諮問庁：総務大臣
諮問日：令和元年６月２１日（令和元年（行個）諮問第３９号）
答申日：令和２年６月２日（令和２年度（行個）答申第２２号）
事件名：本人による行政相談に係る相談対応票の不訂正決定に関する件
答申書
第１ 審査会の結論
特定年月日Ａに私（審査請求人）に回答した処理状況が分かる相談対応票（以下「本件文書」という。）に記録された保有個人情報（以下「本件対象保有個人情報」という。）の訂正請求につき，不訂正とした決定は，妥当である。
第２ 審査請求人の主張の要旨
１ 審査請求の趣旨
行政機関の保有する個人情報の保護に関する法律（以下「法」という。）２７条１項の規定に基づく訂正請求に対し，平成３１年４月１７日付け北海相第５１号により北海道管区行政評価局長（以下「処分庁」という。）が行った不訂正決定（以下「原処分」という。）について，審査請求人が提出した保有個人情報訂正請求書のとおり訂正をしてほしい。
２ 審査請求の理由
審査請求の理由は，審査請求書及び意見書によると，おおむね以下のとおりである。
（１）審査請求書
保有個人情報訂正請求書の請求に係る趣旨及び理由（その内容は別紙の１のとおり。）のとおり。
（２）意見書（資料（別紙）は省略する。）
別紙の２のとおり。
第３ 諮問庁の説明の要旨
１ 審査請求の経緯
平成３１年３月２２日付けで，処分庁に対して，法２７条１項の規定に基づき，本件対象保有個人情報について訂正請求があった。処分庁は，法２９条に規定する「当該訂正請求に理由があると認めるとき」には該当しないとして，同年４月１７日付け北海相第５１号で，当該保有個人情報の訂正をしない旨の決定（原処分）を行った。
本件審査請求は，原処分を不服として，平成３１年４月２０日付けで，諮問庁に対し行われたものである。
２ 審査請求の趣旨等
（１）請求の趣旨
審査請求人が提出した保有個人情報訂正請求書のとおりに訂正するよう求める。
（２）請求の理由
審査請求人の利用停止請求に対する札幌法務局の平成３０年８月１７日付け決定を不服として同人が審査請求を行った際，法務省が審査会への諮問に付した理由説明書の写しであるとする文書（以下「本件別紙文書」という。）にその旨の記載があるから。
３ 諮問庁の意見
審査請求人は，本件相談対応票（本件文書）の調査結果欄の記載につき，本件別紙文書中の「当時の総務課長，総務係長，担当職員ともに「特定職員Ａ」という名前は記憶にない。担当していたのは係長であるため，課長及び職員は北海道管区行政評価局と話をしていない。そのような照会を受け，説明した事実は確認できないと説明した。」旨を追記することを請求している。
相談対応票は，行政相談の業務の処理を記録するものであり，相談を受けた者が，相談者からの相談内容に基づき，相談内容，処理状況等の対応経過，相談者への回答等についてその概要を記録しているものである。今回の審査請求を受け，諮問庁が処分庁に請求内容の事実関係等について照会した結果，本件相談対応票に記載された内容は，相談を受け付けた当時において相談者から申出のあった相談内容，その後の調査の結果，相談者への回答内容について，相談対応者がその概要を記載したものであることが確認できており，不適切な点は認められない。
なお，本件請求は，特定年月に審査請求人の相談を受けて北海道管区行政評価局が作成した相談対応票の調査結果欄について，特定年Ｂに作成されたものとみられる本件別紙文書に記載された内容に訂正すべきであるとしているが，当省はこの内容について判断する立場にない。
よって，北海道管区行政評価局が作成した当時の相談対応票を訂正する必要は認められない。
したがって，法２９条に規定する「当該訂正請求に理由があると認めるとき」には該当しない。
第４ 調査審議の経過
当審査会は，本件諮問事件について，以下のとおり，調査審議を行った。
① 令和元年６月２１日諮問の受理
② 同日諮問庁から理由説明書を収受
③ 同年７月８日審査請求人から意見書及び資料を収受
④ 令和２年４月１７日審議
⑤ 同年５月２９日審議
第５ 審査会の判断の理由
１ 本件訂正請求について
本件訂正請求は，本件文書に記録された保有個人情報（本件対象保有個人情報）について，別紙の１のとおりの訂正を求めるものであるところ，処分庁は，当該訂正請求に理由があると認めるときに該当しないとして，不訂正とする原処分を行った。
これに対し，審査請求人は，審査請求をして別紙の１のとおりの訂正を求めているが，諮問庁は，原処分を妥当としていることから，以下，審査請求人が訂正を求めている本件対象保有個人情報の訂正の要否について検討する。
２ 法２７条１項１号について
本件対象保有個人情報は，本件訂正請求に先立ち，審査請求人が法１２条１項の規定に基づき行った開示請求に対して，処分庁から開示された自己を本人とする保有個人情報であることから，法２７条１項１号の「開示決定に基づき開示を受けた保有個人情報」に該当すると認められる。
３ 訂正の要否について
（１）訂正請求を行う者は，開示を受けた保有個人情報のうち，①どの部分（「事実」に限る。）の表記について，②どのような根拠に基づき，当該部分の表記が事実でないと判断し，③その結果，どのような表記に訂正すべきと考えているのか等の，請求を受けた行政機関の長が当該保有個人情報の訂正をすべきか否かを判断するに足りる内容を，自ら根拠を示して明確かつ具体的に主張する必要がある。
そして，請求を受けた行政機関の長においては，訂正請求を行う請求人から明確かつ具体的に主張や根拠の提示がない場合や，当該根拠をもってしても請求人が訂正を求めている事柄が「事実でない」とは認められない場合には，法２９条に規定する「訂正請求に理由があると認めるとき」に該当しないと判断することになる。
（２）そこで，当審査会において，諮問書に添付された本件文書（写し）を確認したところによると，本件対象保有個人情報が記録された本件文書は，特定年月日Ａに特定行政相談委員が審査請求人から受け付けた相談について，北海道管区行政評価局における対応結果等が記録されている文書（相談対応票）であり，審査請求人が訂正を求める箇所は，本件文書中の「対応に関する情報」の「調査結果」欄のうちの「札幌法務局では，相談者に対して，特定年月日Ｂ北海道管区行政評価局から，司法書士の処分に係る通知に関する照会を受け，説明したという記録がないため，そのような照会を受け，説明したか否かについて，確認できないと説明した。これは当時の総務課長も同じ認識である。」との記載部分であると認められる。
（３）審査請求人が訂正を求める上記の記載部分について，当審査会事務局職員をして更に諮問庁に確認させたところ，当該記載部分は，北海道管区行政評価局の当時の担当職員が，札幌法務局を訪問し，当該法務局の職員から聴取した内容を記載しており，処分庁において担当職員に確認したところ，記載内容について誤りはない旨説明する。この点につき，本件文書の記載趣旨及びその内容等を併せて考慮すると，諮問庁の上記説明に，特段不自然，不合理な点は見当たらず，諮問庁の上記第３の３の説明も首肯でき，法２９条の訂正請求に理由があると認めるときに該当するということはできない。
（４）以上のとおり，本件対象保有個人情報について，法２９条に基づく訂正義務があるとは認められない。
４ 審査請求人のその他の主張について
審査請求人のその他の主張は，当審査会の上記判断を左右するものではない。
５ 本件不訂正決定の妥当性について
以上のことから，本件対象保有個人情報の訂正請求につき，不訂正とした決定については，本件対象保有個人情報は，法２９条の保有個人情報の訂正をしなければならない場合に該当するとは認められないので，妥当であると判断した。
（第１部会）
委員小泉博嗣，委員池田陽子，委員木村琢麿
別紙
１ 保有個人情報訂正請求書の訂正請求の趣旨及び理由
（趣旨）
「札幌法務局では，相談者に対して，特定年月日Ｂに北海道管区行政評価局から，司法書士の処分に係る通知に関する照会を受け，説明したという記録がないため，そのような照会を受け，説明したか否かについて，確認できないと説明した。これは当時の総務課長も同じ認識である。」を「札幌法務局では，相談者に対して，特定年月日Ｂに北海道管区行政評価局から，司法書士の処分に係る通知に関する照会を受け，説明したという記録がない。当時の総務課長，総務係長，担当職員ともに「特定職員Ａ」という名前は記憶にない。担当していたのは，係長であるため，課長及び職員は北海道管区行政評価局と話をしていない。そのような照会を受け，説明した事実は確認できないと説明した。これは当時の総務課長も同じ認識である。」に訂正せよ。
（理由）
法務省理由説明書に記載されているから。
「特定年Ａ意見要望のうち，特定年月日Ｃ，利用停止請求者が札幌法務局に対し，司法書士を懲戒処分しなかった場合はその旨を教えないという，その根拠法令判例について質問したメールを印刷した文書（＝私（審査請求人を指す。以下同じ。）が特定行政相談委員に渡した申出文書）」について特定職員Ａに情報を提供した事実はないと札幌法務局が法務省大臣官房秘書課に事前協議し，回答を得て，保有個人情報の利用停止をしない旨の決定をしているから。
２ 意見書
〇総務省理由説明書
なお，本件請求は，特定年月に審査請求人の相談を受けて北海道管区行政評価局が作成した相談対応票の調査結果欄について，特定年Ｂに作成されたとみられる本件別紙文書に記載された内容に訂正すべきであるとしているが，当省はこの内容について判断する立場にない。→（事実）当省は札幌法務局の発言内容を確認する立場にある。
・その根拠：内閣府文書管理課
省庁間で協議した内容を残す場合には，原則として相手の省庁の発言内容を確認してから公文書に記録するよう各省庁に通知している。〇訂正すべき理由
札幌法務局は特定年Ａから一貫して①札幌法務局に記録はない。②特定職員Ａという名前に記憶はない。と発言している。
これに基づくと，北海道管区行政評価局は，札幌法務局の発言内容を確認してから公文書（相談対応票）に記録することになるので，訂正すべきである。
（１）札幌法務局の不利用停止の事前協議の主張
「特定年Ａ意見要望のうち，特定年月日Ｃ，利用停止請求者が札幌法務局に対し，司法書士を懲戒処分しなかった場合はその旨を教えないという，その根拠法令判例について質問したメールを印刷した文書（＝私が特定行政相談委員に渡した申出文書）」について特定職員Ａに情報を提供した事実はないと札幌法務局が法務省大臣官房秘書課に事前協議し，回答を得て，保有個人情報の利用停止をしない旨の決定をしている。別紙１
（２）札幌法務局の発言内容を理由説明書（別紙２）から記録すると。「札幌法務局では，相談者に対して，特定年月日Ｂに北海道管区行政評価局から，司法書士の処分に係る通知に関する照会を受け，説明したという記録がない。当時の総務課長，総務係長，担当職員ともに「特定職員Ａ」という名前は記憶にない。担当していたのは，係長であるため，課長及び職員は北海道管区行政評価局と話をしていない。そのような照会を受け，説明した事実は確認できないと説明した。これは当時の総務課長も同じ認識である。」となる。（３）特定警察署特定職員Ｂの虚偽公文書作成罪の捜査結果
特定職員Ａは「札幌法務局の担当者の氏名はわからない。性別も分からない。札幌法務局民事行政部総務課に対して通報者から処分の有無について照会することができるか否かを確認したところ，一般業務サービスとして，調べて伝えることができる旨の回答を得た。」と主張した。
札幌法務局担当の特定職員Ｃは，調べなくても懲戒処分の有無はわかるので，特定職員Ａが嘘をついていることが分かる。
（４）総務省行政評価局行政相談業務室特定職員Ｄからのメール別紙３では，「特定年月日Ｂに，札幌法務局民事行政部総務課に照会（電話）した上で，同課からの回答（法令に規定が無いため申出人への通知を行っていない）を〇〇（審査請求人の姓）様に伝えており，職員個人の判断で根拠のない回答を行ったものではありません。」である。特定職員Ａの主張は嘘であることがわかる。
（５）特定年月日Ｂ特定時刻Ａ特定職員Ａの回答（電話）：役所は法律に書いていないことはしない。教えないのは当然だ。
特定年月日Ｂ特定時刻Ｂ特定職員Ａの電話（懲戒処分の有無は教えない）を受け，懲戒処分の有無を調べるため不作為の審査請求をした。別紙４
特定年月日Ｄ特定時刻Ｃに札幌法務局からのメール，「従前回答したとおり，法文上の規定が無いことから，結果についてお知らせしない旨説明していたところです。しかしながら（中略）今後の取り扱いとして，その結果のみ通知することといたします。」別紙５特定年月日Ｄ以前懲戒処分申出書について，「結果についてお知らせしない。」
特定年月日Ｄに「結果についてお知らせしない」→「その結果のみ通知」に変更された。
特定職員Ａは札幌法務局に照会せずに回答し，相談対応票に虚偽記載をし，特定年月日Ｂに札幌法務局から一般業務サービスとして，調べて伝えることができる旨の回答を得た。と自分の手柄にしたものである。
出典：総務省ホームページ「情報公開・個人情報保護審査会 答申」（https://www.soumu.go.jp/main_sosiki/singi/jyouhou/toushin_r02k01.html）を加工して作成（加工：TaiLexi AI）。
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