諮問庁：独立行政法人国立病院機構
諮問日：令和３年７月１６日（令和３年（独情）諮問第３２号）
答申日：令和３年１１月２２日（令和３年度（独情）答申第４９号）
事件名：電子カルテアクセスログ記録中の「ユーザー」欄の記載にコードを用いる運用に変更したことに関する文書の不開示決定（不存在）に関する件
答申書
第１ 審査会の結論
別紙に掲げる文書（以下「本件対象文書」という。）につき，これを保有していないとして不開示とした決定は，妥当である。
第２ 審査請求人の主張の要旨
１ 審査請求の趣旨
独立行政法人等の保有する情報の公開に関する法律（以下「法」という。）３条の規定に基づく開示請求に対し，独立行政法人国立病院機構（以下「機構」，「処分庁」又は「諮問庁」という。）が行った令和３年５月１９日付け国立病院機構発総第０５１９００２号による不開示決定（以下「原処分」という。）について，それを取り消し，適正な開示を行うべきとの裁決を求める。
２ 審査請求の理由
審査請求人が主張する審査請求の理由は，審査請求書の記載によると，おおむね以下のとおりである。なお，審査請求人から提出された意見書には，諮問庁の閲覧を不可とする旨が明示されていることから，本答申ではその内容は記載しない。
恣意的な判断が行われている可能性がある為。
第３ 諮問庁の説明の要旨
１ 本件開示請求対象文書について
本件審査請求に係る開示請求対象文書は，別紙に掲げる文書（本件対象文書）である。
２ 本件開示請求に対する原処分について
本件開示請求は機構特定病院に対し，本件対象文書の開示を求めてなされたものである。
本件開示請求を受け，諮問庁は，開示請求対象文書を保有していないことから，不開示決定（原処分）を行った。
３ 審査請求人の主張について
これに対し，審査請求人は，恣意的な判断が行われている可能性があるため，原処分を取り消し，適正な開示を行うべきとの裁決を求めると主張している。
４ 当機構の主張について
開示請求対象文書を作成・取得していないため保有していない。なお，担当部署の執務室及び書庫において，十分な期間をもって探索を行ったが，紙媒体・電子媒体のいずれにおいても本件対象文書の存在は確認できなかった。
５ 結論
以上のことから，本件対象文書は保有していないため，原処分は妥当であると考え，これを維持すべきである。
第４ 調査審議の経過
当審査会は，本件諮問事件について，以下のとおり，調査審議を行った。
① 令和３年７月１６日諮問の受理
② 同日諮問庁から理由説明書を収受
③ 同年８月２７日審査請求人から意見書を収受
④ 同年１０月２７日審議
⑤ 同年１１月１５日審議
第５ 審査会の判断の理由
１ 本件対象文書について
本件対象文書は別紙に掲げる文書であり，処分庁は，これを保有していないとして不開示とする原処分を行った。
審査請求人は原処分の取消しを求めているが，諮問庁は原処分を妥当としていることから，以下，本件対象文書の保有の有無について検討する。
２ 本件対象文書の保有の有無について
（１）当審査会事務局職員をして，諮問庁に対し，本件対象文書の保有の有無について改めて確認させたところ，諮問庁は，以下のとおり説明する。
ア 理由説明書（上記第３）で述べたとおり，本件開示請求は，機構特定病院に対し，別紙に掲げる文書（本件対象文書）の開示を求めてなされたものである。
特定病院では，現行の電子カルテシステムへの切替えに際し，アクセスログ記録の「ユーザー」欄の記載に従来の漢字表記の利用者氏名ではなく，英字２文字のコードを用いる運用に変更を行っていた。本件開示請求は，この運用変更が「漢字表記の利用者氏名を用いると，それにより，電子カルテにアクセスした医師その他病院職員が特定され，診療業務の遂行に支障が生じかねないこと」を理由としたものであることを示す文書及び当該変更に係る意思決定の経緯等が確認できる文書の開示を求めるものであると判断される。
イ 電子カルテのアクセスログはセキュリティ事故が発生した際の調査に非常に有効な情報である一方，それ自体に個人情報が含まれているため，適切な管理（保護）を行う必要があり，特定病院において「漢字表記の利用者氏名を用いると，それにより，電子カルテにアクセスした医師その他病院職員が特定され，診療業務の遂行に支障が生じかねない」と認識していたことが上記の運用変更を行った理由であることは事実である。本件開示請求の端緒となったと思われる審査会答申（令和２年度（独個）答申第８号）に係る諮問に際しても，諮問庁はその旨説明している。
しかしながら，本件開示請求を受けての探索の結果，上記の認識に係る意見・要望等が記載された文書や，それに相当する内容を審議した会議等の記録といった文書については，いずれもその保有は確認されなかった。また，可能な範囲で当時の調達担当者，医療情報管理部職員等にも確認したが，変更のきっかけとなった事案等についての情報が得られることもなく，該当の文書は保有していないという結論に至った。
ウ システムの調達に際して作成又は取得した文書についても，例えば仕様書におけるアクセスログ取得項目は「電子カルテシステムに対する参照，登録，更新，削除などアクセスログを取得できること。アクセス状況の監視のための機能と運用の実施ができること。」と記載されているのみであって，いずれの文書にも，該当の変更を行うこととした理由や変更を行うこととした時期（検討の開始から決定に至る各段階のいずれか）といった内容が確認できる記載はなく，本件開示請求の趣旨がシステムの調達に係る全ての文書の開示を求めるものではないことは明白であるため，本件対象文書に該当するものではないと判断した。
なお，入札に当たっては仕様書案を作成する意見招請（本件の調達では運用開始の約３年前に官報公示）の段階から関係各部署との口頭での打合せを経て，各ベンダーからの意見を踏まえつつ仕様書を固めていくこととなる。該当の変更が検討され始めた時期としては，仕様書の確定よりも前の段階ではないかと思われるが，該当の変更自体，費用が発生しない表示上の軽微な変更であることから，変更に関して特に文書は作成されていなかったものと推測され，その確認はできなかった。
エ 諮問庁としては，開示請求書の記載を踏まえ可能な限りの探索は行われており，本件対象文書に該当する文書の保有が確認されなかった以上，これを保有していないとして不開示とした原処分は妥当であり，維持すべきと考える。
（２）上記諮問庁の説明に特段不自然，不合理な点があるとはいえず，これを覆すに足る事情も認められない。
また，本件対象文書の探索が不十分であるとも言えない。
したがって，機構において本件対象文書を保有しているとは認められず，これを保有していないとして不開示としたことは，妥当である。
３ 審査請求人のその他の主張について
審査請求人はその他種々主張するが，いずれも当審査会の上記判断を左右するものではない。
４ 付言
原処分における法人文書不開示決定通知書には，不開示とした理由について「本件開示請求の対象となる法人文書については，保有していない。」とのみ記載されているところ，一般に，文書の不存在を理由とする不開示決定に際しては，単に対象文書を保有していないという事実を示すだけでは足りず，対象文書を作成又は取得していないのか，あるいは作成又は取得した後に，廃棄又は亡失したのかなど，なぜ当該文書が存在しないかについても理由として付記することが求められる。
したがって，原処分における理由付記は，行政手続法８条１項の趣旨に照らし，適切さを欠くものであり，処分庁においては，今後の対応において，上記の点について留意すべきである。
５ 本件不開示決定の妥当性について
以上のことから，本件対象文書につき，これを保有していないとして不開示とした決定については，機構において本件対象文書を保有しているとは認められず，妥当であると判断した。
（第５部会）
委員藤谷俊之，委員泉本小夜子，委員磯部哲
別紙
電子カルテアクセスログ記録中の『ユーザー』欄について，従前は漢字表記の利用者氏名を入力していたものの，漢字表記の利用者氏名を記載しておくと，それにより，電子カルテにアクセスした医師その他病院職員が特定され，診療業務の遂行に支障が生じかねないことから，このようなおそれを除くために開示請求時点より前に，英字２文字から成る各利用者固有のコードを用いる運用に変更していた経緯も含めた意思決定に至る過程，事務及び事業の実績を合理的に跡付け，又は検証することができるよう作成された文書一式すべて（電子カルテにアクセスした医師その他病院職員が特定されたら，診療業務の遂行に支障が生じかねない・都合が悪いという運用変更のきっかけになった職員等からのご意見・ご要望等，起案書，報告書等，開示請求にあわせて利用者氏名を不開示としたものではない事が客観的に確認できるもの，システム改修に関する資料等特定病院として，所定の決裁手続きを踏まえた意思決定した内容に係る経緯等の内容が確認できる記録・文書等もしくはこれに準ずる職務上作成し，又は取得した文書，図面及び電磁的記録で組織的に用いるものとして保有する関連文書を含む）
出典：総務省ホームページ「情報公開・個人情報保護審査会 答申」（https://www.soumu.go.jp/main_sosiki/singi/jyouhou/toushin_r03d01.html）を加工して作成（加工：TaiLexi AI）。
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