諮問庁：特許庁長官
諮問日：令和２年３月３０日（令和２年（行個）諮問第６０号）
答申日：令和２年１２月１１日（令和２年度（行個）答申第１３７号）
事件名：特許庁情報システム等に関する本人からの特定日付け質問メールの検討状況に関する文書の不開示決定（不存在）に関する件
答申書
第１ 審査会の結論
別紙に掲げる文書に記録された保有個人情報（以下「本件対象保有個人情報」という。）につき，これを保有していないとして不開示とした決定は，妥当である。
第２ 審査請求人の主張の要旨
１ 審査請求の趣旨
行政機関の保有する個人情報の保護に関する法律（以下「法」という。）１２条１項の規定に基づく開示請求に対し，令和元年８月１日付け２０１９０７２６特許７により特許庁長官（以下「処分庁」又は「諮問庁」という。）が行った不開示決定（以下「原処分」という。）について，その取消しを求める。
２ 審査請求の理由
原処分は，不当かつ違法である。すなわち，文書を特定・保有したのか，特定・保有しなかったのか，を明確にしてほしい。もし，特定・保有したが，保存期間の満了により廃棄した場合は，保存期間，廃棄年月日を明確にしてほしい。また，国立公文書館に移管した場合は移管年月日を明確にしてほしい。
第３ 諮問庁の説明の要旨
１ 諮問の概要
（１）審査請求人は，令和元年６月１７日付けで，法１２条１項に基づき，処分庁に対し，保有個人情報開示請求（以下「本件開示請求」という。）を行い，処分庁は同月１９日付けでこれを受理した。
（２）本件開示請求に対し，処分庁は，本件対象保有個人情報につき，その全部を不開示とする決定（以下「当初処分」という。）を令和元年７月１９日付けで行った。
（３）当初処分の後，処分庁は，決定通知書中の行政不服審査法（平成２６年法律第６８号）の教示に誤りがあることを確認したため，改めて令和元年７月２６日付けで受付を行い，当該部分を修正の上，原処分を同年８月１日付けで行った。
（４）これに対して，審査請求人は，行政不服審査法２条の規定に基づき，令和元年１０月２７日付けで，処分庁に対して，原処分の取消しを求める審査請求（以下「本件審査請求」という。）を行い，諮問庁は同月２８日付けでこれを受理した。
（５）本件審査請求を受け，諮問庁は，原処分の妥当性につき改めて慎重に精査したが，本件審査請求については理由がないと認められるので，諮問庁による決定で本件審査請求を棄却することにつき，情報公開・個人情報保護審査会に諮問するものである。
２ 原処分における処分庁の決定及びその理由
本件開示請求に対し，処分庁は，令和元年８月１日付けで，開示請求に係る文書の全部を不開示とする決定を行った。文書を不開示とした理由は，審査請求人から送信された各電子メールを職員間で共有するための各電子メールは，保存期間満了のため既に廃棄済みであり，また，その他の検討状況に関する文書は作成しておらず，不存在のためである。
３ 審査請求人の主張についての検討
審査請求人は，原処分に対して，「文書を特定・保有したのか，特定・保有しなかったのかを明確にしてほしい。」とし，文書を特定・保有したのか否かを明確にすべきであることを理由に，原処分が不当であると主張する。
しかしながら，審査請求人が開示請求をした各文書のうち，職員間の各電子メールについては，保存期間満了のため既に廃棄済みであることを原処分に明記しており，これらが一旦，作成又は取得した後に廃棄されたことは明らかである。また，その他の検討状況に関する文書は，原処分に明記しているとおり作成をしていないのであり，その点は，原処分の処分書からも明らかであるから，これらが不明であるとして原処分の不当性を主張する審査請求人の主張は理由がない。
４ 結論
以上のとおり，原処分は適法かつ妥当であると考えられることから，本件審査請求は棄却することとしたい。
第４ 調査審議の経過
当審査会は，本件諮問事件について，以下のとおり，調査審議を行った。
① 令和２年３月３０日諮問の受理
② 同日諮問庁から理由説明書を収受
③ 同年１１月２０日審議
④ 同年１２月９日審議
第５ 審査会の判断の理由
１ 本件開示請求について
本件開示請求は，本件対象保有個人情報の開示を求めるものである。審査請求人は，原処分の取消しを求めており，諮問庁は，本件対象保有個人情報を保有していないとして不開示とした原処分を妥当としていることから，以下，本件対象保有個人情報の保有の有無について検討する。
２ 本件対象保有個人情報の保有の有無について
（１）本件対象保有個人情報の保有の有無について，当審査会事務局職員をして諮問庁に確認させたところ，諮問庁から次のとおり説明があった。
ア 本件開示請求は，特許庁職員同士のメールを含めた，特許庁内部における審査請求人が送信した各電子メールに関する検討状況に係る文書に記録された保有個人情報の開示を求めるものと解した。
本件開示請求書において，審査請求人が平成３０年１２月１９日に送信したと記載している電子メール（以下「本件端緒メール」という。）は，特許庁のウェブサイトで公開している「お問い合わせフォーム」を利用して送信され，総務課広報室に届いている。
一般的に，総務課広報室は，受信した問合せ電子メールのうち，回答を要し，同室での回答が困難と判断した電子メールについては，庁内の他部署に回答案の作成を依頼している。
本件端緒メールは，審査請求人が過去に行った，行政機関の保有する情報の公開に関する法律（平成１１年法律第４２号）に基づく行政文書開示請求と関連のある内容であったため，当該請求に対応した秘書課情報公開推進室に転送され，同室において回答案が作成された。作成された回答案は，総務課広報室に送付され，同室から審査請求人に回答の電子メールを送信した。
イ 本件端緒メールを総務課広報室が秘書課情報公開推進室に転送した電子メール及び秘書課情報公開推進室が総務課広報室に本件端緒メールへの回答案を送付した電子メールは平成３０年１２月中に作成されたと考えられる。同年４月１日から平成３１年３月３１日まで有効であった特許庁行政文書管理規則（平成２３年４月１日２０１８０３１９特許１）（以下「規則１」という。）１５条によれば，文書管理者は，規則１の別表第１に基づき標準文書保存期間基準を定め，保存期間の設定においては，公文書等の管理に関する法律（平成２１年法律第６６号。以下「公文書管理法」という。）２条６項にいう歴史公文書等（歴史資料として重要な公文書その他の文書）に該当するとされた行政文書にあっては，１年以上の保存期間を定めるものとされ，歴史的公文書等に該当しないものであっても，意思決定過程や事務及び事業の実績の合理的な跡付けや検証に必要となる行政文書については，原則として１年以上の保存期間を定めるものとされている。上記各電子メールは，歴史的公文書等にも意思決定過程や事務及び事業の実績の合理的な跡付けや検証に必要となる行政文書にも該当しない。また，これら各電子メールを作成又は取得した各担当部署の，当該時期に有効であった標準文書保存期間基準（以下「基準１」という。）において保存期間が定められた類型の行政文書にも該当しないことから，上記各電子メールはその保存期間を１年未満に設定し，回答の電子メールを送信し，本件端緒メールに係る対応を終了した時点で不用となるため廃棄しており，本件開示請求のあった令和元年６月の時点においてもはや保有していなかった。
ウ 総務課広報室は通常，特許庁の業務一般に関する問合せに対して回答を行っているが，本件端緒メール以降に審査請求人から送信された各問合せ電子メール（以下「その他問合せメール」という。）については，本件端緒メールへの回答案を作成した秘書課情報公開推進室に職員間の電子メールによって共有し，同室と検討した結果，特定の職員を名指しし，特定の言動について尋ねる等，特許庁の業務一般に関する問合せではなかったことから，回答を行わないこととした。なお，上記総務課広報室と秘書課情報公開推進室との検討は，職員間の電子メールによって行われ，当該職員間の電子メール以外にその他問合せメールに関する検討文書は作成しておらず，保有していない。
上記その他問合せメールを総務課広報室から秘書課情報公開推進室に共有するための職員間の電子メール及びその他問合せメールへの対応に関して検討した職員間の電子メールは平成３０年１２月から令和元年６月の間にそれぞれ作成されたと考えられる。規則１の１５条及び平成３１年４月１日から令和２年６月３０日まで有効であった特許庁行政文書管理規則（平成２３年４月１日２０１９０３１８特許１）（以下「規則２」という。）の１６条によれば，文書管理者は，規則１及び規則２の別表第１に基づき標準文書保存期間基準を定め，保存期間の設定においては，公文書管理法２条６項にいう歴史公文書等（歴史資料として重要な公文書その他の文書）に該当するとされた行政文書にあっては，１年以上の保存期間を定めるものとされ，歴史的公文書等に該当しないものであっても，意思決定過程や事務及び事業の実績の合理的な跡付けや検証に必要となる行政文書については，原則として１年以上の保存期間を定めるものとされている。上記各職員間の電子メールは，歴史的公文書等にも意思決定過程や事務及び事業の実績の合理的な跡付けや検証に必要となる行政文書にも該当しない。また，これら各電子メールを作成又は取得した各担当部署の基準１，平成３１年４月１日から令和２年３月３１日まで有効であった標準文書保存期間基準（以下「基準２」という。）及び令和２年４月１日に定められ，本件開示請求時点においても有効である標準文書保存期間基準（以下「基準３」という。）において保存期間が定められた類型の行政文書にも該当しないことから，上記各職員間の電子メールはその保存期間を１年未満に設定し，回答を行わずにその他問合せメールへの対応を終了するとした時点で不用となるため廃棄しており，本件開示請求のあった令和元年６月の時点においてもはや保有していなかった。
エ 本件審査請求を受け，念のため，各担当部署において書庫，パソコン上のファイル等の探索を行ったが，本件対象保有個人情報の存在は確認できなかった。
（２）諮問庁から規則１，規則２，基準１，基準２及び基準３の提示を受けて確認したところ，その内容は上記（１）イ及びウの諮問庁の説明のとおりであると認められ，本件開示請求時点において審査請求人から送信された各問合せ電子メールに関する職員間の電子メールは既に廃棄しており，当該廃棄された職員間の電子メールに含まれる，総務課広報室と秘書課情報公開推進室がその他問合せメールへの対応を検討した職員間の電子メールの外に審査請求人から送信された各問合せ電子メールに関する検討文書は作成しておらず，探索によってもその存在を確認できなかったなどとする諮問庁の上記（１）の説明は不自然，不合理とまではいえず，他に本件対象保有個人情報の存在をうかがわせる事情も認められないことから，特許庁において本件対象保有個人情報を保有しているとは認められない。
３ 審査請求人のその他の主張について
審査請求人のその他の主張は，当審査会の上記判断を左右するものではない。
４ 本件不開示決定の妥当性について
以上のことから，本件対象保有個人情報につき，これを保有していないとして不開示とした決定については，特許庁において本件対象保有個人情報を保有しているとは認められず，妥当であると判断した。
（第２部会）
委員白井玲子，委員佐藤郁美，委員中川丈久
別紙
「特定年月日特定新聞に宗像長官の亡くなった特定職員に対する特定文書が掲載されているが，本件特定文書や特許庁情報システムに関する審査請求人からの下記質問メールの受付・回答メール作成に関する検討状況に関する文書（例えば，職員間のメール・ＦＡＸ・書類のやりとり，会議議事録，検討書，出席者名簿，提出書類等）。
・特許庁への質問メール（平成３０年１２月１９日ないし令和元年６月５日）（以下省略）」
出典：総務省ホームページ「情報公開・個人情報保護審査会 答申」（https://www.soumu.go.jp/main_sosiki/singi/jyouhou/toushin_r02k03.html）を加工して作成（加工：TaiLexi AI）。
本文は公表資料（PDF 等）から機械的に抽出・整形したもので、改行や記号に誤りを含むことがあります。正確な文言は原本でご確認ください。