諮問庁：総務大臣
諮問日：令和元年９月１８日（令和元年（行個）諮問第９２号）
答申日：令和２年６月３０日（令和２年度（行個）答申第３８号）
事件名：本人による行政相談に係る特定日に受信した本人からのメール等の不開示決定（不存在）に関する件
答申書
第１ 審査会の結論
別紙の１ないし３に掲げる文書（以下，順に「文書１」ないし「文書３」といい，併せて「本件文書」という。）に記録された保有個人情報（以下「本件対象保有個人情報」という。）について，これを保有していないとして不開示とした決定は，妥当である。
第２ 審査請求人の主張の要旨
１ 審査請求の趣旨
行政機関の保有する個人情報の保護に関する法律（以下「法」という。）１２条１項の規定に基づく開示請求に対し，令和元年５月２１日付け北海相第８号により北海道管区行政評価局長（以下「処分庁」という。）が行った一部開示決定（以下「原処分」という。）について，本件文書及び「行政相談総合システムに相談対応票が保存された年月日時間の分かるもの」を開示してほしい。
２ 審査請求の理由
本件審査請求の理由の要旨は，審査請求書及び意見書によれば，おおむね以下のとおりである。
（１）審査請求書
北海相第７号①北海相第８号①②③～総務省理由説明書によれば，形式的には，本件相談対応票の添付資料とはされていないものの，本件相談対応票と受付番号で紐付けされた一体のものであり，実質的には本件相談対応票の添付資料に該当する。本件「相談対応票」と一体として保管しているので，廃棄できないので存在するはずだから。
北海相第７号②北海相第８号④～特定警察署Ａと打合せ時に，相談対応票に作成年月日の記載がないと，指摘があった。決裁文書には起案日，報告書には報告日，復命書には復命日の記載がある。相談対応票に作成日の記載がないので，行政相談総合システムの保存年月日時間が開示されれば，それが作成日と推定することができるから。
（２）意見書（添付資料は省略する。）
特定警察書Ｂの捜査によれば，①②③は，法３６条に基づき○○様（審査請求人を指す。）から「私はメールを送信していないから。（特定職員Ａ，特定職員Ｂが，特定受付番号Ａの保有個人情報を不適法に利用して特定受付番号Ｂの申出文書メール及び行政苦情１１０番メールを捏造した）と利用停止請求があり，法３８条本文に基づき，当該利用停止請求に理由があると認め，法３８条但し書きに基づき「当初の利用目的を達成したため利用停止しても当該事務の適正な執行に著しい支障がない」ので，利用停止・消去の決定をした。それに基づき，行政苦情１１０番メール綴りのうち本案件を廃棄したことは法に基づいている。○「行政相談総合システムに相談対応票が保存された年月日時間の分かるもの」
＜理由説明書４諮問庁の意見等（１）諮問庁の意見＞
また，行政相談総合システムにおける相談対応票には，相談対応票を保存した年月日及び時間を記録しておらず，行政相談事案として受け付けた日付である「受付年月日」を記入することになっており，「行政相談総合システムに相談対応票が保存された年月日時間が分かるもの」に相当する行政文書は保有していない。
したがって，審査請求人が主張する文書が存在することを裏付ける事実はない。
＜これに対する北海道管区行政評価局の見解＞別紙（省略）のとおり特定職員Ｃによれば，原則として，相談対応票は，申出文書を受付けて１週間以内に行政相談総合システムに記録する。行政相談総合システムには，受付年月日，受付番号，担当者，相談者，更新年月日時間が記録されている。
相談対応票を印刷するには，行政相談総合システムを開き，受付年月日，受付番号担当者，相談者，更新年月日時間を特定し，相談対応票を開く。
＜審査請求人の主張する文書＞
「行政相談総合システムに相談対応票が保存された年月日時間の分かるもの」とは，特定職員Ｃの説明した更新年月日時間のことである。よって，行政相談総合システムの該当部分と相談対応票は一体のものなので，開示文書である。
第３ 諮問庁の説明の要旨
１ 審査請求の経緯
平成３１年４月２４日付けで，処分庁に対して，法１２条１項の規定に基づき，下記２の保有個人情報について開示請求があった。これを受けて，処分庁は，令和元年５月２１日付け北海相第８号により原処分を行った。本件審査請求は，原処分を不服として，令和元年６月２７日付けで総務大臣（諮問庁）に対し行われたものである。
２ 開示請求の概要
（１）本件開示請求の内容は，次の文書について開示を求めるものである。○審査請求人が北海道管区行政評価局に特定年月日に行政相談した事案について，
① 文書１
② 文書２
③ 文書３
④ 相談対応票（別紙の４に掲げる文書。以下「文書４」という。）（２）処分庁は，上記の開示請求に対し，上記④（文書４）については，開示対象保有個人情報として特定し，開示とするが，上記①，②及び③については，既に廃棄済みであり存在しないため不開示とする原処分を行った。
３ 審査請求の趣旨等
（１）審査請求の趣旨
本件不開示となった３文書（本件文書）及び「行政相談総合システムに相談対応票が保存された年月日時間の分かるもの」を開示してほしい。（２）審査請求の理由
不開示となった本件文書は，開示された相談対応票（文書４）の添付資料で，当該相談対応票と一体のものであり，廃棄できないので存在しているはずであるため，当該メールを開示してほしい。
また，開示された相談対応票には作成日の記載がないので，行政相談総合システムにおける相談対応票の保存年月日時間が分かれば，それが作成日であると推定できるため，「行政相談総合システムに相談対応票が保存された年月日時間の分かるもの」を開示してほしい。
４ 諮問庁の意見等
（１）諮問庁の意見
不開示となった３文書（上記①，②及び③）（本件文書）については，審査請求人による平成２８年１２月１日付け利用停止請求により，処分庁は同月２６日付けで利用停止決定を行っている。この決定に対して，審査請求人は，平成２９年１月１３日付けで当該利用停止決定の取消しを求めて審査請求を行ったが，処分庁は利用停止請求の趣旨のとおり利用停止しており，審査請求人はこれを取り消すことを求める利益がないとして，諮問庁は，平成２９年３月１４日付けで，当該請求を却下している。
このことから，本件文書については，当該利用停止決定に基づいて平成３０年３月に消去されており，処分庁では保有していない。
また，行政相談総合システムにおける相談対応票には，相談対応票を保存した年月日及び時間を記録しておらず，行政相談事案として受け付けた日付である「受付年月日」を記入することとなっており，「行政相談総合システムに相談対応票が保存された年月日時間の分かるもの」に相当する行政文書は，処分庁では保有していない。
したがって，審査請求人が主張する文書が存在することを裏付ける事実はない。
（２）結論
以上を踏まえれば，処分庁において，開示文書の他に本件審査請求に係る保有個人情報の対象として特定すべき保有個人情報を保有しているとは認められず，原処分を維持することが適当であると考える。
第４ 調査審議の経過
当審査会は，本件諮問事件について，以下のとおり，調査審議を行った。
① 令和元年９月１８日諮問の受理
② 同日諮問庁から理由説明書を収受
③ 同年１０月８日審査請求人から意見書及び資料を収受
④ 令和２年５月２９日審議
⑤ 同年６月２６日審議
第５ 審査会の判断の理由
１ 本件開示請求について
本件開示請求は，本件文書を含む文書に記録された保有個人情報の開示を求めるものであるところ，処分庁は，本件文書に記録された保有個人情報（本件対象保有個人情報）について，既に廃棄済みであり存在しないため不開示とする原処分を行った。
これに対し，審査請求人は，本件文書は存在するはずであるなどと主張して，本件対象保有個人情報等を開示するよう求めているが，諮問庁は，原処分を維持することが適当であるとしていることから，以下，本件対象保有個人情報の保有の有無について検討する。
２ 本件対象保有個人情報の保有の有無について
（１）諮問庁の説明
上記第３の４（１）のとおり。
（２）上記説明について，当審査会事務局職員をして諮問庁に確認させたところ，諮問庁は，以下のとおり説明する。
ア 文書１ないし文書３（本件文書）は同じ分類で保存され，文書４（相談対応票）とは別に分類し保存することとしており，保存期間も本件文書は１年未満（申出文書に該当）であり，文書４は３年（局所相談ファイルに該当）である。
イ 本件文書に係る審査請求人による利用停止請求に関する経緯を確認したが，審査請求人による利用停止請求を受けて利用停止し，その後，保存期間を経過したことから廃棄したものであり，処分庁は，適切な文書管理を行っていると考える。
ウ 本件審査請求を受け，念のため，改めて担当部局の執務室内，書棚及びパソコンを探索したが，本件文書の存在は確認できなかった。（３）上記（２）アの説明について，諮問庁から，北海道管区行政評価局標準文書保存期間基準等の提示を受け，当審査会においてこれを確認したところによれば，上記の説明には，特段不自然，不合理な点は認められない。
また，上記（２）イの説明について，諮問庁から，上記第３の４（１）掲記の本件文書についての利用停止請求及び審査請求に関する資料の提示を受け，当審査会において確認したところによれば，上記第３の４（１）の上記請求手続に関する説明及び上記（２）イの説明に不自然，不合理な点はなく，首肯できる。
（４）上記（２）ウの探索の範囲等について，特段の問題は認められず，審査請求人において，本件対象保有個人情報の存在について，具体的な根拠を示しているわけではなく，処分庁において本件対象保有個人情報を保有していることをうかがわせる事情も認められない。
（５）以上によれば，北海道管区行政評価局において本件対象保有個人情報を保有しているとは認められない。
３ 審査請求人のその他の主張について
（１）審査請求人は，本件審査請求において，「行政相談総合システムに相談対応票が保存された年月日時間の分かるもの」の開示を求める旨主張している。しかしながら，審査請求人は，本件開示請求書において文書４に記録された保有個人情報の開示を求め，文書４については，原処分において全部開示されているのであって，上記主張は，本件開示請求の文言と異なり，審査請求手続において開示請求の範囲を拡大しようとするものであり，これを認めることはできない。
（２）審査請求人のその他の主張は，いずれも当審査会の上記判断を左右するものではない。
４ 本件一部開示決定の妥当性について
以上のことから，本件対象保有個人情報につき，これを保有していないとして不開示とした決定については，北海道管区行政評価局において本件対象保有個人情報を保有しているとは認められず，妥当であると判断した。
（第１部会）
委員小泉博嗣，委員池田陽子，委員木村琢麿
別紙
私（○○様）（審査請求人を指す。以下同じ。）が北海道管区行政評価局に特定年月日に行政相談した事案について，
１ 特定年月日に北海道管区行政評価局が受信した私（○○様）からのインターネットによるメール（文書１）
２ 当該メールに添付された行政相談が記録された文書（文書２）
３ 私からの行政相談内容を供覧した文書（文書３）
４ 相談対応票
出典：総務省ホームページ「情報公開・個人情報保護審査会 答申」（https://www.soumu.go.jp/main_sosiki/singi/jyouhou/toushin_r02k01.html）を加工して作成（加工：TaiLexi AI）。
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