諮問庁：国立大学法人京都大学
諮問日：令和３年１月８日（令和３年（独個）諮問第２号）
答申日：令和３年８月２６日（令和３年度（独個）答申第１６号）
事件名：本人の寄宿料免除申請却下の理由等が分かる文書の不開示決定（不存在）に関する件
答申書
第１ 審査会の結論
「本人の京都大学特定寮寄宿料免除申請却下（特定年月）の理由。決裁者の職名（又はかつ個人名）」（以下「本件対象保有個人情報」という。）につき，これを保有していないとして不開示とした決定は，妥当である。
第２ 審査請求人の主張の要旨
１ 審査請求の趣旨
独立行政法人等の保有する個人情報の保護に関する法律（以下「法」という。）１２条１項の規定に基づく開示請求に対し，令和２年７月７日付け京大総法情第２６号により国立大学法人京都大学（以下「京都大学」,「処分庁」又は「諮問庁」という。）が行った不開示決定（以下「原処分」という。）について，原処分の取消しと本件対象保有個人情報が記載された文書について「開示せよ。」との裁決を求める。
２ 審査請求の理由
審査請求人が主張する審査請求の理由は，審査請求書の記載によると，おおむね以下のとおりである。
審査請求人は，少なくとも却下の連絡を受けているので，文書が作成されていないはずはない。
第３ 諮問庁の説明の要旨
１ 審査請求人が審査請求の対象とした開示請求事項
本件審査請求の対象は，令和２年６月９日付け保有個人情報開示請求書に記載の「請求人の京都大学特定寮寄宿料免除申請却下（特定年月）の理由。決裁者の職名（又はかつ個人名）」である。
２ 原処分及びその理由
上記１の対象案件において，京都大学は，請求のあった事項を記録した文書については作成しておらず，該当する法人文書を保有していないため，不開示とする旨の決定を行った。（令和２年７月７日付け京大総法情第２６号）
３ 審査請求の趣旨
上記第２に記載のとおり。
４ 審査請求に係る原処分における不開示理由
添付書類（略）の「保有個人情報の開示をしない旨の決定について（通知）（写し）」に記載のとおり。
５ 諮問の趣旨
本件審査請求に対して，諮問庁としては，処分庁における原処分維持が適当と考えるため，本件諮問を行うものである。
６ 諮問理由
（１）原処分の判断に至った経緯について
今回の開示請求事案を受け，諮問庁においては，「京都大学特定寮（以下「特定寮」という。）」に関する請求と判断し，特定寮を含む学生の寄宿舎を所掌する教育推進・学生支援部において，該当する保有個人情報を含む法人文書を探索した。
なお，審査請求人は諮問庁である京都大学に在籍する学生であり，特定寮の入寮者である。
以下に，原処分に至った経緯について，詳細を説明する。
特定寮寄宿料免除申請は，京都大学学生寄宿舎特定寮規程（以下「特定寮規程」という。）７条１項１号に規定されているとおり，特定寮入居者の学資負担者が死亡し，又は入居者若しくは学資負担者が風水害等の災害を受けたこと及び同条１項２号によるこれらに準ずる事由により，寄宿料の納付が著しく困難であることが認められた場合に限り，当該年度の寄宿料を免除するという制度である。
今回の審査請求事案である審査請求人に関する寄宿料免除申請に関する諮問庁の対応については，概ね以下のとおりである。
特定年月に審査請求人より教育推進・学生支援部厚生課（以下「厚生課」という。）窓口にて寄宿料免除申請書類の提出があったが，提出された寄宿料免除申請書類について担当職員が内容を確認したところ，申請理由は学資負担者である審査請求人の（略）であったため，特定寮規程７条により，寄宿料免除申請の要件を満たしていないことが確認できた。
そこで，審査請求人に対して寄宿料免除申請に関しての制度の趣旨について説明するとともに，今回申請された内容では免除事由に該当しないことを説明したのち，審査請求人の提出書類の取り扱いについて確認したところ，審査請求人が返却を希望したため，申請書類は不備書類として返却したものである。
上記にて説明のとおり，審査請求人の特定寮の寄宿料免除申請に関する書類については，諮問庁として不備があると判断のうえ，当該申請書類については審査請求人の希望に基づき返却したことから，諮問庁としては正式に書類を受け付けていないものである。したがって，審査請求人の主張する「却下した」という事実はなく，そのため，当該保有個人情報を含む法人文書は作成しておらず，当然当該文書について決裁を行った事実もないため，請求のあった事項を記録した文書については作成しておらず，該当する法人文書を保有していないとし，不開示とする旨の原処分を行った。
（２）本件審査請求に基づく再調査について
今回の異議の申立てを受け，諮問庁として，開示請求事項に関して，特定寮を含む寄宿舎を所掌する教育推進・学生支援部が保有する法人文書について，当該法人文書を作成しているかどうかも含めて，あらためて入念に調査を行った。
学生生活委員会の議事録や厚生課の執務室や書庫など，特定寮に関する書類について調査したが，今回異議が申立てられた請求事案に関する情報を含む法人文書は，やはり見当たらなかった。
（３）審査請求人の主張の確認について
審査請求人の，「審査請求人は，少なくとも却下の連絡を受けているので，文書が作成されていないはずはない。」との主張について，検討する。
上記（１）にてすでに説明したとおり，諮問庁としては，審査請求人より申請のあった寄宿料免除の申請を正式に受け付けておらず，したがって申請を「却下」した事実もないため，当該文書は存在せず，審査請求人の主張はあたらない。
以上，上記（１）ないし（３）により，諮問庁として，処分庁における原処分維持が適当と判断するに至ったものである。
第４ 調査審議の経過
当審査会は，本件諮問事件について，以下のとおり，調査審議を行った。
① 令和３年１月８日諮問の受理
② 同日諮問庁から理由説明書を収受
③ 同年６月２３日審議
④ 同年８月２０日審議
第５ 審査会の判断の理由
１ 本件開示請求について
本件開示請求は，本件対象保有個人情報の開示を求めるものであり，処分庁は，本件対象保有個人情報を作成しておらず，保有していないため，不開示とする決定（原処分）を行った。
これに対して，審査請求人は，原処分の取消しと本件対象保有個人情報の開示を求めているが，諮問庁は原処分を妥当としていることから，以下，本件対象保有個人情報の保有の有無について検討する。
２ 本件対象保有個人情報の保有の有無について
（１）当審査会事務局職員をして，諮問庁に対し，本件対象保有個人情報の保有の有無について，改めて確認させたところ，諮問庁は，以下のとおり説明する。
ア 審査請求人からは，特定年月日に特定寮の入居に関する必要書類と共に寄宿料免除申請書が郵送にて提出された。当該寄宿料免除申請書を確認した結果，申請事由の欄には学資負担者である審査請求人の免除を求める理由が記載されていたが，特定寮規程７条１項に規定する寄宿料免除の要件には該当していないため，不備書類ということが判明した。そこで，厚生課がメールで審査請求人に対して，寄宿料免除の出願事由に該当しない旨を説明し，提出された寄宿料免除申請書の返却の要否について，メール返信の依頼を審査請求人に連絡したところ，後日，審査請求人が厚生課の申請窓口を訪れ，返却を希望したため，寄宿料免除申請書を手渡しで返却した。
イ したがって，出願事由に該当しない不備書類である寄宿料免除申請書の返却を本人の希望により行ったものであり，当該書類を審査の上「却下」したものではない。
ウ 出願事由に該当していない旨や当該不備書類返却の要否を記載したメールを審査請求人へ送信することの可否も含めて，当該寄宿料免除申請書に関して作成した文書などはなく，そのため，該当する保有個人情報が記録された法人文書を保有していないとしたものである。
エ また，審査請求人が主張する「決裁者の職名（又はかつ個人名）」については，寄宿舎に関する連絡を学生に直接行う際は，職員個人名での連絡ではなく，教育推進・学生支援部厚生課の名称を使用して連絡を行うこととしており，「送信者の個人名」が記載されたメール（法人文書）も存在しない。
オ 念のため，京都大学内において，改めて執務室及び書庫等を探索したが，該当する保有個人情報が記録された法人文書の存在は確認できなかった。
（２）上記（１）の諮問庁の説明に，特段不自然・不合理な点があるとはいえず，これを覆すに足りる事情も認められないことから，京都大学において本件対象保有個人情報を保有しているとは認められない。
３ 審査請求人のその他の主張について
審査請求人は，その他種々主張するが，いずれも当審査会の上記判断を左右するものではない。
４ 本件不開示決定の妥当性について
以上のことから，本件対象保有個人情報につき，これを保有していないとして不開示とした決定については，京都大学において本件対象保有個人情報を保有しているとは認められず，妥当であると判断した。
（第５部会）
委員藤谷俊之，委員泉本小夜子，委員磯部哲
出典：総務省ホームページ「情報公開・個人情報保護審査会 答申」（https://www.soumu.go.jp/main_sosiki/singi/jyouhou/toushin_r03dk01.html）を加工して作成（加工：TaiLexi AI）。
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