諮問庁：防衛大臣
諮問日：令和２年１１月１８日（令和２年（行情）諮問第６２９号及び同第６３０号）
答申日：令和３年３月３１日（令和２年度（行情）答申第５４３号及び同第５４４号）
事件名：特定役職の直近の上部セクションが保有する行政文書ファイル名が分かる文書の開示決定に関する件（文書の特定）
「特定役職の直近の上部セクションが保有する行政文書ファイル名が分かる文書」のうち特定部署が保有する行政文書のファイル名等が記載されたものの開示決定に関する件（文書の特定）
答申書
第１ 審査会の結論
別紙の１に掲げる２文書（以下，順に「本件請求文書１」及び「本件請求文書２」といい，併せて「本件請求文書」という。）の各開示請求につき，別紙の２に掲げる６文書（以下，順に「本件対象文書１」ないし「本件対象文書６」といい，併せて「本件対象文書」という。）を特定し，開示した各決定については，本件対象文書を特定したことは，妥当である。
第２ 審査請求人の主張の要旨
１ 審査請求の趣旨
行政機関の保有する情報の公開に関する法律（以下「法」という。）３条の規定に基づく各開示請求に対し，令和元年１０月２３日付け防官文第８９８０号及び同年１２月２７日付け防官文第１２４６０号並びに同年１１月２５日付け防官文第１０５１３号及び同年１２月２７日付け防官文第１２４６１号により防衛大臣（以下「処分庁」又は「諮問庁」という。）が行った各開示決定（以下，順に「原処分１」ないし「原処分４」といい，併せて「原処分」という。）について，その取消しを求める。
２ 審査請求の理由
審査請求人の主張する審査請求の理由は，審査請求書の記載によると，おおむね以下のとおりである（なお，意見書の内容は省略する。）。（１）文書の特定が不十分である。
ア 国の解釈によると，「行政文書」とは，「開示請求時点において，『当該行政機関が保有しているもの』」（別件の損害賠償請求事件における国の主張）である。
イ 国が法の統一的な運用を確保するために作成した指針である「情報公開事務処理の手引」（平成３０年１０月総務省行政管理局情報公開・個人情報保護推進室）は，「スキャナで読み取ってできた電磁的記録を交付する方法と既に保有している電磁的記録をそのまま交付する方法とがあることから，開示請求の手続の中で開示請求者にその旨教示し，対象となる行政文書をあらかじめ請求者に特定させる必要がある」と定めている。
ウ 上記ア及びイの理由から，開示決定においては特定された電磁的記録を開示請求者に予め特定させるためには，処分庁は開示決定時において開示請求者にそれを特定・明示する必要がある。
エ 本件開示決定では具体的な電磁的記録形式が特定されず，また開示請求の手続の中で開示請求者にその旨教示されていないのは，国の指針に反するものであるから，改めてその特定及び教示が行われるべきである。
（２）変更履歴情報及びプロパティ情報等の特定を求める。
本件開示決定通知からは不明であるので，変更履歴情報及びプロパティ情報が特定されていなければ，改めてその特定を求めるものである。（３）特定されたＰＤＦファイルが本件対象文書の全ての内容を複写しているか確認を求める。
平成２２年度（行情）答申第５３８号で明らかになったように，電子ファイルを紙に出力する際に，当該ファイル形式では保存されている情報が印刷されない場合が起こり得る。
これと同様に当該ファイル形式を他のファイル形式に変換する場合にも，変換先のファイル形式に情報が移行しない場合が設定等により技術的に起こり得るのである。
本件対象文書が当初のファイル形式を変換して複写の交付が行われている場合，本件対象文書の内容が，交付された複写には欠落している可能性がある。そのため，特定されたＰＤＦファイルが本件対象文書の全ての内容を複写しているか確認を求めるものである。
（４）「本件対象文書の内容と関わりのない情報」（平成２４年４月４日付け防官文第４６３９号）についても特定を求める。
平成２４年４月４日付け防官文第４６３９号で示すような「本件対象文書の内容と関わりのない情報」との処分庁の勝手な判断は，法に反するので，本件対象文書に当該情報が存在するなら，改めてその特定と開示・不開示の判断を改めて求めるものである。
（５）紙媒体についても特定を求める。
「行政文書」に関する国の解釈に従い，紙媒体が存在しないものについても，特定を求めるものである。
（６）（原処分１及び原処分３に対して）全体の決定が見通せるような実質的な決定（いわばサンプル的な決定）をすることを求める。
平成２４年度（行情）答申第３６５号及び第３６７号に従い「全体の決定が見通せるような実質的な決定（いわばサンプル的な決定）をすること」を求めるものである
（７）（原処分２及び原処分４に対して）文書の特定に漏れがないか確認を求める。
開示請求者は確認できないので，文書の特定に漏れがないか，確認を求める。
第３ 諮問庁の説明の要旨
１ 経緯
本件開示請求は，本件請求文書の開示を求めるものであり，これに該当する行政文書として，本件対象文書を特定した。
本件請求文書１については，法１１条に規定する開示決定等の期限の特例を適用し，まず，令和元年１０月２３日付け防官文第８９８０号により，本件対象文書１について，法９条１項の規定に基づく開示決定処分（原処分１）を行った後，同年１２月２７日付け防官文第１２４６０号により，本件対象文書２及び文本件対象書３について，法９条１項の規定に基づく開示決定処分（原処分２）を行った。
本件請求文書２については，法１１条に規定する開示決定等の期限の特例を適用し，まず，令和元年１１月２５日付け防官文第１０５１３号により，本件対象文書４について，法９条１項の規定に基づく開示決定処分（原処分３）を行った後，同年１２月２７日付け防官文第１２４６１号により，本件対象文書５及び本件対象文書６について，法９条１項の規定に基づく開示決定処分（原処分４）を行った。
本件各審査請求は，原処分に対して提起されたものであり，本件諮問に当たっては，それらの審査請求を併合し諮問する。
なお，本件審査請求のうち原処分１及び原処分３に係る審査請求については，審査請求が提起されてから情報公開・個人情報保護審査会への諮問を行うまでに約１年又は約１年１か月を要しているが，その間多数の開示請求に加え，開示請求の件数を大幅に上回る大量の審査請求が提起され，それらにも対応しており，諮問を行うまでに長期間を要したものである。
２ 本件対象文書について
本件対象文書は，一元的な文書管理システムをもって調製したものであり，電磁的記録で保有している。
３ 審査請求人の主張について
（１）審査請求人は，「文書の特定が不十分である。」として，電磁的記録形式の特定及び教示を求めるが，法その他の関係法令において，特定した電磁的記録の記録形式を特定し，教示しなければならないことを義務付けるような趣旨の規定はないことから，当該電磁的記録の記録形式を特定し教示することはしていない。
（２）審査請求人は，「本件開示決定通知からは不明である」として，本件対象文書の変更履歴情報及びプロパティ情報等についても特定するよう求めるとともに，「平成２４年４月４日付け防官文第４６３９号で示すような「本件対象文書の内容と関わりのない情報」との処分庁の勝手な判断は，法に反する」として，「本件対象文書の内容と関わりのない情報」についても特定し，開示・不開示を判断するよう求めるが，本件対象文書の変更履歴情報やプロパティ情報等については，いずれも防衛省において業務上必要なものとして利用又は保存されている状態になく，法２条２項の行政文書に該当しないため，本件開示請求に対して特定し，開示・不開示の判断を行う必要はない。
（３）審査請求人は，「本件対象文書が当初のファイル形式を変換して複写の交付が行われている場合，本件対象文書の内容が，交付された複写には欠落している可能性がある。」として，特定されたＰＤＦファイルが本件対象文書の全ての内容を複写しているか確認を求めるが，本件審査請求が提起された時点においては，審査請求人は複写の交付を受けていない。
（４）審査請求人は，「「行政文書」に関する国の解釈に従い，紙媒体が存在しないものについても，特定を求めるものである。」として，紙媒体についても特定を求めるが，上記２のとおり，本件対象文書については，電磁的記録のみを保有しており，紙媒体は保有していない。
（５）審査請求人は，「平成２４年度（行情）答申第３６５号及び第３６７号に従い「全体の決定が見通せるような実質的な決定（いわばサンプル的な決定）をすること」を求めるものである」として，全体の決定が見通せるような実質的な決定（いわばサンプル的な決定）をすることを求めるが，本件開示請求に係る行政文書は，法５条に規定する不開示情報を含む可能性があり，開示・不開示の判断の検討及び関係部局との調整に時間を要し，法所定の期間内に，開示請求に係る文書の全てについて開示・不開示の決定を行うこととした場合，他の業務の遂行に著しい支障が生じるおそれがあるため法１１条を適用することとし，その上で，本件開示請求に係る行政文書のうち相当の部分として，原処分１及び原処分３を行ったものである。
（６）審査請求人は，「開示請求者は確認できないので，文書の特定に漏れがないか，確認を求める。」として，文書の特定に漏れがないか確認するよう求めるが，本件対象文書のほかに本件開示請求に係る行政文書は保有していないことから原処分を行ったものであり，本件審査請求を受けて改めて確認したが，その存在は確認できなかった。
（７）以上のことから，審査請求人の主張にはいずれも理由がなく，原処分を維持することが妥当である。
第４ 調査審議の経過
当審査会は，本件各諮問事件について，以下のとおり，併合し，調査審議を行った。
① 令和２年１１月１８日諮問の受理（令和２年（行情）諮問第６２９号及び同第６３０号）
② 同日諮問庁から理由説明書を収受（同上）
③ 同年１２月１１日審査請求人から意見書を収受（同上）
④ 令和３年３月１１日審議（同上）
⑤ 同月２９日令和２年（行情）諮問第６２９号及び同
第６３０号の併合並びに審議
第５ 審査会の判断の理由
１ 本件対象文書について
本件各開示請求は，本件請求文書の開示を求めるものであり，処分庁は，本件請求文書に該当するものとして本件対象文書を特定し，その全部を開示する決定（原処分）を行った。
これに対し，審査請求人は文書の再特定を求めており，諮問庁は原処分を維持することが妥当としていることから，以下，本件対象文書の特定の妥当性について検討する。
なお，諮問書及びその添付書類（各審査請求書（写し））を確認したところ，原処分３に対しては，令和元年１１月２７日付け「共通審査請求書」の後に同年１２月１日付け「共通審査請求書（４）」が提出されていることが認められる。この点について，当審査会事務局職員をして諮問庁に確認させたところ，同日付け審査請求書は，単に同年１１月２７日付け審査請求書の内容を補足するものと解し，１件の審査請求として諮問した旨説明する。この点について，特段不自然，不合理な点があるとまではいえない。
２ 本件対象文書の特定の妥当性について
（１）本件対象文書の特定について，当審査会事務局職員をして諮問庁に確認させたところ，諮問庁から次のとおり説明があった。
ア 防衛省においては，防衛省行政文書管理規則２１条１項の規定により「総括文書管理者は，防衛省の行政文書ファイル管理簿について，公文書等の管理に関する法律施行令１１条の定めるところにより，文書管理システム（総務省が文書管理業務の業務・システム最適化計画に基づき整備した政府全体で利用可能な一元的な文書管理システム）をもって調製するものとする」とされている。
イ 本件開示請求は，本件請求文書の開示を求めるものであった。そのため，開示請求時点において防衛省が管理する行政文書ファイル管理簿のうち，直近の上部セクションが保有している行政文書ファイルの名称等が記載された文書の一覧を抽出した本件対象文書を特定したものである。
ウ 本件対象文書は一元的な文書管理システムにより抽出した文書であり，紙媒体による保存・管理は行っていないことから，電磁的記録のみを保有している。
エ 本件審査請求を受け，改めて執務室内の書庫，書架及びパソコン上のファイル等の探索を行ったものの，本件対象文書のほかに本件請求文書に該当する文書の存在は確認できなかった。
（２）本件対象文書は電磁的記録のみで保有しており，紙媒体では保有していない旨の諮問庁の上記（１）アないしウの説明が不自然，不合理とはいえない上，上記（１）エの探索の範囲等も不十分とはいえず，他に文書の存在をうかがわせる事情も認められないことから，防衛省において本件対象文書以外に本件請求文書に該当する文書を保有しているとは認められない。
３ 審査請求人のその他の主張について
審査請求人のその他の主張は，当審査会の上記判断を左右するものではない。
４ 本件各開示決定の妥当性について
以上のことから，本件請求文書の各開示請求につき，本件対象文書を特定し，開示した各決定については，防衛省において，本件対象文書の外に開示請求の対象として特定すべき文書を保有しているとは認められないので，本件対象文書を特定したことは，妥当であると判断した。
（第４部会）
委員小林昭彦，委員塩入みほも，委員常岡孝好
別紙
１ （本件請求文書）
本件請求文書１特定役職の直近の上部セクションが保有する行政文書ファイル名が分かる文書
本件請求文書２「特定役職の直近の上部セクションが保有する行政文書ファイル名が分かる文書」のうち該当部署及び当該部
署が保有する行政文書のファイル名が記載されたページ
の抜粋。
２ （本件対象文書）
（１）原処分１
本件対象文書１２０１９０５１７＿内部部局＿施行前０２（１枚目のみ。）
（２）原処分２
本件対象文書２２０１９０５１７＿内部部局＿施行前０２（１枚目を除く。）
本件対象文書３２０１９０５１７＿内部部局＿施行後０２
（３）原処分３
本件対象文書４２０１９０５１７＿内部部局＿施行前０２（１枚目のみ。）
（４）原処分４
本件対象文書５２０１９０５１７＿内部部局＿施行前０２（２枚目から１６３枚目まで。）
本件対象文書６２０１９０５１７＿内部部局＿施行後０２（１枚目から３１１枚目まで。）
出典：総務省ホームページ「情報公開・個人情報保護審査会 答申」（https://www.soumu.go.jp/main_sosiki/singi/jyouhou/toushin_r0211.html）を加工して作成（加工：TaiLexi AI）。
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