諮問庁：総務大臣
諮問日：令和元年９月１８日（令和元年（行個）諮問第９０号）
答申日：令和２年６月１６日（令和２年度（行個）答申第２５号）
事件名：本人による行政相談に係る相談対応票の利用不停止決定に関する件
答申書
第１ 審査会の結論
相談対応票（特定受付番号Ａ）（以下「本件文書」という。）に記録された保有個人情報（以下「本件対象保有個人情報」という。）の利用停止請求につき，利用不停止とした決定は，妥当である。
第２ 審査請求人の主張の要旨
１ 審査請求の趣旨
行政機関の保有する個人情報の保護に関する法律（以下「法」という。）３６条１項の規定に基づく利用停止請求に対し，令和元年６月２５日付け北海相第４１号により北海道管区行政評価局長（以下「処分庁」という。）が行った利用不停止決定（以下「原処分」という。）について，本件対象保有個人情報の利用停止を求める。
２ 審査請求の理由
本件審査請求の理由の要旨は，審査請求書及び意見書によると，おおむね以下のとおりである。なお，添付資料は省略する。
（１）審査請求書
保有個人情報利用停止請求書の請求に係る趣旨及び理由（その内容は別紙の１のとおり。）のとおり。
（２）意見書
別紙の２のとおり。
第３ 諮問庁の説明の要旨
１ 審査請求の経緯
令和元年５月３０日付けで，処分庁に対して，法３６条１項の規定に基づき，本件対象保有個人情報について利用停止請求があった。処分庁は，法３８条に規定する「当該利用停止請求に理由があると認めるとき」には該当しないとして，令和元年６月２５日付け北海相第４１号で，当該保有個人情報の利用停止をしない旨の決定（原処分）を行った。
本件審査請求は，原処分を不服として，令和元年６月２７日付けで，諮問庁に対し行われたものである。
２ 審査請求の趣旨及び理由
審査請求人は，本件対象保有個人情報について，審査請求人が提出した保有個人情報利用停止請求書のとおりに利用停止してほしいとしており，その理由として，本件対象保有個人情報が相談対応票（特定受付番号Ｂ）の個人情報を利用してねつ造されたものであるためとしている。
３ 諮問庁の意見
審査請求人が利用停止を求める本件対象保有個人情報について，処分庁は，審査請求人からの請求を受け，平成２８年１１月１日付け北海相第１２４号及び平成２９年１２月２１日付け北海相第１７２号により保有個人情報の利用停止をしない旨の決定を行っており，両決定に対する審査請求についても既に棄却裁決が行われている。
したがって，法３８条に規定する「当該利用停止請求に理由があると認めるとき」には該当せず，利用停止をしないとした原処分を維持することが適当である。
第４ 調査審議の経過
当審査会は，本件諮問事件について，以下のとおり，調査審議を行った。
① 令和元年９月１８日諮問の受理
② 同日諮問庁から理由説明書を収受
③ 同年１０月８日審査請求人から意見書及び資料を収受
④ 令和２年５月１９日審議
⑤ 同年６月１２日審議
第５ 審査会の判断の理由
１ 本件利用停止請求について
本件利用停止請求は，本件対象保有個人情報の利用停止（利用の停止）を求めるものであるところ，処分庁は，本件対象保有個人情報は，当該利用目的以外の目的で利用又は提供している事実はないなどとして，法３８条に規定する「当該利用停止請求に理由があると認めるとき」には該当しないとして，利用不停止とする原処分を行った。
これに対し，審査請求人は，本件対象保有個人情報の利用停止を求めているが，諮問庁は，原処分を妥当としていることから，以下，本件対象保有個人情報の利用停止の要否について検討する。
２ 利用停止請求について
法３６条１項１号は，何人も，自己を本人とする保有個人情報が，当該保有個人情報を保有する行政機関により適法に取得されたものでないとき，法３条２項の規定に違反して保有されているとき，又は法８条１項及び２項の規定に違反して利用されているときは，当該保有個人情報の利用の停止又は消去を請求することができる旨を規定している。
そして，法３８条は「行政機関の長は，利用停止請求があった場合において，当該利用停止請求に理由があると認めるときは，当該行政機関における個人情報の適正な取扱いを確保するために必要な限度で，当該利用停止請求に係る保有個人情報の利用停止をしなければならない。」と規定している。
そこで，本件対象保有個人情報の利用停止請求につき，法３８条の「利用停止請求に理由があると認めるとき」に該当するか否かについて，以下検討する。
３ 本件対象保有個人情報の利用停止の要否について
（１）審査請求人の主張
上記第２の２のとおりである。
（２）検討
ア 当審査会事務局職員をして諮問庁に確認させたところ，諮問庁は，以下のとおり説明する。
（ア）相談対応票において，相談者の住所や電話番号等の記載に当たっては，相談者からのメールや手紙等において申告のあった情報を記入するが，情報の正確性を損なわない限り，全角，半角の使い分けやレイアウト等，相談者が用いた表記方法等まで，そのまま記載することまでは求められていないし，そのことを定めた規程等はない。また，Ｅ－ｍａｉｌ欄への記載については，担当職員の判断により行っており，規程等により統一的に記載が求められているものではない。
（イ）相談処理を行う際，通常の事案処理として，過去に同一の相談者から類似する相談があった場合には，より的確に相談に対応するため，過去の対応記録を参照したり，参照した内容を相談対応票に記載したりすることはある。
イ そこで，諮問庁から特定受付番号Ｂの相談対応票（写し）の提示を受け，当審査会において，諮問書に添付された本件文書（写し）と併せて確認したところ，上記ア（ア）及び（イ）の諮問庁の説明に不自然，不合理な点は認められない。また，審査請求人において，上記諮問庁の説明を左右するに足りる具体的な根拠を示しているとはいえないことをも併せ考えると，北海道管区行政評価局において，本件対象保有個人情報を不適法に取得し，法３条２項の規定に違反して保有し，又は法８条１項及び２項の規定に違反して利用目的以外の目的のため利用及び提供しているとは認められない。
ウ したがって，本件対象保有個人情報の利用停止請求については，法３８条の「利用停止請求に理由があると認めるとき」には該当しないと認められる。
４ 審査請求人のその他の主張について
審査請求人のその他の主張は，当審査会の上記判断を左右するものではない。
５ 本件利用不停止決定の妥当性について
以上のことから，本件対象保有個人情報の利用停止請求につき，利用不停止とした決定については，法３８条の「利用停止請求に理由があると認めるとき」に該当しないので，妥当であると判断した。
（第１部会）
委員小泉博嗣，委員池田陽子，委員木村琢麿
別紙
１ 保有個人情報利用停止請求書の請求に係る趣旨及び理由
（趣旨）
第１号該当により利用の停止を求める。
（理由）
相談対応票（特定受付番号Ｂ）の個人情報を利用して，相談対応票（特定受付番号Ａ）を捏造したから。
証拠：両方ともＥ－ｍａｉｌが空欄，全角半角文字の使い方が同じ。行政苦情１１０番メール（捏造）：特定住所Ａ（表記方法Ａ）
相談対応票（特定受付番号Ａ）：特定住所Ａ（表記方法Ｂ）
全角半角の使用方法が違い，明らかに捏造メールの個人情報を使っていない。相談対応票（特定受付番号Ａ）を捏造した後に，申出文書メール及び行政苦情１１０番メールを捏造したものである。
２ 意見書
特定職員Ａ相談対応票（特定受付番号Ｂ）と特定職員Ａ相談対応票（特定受付番号Ａ）
名前：〇〇〇〇（審査請求人の氏名（片仮名表記の振り仮名））住所：特定住所Ａ（表記方法Ｃ）
電話番号：特定電話番号
Ｅ－ｍａｉｌ欄が空欄。全角半角文字の使い方。氏名で一文字開ける。フリガナがカタカナ。
これらすべてが同一なので，この個人情報を利用して捏造したことが明白である。
なお，特定警察署の捜査では，相談対応票（特定受付番号Ａ）の申出文書（メール）及び行政苦情１１０番メールは，平成２８年１２月２６日北海相第１５４号１５５号北海道管区行政評価局長通知で，法３８条本文で「〇〇（審査請求人の姓）様はメールを送信していない（特定職員Ａ，特定職員Ｂがメールを捏造した）」ことに利用停止の理由があると認め，法３８条但し書きで，「当初の利用目的を達成したため」当該事務の適正な遂行に著しい支障及ぼす恐れがないので利用停止・消去の決定をしている。決裁文書に記載はないが，特定職員Ｃが，決裁権者（局長）等１１人に，口頭等で説明している。よって，上記保有個人情報利用停止決定通知は虚偽公文書作成罪に当たらない。
＜参考＞
１ 相談対応票（特定受付番号Ｃ）では，
名前：〇〇〇〇（審査請求人の氏名（片仮名表記の振り仮名））氏名で一文字開けない
住所：特定住所Ａ（表記方法Ｄ）丁目を省略。半角ハイフン
Ｅ－ｍａｉｌ：特定メールアドレス記載あり
※この個人情報を使用していない。
２ 相談対応票（特定受付番号Ｄ）では，
名前：〇〇〇〇（審査請求人の氏名（平仮名表記の振り仮名））ふりがながひらがな
住所：特定住所Ｂ特定地名と誤記。全角ハイフン
電話番号：特定電話番号ハイフンなし
※この個人情報を利用していない。
＜理由説明書の４諮問庁の意見＞
平成２８年１１月１日付け北海相第１２４号及び平成２９年１２月２１日付け北海相第１７２号により保有個人情報の利用停止しない旨の決定を行っており・・・・
→これに基づき，特定地方検察庁は，相談対応票の虚偽公文書作成罪を不起訴としたが，特定警察署の捜査（特定職員Ｃの新たな証言）に基づき特定検察審査会に審査申し立てをしている。メールが捏造なので，相談対応票も捏造であり，起訴される見込みである。
出典：総務省ホームページ「情報公開・個人情報保護審査会 答申」（https://www.soumu.go.jp/main_sosiki/singi/jyouhou/toushin_r02k01.html）を加工して作成（加工：TaiLexi AI）。
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