諮問庁：国税庁長官
諮問日：令和２年７月１６日（令和２年（行情）諮問第３７２号）
答申日：令和３年３月３１日（令和２年度（行情）答申第５４０号）
事件名：特定日に特定税務署で実施された面接指導において，面接指導委託先が作成し，名古屋国税局に提出された文書の不開示決定に関する件（文書の特定）
答申書
第１ 審査会の結論
「平成３０年１１月２７日特定税務署で実施された面接指導において，面接指導委託先が作成し，名古屋国税局に提出された書類（令和元年８月１３日に私が提出した保有個人情報開示請求書において開示を請求した保有個人情報が記載された行政文書以外のもの。）」（以下「本件請求文書」という。）の開示請求につき，「面接指導結果報告書及び事後措置に係る意見書（平成３０年１１月２７日に特定税務署で実施された面接指導分）」（以下「本件対象文書」という。）を特定し，不開示とした決定については，本件対象文書を特定したことは，妥当である。
第２ 審査請求人の主張の要旨
１ 審査請求の趣旨
行政機関の保有する情報の公開に関する法律（以下「法」という。）３条の規定に基づく開示請求に対し，令和２年２月２６日付け名局公開１０により名古屋国税局長（以下「処分庁」という。）が行った不開示決定（以下「原処分」という。）について，不開示決定された行政文書以外にも開示請求に係る文書が存在していると思料されるため，取消しを求める。
２ 審査請求の理由
審査請求人の主張する審査請求の理由は，審査請求書及び意見書の記載によると，おおむね次のとおりである。
（１）審査請求書
当該面接指導を委託されたのは，一般企業（株式会社）であり，通常このような面接指導においては，委託料の支払い方法，成果物の提出方法，個人情報に関する取扱い等を定めた契約書，誓約書等を面接指導の実施において文書で作成するものと思料される。
また，成果品の提出の際においても，通常納品書，請求書，提出の際の封筒等が存在していると思料される。
以上の理由から，当該不開示決定となった行政文書以外にも開示請求を行った文書が存在していると思料されるため。
（２）意見書
ア 請求対象文書について
令和元年８月１３日の開示請求において「平成３０年１１月２７日特定税務署で実施された面接指導において，面接指導委託先が作成し，名古屋国税局に提出された書類」を「請求する行政文書の名称等」欄に記載し請求を行った。
当該請求対象には，面接指導委託先が直接名古屋国税局に提出した書類の他，例えば，国税庁に提出し，国税庁で複写したものを名古屋国税局に提出した書類も含め請求対象としている。
イ 請求対象文書の保有について
国税庁は「理由説明書」において，①国税庁で一括契約していること，②一回の面接指導ごとに作成するものでないことを理由とし，保有していないと主張しているが，国税庁と契約する際の契約書，個人情報の取り扱い等に関する誓約書等，医師免許の写し等担当医師の情報等，決済等に係る情報等，実施日等の日程の調整等の情報等について，面接指導委託先が作成した書類等を直接又は１枚も複写等を行わず，国税庁から名古屋国税局に提出していないとは，考えられない。
また，面接指導の実施において作成された書類を請求対象としていることから，一回の面接指導ごとに作成されずとも，実施するために作成された書類であれば，請求対象の書類となりえる。おって，通常であれば，成果物（今回の場合は「名古屋国税局職員の面接指導結果報告書及び事後措置に係る意見書」）の提出の際，提出事績の分かる書類（提出書類の一覧や数量，提出日等の名古屋国税局において検収等するための情報等が記載された書類）を添付し，封筒等に入れ散逸しないように提出することが一般的である。名古屋国税局においては，行政文書の写し及び提出物が封入されていた封筒等は保存期間１年未満の行政文書としており，１年未満の行政文書を廃棄する場合には，「廃棄目録」に記載しなければならないこととしている。１年未満の行政文書を廃棄について，名古屋国税局厚生課が保有している「廃棄目録」について，開示請求を行い確認したところ，名古屋国税局厚生課は平成２８年１２月３１日から当該開示請求書を提出した日までの間，保存期間１年未満の行政文書は一切廃棄していない。
以上のことから処分庁が開示決定を行った行政文書以外にも請求対象に係る行政文書を保有していると思料される。
第３ 諮問庁の説明の要旨
１ 本件審査請求の経緯について
法３条の規定に基づく令和元年８月１３日の開示請求に対し，処分庁は令和元年９月１０日付名局公開７０により，開示請求に係る行政文書は保有していないとして不開示決定（以下「当初決定」という。）を行った。これに対し，審査請求人は，上記不開示決定の取消しを求めていたところ，処分庁は，上記不開示決定を取り消した上で，令和２年２月２６日付名局公開１０により行政文書の全部を不開示とする決定（原処分）を改めて行った。
本件審査請求は，原処分により不開示とされた行政文書以外の行政文書の開示を求めるものである。
２ 本件対象文書について
「平成３０年１１月２７日特定税務署で実施された面接指導において，面接指導委託先が作成し，名古屋国税局に提出された書類」と「請求する行政文書の名称等」欄に記載した開示請求書について，処分庁は，本件対象文書を対象文書として原処分を行った。
本件対象文書は，人事院規則１０－４第２２条の４（ストレスチェック）の規定に基づき，職員の面接指導を行った医師が健康管理者に報告するために作成するものである。本件対象文書には，職員の勤務の状況，心理的な負担の状況，心身の状況を確認し，就業上の措置に係る意見等が記録されている。
３ 審査請求人が主張する文書の保有について
審査請求人は，委託料の支払い方法などを定めた契約書や誓約書等を面接指導において文書で作成すると思料することから，本件対象文書以外にも開示請求対象文書が存在する旨主張するが，①面接指導の委託契約は国税庁において一括で契約していること，②契約書や誓約書等は１回の面接指導ごとに作成するものではないことから，処分庁において，審査請求人が存在すると主張する契約書や誓約書等の文書を保有しているとは認められない。
また，平成３０年１１月２７日特定税務署で実施された面接指導において，面接指導委託先が本件対象文書以外の文書を作成した事実も認められない。
４ 結論
以上のことから，本件開示請求に関し，処分庁において本件対象文書以外の文書を保有しているとは認められないことから，原処分は妥当である。
第４ 調査審議の経過
当審査会は，本件諮問事件について，以下のとおり，調査審議を行った。
① 令和２年７月１６日諮問の受理
② 同日諮問庁から理由説明書を収受
③ 同月３０日審議
④ 同年８月３日審査請求人から意見書を収受
⑤ 令和３年３月１８日委員の交代に伴う所要の手続の実施，本件対象文書の見分及び審議
⑥ 同月２９日審議
第５ 審査会の判断の理由
１ 本件対象文書について
本件開示請求は，本件請求文書の開示を求めるものであり，処分庁は，令和元年９月１０日付けで，開示請求に係る文書を取得しておらず，保有していないとして，不存在のため不開示とする決定（当初決定）を行ったところ，審査請求人は，開示請求に係る文書が存在していると思料される旨主張し，当初決定の取消しを求めていた。
これに対し，処分庁は，令和２年２月２６日付け名局公開９において，当初決定を取り消した上，同日付け名局公開１０において，本件対象文書を特定し，法５条１号に該当するとしてその全部を不開示とする決定（原処分）を行ったところ，審査請求人は，不開示決定された行政文書以外にも開示請求に係る文書が存在していると思料される旨主張し，原処分の取消しを求めている。
諮問庁は，処分庁において本件対象文書以外の文書を保有しているとは認められず，原処分は妥当であると判断していることから，以下，本件対象文書の見分結果を踏まえ，本件対象文書の特定の妥当性について検討する。
なお，本件開示請求は，特定個人が別件保有個人情報開示請求を行ったことを前提とするものであり，本件対象文書の存否を答えることは，別件開示決定等の他の情報と照合することにより，特定個人が処分庁に行った別件開示請求の有無を明らかにすることとなるとも考えられるが，特定個人が保有個人情報開示請求を行ったことが本件開示請求文言に追記された経緯は，処分庁による下記２（１）ア（ア）の一連の対応の中で，処分庁からの確認の形で行われたものであるため，本件においては，当該経緯を審査請求人に不利益に解釈することは妥当といい難く，存否応答拒否の妥当性については判断しないこととする。
２ 本件対象文書の特定の妥当性について
（１）当審査会事務局職員をして諮問庁に対し，当初決定の経緯及び原処分における本件対象文書の特定等について，確認させたところ，諮問庁はおおむね以下のとおり説明する。
ア 当初決定及び原処分の経緯について
（ア）令和元年８月１３日に開示請求者（審査請求人）から処分庁に対し，「行政文書開示請求書」（本件開示請求に係るもの）と同様の請求内容となる「保有個人情報開示請求書」が同時に提出されたことから，処分庁において，当該各請求書に係る文書の特定及び開示・不開示の判断を同時に進める中で，開示請求者本人に関連する文書のみを特定し，開示請求者以外の者の「面接指導結果報告書及び事後措置に係る意見書」の取得状況についての確認を失念していたところ，「保有個人情報開示請求書」に対する処分として，開示請求者本人に関連する文書に記録された保有個人情報を開示決定し，「行政文書開示請求書」に対する処分（当初決定）として，開示請求に係る行政文書は取得しておらず，保有していないため不開示とする決定を行ったものである。
（イ）しかしながら，令和元年１２月２日付け（令和元年１２月３日受付）の審査請求（当初決定に対する審査請求）を受け，諮問庁において審査したところ，名古屋国税局は審査請求人以外の者の「面接指導結果報告書及び事後措置に係る意見書」を取得していることが判明したことから，処分庁において，当初決定を取り消し，新たに本件対象文書を特定した上で全部を不開示とする決定（原処分）を行ったものである。
イ 原処分における本件対象文書の特定等について
（ア）文書の特定に当たっては，本件開示請求書に記載された「平成３０年１１月２７日特定税務署で実施された面接指導において，面接指導委託先が作成」したことを前提としている。
（イ）そうすると，平成３０年１１月２７日特定税務署で実施された面接指導において面接指導委託先が作成する文書は，「面接指導結果報告書及び事後措置に係る意見書」のみであるから，本件請求文書に該当する文書は，本件対象文書のみである。
（ウ）一方，「平成３０年１１月２７日特定税務署で実施された面接指導」の実施に関連する文書も本件請求文書の対象となる可能性があることを考慮すると，その他の文書としては，面接指導に係る①「面接日程（案）」と②「作業完了報告書」が考えられる。
（エ）①「面接日程（案）」は，面接日程調整時に面接指導委託先が作成し，国税局に提出する書類であるところ，日程調整のためにのみ作成するものであることから，医師との面接が終了した時点で国税局において廃棄されているため，保有していない。
（オ）②「作業完了報告書」は，委託契約の最終報告時に面接指導委託先が作成し，国税局を経由して国税庁へ提出される書類であるところ，面接指導委託先から電子メールによって提出を受けた国税局においては，履行確認を行った後，契約主体である国税庁に当該「作業完了報告書」を電子メールで送付しており，当該電子メール本文及び電子メールに添付した電子データは既に廃棄されているため，保有していない。
（カ）審査請求人は，上記第２の２（２）アにおいて，面接指導委託先が国税庁に提出し，国税庁から名古屋国税局が入手している書類も含む旨主張するが，契約関係書類等を含め，面接指導委託先が作成した文書につき，国税庁から各国税局に文書を送付する事務フローにはなっていない。
（キ）さらに審査請求人は，上記第２の２（２）イにおいて，面接指導委託先が国税局へ成果物の提出を行う際は，提出事績の分かる書類を添付し，封筒等に入れ散逸しないように提出することが一般的であり，封筒等の保存期間１年未満の行政文書を廃棄する場合には，廃棄目録に記載しなければならず，審査請求人が情報公開請求により入手した廃棄目録においては，廃棄事績が確認できないことから保存期間１年未満の行政文書は一切廃棄されていない旨主張していると解されるが，国税庁行政文書管理規則等（以下「文書管理規則等」という。）において，行政文書ファイルの廃棄に当たり廃棄簿に記載しなければならないものは保存期間が１年以上の行政文書ファイルのみであり，保存期間が１年未満の行政文書ファイルの廃棄については，文書管理規則等に定めがなく，廃棄目録への記載が必ずしも求められているものではない。
したがって，例えば，日程調整のための「面接日程（案）」や送付書等の１年未満文書のうち随時廃棄するものについては，廃棄目録に記載がなくとも，随時廃棄されており，処分庁において保有していない。
（ク）なお，念のため，担当部局の執務室，書庫及び共有フォルダ内の電子データ等についても探索をしたが，本件対象文書の外に，該当する文書の存在を確認できなかった。
（２）検討
ア 当審査会において，上記（１）の説明の際に諮問庁から提示を受けた面接指導に係る委託契約書等の関係書類及び文書管理規則等を確認したところ，次のとおりであると認められる。
（ア）面接指導に係る委託契約は，国税庁において一括して契約されたものであり，面接指導委託先が作成・提出するとされているものは，①面接指導の事前準備の段階では，面接日時，場所，面接指導対象者等を調整の上作成される面接日一覧表（適宜様式）であり，②面接指導の実施に伴う納品物としては，「面接指導結果報告書及び事後措置に係る意見書」であり，③全ての作業終了後の報告書としての納品物である「作業完了報告書」である。
（イ）文書管理規則等において，保存期間が満了した行政文書ファイル等（保存期間が１年以上のもの）を廃棄した場合は，廃棄日等について廃棄簿に記載しなければならないとされているところ，日程調整のための文書や送付書等の随時に廃棄される保存期間が１年未満の行政文書ファイル等については，廃棄簿等への記載が必ずしも求められていない。
イ 本件開示請求書には，「平成３０年１１月２７日特定税務署で実施された面接指導において，面接指導委託先が作成し，名古屋国税局に提出された書類」と記載されていると認められる。
そうすると，上記（１）アの適否はともかく，「平成３０年１１月２７日特定税務署で実施された面接指導において」との開示請求文言の文理に忠実に解釈すれば，当該面接指導において，面接指導委託先が作成し国税当局へ提出されるものは，上記ア（ア）②の「面接指導結果報告書及び事後措置に係る意見書」のみであると認められるのであるから，本件請求文書に該当する文書は本件対象文書のみであるとする上記（１）イ（ア）及び（イ）の諮問庁の説明は，首肯できる。
ウ なお，開示請求文言の「面接指導において」を「面接指導について」又は「面接指導に関して」などと広めに解したとしても，上記ア（ア）及び（イ）のとおりと認められることを踏まえれば，上記ア（ア）①及び③の文書並びに送付書等の文書は廃棄され保有していないとする上記（１）イ（ウ）ないし（キ）の諮問庁の説明は，不自然，不合理とはいえず，これを覆すに足りる事情も存しない。
また，上記（１）イ（ク）のとおり，探索方法及び範囲について特段の問題はないと認められることからすれば，当初決定の時点で本件対象文書を特定していなかったことをもって本件対象文書以外の文書を探索しきれていない可能性をうかがわせることにもならない。
エ したがって，名古屋国税局において，本件対象文書の外に本件請求文書に該当する文書を保有しているとは認められず，本件対象文書を特定したことは妥当である。
３ 審査請求人のその他の主張について
審査請求人のその他の主張は，当審査会の上記判断を左右するものではない。
４ 本件不開示決定の妥当性について
以上のことから，本件請求文書の開示請求につき，本件対象文書を特定し，不開示とした決定については，名古屋国税局において，本件対象文書の外に開示請求の対象として特定すべき文書を保有しているとは認められないので，本件対象文書を特定したことは，妥当であると判断した。
（第４部会）
委員小林昭彦，委員塩入みほも，委員常岡孝好
出典：総務省ホームページ「情報公開・個人情報保護審査会 答申」（https://www.soumu.go.jp/main_sosiki/singi/jyouhou/toushin_r0211.html）を加工して作成（加工：TaiLexi AI）。
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