諮問庁：総務大臣
諮問日：令和元年９月１８日（令和元年（行個）諮問第８９号）
答申日：令和２年７月１４日（令和２年度（行個）答申第４７号）
事件名：本人による行政相談に係る相談対応票の利用不停止決定に関する件
答申書
第１ 審査会の結論
相談対応票（特定受付番号Ａ）(以下「本件文書」という。）に記録された保有個人情報（以下「本件対象保有個人情報」という。）の利用停止請求につき，利用不停止とした決定は，妥当である。
第２ 審査請求人の主張の要旨
１ 審査請求の趣旨
行政機関の保有する個人情報の保護に関する法律（以下「法」という。）３６条１項の規定に基づく利用停止請求に対し，令和元年６月２５日付け北海相第４０号により北海道管区行政評価局長（以下「処分庁」という。）が行った利用不停止決定（以下「原処分」という。）について，本件対象保有個人情報の利用停止を求める。
２ 審査請求の理由
本件審査請求の理由の要旨は，審査請求書及び意見書によると，おおむね以下のとおりである。なお，添付資料（別紙を含む。）は省略する。（１）審査請求書
保有個人情報利用停止請求書の請求に係る趣旨及び理由（別紙の１のとおり。）のとおり。
（２）意見書１ないし意見書３
別紙の２ないし４のとおり。
第３ 諮問庁の説明の要旨
１ 審査請求の経緯
令和元年５月３０日付けで，処分庁に対して，法３６条１項の規定に基づき，本件対象保有個人情報について利用停止請求があった。処分庁は，法３８条に規定する「当該利用停止請求に理由があると認めるとき」には該当しないとして，令和元年６月２５日付け北海相第４０号で，当該保有個人情報の利用停止をしない旨の決定（原処分）を行った。
本件審査請求は，原処分を不服として，令和元年６月２７日付けで，諮問庁に対し行われたものである。
２ 審査請求の趣旨及び理由
審査請求人は，本件対象保有個人情報について，審査請求人が提出した保有個人情報利用停止請求書のとおりに消去してほしいとしており，その理由として，本件相談対応票と紐付けされた行政苦情１１０番メールが「当初の利用目的を達成したため」という理由で廃棄されているから，本件相談対応票も同様の理由で廃棄することができるためとしている。
３ 諮問庁の意見
審査請求人が利用停止を求める本件対象保有個人情報は，相談対応票に記録された保有個人情報である。相談対応票は，行政相談の業務の処理を記録するものであり，相談を受けた者が，相談者からの相談内容に基づき，相談内容，処理状況等の対応経過，相談者への回答等についてその概要を記録しているものである。
本件対象保有個人情報は，北海道管区行政評価局が特定年月日Ａに審査請求人からの相談を受けた結果として適法に取得したものであり，当該相談の処理状況等を記録するとの利用目的の達成に必要な範囲を超えて保有していることはなく，かつ，当該利用目的以外の目的で利用又は提供している事実もない。
行政苦情１１０番メール等の申出文書は，利用停止請求のあった当時において，受付番号で関連付けて管理されており，相談対応票の添付資料とはされていなかった。
また，申出文書は，相談対応票に申出を受けた相談内容等を記録するということを利用目的としており，相談対応票に比べて保存期間も短期に設定されているものである。このような申出文書の性質に照らすと，申出文書につき利用目的を達成したとして利用停止決定を行ったとしても，相談対応票についてまで同様に利用目的を達成したとはいえない。
したがって，相談対応票及び受付番号で関連付けされた申出文書とで利用停止請求に対する決定において異なる判断となったとしても，矛盾するものではない。
以上を踏まえれば，法３８条に規定する「当該利用停止請求に理由があると認めるとき」には該当せず，利用停止をしないとした原処分を維持することが適当である。
第４ 調査審議の経過
当審査会は，本件諮問事件について，以下のとおり，調査審議を行った。
① 令和元年９月１８日諮問の受理
② 同日諮問庁から理由説明書を収受
③ 同年１０月８日審査請求人から意見書１及び資料を収受
④ 令和２年３月１６日審査請求人から意見書２及び資料を収受
⑤ 同年４月１６日審査請求人から意見書３及び資料を収受
⑥ 同年６月１２日審議
⑦ 同年７月１０日審議
第５ 審査会の判断の理由
１ 本件利用停止請求について
本件利用停止請求は，本件対象保有個人情報の利用停止（消去。以下同じ。）を求めるものであるところ，処分庁は，法３８条に規定する「当該利用停止請求に理由があると認めるとき」には該当しないとして，利用不停止とする原処分を行った。
これに対し，審査請求人は，本件対象保有個人情報の利用停止を求めているが，諮問庁は，原処分を維持することが適当としていることから，以下，本件対象保有個人情報の利用停止の要否について検討する。
２ 利用停止請求について
法３６条１項１号は，何人も，自己を本人とする保有個人情報が，当該保有個人情報を保有する行政機関により適法に取得されたものでないとき，法３条２項の規定に違反して保有されているとき，又は法８条１項及び２項の規定に違反して利用されているときは，当該保有個人情報の利用の停止又は消去を請求することができる旨をそれぞれ規定している。そして，法３８条は「行政機関の長は，利用停止請求があった場合において，当該利用停止請求に理由があると認めるときは，当該行政機関における個人情報の適正な取扱いを確保するために必要な限度で，当該利用停止請求に係る保有個人情報の利用停止をしなければならない。」と規定している。
そこで，本件対象保有個人情報の利用停止請求につき，法３８条の「利用停止請求に理由があると認めるとき」に該当するか否かについて，以下検討する。
３ 本件対象保有個人情報の利用停止の要否について
（１）当審査会事務局職員をして諮問庁に確認させたところ，諮問庁は以下のとおり説明する。
ア 本件文書に記載された行政相談は，北海道管区行政評価局が特定年月日Ａに受け付けた審査請求人からの電子メール（以下「当該メール」という。）を端緒とする。
イ 北海道管区行政評価局では，当該メール（供覧様式に転記したもの）を担当課室内において供覧した後，本件文書と同じ特定受付番号Ａを付した上，本件文書とは別に保管した。
ウ 上記イの取扱いは，当時，運用として行っていたものであり，特段，規程等において定めたものではない。
エ その後，当該メールについて，処分庁では，審査請求人からの利用停止請求（以下「別件利用停止請求」という。）を受け，平成２９年１月２７日付けで当初の利用目的を達成したという理由により利用停止（消去）する決定を行っている。
（２）そこで，諮問庁から別件利用停止請求に係る利用停止請求書及び利用停止決定通知書（いずれも写し）の提示を受け，当審査会において，本件諮問書に添付された本件文書（写し）と併せて確認したところ，上記（１）の諮問庁の説明に不自然，不合理な点は認められない。
また，メール等の相談者からの申出文書は，相談対応票に申出を受けた相談内容等を記録するということを利用目的としており，相談対応票に比べて保存期間も短期（１年未満）に設定されているものであり，このような申出文書の性質に照らすと，申出文書につき利用目的を達成したとして利用停止決定を行ったとしても，相談対応票についてまで同様に利用目的を達成したとはいえず，処分庁において，相談の処理状況等を記録するとの利用目的の達成に必要な範囲で本件文書を保有しており，本件文書を当該利用目的以外の目的で利用又は提供している事実もないとする上記第３の３の諮問庁の説明に不自然，不合理な点は認められない。
（３）そうすると，審査請求人において，上記第３の３の諮問庁の説明を左右するに足りる具体的な根拠を示しているとはいえないことをも併せ考えると，北海道管区行政評価局において，本件対象保有個人情報を不適法に取得し，法３条２項の規定に違反して保有し，又は法８条１項及び２項の規定に違反して利用目的以外の目的のため利用及び提供しているとは認められない。
（４）したがって，本件対象保有個人情報の利用停止請求については，法３８条の「利用停止請求に理由があると認めるとき」には該当しないと認められる。
４ 審査請求人のその他の主張について
審査請求人は，その他種々主張するが，いずれも当審査会の上記判断を左右するものではない。
５ 本件利用不停止決定の妥当性について
以上のことから，本件対象保有個人情報の利用停止請求につき，利用不停止とした決定については，本件対象保有個人情報は，法３８条の「利用停止請求に理由があると認めるとき」に該当するとは認められないので，妥当であると判断した。
（第１部会）
委員小泉博嗣，委員池田陽子，委員木村琢麿
別紙
１ 保有個人情報利用停止請求書の請求に係る趣旨及び理由
（趣旨）
第１号該当により消去を求める。
（理由）
相談対応票は，受付番号で紐付けし行政苦情１１０番メールと一体のものとして保管する。既に行政苦情１１０番メールが「当初の利用目的を達成したため」という理由で廃棄されている。今回も同様に「当初の利用目的を達成したため」という理由で廃棄することができるから。
２ 意見書１
特定地方検察庁で，当該相談対応票の虚偽公文書作成罪に対し，特定職員Ａ・特定職員Ｂを不起訴処分としたが，処分に不服があり特定検察審査会に審査請求中である。別紙（省略）のとおり
受付日受付番号担当者
特定月日Ａ特定受付番号Ａ特定職員Ｃ行政苦情１１０番メールを利用停止した。
特定月日Ｂ特定受付番号Ｂ特定職員Ｄ申出文書を利用停止しない。特定月日Ｃ特定受付番号Ｃ特定職員Ａ１申出文書を利用停止しない。
特定月日Ｄ特定受付番号Ｄ特定職員Ａ２申出文書メール・行政苦情１１０番メールを利用停
止した。
特定月日Ｅ特定受付番号Ｅ特定職員Ａ３申出文書を利用停止しない。
◇特定警察署Ａ特定課特定警察官Ａの捜査結果
（１）告訴内容：特定職員Ｅが，平成２８年１２月２６日北海相第１５４号１５５号及び平成２９年１月２７日付け北海相第１０号で「当初の利用目的を達成したため」という理由で利用停止・消去した決裁文書が虚偽公文書作成罪になる。
（２）特定職員Ｅの回答：そもそも，請求人が利用停止の請求をしているので利用停止の措置をしたのみで，決裁に必ず根拠を記載する必要はなく，口頭等での説明で補足しており，特定役職についても根拠は把握している。（原文ママ）根拠＝法３６条・３８条
（３）特定警察署Ａ：特定職員Ｅの口頭等での説明
＜平成２８年１２月２６日北海相第１５４号１５５号特定受付番号Ｄ）特定職員Ａ２＞
法３６条に基づき〇〇（審査請求人の姓。以下同じ。）様から「私はメールを送信していないから。（法８条１項及び２項の規定に違反して保有個人情報特定受付番号Ａを利用して，特定職員Ａ，特定職員Ｂが特定受付番号Ｄのメールを捏造したから。）」と利用停止請求があった。
法３８条本文の規定に基づき当該利用停止請求に理由があると認めた。同ただし書き，「当初の利用目的を達成したため」当該事務の適正な遂行に支障を及ぼす恐れがない。
よって，利用停止請求・消去の決定をした。法に基づき適正に処理されている。
＜平成２９年１月２７日付け北海相第１０号特定受付番号Ａ特定職員Ｃ＞
法３６条に基づき〇〇様から「当初の利用目的を達成したため。（法８条１項及び２項の規定に違反して保有個人情報特定受付番号Ａを利用して，特定職員Ａ，特定職員Ｂが特定受付番号Ｄのメールを捏造したから。）」と利用停止請求があった。
法３８条本文の規定に基づき当該利用停止請求に理由があると認めた。同ただし書き，「当初の利用目的を達成したため」当該事務の適正な遂行に支障を及ぼす恐れがない。
よって，利用停止請求・消去の決定をした。法に基づき適正に処理されている。
＜理由説明書４諮問庁の意見＞
本件対象保有個人情報は，北海道管区行政評価局が特定年月日Ａに審査請求人からの相談を受けた結果として適法に取得したものであり，・・・
反論＜行政苦情１１０番メール等＞
北海道管区行政評価局が特定年月日Ａに審査請求人からの相談を受けたと称する行政苦情１１０番メール等は，法３６条に基づき〇〇様から「私はメールを送信していないから。」という理由で利用停止請求があった。法３８条本文の規定に基づき「当該利用停止請求に理由があると認めるときに該当した。同ただし書き，「当初の利用目的を達成したため」当該事務の適正な遂行に支障を及ぼす恐れがないので，利用停止請求・消去の決定をした。→不適法に取得したものとして，利用停止・消去されている。
＜理由説明書４諮問庁の意見＞
行政苦情１１０番メール等の申出文書は，利用停止請求のあった当時において，受付番号で関連付けて管理されており，相談対応票の添付資料とはされていなかった。
反論＜平成２８年８月８日情個審第１５０８号平成２８年（行個）諮問第５３号抜粋＞
そうすると，①「申出文」及び④「申出人提出のメール１ないし４」については，形式的には，本件相談対応票の添付資料とはされていないものの，本件相談対応票と受付番号で紐付けされた一体のものであり，実質的には本件相談対応票の添付資料に該当するものと認められることから，当該各文書に記録された保有個人情報を対象として改めて開示決定すべきである。
結論・・・実質的には相談対応票の添付資料に該当することを知りながら，平成２８年１２月２６日北海相第１５４号１５５号で添付資料を利用停止決定し，特定職員Ｅは，行政苦情１１０番メール等を特定年月日Ｆに消去，廃棄した。
＜理由説明書４諮問庁の意見＞
以上を踏まえれば，法３８条に規定する「当該利用停止請求に理由があると認めるとき」に該当せず，利用停止しないとした原処分を維持することが適当である。
反論＜行政苦情１１０番メール等＞
法３６条に基づき〇〇様から「私はメールを送信していないから。（法８条１項及び２項の規定に違反して保有個人情報特定受付番号Ａを利用して，特定職員Ａ，特定職員Ｂが特定受付番号Ｄのメールを捏造したから。）」と利用停止請求があった。
法３８条本文の規定に基づき「当該利用停止請求に理由があると認めるときに該当した。同ただし書き，「当初の利用目的を達成したため」当該事務の適正な遂行に支障を及ぼす恐れがない。よって，利用停止請求・消去の決定をした。
特定受付番号Ｄの申出文書メール及び行政苦情１１０番メールを利用停止・消去したので，当然，特定受付番号Ｄの相談対応票もねつ造なので，利用停止・消去できる。
３ 意見書２
（１）特定年月日Ｇ特定警察署Ｂの捜査結果特定職員Ｂの私文書偽造事件・平成２８年１２月２６日北海相第１５４号１５５号及び平成２９年１月２７日北海相第１０号
・法３６条に基づき「私はメールを送信していないから（特定職員Ｂが捏造したから）」「（行政苦情１１０番メールの個人情報を利用して申出文書を捏造し）当初の利用目的を達成したため」利用停止請求した。・特定職員Ｂは本物メールの個人情報を利用して偽物メールを捏造していないので，法３８条に規定する当該利用停止請求に理由があると認めるときに該当しない。
・しかしながら，法３条２項：行政機関は，前項の規定により特定された利用の目的（以下「利用目的」という。）の達成に必要な範囲を超えて，個人情報を保有してはならない。に該当する。
・これは，申出文書は当初の利用目的を達成（事案処理に必要な情報を相談対応票に記録）した段階で適宜廃棄するものとして，北海道管区行政評価局標準文書保存期間基準で保存期間が１年未満となっているからである。
・上記により，「当初の利用目的を達成したため」という理由で，利用停止・消去の決定をした。利用停止請求に理由があると認めなくても，利用停止できる。
○本件は，特定年月日Ｂ回答の相談対応票であり，当初の利用目的を達成した段階で適宜廃棄するものとして，北海道管区行政評価局標準文書保存期間基準で保存期間が３年未満となっている。法３条２項に該当し，請求のとおり利用停止・消去することとする。
ただし，本件保有個人情報は，公文書等の管理に関する法律施行令（平成２２年政令第２５０号）９条１項３号の規定に基づき，請求者から提起された令和元年５月３０日付け審査請求及び令和元年６月２７日付け審査請求に係る裁決が行われた日の翌日から起算して１年を経過する日まで保存しなければならないことから，本決定に基づく利用停止（消去）は当該保存期間が満了した日に行うものとする。
（経緯）
特定年月日Ｃ送信翌日受付申出文書メール：論文のアドレスを教えてほしい。
特定年月日Ｂ特定職員Ａが回答：代理人が貸金庫を開扉できる。再度丁寧に説明する。
特定年月日Ｄ開示相談対応票（３年保存）
特定年月日Ｅ第１回追加開示申出文書メール（１年未満保存）特定年月日Ｈ本省特定職員Ｆが回答ｈｔｔｐ・・・当初の利用目的を達成した。
特定年月日Ｉ第２回開示行政苦情１１０番メール（３年保存）平成２８年１２月２６日北海相１５４．１５５号で申出文書等を利用停止・消去の決定をした。
法３条２項：目的の範囲を超えて保有（当初の利用目的を達成）したため利用停止・消去する。
証拠隠滅罪・特定職員Ｅは，公文書管理法に基づき１年未満で廃棄したので，該当しない。
「当初の利用目的を達成したため」を，ご教示願いたい。という申出文書を廃棄した。教えない。後任にも引き継いでおく。と言うので警察に捜査を依頼した。
（２）虚偽公文書作成罪北海道局特定職員Ｅが本省特定職員Ｇと協議し，特定役職に，利用停止出来ると誤信させ「当初の利用目的を達成したため」という虚偽の理由で消去した。
特定警察署Ａ特定警察官の捜査・北海道行政評価局の主張
・法に基づき，「私はメールを送信していない」という利用停止請求に理由があると認め利用停止・消去した。「当初の利用目的を達成したため」法３８条のただし書きのとおり，利用停止しても当該事務の適正な遂行に支障がないと認めた。
（３）私文書偽造罪上記（２）のとおり法３８条本文に基づき，当該利用停止請求「私はメールを送信していない（特定職員Ｂが捏造した）」に理由があると認めた。
特定警察署Ｂ特定警察官Ｃの捜査・北海道管区行政評価局の主張・「当初の利用目的を達成したため」とは公文書管理法・北海道管区行政評価局標準文書保存期間基準で桜を見る会の名簿と同じ１年未満と定めているので，廃棄した。法３８条の規定による利用停止請求に理由があるとは認めていない。
○行政機関個人情報保護法逐条解説では，
３条１項：行政機関が個人情報を保有するときは，その個人情報の利用目的をできる限り特定する義務があります。利用目的～行政相談事務を行うため
３条２項：行政機関は利用目的を超える個人情報の保有が禁止されています。
行政相談事務以外に利用してはいけない。
３条３項：変更前の利用目的と相当の関連性を有すると合理的に認められる範囲内
具体例として，行政相談に提出された申出文書を，統計作成の目的で利用するために利用目的を変更することがあります。
北海道管区行政評価局は，３条２項に該当するので，利用停止・消去したとする。
当初の利用目的を達成したためとは，申出文書は当初の利用目的を達成（事案処理に必要な情報を相談対応票に記録）した段階で適宜廃棄するものとして，北海道管区行政評価局標準文書保存期間基準で保存期間が１年未満となっているからである。
申出文書の質問は「当初の利用目的を達成したため」とはどういうことかご教示願いたい。上記（２）又は（３）と回答すればいいことである。申し出文書を，返戻する必要はない。廃棄する必要もない。
「８条１項及び２項の規定に違反して利用されているとき」とは，法が許容する限度を超えて利用目的以外の目的で保有個人情報を利用している場合をいう。
（中略）
△返戻することを伝えたり，廃棄するよう依頼を受ける必要はない。＜理由説明書嘘１＞
本件申出文書は，処分庁が行った利用停止決定に係る意見・要望である。＜反論＞意見・要望は１年保存で，廃棄依頼があっても廃棄できない。保管している。
＜理由説明書嘘２＞
文書を返戻することを伝えてきたが，受けとらず，廃棄するよう依頼を受けたことから，審査請求人の意思に従って廃棄する対応を行った経緯がある。
・反論：書類に形式上の不備があり補正を求める以外に返戻はできない。＜事実２－１＞
日時特定年月日Ｊ特定時刻Ａ～
場所札幌市中央区役所
出席者特定行政相談委員，審査請求人
内容等平成２８年１２月２６日付け北海相第１５４号１５５号で利用停止をした。どういうことかご教示願いたい。
処理特定行政相談委員は申出文書を複写し，原本を北海道管区行政評価局に郵送した。
日時特定年月日Ｋ特定時刻Ｂ～
場所北海道管区行政評価局
出席者特定職員Ｈ，特定職員Ｉ，特定職員Ｊ，審査請求人
内容等利用停止請求書，審査請求書の提出
特定職員Ｈ「申出文書は廃棄した。審査請求中なので回答し
ない。今後も，申出文書は廃棄するよう引継ぎをしておく。」※特定職員Ｈの意思で，廃棄した。
＜事実２－２＞
特定警察署Ｂ・警察安全相談受理カード相談者の了承を得て文書廃棄していること
特定年月日Ｌ北海道情報公開・個人情報保護審査会答申書「相談者の了承を得て廃棄」を「相談者の了承を得ずに廃棄」に訂正しない。総務省北海道局「相談者に返戻した」総務省「相談者の依頼により廃棄した」は否定された。
上記から廃棄することはありえない。
また，特定行政相談委員が申出文書（写し）を保管している。申出文書（３年保存）又は意見・要望（１年保存）及びその処理状況の分かる資料を開示してほしい。
４ 意見書３
（１）特定年月日Ｍ「当初の利用目的を達成したため」という理由で利用停止できる根拠の開示請求をした。別紙（省略）のとおり
（２）特定年月日Ｎ北海道管区行政評価局特定職員Ｋが，「当初の利用目的を達成したため」では，開示文書を特定できないとし，
「文書保存期間が満了した行政文書」は利用停止消去できるとする質疑応答等という内容にして，補正した。別紙（省略）のとおり署名捺印をした。
（３）申出文書メール（１年未満保存）と行政苦情１１０番メール（３年保存）は文書保存期間が満了した文書という理由で，既に利用停止消去の決定をされ，削除・廃棄されている。
（４）「当初の利用目的を達成したため＝文書保存期間が満了した行政文書」のことである。よって，利用停止・消去できる。
○本件は，特定年月日Ｂ回答の相談対応票であり，北海道管区行政評価局標準文書保存期間基準で保存期間が３年未満となっている。法３条２項に該当し，請求のとおり利用停止・消去することとする。
ただし，本件保有個人情報は，公文書等の管理に関する法律施行令（平成２２年政令第２５０号）９条１項第３号の規定に基づき，請求者から提起された令和元年５月３０日付け審査請求及び令和元年６月２７日付け審査請求に係る裁決が行われた日の翌日から起算して１年を経過する日まで保存しなければならないことから，本決定に基づく利用停止（消去）は当該保存期間が満了した日に行うものとする。
（経緯）
特定年月日Ｃ送信翌日受付申出文書メール：論文のアドレスを教えてほしい。
特定年月日Ｂ特定職員Ａが回答：代理人が貸金庫を開扉できる。再度丁寧に説明する。
特定年月日Ｄ開示相談対応票（３年保存）
特定年月日Ｅ第１回追加開示申出文書メール（１年未満保存）
特定年月日Ｈ本省特定職員Ｆが回答ｈｔｔｐ・・・当初の利用目的を達成した。
特定年月日Ｉ第２回開示行政苦情１１０番メール（３年保存）
平成２８年１２月２６日北海相１５４．１５５号で申出文書等を利用停止・消去の決定をした。
特定年月吉日特定職員Ｅは，特定警察署Ｂ特定警察官Ｃに「当初の利用目的を達成したため」とは，「文書保存期間が満了した行政文書」のことで，法３条２項に該当すると説明した。
法３条２項：目的の範囲を超えて保有（当初の利用目的を達成＝文書保存期間が満了）したため利用停止・消去する。
出典：総務省ホームページ「情報公開・個人情報保護審査会 答申」（https://www.soumu.go.jp/main_sosiki/singi/jyouhou/toushin_r02k01.html）を加工して作成（加工：TaiLexi AI）。
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