諮問庁：国立大学法人東京大学
諮問日：令和３年２月３日（令和３年（独情）諮問第５号及び同第６号）
答申日：令和３年７月８日（令和３年度（独情）答申第９号及び同第１０号）
事件名：特定会社から特定年月に出された特定金額の見積書の不開示決定（不存在）に関する件
特定会社から特定年月に出された特定部品の見積書の不開示決定（不存在）に関する件
答申書
第１ 審査会の結論
下記の文書１及び文書２（以下，併せて「本件対象文書」という。）につき，これを保有していないとして不開示とした各決定は，妥当である。文書１特定組織で，特定年月Ａに行われた特定使途機器の修理で（購入依頼書：特定日Ａ，特定内容），特定商社から特定研究室（特定研究施設）に特定年月Ｂに最初に出された見積書，特定金額のもの。
文書２特定組織で，特定年月Ａに行われた特定使途機器の修理で（購入依頼書：特定日Ａ，特定内容），特定商社から特定研究室（特定研究施設）に特定年月Ｃに出された，新品特定部品の見積書。
第２ 審査請求人の主張の要旨
１ 審査請求の趣旨
独立行政法人等の保有する情報の公開に関する法律（以下「法」という。）３条の規定に基づく各開示請求に対し，国立大学法人東京大学（以下「東京大学」，「処分庁」又は「諮問庁」という。）が行った令和２年８月６日付け第２０２０－１０号及び１１号による各不開示決定（以下，順に「処分１」及び「処分２」といい，併せて「原処分」という。）について，その取消しを求める。
２ 審査請求の理由
審査請求人が主張する各審査請求の理由は，審査請求書及び意見書の記載によると，おおむね以下のとおりである。
（１）審査請求書
ア 文書１について
審査請求に係る処分を取消し，開示するよう求める。
対象文書となる修理に関する見積書は，特定日Ｂに審査請求人と当時の特定組織特定職特定職員Ａとの面談で，「見積りが出て発注をかけてる」との説明を受けた。なので当該文書は存在すると考えられる。また審査請求人は，特定商社のＡ氏より，見積書を出したとの説明を口頭で受けている。さらに，修理を行う特定メーカーＡのＢ氏より，見積書を特定商社に出したというメールを受け取っている。これらのことから，対象の見積書は存在すると考えられる。
イ 文書２について
審査請求に係る処分を取消し，開示するよう求める。
対象文書となる修理に関する見積書は，特定日Ｃに審査請求人と当時の特定組織特定職の特定職員Ａとの面談で，新品特定部品での見積書を特定年月Ｃにとったとの説明を受け，実際にその見積書を見せられ確認した。なので当該文書は存在する。
（２）意見書
ア 文書１について
（ア）理由説明書に対する反論
東京大学は理由説明書において，該当文書はなく，審査請求人が受けた該当文書である見積書についての説明を，「特定日Ａ付けの特定部品修理の見積書（採用分）を添付し，特定日Ｄ付けの注文書にて発注をかけている。」としている。しかし，特定日Ｂの審査請求人と特定職員Ａ及び特定職員Ｂとの面談において特定職員Ａが，「特定金額の見積りが出て，発注をかけて，向こうも受け取って，金額が違ってた」との説明をしている。内容があきらかに食い違っており，理由説明書の内容は，信用できない。
（イ）結論
理由説明書は，審査請求人が受けた説明とは異なっており，その内容は信用できない。対象の見積書が存在しないという説明にも疑義を持たざるを得ない。不開示決定の根拠は十分でなく，不開示とする処分は違法である。
イ 文書２について
（ア）理由説明書に対する反論
東京大学は理由説明書において，審査請求人が受けた該当文書である見積書について，「納期確認のために「新品，納期６カ月です。」との文を追記した確認用の見積書（特定日Ｅ付け）を発行してもらったものである。」としている。しかし，特定日Ｃの審査請求人と特定職員Ａとの面談において特定職員Ａが，特定年月Ｃに新品の見積りをとったとの説明をしている。また，特定日Ｆの特定職員Ｃ及び特定職員Ａとの面談で特定職員Ａが，新品とリビルト品の両方の見積り，両方もう一回確認で出してる，との説明があった。特定職員Ａの提示した見積書は，新品での見積書であると説明されており，理由説明書の主張とは食い違っている。審査請求人は，理由説明書の内容は，初めて聞いた内容で，その説明は誰からも受けていない。また理由説明書には，主張の証拠（メールなど）となるものの提示がなく，その内容は信用できない。
（イ）結論
理由説明書の内容は，審査請求人が受けた説明とは異なっており信用できない。証明する証拠もなく，開示されない理由として不十分である。なので不開示とする処分は違法である。
第３ 諮問庁の説明の要旨
１ 文書１について
（１）文書１について不開示とした理由
本学は，文書１について，該当する文書がないため不存在であるとの不開示決定を行った。
（２）審査請求人の主張とそれに対する本学の見解
審査請求人は，「修理に関する見積書は，特定日Ｂに審査請求人と当時の特定組織特定職員Ａとの面談で，「見積が出て発注をかけている」との説明を受けた。よって当該文書は存在すると考えられる。また審査請求人は，特定商社担当者より，見積書を出したとの説明を口頭で受けている。さらに，修理を行うメーカーの担当者より，見積書を特定業者に出したというメールを受け取っている。これらのことから，対象の見積書は存在すると考えられる。」と主張している。
しかしながら，特定部品修理の見積書を特定商社から受取り，特定部品の修理を受けたことは事実であるが，審査請求人が主張するような特定金額の見積書については，担当教員研究室担当者及び契約担当者にも確認したが見当たらないため，該当する文書がないとして不開示決定を行ったところである。
審査請求人は，「特定部品を修理するメーカーの担当者が，該当すると思われる見積書を特定商社に提出した」とのことだが，本学としては，あくまでも特定部品修理の見積書を特定業者から受け取っているのみである。よって，請求に該当する文書は存在しないと言わざるを得ない。したがって，本学の決定は妥当なものであると判断する。
（３）結論
以上のことから，本学は，本件について原処分維持が妥当と考える。（４）参考
『当時の特定組織特定職員Ａとの面談で，「見積が出て発注をかけている」との説明を受けた。』とのことであるが，これは「特定日Ａ付けの特定部品修理の見積書（採用分）を添付し，特定日Ｄ付けの注文書にて発注をかけている。」ということである。
２ 文書２について
（１）文書２について不開示とした理由
本学は，文書２について，該当する文書がないため不存在であるとの不開示決定を行った。
（２）審査請求人の主張とそれに対する本学の見解
審査請求人は，「修理に関する見積書は，特定日Ｃに審査請求人と当時の特定組織特定職員Ａとの面談で，新品特定部品での見積書を特定年月Ｃにとったとの説明を受け，実際にその見積書を見せられ確認したので，当該文書は存在する。」と主張している。
しかしながら，特定部品修理に関する特定日Ａ付けの見積書を特定業者から受取り，特定部品の修理を受けたことは事実であるが，審査請求人が主張するような新品特定部品のみの見積書については，担当教職員及び契約担当者にも確認したが存在しないため，本案件については該当する文書がないとして，不開示決定を行ったところである。
特定部品の修理に新品を使用した場合は，納期に時間を要するとのことだった。特定教員研究室としては，納期の確認のために「新品，納期６カ月です。」との文を追記した確認用の見積書（特定日Ｅ付け）を発行してもらったものである。なお，理由としては，当該予算は会計年度に執行する必要があったこと及び修理に６ケ月以上要した場合には業務に支障が生じる可能性があったためである。
審査請求人は，この特定日Ｅ付けの確認用の見積書を見たと思われる。したがって，請求に該当する「新品特定部品の見積書」は存在せず，本学の決定は妥当なものであると判断する。
（３）結論
以上のことから，本学は，本件について原処分維持が妥当と考える。（４）参考
この特定部品修理の件は，特定部品の部分は特定メーカーＢ製であり，修理（特定内容処理およびその他の調査）は特定メーカーＡで行い，その修理契約は代理店である特定商社が関わっている。
手続き中，特定メーカーＢから特定メーカーＡに，「交換用の特定部品は新品」という話であったが，確認したら，「中古整備品（リビルト品）」ということが判明した。
平成３０年度中に納入可能な，新品と同等のリビルト品（中古品と異なり，品質保証（メーカー保証）がされている商品）であることを確認した。
また，リビルト品での対応は特定部品の外側のケースに対してであり，内部の部品は新品であることが確認できた。ケースをリビルト品対応としたのは納期を短くするためである。
特定メーカーＢの担当者が「中古品ではなくリビルト品である」，「ただしケースほか中身はほぼ新品の部品に交換している」，「中古品と異なり保証が付く」と説明した際に，その内容を，特定メーカーＡの手配担当者が拡大解釈をし「新品」と回答したものと思われる。以上のように，「新品」，「中古品」，「中古整備品（リビルト品）」の解釈の違いと，「特定部品」についても，「特定部品のみの部分」と「特定部品を覆う外側のケースも含んでの特定部品」との見解の相違があった。
第４ 調査審議の経過
当審査会は，本件各諮問事件について，以下のとおり，併合し，調査審議を行った。
① 令和３年２月３日諮問の受理（令和３年（独情）諮問第５号及び同第６号）
② 同日諮問庁から理由説明書を収受（同上）
③ 同年３月１８日審査請求人から意見書を収受（同上）
④ 同年６月１１日審議（同上）
⑤ 同年７月２日令和３年（独情）諮問第５号及び同第６
号の併合並びに審議
第５ 審査会の判断の理由
１ 本件対象文書について
本件対象文書は文書１及び文書２であり，処分庁は，これを保有していないとして不開示とする各決定（原処分）を行った。
審査請求人は原処分の取消しを求めているが，諮問庁は原処分を妥当としていることから，以下，本件対象文書の保有の有無について検討する。
２ 本件対象文書の保有の有無について
（１）当審査会事務局職員をして，諮問庁に対し，本件対象文書の保有の有無について改めて確認させたところ，諮問庁は，以下のとおり説明する。
ア 本件各開示請求は，特定組織で特定年月Ａに行われた特定使途機器の修理に当たって特定商社から提出されたと審査請求人が主張する，特定年月Ｂの特定金額の見積書（文書１）及び特定年月Ｃの新品特定部品の見積書（文書２）の開示を求めるものである。
この特定使途機器修理は，見積金額が１００万円以上であったため，東京大学の調達ルールに従い，特定組織の特定研究室が特定日Ａに「購入依頼書」（審査請求人が開示請求書に写しを添付したもの）を作成，その提出を受けた契約の事務担当者が発注等の手続を行っている。
イ 開示請求書の記載によれば，文書１，文書２とも特定商社からの提出先は特定研究室であり，特に文書１については「購入依頼書」の作成日である特定日Ａより前の年月の提出とされていることから，修理内容の検討等の段階で特定研究室が特定商社から提出を受けた見積書が存在し，それが保存されている（仮に存在しても，会計書類として不要のものであれば契約の事務担当者には提出されない。）可能性も考えられた。
そこで，原処分時には，契約事務担当者及び特定研究室において入念に文書の探索を行ったところ，その結果保有が確認された，本件特定使途機器修理に係る特定商社の見積書又はそれに類する文書は，本件特定使途機器修理の発注に際して正式に用いられたものである特定日Ａ付けの見積書（以下「本件見積書」という。）及び特定日Ｅ（特定年月Ｃに含まれる）付けの納期確認のため作成された文書（以下「本件確認文書」という。）のみであった。
なお，見積書ということであれば，本件見積書の外に，見積合せをした際の，違う会社の不採用となった見積書（特定日Ａ付け）についても契約チームに提出されているが，当該見積書が文書１にも文書２にも該当しないことは明らかである。
ウ 本件確認文書について
当該文書について理由説明書では「確認用の見積書」としていたが，そもそも社印，代表者印ともに押印されておらず見積書として有効なものではないことに加え，見積書とは性格の異なる文書であるため「本件確認文書」として改めて説明する。
本件確認文書は，上記第３の２（２）で述べたとおり，当初の想定と異なり特定部品が中古整備品であることが判明し，一方で年度内の修理完了が必要とされたことから，新品に変更した場合の納期を確認するため特定商社に依頼して提出を受けた文書である。本件確認文書の内容としては，特定商社の見積書の様式に，本件見積書と同じ内容を記載した上で，備考欄に「新品，納期６カ月です。」と記載して，特定部品を新品とした場合の納期（年度内には納品できないことを示している。）が示されている。
特定組織に確認したところ，特定商社には新品の特定部品を用いた場合の修理の納期を確認したのみであって，その場合の金額の見積りを依頼したものではないので，本件確認文書は，備考欄の記載を除き，本件見積書と同じ条件，すなわち中古整備品である特定部品を用いて修理を行うことを前提に記載されており「見積金額」のほか，その内訳が引取修理費，配送費，作業，出張費等に区分して順次記載されているが，いずれも本件見積書と同じ金額となっている。なお，交換部品の価格については明記されていないが，新品を用いれば金額が高くなることは自明である。
また，本件は，特定使途機器の修理（壊れた特定部品の交換を含む修理）を内容とするものであって，「新品の特定部品」の単品と「中古整備品の特定部品」の単品を比較して購入するようなものではなく，特定部品単品で動くものではないため「新品特定部品の見積書」が必要となることはなく，特定商社等から特定部品のみの見積書が提出されることは考えられない。
よって，本件確認文書は，その内容からみて，「新品特定部品の見積書」には該当し得ないと考えるものである。
エ 審査請求人の各意見書（上記第２の２（２））においては，本件対象文書が存在するという主張の根拠として「特定金額」，「新品」「特定部品」等といった単語を含む関係者（特定職員Ａ等）の発言が挙げられているが，そもそも契約の事務担当者ではない当該関係者が発注等の手続を行うことはあり得ず，また，実際にそのような発言があったとしても，いずれも，文書１又は文書２の存在が事実であることを前提としたものであるとは認め難い。関係者本人に確認した結果も同様であることから，審査請求人の各主張は，審査請求人の聞き違い，もしくは誤解による思い込みからの主張であると考えざるを得ない。
オ 以上を踏まえ検討すると，まず，特定年月Ｂ（特定日Ａより前）に提出された文書の保有は確認されなかったことから，文書１に該当し得る文書は保有していない。
また，特定年月Ｃに該当する日付の唯一の文書である本件確認文書は，そもそも見積書といえるものではなく，新品の特定部品に関し作成されたものでもないため「新品特定部品の見積書」には該当し得ず，文書２に該当し得る文書も保有していない。
本件諮問に当たっては，審査請求人の主張にも対応し可能な限りの確認を行うとともに，改めて執務室及び書庫等の探索を行ったが，新たに文書の保有が確認されることはなかった。
諮問庁としては，文書の探索は十分に行っており，その結果保有が確認された文書の中に本件対象文書（文書１及び文書２）に該当すると判断し得る文書がない以上，これを保有していないとして不開示とした原処分は妥当であり，維持すべきと考える。
（２）当審査会において本件見積書及び本件確認文書の提示を受け，その記載を確認すると，上記諮問庁の説明のとおりであると認められる。上記諮問庁の説明に特段不自然，不合理な点があるとはいえず，これを覆すに足る事情も認められない。
また，本件対象文書の探索が不十分であるともいえない。
したがって，東京大学において本件対象文書を保有しているとは認められず，これを保有していないとして不開示としたことは，妥当である。
３ 審査請求人のその他の主張について
審査請求人はその他種々主張するが，いずれも当審査会の上記判断を左右するものではない。
４ 本件各不開示決定の妥当性について
以上のことから，本件対象文書につき，これを保有していないとして不開示とした各決定については，東京大学において本件対象文書を保有しているとは認められず，妥当であると判断した。
（第５部会）
委員藤谷俊之，委員泉本小夜子，委員磯部哲
出典：総務省ホームページ「情報公開・個人情報保護審査会 答申」（https://www.soumu.go.jp/main_sosiki/singi/jyouhou/toushin_r03d01.html）を加工して作成（加工：TaiLexi AI）。
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