諮問庁：法務大臣
諮問日：令和元年１０月２９日（令和元年（行個）諮問第１１３号）
答申日：令和２年９月２９日（令和２年度（行個）答申第９２号）
事件名：本人に対して司法書士資格認定試験は口述試験のみで受けることができると特定職員が話した電話聴取記録の不開示決定（不存在）に関する件
答申書
第１ 審査会の結論
別紙に掲げる文書（以下「本件文書」という。）に記録された保有個人情報（以下「本件対象保有個人情報」という。）につき，これを保有していないとして不開示とした決定は，妥当である。
第２ 審査請求人の主張の要旨
１ 審査請求の趣旨
行政機関の保有する個人情報の保護に関する法律（以下「法」という。）１２条１項の規定に基づく開示請求に対し，令和元年６月１７日付け総第２０６号により特定地方法務局長（以下「処分庁」という。）が行った不開示決定（以下「原処分」という。）について，「保有個人情報の全部開示」との裁決を求める。
２ 審査請求の理由
審査請求の理由の要旨は，審査請求書（添付資料（別紙１ないし別紙３）は省略する。）によると，おおむね以下のとおりである。なお，意見書を諮問庁の閲覧に供することは適当ではない旨の意見が提出されているため，その記載を省略する。
別紙１が開示請求により存在が確認されています。口述試験で司法書士資格認定が受けられない場合，生活できないため，退職することはありません。そのため退職意向調査に特定年Ａ退職と記入する訳がありません。電話聴取記録をメモ扱いにする，または自在に廃棄又は隠蔽する，そんな恣意的管理は許されません。簡潔であれ，文書を残さないと，あとから適正であったか検証が不可能になる。電話聴取記録が存在しない無責任なことは考えられないため，文書は存在すると確信しています。
私（審査請求人を指す。以下同じ。）は人事記録に記載されているように○歳，特定年月日Ａ特定地方法務局特定支局の特定役職Ｂに昇任し，登記官印をもってすべて法人・会社を校合し，特定役職Ｃとして勤務しました。その後特定都道府県では特定施設関連の特殊事件が増加し，特定年月日Ｂ特定地方法務局特定出張所に併任し，１日○件以上校合してきました。その後は休職を除き，調査，記入，相談もあるので１週間で○件以上は校合してきました。それにもかかわらず，○代半ばで特定府省庁から配転された職員は校合も何年もしないにもかかわらず口述試験のみで資格を取得し，○○で休職した職員も口述のみで資格を取得しています。何故，私のみ簡単な口述試験ではなく，一般の司法書士試験と変わらない難解な筆記試験を受けなければならないでしょうか。
また，別紙２のとおり，特定役職Ａ特定個人Ｂ（現○○地方法務局）の通知した試験方法は「筆記及び口述の方法で行う。」のみの記載された文書が送付されてきました。試験方法について聞きましたが，分からないの一点張りで，筆記試験を受けさせる理由も明らかにしませんでした。相手が不利益を被るので説明責任の義務があるのではないでしょうか。特定年Ｂは試験に対応できないため，また，弁護士の助言もあり諦めました。特定年Ｃは前もって試験方法，筆記試験を受けさせる理由を何度も文書，電話で聞きましたが，答えてもらうことは出来ませんでした。特定役職Ａ特定個人Ｃも筆記試験を受けさせる理由を説明する責任を果たしていません。誰もが分かるように文書で筆記試験を受けさせる理由を説明すべきではないでしょうか。筆記試験別紙３の通り，試験を通知し，受け取ることができたのは○月初旬でした。１か月では対応できません。弁護士の助言もあり，見送りました。
行政文書も存在しない簡単な口述試験ではなく，一般の司法書士試験と同等に難解な多肢択一式，記述式筆記試験の通知を受けたため審査をお願いいたします。
第３ 諮問庁の説明の要旨
１ 本件審査請求に係る保有個人情報開示請求の対象とされた保有個人情報及び原処分
本件開示請求の対象とされた本件対象保有個人情報について，処分庁は，法１８条２項の規定に基づき，令和元年６月１７日付け総第２０６号通知をもって，原処分を行った。
２ 審査請求人が主張する本件審査請求の趣旨及び理由
（１）審査請求の趣旨
処分庁がした原処分について，本件開示請求の対象とされた保有個人情報の全部開示を求めるもの。
（２）審査請求の理由
本件開示請求の対象とされた保有個人情報は存在すると確信しているため。
３ 原処分の妥当性
（１）本件開示請求の対象とされた保有個人情報の不開示決定に至る経緯特定地方法務局において，特定年度Ａから特定年度Ｂまでの期間に作成・保存された処分庁が保有する行政文書ファイル及び共有フォルダ内を捜索したが，該当情報は見当たらなかった。
（２）妥当性
上記（１）のとおり，本件開示請求の対象とされた保有個人情報が存在する場合に保存されたと思われる行政文書ファイル等を捜索した結果，審査請求人が開示を求める保有個人情報は見当たらなかった。
また，電話聴取記録は，職員が，職員以外の外部者との間で交わされた発言内容を後日確認等するために作成・保存されるものが一般的であり，審査請求人が特定地方法務局職員だった当時，審査請求人と当時の特定地方法務局特定役職Ａ間の電話聴取記録が作成・保存されていないとしても不自然なことではない。
よって原処分は妥当である。
（３）結論
以上のとおりであるから，上記について不開示とした原処分は，妥当である。
第４ 調査審議の経過
当審査会は，本件諮問事件について，以下のとおり，調査審議を行った。
① 令和元年１０月２９日諮問の受理
② 同日諮問庁から理由説明書を収受
③ 同年１２月２日審査請求人から意見書及び資料を収受
④ 令和２年８月２５日審議
⑤ 同年９月２５日審議
第５ 審査会の判断の理由
１ 本件開示請求について
本件開示請求は，本件対象保有個人情報の開示を求めるものであり，処分庁は，本件対象保有個人情報を保有していないとして不開示とする原処分を行った。
これに対し，審査請求人は，「保有個人情報の全部開示」を求めているが，諮問庁は，原処分は妥当であるとしていることから，以下，本件対象保有個人情報の保有の有無について検討する。
２ 本件対象保有個人情報の保有の有無について
（１）本件対象保有個人情報の保有の有無について，当審査会事務局職員をして諮問庁に確認させたところ，諮問庁は，おおむね以下のとおり説明する。
ア 電話聴取記録の作成については，特段，規程等において定めたものはなく，相手方の発言が今後の事務処理において重要な判断の基礎となり得る場合については，担当者の判断で法務局職員間であっても電話聴取記録を作成することもある。
イ 特定役職Ａ特定個人Ａが，審査請求人（開示請求者）と特定期間に行った電話のやり取りにおいて，審査請求人が特定年月に退職する場合，責任ある立場の登記官として１０年間在職したと認められ，司法書士資格認定試験は口述試験のみ受験することで足りる旨回答した事実は確認できなかった。また，事後的にはともかく，その時点においてはやり取りを書面化して記録にしておく程に重大なトラブルになっていたとの状況にもなく，特定期間に特定役職Ａ特定個人Ａと審査請求人が行った電話のやり取りを記録した電話聴取記録を作成したこともない。
ウ 本件審査請求を受け，念のため，執務室，書庫，パソコン上のフォルダ内等を探索したが，本件文書の存在は確認できなかった。
（２）これを検討するに，特定期間に，特定役職Ａ特定個人Ａと審査請求人との間で電話のやり取りが行われた時点においては，これを書面化して記録する必要がある程度のトラブルになっていなかったため，このやり取りに係る電話聴取記録は作成しなかったとする旨の上記（１）ア及びイの諮問庁の説明に，特段不自然，不合理な点は認められない。また，審査請求人において，本件文書の存在について，具体的な根拠を示しているわけではなく，処分庁において本件対象保有個人情報を保有していることをうかがわせる事情も認められないことからすると，上記第３の３（２）及び上記（１）イの諮問庁の説明は否定し難い。さらに，本件対象保有個人情報の探索の範囲等についての諮問庁の説明は，上記第３の３（１）及び上記（１）ウのとおりであり，特段の問題があるとは認められない。
（３）以上によれば，特定地方法務局において，本件対象保有個人情報を保有しているとは認められない
３ 審査請求人のその他の主張について
審査請求人は，その他種々主張するが，いずれも当審査会の上記判断を左右するものではない。
４ 付言
本件不開示決定通知書には，開示をしないこととした理由について，「開示請求に係る保有個人情報を保有していないため。」と記載されているところ，一般に，保有個人情報の不存在を理由とする不開示決定に際しては，単に対象保有個人情報を保有していないという事実を示すだけでは足りず，保有個人情報が記録された行政文書を作成又は取得していないのか，あるいは作成又は取得した後に，廃棄又は亡失したのかなど，なぜ当該保有個人情報が存在しないかについても理由として付記することが求められる。
したがって，原処分における理由付記は，行政手続法８条１項の趣旨に照らし，適切さを欠くものであり，処分庁においては，今後の対応において，上記の点について留意すべきである。
５ 本件不開示決定の妥当性について
以上のことから，本件対象保有個人情報につき，これを保有していないとして不開示とした決定については，特定地方法務局において本件対象保有個人情報を保有しているとは認められず，妥当であると判断した。
（第１部会）
委員小泉博嗣，委員池田陽子，委員木村琢麿
別紙
開示請求者（審査請求人を指す。以下同じ。）に対して，特定期間に，開示請求者が特定年月に退職する場合，責任ある立場の登記官として１０年間在職したと認められ，司法書士資格認定試験は口述試験のみ受験することで足りる旨電話回答した，特定地方法務局特定役職Ａ特定個人Ａが作成した電話聴取記録
出典：総務省ホームページ「情報公開・個人情報保護審査会 答申」（https://www.soumu.go.jp/main_sosiki/singi/jyouhou/toushin_r02k02.html）を加工して作成（加工：TaiLexi AI）。
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