る文書で，共有フォルダを活用して防衛省職員へ異動情報を共有することを目的に作成しているものであり，紙媒体による保存・管理は行っておらず，電磁的記録のみを保有している。
ウ 本件審査請求を受け，改めて執務室内の書庫，書架及びパソコン上のファイル等の探索を行ったものの，本件対象文書及びその電磁的記録の外に本件請求文書に該当する文書の存在は確認できなかった。（２）当審査会において諮問書に添付された本件対象文書の写しを確認したところ，本件請求文書に該当する文書の存在は確認できなかったなどとする上記（１）の諮問庁の説明は，特段不自然，不合理とはいえず，他に本件請求文書に該当する文書の存在をうかがわせる事情も認められないことから，防衛省において，本件対象文書の外に本件請求文書に該当する文書を保有しているとは認められない。
３ 審査請求人のその他の主張について
審査請求人のその他の主張は，当審査会の上記判断を左右するものではない。
４ 本件開示決定の妥当性について
以上のことから，本件請求文書の開示請求につき，本件対象文書を特定し，開示した決定については，防衛省において，本件対象文書の外に開示請求の対象として特定すべき文書を保有しているとは認められないので，本件対象文書を特定したことは，妥当であると判断した。
（第４部会）
委員小林昭彦，委員塩入みほも，委員常岡孝好
別紙
１ 本件請求文書
２０１８．１１．１３－本本Ｂ１４２４で特定された以降の職員の移動状況が分かる文書（人事発令のような文書で対象期間は平成３１年４月１日以降の発令）（本省係長級以上）。
２ 本件対象文書
文書１防衛省発令（平成３１年４月１日。第３１－３０号）文書２防衛省発令（平成３１年４月１日。第３１－３１号）文書３防衛省発令（平成３１年４月１日。第３１－３２号）文書４防衛省発令（平成３１年４月１日。第３１－３３号）文書５防衛省発令（平成３１年４月８日。第３１－３６号）文書６防衛省発令（平成３１年４月８日。第３１－３７号）文書７防衛省発令（平成３１年４月１２日。第３１－３８号）文書８防衛省発令（平成３１年４月１５日。第３１－４０号）文書９防衛省発令（平成３１年４月１７日。第３１－４１号）
出典：総務省ホームページ「情報公開・個人情報保護審査会 答申」（https://www.soumu.go.jp/main_sosiki/singi/jyouhou/toushin_r0211.html）を加工して作成（加工：TaiLexi AI）。
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