諮問庁：農林水産大臣
諮問日：令和元年８月３０日（令和元年（行個）諮問第７４号）
答申日：令和２年４月１３日（令和２年度（行個）答申第９号）
事件名：本人の取材，報道等に関して特定部局の職員が省内で収集し蓄積した情報が記録された文書の不開示決定（不存在）に関する件
答申書
第１ 審査会の結論
別紙に掲げる文書に記録された保有個人情報（以下「本件対象保有個人情報」という。）につき，これを保有していないとして不開示とした決定は，妥当である。
第２ 審査請求人の主張の要旨
１ 審査請求の趣旨
行政機関の保有する個人情報の保護に関する法律（以下「法」という。）１２条１項の規定に基づく開示請求に対し，令和元年６月２０日付け元広第５１号により農林水産大臣（以下「処分庁」又は「諮問庁」という。）が行った不開示決定（以下「原処分」という。）について，その取消しを求める。
２ 審査請求の理由
審査請求人の主張する審査請求の理由は，審査請求書の記載によると，おおむね以下のとおりである。なお，審査請求人から，当審査会宛てに審査請求人から提出された意見書を令和元年９月１９日に収受したが，諮問庁の閲覧に供することは適当でない旨の意見が提出されており，その内容は記載しない。
別紙添付（省略）した電子メールにある通り，特定個人Ａは審査請求人に関する情報を収集している。２０１７年６月７日に，審査請求人が取材中であった大型まき網漁業の不正に関する水産庁への取材方法について，審査請求人が当時勤務していた新聞社の幹部２名を大臣官房に呼び，一方的な申し入れをし，会社らの名誉や信用を著しく傷つけている。官房報道担当幹部らが対応した際の面談記録を含めて審査請求人に関する記録もあると推定できる。名誉毀損，誣告に相当する行為も含まれており，特定個人Ａの電子メール受発信記録を含めて慎重かつ丁寧に調査を行っていただければ，略称，暗号名等への加工を含めて個人情報が存在すると容易に推定できる。
第３ 諮問庁の説明の要旨
１ 事案の概要
審査請求人の本件対象保有個人情報の開示請求に対し，処分庁が原処分を行ったところ，審査請求人は，上記主張のとおり，処分庁の原処分について審査請求を行った。
２ 原処分の考え方
（１）処分庁は，本件開示請求を受け，本件対象保有個人情報の保有の有無について，大臣官房各課・部を対象として調査を行ったところ，保有していないことを確認した。
また，特定個人Ａ本人にも直接聴取したところ，審査請求人に関する情報のやりとりは口頭で行ったものであり，本件対象保有個人情報が記載された行政文書は作成・取得しておらず保有していないことを確認した。
（２）審査請求人は，本件開示請求以前，大型まき網漁業に関して水産庁の担当者に取材をしているが，通常，報道機関から取材があった場合，対応した部署から，取材日，対応者，取材内容等を記録した報告書を大臣官房広報評価課報道室（以下「報道室」という。）へ提出させている。報道室においては，これらの報告書について，用済み後に廃棄する行政文書（保存期間が１年未満の文書）として取り扱っており，本件開示請求を受けて報道室内を探索したところ，既に廃棄済であり保有していないことを確認した。
また，この取材に関して，報道室が水産庁の担当者からの相談に基づき，新聞社の関係者に報告した事実及び新聞社の関係者が報道室を来訪した事実は確認したが，当該報告，面談等の内容が記載された行政文書の保有の有無について報道室内を探索したところ，報道室においては当該文書を作成・取得しておらず，保有していないことを確認した。
３ 原処分を維持する理由
以上のとおり，原処分に当たっては，本件対象保有個人情報が記載された行政文書の保有の有無について必要な調査を行い，保有していないことが確認されている。
また，本件審査請求を受け，念のため，農林水産省で特定個人Ａ本人が使用しているパソコンの電子メールボックスを広報評価課が確認したところ，本件対象保有個人情報が記載された行政文書は確認できなかった。以上から，本件請求に係る本件対象保有個人情報を保有していないことが認められる。
４ 結論
以上のとおり，本件対象保有個人情報を保有していないことを理由に不開示とした原処分は妥当であり，これを維持することが適当であると考える。
第４ 調査審議の経過
当審査会は，本件諮問事件について，以下のとおり，調査審議を行った。
① 令和元年８月３０日諮問の受理
② 同日諮問庁から理由説明書を収受
③ 同年９月１９日審査請求人から意見書を収受
④ 令和２年３月２６日審議
⑤ 同年４月９日審議
第５ 審査会の判断の理由
１ 本件対象保有個人情報について
本件開示請求は，本件対象保有個人情報の開示を求めるものであり，処分庁は，本件対象個人情報が記録されている行政文書の探索を行ったが，その存在を確認することができなかったとして，不存在による不開示決定（原処分）を行った。
これに対して，審査請求人は，本件対象保有個人情報を不開示とした決定について，個人情報が存在すると容易に推定できるとして，原処分の取消しを求めていると解されるところ，諮問庁は，原処分を維持することが妥当であるとしているので，以下，本件対象保有個人情報の保有の有無について検討する。
２ 本件対象保有個人情報の保有の有無について
（１）本件対象保有個人情報の保有の有無について，諮問庁は，上記第３の３に記載のとおり説明する。
（２）本件対象保有個人情報の保有の有無について，当審査会事務局職員をして諮問庁に確認させたところ，以下のとおり説明する。
ア 審査請求人は，本件開示請求以前，大型まき網漁業に関して水産庁の担当課に取材を行っている。
イ 上記アの取材に関し，水産庁から取材等報告書の提出を受けたが，農林水産省（林野庁及び水産庁を含む。）では，通常，報道機関から取材があった場合，報道マニュアルに基づき，対応した部署において，取材終了後速やかに，取材日，対応者，取材内容等を記録した取材等報告書を作成し，報道室にメールで提出することとしている。
ウ 報道室においては，この報告書について，農林水産省行政文書管理規則（平成２３年農林水産省・林野庁・水産庁訓令第１号）（以下「文書管理規則」という。）１３条６項４号により，用済み後に廃棄する行政文書（保存期間が１年未満の文書）として取り扱っており，審査請求人の上記取材に関する報告書については，本件開示請求の時点で既に廃棄済みであり保有していないことを確認した。
エ また，本件開示請求を受け，本件対象保有個人情報が記録された行政文書の保有の有無について，大臣官房各課・部を対象として，執務室内，電子メール，共有フォルダの探索を行ったが，該当する文書の存在は確認できなかった。
オ さらに，本件開示請求を受け，当時の報道室長である特定個人Ａに確認したところ，この取材に関して，水産庁の担当課からの相談に基づき，審査請求人が所属する新聞社の関係者に対して報道室が報告を行った事実及び同新聞社の関係者が報道室を来訪した事実は確認したが，報道室の職員が同新聞社を訪問した事実はなく，また，水産庁の担当者からの相談は口頭で行われており，報告や来訪に関しても文書は作成，取得していないとのことであった。なお，この報告については，審査請求人からの取材に関する事実を同新聞社の関係者に伝えたものに過ぎず，文書管理規則９条の「処理に係る事案が軽微なものである場合」に該当し，報告等に関する文書を作成する必要性はなかったものと考える。また，審査請求人に関する情報のやり取りについては口頭で行ったものであり，本件対象保有個人情報が記録された行政文書は作成・取得しておらず，保有していないことを確認した。
カ 念のため，当該報告，面談等の内容が記載された行政文書について，報道室の執務室内及び書庫を探索したが，本件対象保有個人情報の保有は確認できなかった。
キ また，本件審査請求を受け，当時の報道室長本人が使用するパソコンを特定し，本人のメールボックス（アーカイブ含む）を審査請求人の氏名やそのイニシャル等の文言を用いて検索することにより，本件対象保有個人情報が記録された行政文書の有無を確認したが，その存在は確認できなかった。
（３）当審査会において，諮問庁から報道マニュアル及び文書管理規則の提示を受けて確認したところ，諮問庁の上記（２）イ，ウ及びオの説明に合致する記載があることが認められた。
（４）上記を踏まえ，以下，検討する。
ア 取材等報告書について
審査請求人から水産庁に対して行われた取材に関し，水産庁から報道室に提出された取材等報告書は，文書管理規則１３条６項４号の「農林水産省の所掌事務に関する事実関係の問合せへの応答」に該当し，用済み後に廃棄する行政文書として取り扱っており，本件開示請求の時点で既に廃棄済みであった旨の諮問庁の説明は不自然・不合理とはいえず，上記（２）カの探索の範囲も不十分とはいえない。
イ 報道室が特定新聞社の関係者に対して行った審査請求人から水産庁に対して行った取材に関する報告及び特定新聞社の関係者の農林水産省への来訪に関する文書について
諮問庁は，上記（２）オのとおり，当該報告について，報道室が水産庁からの口頭での相談を受け，審査請求人から水産庁に対して行われた取材に関する事実を報道室から特定新聞社の関係者に対して伝えたものであり，当該報告の内容及び特定新聞社の来訪に関する文書については，文書管理規則９条の「処理に係る事案が軽微なものである場合」に該当し，報道室において，報告等の文書を作成する必要性があったとは考えられない。したがって，これらの文書を作成していないとする諮問庁の説明が不自然，不合理とまではいえない。また，上記（２）カの探索の範囲及び方法も不十分とはいえず，これを保有していないとする諮問庁の説明を否定するに足りる事情は認められない。
ウ 審査請求人に関して，大臣官房の職員が省内で収集し蓄積した情報について
諮問庁は，上記（２）エ，オ及びキのとおり，本件開示請求を受け，本件対象保有個人情報が記録された行政文書の保有の有無について，特定個人Ａに対する聴取及び大臣官房各課・部を対象として，執務室内，電子メール，共有フォルダの探索を行うとともに，特定個人Ａのパソコン内を検索したが，本件対象保有個人情報が記録された行政文書の存在は確認できなかった旨主張するが，上記（２）エ及びキの探索の範囲及び方法が不十分とはいえず，これを保有していないとする諮問庁の説明を否定するに足りる事情は認められない。
エ 上記アないしウの情報以外の本件対象保有個人情報を保有していることをうかがわせる事情もない。
（５）したがって，農林水産省において本件対象保有個人情報を保有しているとは認められない。
３ 審査請求人のその他の主張について
審査請求人のその他の主張は，当審査会の上記判断を左右するものではない。
４ 付言
本件不開示決定通知書には，不開示とした理由について，請求に係る保有個人情報が存在しない旨記載されているところ，一般に，保有個人情報の不存在を理由とする不開示決定に際しては，単に保有個人情報を保有していないという事実を示すだけでは足りず，保有個人情報が記録された行政文書を作成又は取得していないのか，あるいは作成又は取得した後に廃棄又は亡失したのかなど，なぜ当該保有個人情報が存在しないかについても理由として付記することが求められる。
したがって，原処分における理由付記は，行政手続法８条１項の趣旨に照らし，適切さを欠くものであり，処分庁においては，今後の対応において，上記の点について留意すべきである。
５ 本件不開示決定の妥当性について
以上のことから，本件対象保有個人情報につき，これを保有していないとして不開示とした決定については，農林水産省において本件対象保有個人情報を保有しているとは認められず，妥当であると判断した。
（第４部会）
委員山名学，委員常岡孝好，委員中曽根玲子
別紙
審査請求人に関して，大臣官房の職員（広報，報道担当特定個人Ａを含む）が，例えば特定個人Ｂ次官，特定個人Ｃ就農・女性課長らから，特にまき網業界に対する水産庁の調査に関する審査請求人の取材，報道等に関して，電子メール，電話等で，省内で収集し蓄積した情報すべて。
出典：総務省ホームページ「情報公開・個人情報保護審査会 答申」（https://www.soumu.go.jp/main_sosiki/singi/jyouhou/toushin_r02k01.html）を加工して作成（加工：TaiLexi AI）。
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