諮問庁：総務大臣
諮問日：令和２年２月１３日（令和２年（行個）諮問第１７号）
答申日：令和２年１２月８日（令和２年度（行個）答申第１３５号）
事件名：本人が行政相談した特定の事案について特定行政相談委員に渡した申出文書等の不開示決定（不存在）に関する件
答申書
第１ 審査会の結論
別紙の１に掲げる各文書（以下，（１）の文書を「本件申出文書」，（２）の文書を「本件資料」といい，併せて「本件文書」という。）に記録された保有個人情報（以下「本件対象保有個人情報」という。）につき，これを保有していないとして不開示とした決定は，妥当である。
第２ 審査請求人の主張の要旨
１ 審査請求の趣旨
行政機関の保有する個人情報の保護に関する法律（以下「法」という。）１２条１項の規定に基づく開示請求に対し，令和元年１０月２３日付け北海相第８３号により北海道管区行政評価局長（以下「処分庁」という。）が行った不開示決定（以下「原処分」という。）について，①私（審査請求人を指す。）が特定年月日Ａに特定行政相談委員Ａに渡した申出文書を開示してほしい，②特定職員Ａが作成した引継書又は特定警察署特定課特定警察官の取り調べに対し回答した報告書などその処理状況が分かる資料を開示してほしい。
２ 審査請求の理由
審査請求の理由は，審査請求書，意見書１及び意見書２によると，おおむね以下のとおりである。
（１）審査請求書（添付資料は省略する。）
ア 行政相談総合システムに登録した手紙，ＦＡＸ，メール等の現物については，適宜廃棄するものとする（平成２９年１０月１日総評総第２６３号「行政相談業務に係る記録について」）。ゆえに，申出文書を登録したものが存在するから。
イ 特定職員Ａは，「後任に引継しておく。」と言ったから。又，特定警察署の捜査を受け，その報告書を作成しているから。
（２）意見書１及び意見書２
別紙の２及び３のとおり。
第３ 諮問庁の説明の要旨
１ 審査請求の経緯
令和元年９月２４日付けで，処分庁宛て，法１２条１項の規定に基づき，本件対象保有個人情報について開示請求があった。これを受けて，処分庁は，同年１０月２３日付けで，原処分を行った。
本件審査請求は，原処分を不服として，平成元年１０月２４日付けで諮問庁に対し行われたものである。
２ 開示請求の概要
（１）本件開示請求の内容は，審査請求人が北海道管区行政評価局に特定年月日Ａに行政相談し特定年月日Ｂに回答のあった事案（以下「本件事案」という。）について，①審査請求人が特定年月日Ａに行政相談委員に渡した申出文書，②その処理状況がわかる資料（北海道管区行政評価局職員の引継書のうち，審査請求人の申出文書は破棄することを申し送りした部分など）の開示を求めるものである。
（２）処分庁は，開示請求のあった保有個人情報については処分庁において保有していないことから，令和元年１０月２３日付け北海相第８３号により不開示として原処分を行った。
３ 諮問庁の意見等
（１）諮問庁の意見
ア 本件申出文書について
審査請求人は，本件申出文書を行政相談委員に渡したと主張し，本件申出文書の開示を求めている。
処分庁は，本件申出文書について保有していないため不開示とする原処分を行っていることから，諮問庁において，処分庁に対し，その経緯及び理由について確認したところ，本件申出文書は廃棄済みである旨及び以下の説明を受けた。
（ア）本件申出文書は，処分庁が行った利用停止決定にかかる意見・要望であるが，当該利用停止決定については，審査請求に対する裁決が既に出ているものである。
（イ）これまでも，同様の申出が口頭及び文書で行われており，審査請求人に対し，申出の都度，当該内容については審査請求に対する裁決が出されており，これ以上対応できないことを説明し，文書を返戻することを伝えてきたが，受けとらず，廃棄するよう依頼を受けたことから，審査請求人の意思に従って廃棄する対応を行った経緯がある。
（ウ）本件申出文書については，行政相談委員から処分庁に郵送されたものであるが，処分庁は，審査請求人に対し，上記（イ）と同様の説明を行い，既に廃棄した旨の説明を行っている。
また，本件審査請求を受け，諮問庁において，処分庁における本件申出文書の保有の有無を改めて探索させたものの，本件申出文書の存在は確認できなかった。
したがって，本件申出文書については，既に廃棄済みであることから，処分庁において保有しているとは認められない。
イ 本件資料について
諮問庁において，処分庁に確認したところ，本件事案については，処理の経過を取りまとめて関連文書を保存することは行っておらず，審査請求人の申出文書について廃棄するといった内容の引継書については作成していないと説明している。
また，本件審査請求を受け，諮問庁において，処分庁における本件事案の処理状況を記録した文書の保有の有無を改めて探索させたものの，存在は確認できなかった。
したがって，処分庁において，本件事案の処理状況を記録した文書を保有しているとは認められない。
なお，審査請求人は，本件審査請求において，「特定警察署警察官の取り調べに対し回答した報告書」を例示した上で，本件資料について開示してほしい旨の主張をしているが，「特定警察署警察官の取り調べに対し回答した報告書」については，本件審査請求の契機となった開示請求において，請求の対象とされていないため，開示文書として特定しなかった原処分は妥当である。
（２）結論
以上を踏まえれば，原処分を維持することが適当であると考える。
第４ 調査審議の経過
当審査会は，本件諮問事件について，以下のとおり，調査審議を行った。
① 令和２年２月１３日諮問の受理
② 同日諮問庁から理由説明書を収受
③ 同年３月１６日審査請求人から意見書１を収受
④ 同年７月２０日審査請求人から意見書２及び資料を収受
⑤ 同年１１月６日審議
⑥ 同年１２月４日審議
第５ 審査会の判断の理由
１ 本件開示請求ついて
本件開示請求は，本件対象保有個人情報の開示を求めるものであり，処分庁は，本件対象保有個人情報を保有していないとして不開示とする原処分を行った。
これに対し，審査請求人は，本件対象保有個人情報の開示を求めていると解されるが，諮問庁は，原処分を維持することが適当であるとしていることから，以下，本件対象保有個人情報の保有の有無について検討する。
２ 本件対象保有個人情報の保有の有無について
（１）本件対象保有個人情報の保有の有無について，当審査会事務局職員をして諮問庁に更に確認させたところ，諮問庁は，おおむね以下のとおり説明する。
ア 本件申出文書の受領及び廃棄の経緯等については次のとおりである。（ア）本件申出文書については，特定年月日Ａに，特定施設において，審査請求人から特定行政相談委員Ａが預かり，その後，特定行政相談委員Ａから北海道管区行政評価局に郵送された。
（イ）特定年月日Ｂに北海道管区行政評価局において，審査請求人から，「本件申出文書は，行政相談委員に内容を知ってもらうために作成したものなので，廃棄してもらってかまわない」旨の発言があった。（ウ）上記第３の３（１）ア（イ）のとおり，これまでも同様の申出があり，文書については，審査請求人の意思に従って破棄していたため，本件申出文書の廃棄についても，廃棄記録を作成せずに廃棄した。なお，本件申出文書については，行政相談総合システムにも登録していない。
イ 本件資料を作成しなかった経緯等については次のとおりである。（ア）北海道管区行政評価局では，本件の申出内容は，処分庁が行った利用停止決定に係る不満であり，当該利用停止決定は審査請求に対する裁決が既に行われていることから，行政相談事案として対応していない。
（イ）北海道管区行政評価局では，行政相談委員に対して，定例相談所等で審査請求人から文書を渡された場合は，その場で対応せず，北海道管区行政評価局にそのまま送付するよう依頼していたため，特定行政相談委員Ａは行政相談事案として対応していない。
（ウ）特定職員Ａは，「審査請求人が，北海道管区行政評価局の行った保有個人情報の利用停止の決定に対し審査請求を行い，裁決済みとなっている事案について不満を抱いていることは，後任に引き継ぎます。」と言ったのであり，本件資料を作成するという趣旨ではない。
ウ 本件審査請求を受け，念のため，本件開示請求の際と同様に執務室，書庫，パソコン上のシステム情報及びフォルダ内等を探索したが，本件文書の存在は確認できなかった。
（２）これを検討するに，上記第３の３（１）ア及び上記（１）アにおける本件申出文書の受領及び廃棄の経緯等についての諮問庁の説明に，特段不自然，不合理な点は認められない。
また，諮問庁から上記（１）イ（ア）掲記の裁決に関する資料の提示を受け，当審査会事務局職員をして確認させたところによれば，上記（１）イ（ア）の諮問庁の説明に，不自然，不合理な点は認められず，本件資料については，審査請求人において，本件資料の存在について，具体的な根拠を示しているわけではなく，処分庁において本件資料を保有していることをうかがわせる事情も認められないことからすると，上記（１）イ（イ）及び（ウ）の諮問庁の説明に，特段不自然，不合理な点は認められず，本件資料を作成していない旨の上記第３の３（１）イの諮問庁の説明を否定することまではできない。
本件対象保有個人情報の探索の範囲等については，上記第３の３（１）及び上記（１）ウのとおりであり，特段の問題があるものとは認められない。
（３）以上によれば，北海道管区行政評価局において，本件対象保有個人情報を保有しているとは認められない。
３ 審査請求人のその他の主張について
（１）審査請求人は，本件審査請求において，特定職員Ａが特定警察署警察官の取調べに対し回答した報告書の開示を求めるものとも解されるが，審査請求人は，本件開示請求書において，本件文書に記録された保有個人情報の開示を求めているのであって，上記主張は，本件開示請求の文言と異なり，審査請求手続において開示請求の範囲を拡大しようとするものであり，これを認めることはできない。
（２）審査請求人のその他の主張は，当審査会の上記判断を左右するものではない。
４ 付言
本件不開示決定通知書には，開示をしないこととした理由について，「開示請求のあった保有個人情報については，保有していないため。」と記載されているところ，一般に，保有個人情報の不存在を理由とする不開示決定に際しては，単に対象保有個人情報を保有していないという事実を示すだけでは足りず，保有個人情報が記録された行政文書を作成又は取得していないのか，あるいは作成又は取得した後に，廃棄又は亡失したのかなど，なぜ当該保有個人情報が存在しないかについても理由として付記することが求められる。
したがって，原処分における理由付記は，行政手続法８条１項の趣旨に照らし，適切さを欠くものであり，処分庁においては，今後の対応において，上記の点について留意すべきである。
５ 本件不開示決定の妥当性について
以上のことから，本件対象保有個人情報につき，これを保有していないとして不開示とした決定については，北海道管区行政評価局において本件対象保有個人情報を保有しているとは認められず，妥当であると判断した。
（第１部会）
委員小泉博嗣，委員池田陽子，委員木村琢麿
別紙
１ 本件文書
本人（審査請求人を指す。以下同じ。）が北海道管区行政評価局に特定年月日Ａに行政相談し特定年月日Ｂに回答のあった事案について（１）本人が特定年月日Ａに特定行政相談委員Ａに渡した申出文書（本件申出文書）
（２）その処理状況がわかる資料（特定職員Ａの引継書のうち，本人の申出文書は破棄することを申し送りした部分など）（本件資料）
２ 意見書１
「当初の利用目的を達成したため」とはどういうことか質問した申出文書を廃棄した経緯
特定年月～申出文書（メール・文書）で十数回質問保管
特定年月日Ａ特定行政相談委員Ａに渡した行政相談申出文書本件～廃棄特定年月日Ｃ特定行政相談委員Ｂに渡した行政相談申出文書保管・特定職員Ｂは廃棄すると言ったが，私（審査請求人を指す。以下同じ。）が行政相談申出文書は３年保存，意見・要望は１年保存と教えると，保管することとなった。
特定年月日Ｄ特定行政相談委員Ｂに渡した行政相談申出文書原本返戻・写保管
また，
特定年月日Ｅ付け不作為審査請求書総務省行政相談管理官室特定職員Ｃから至急回答するので取り下げるよう依頼あり。返戻した。
過去に返戻を断ったことはない。廃棄するよう依頼したこともない。＜本件の扱い＞
本件申出文書は，処分庁が行った利用停止決定の理由「当初の利用目的を達成したため」とはどういうことか教えてほしい。という，行政相談・質問である。
その回答は，
法３６条に基づき審査請求人から「私はメールを送信していないから（特定職員Ｄがメールを捏造したから）」と利用停止請求があり，審査基準，法３８条本文に基づき，当該利用停止請求に理由があると認め，法３８条但し書きに基づき「当初の利用目的を達成したため」利用停止しても当該事務の適正な遂行に支障がないと認め，捏造したメールを利用停止・消去の決定をした。
（根拠）法３８条及び審査基準
○総務省訓令第１号
行政機関の保有する個人情報の保護に関する法律に基づく処分に係る審査基準
平成１７年１月６日総務大臣麻生太郎
第７ 利用停止決定の審査基準
１ 利用停止をする旨の決定（３９条１項）は，請求に係る保有個人情報が次のいずれかに該当し，当該請求に理由があると認める場合に行うものとする。
（１）略
（２）３条２項の規定に違反して保有されているとき
「３条２項の規定に違反して保有されているとき」とは，いったん特定された利用目的の達成に必要な範囲を超えて個人情報を保有している場合をいう。なお，３条３項に違反して，当初の利用目的と相当の関連性を有すると合理的に認められる範囲を超えて利用目的の変更を行っている場合も含まれる。
（３）８条１項及び２項の規定に違反して利用されているとき
３ 意見書２（添付資料は省略する。）
〇総務省理由説明書
文書を返戻することを伝えてきたが，受けとらず，廃棄するよう依頼を受けたことから，審査請求人の意思に従って廃止する対応をした経緯がある。
が虚偽記載である。
●文書を返戻することに対し，相手方に伝えることや相手方の同意は必要ありません。
別添のとおり，北海道管区行政評価局は，文書を返戻する場合に相手方に伝えずに，一方的に封筒に通知文と返戻文書を入れて，簡易書留で郵送します。
・私は，文書を返戻することを伝えられていない。
・私は，廃棄するよう依頼していない。
●特定警察署特定警察官に対する，特定職員Ａの説明では「（相談者に破棄すると伝え）相談者の了承を得て廃棄した」となっている。
結論
特定行政相談委員Ａが，申出文書の写しを保管しているので，それを開示してください。
出典：総務省ホームページ「情報公開・個人情報保護審査会 答申」（https://www.soumu.go.jp/main_sosiki/singi/jyouhou/toushin_r02k03.html）を加工して作成（加工：TaiLexi AI）。
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